Konzeption, Aufbau, Weiterentwicklung und Umsetzung der Veranstaltungen des IT-Planungsrates und der FITKO sowie des zugehörigen Community- Managements in der Stabsstelle „Dialog“, Planung, Steuerung, Koordination und Durchführung von Events und Community-Maßnahmen, Zusammenarbeit mit Agenturen und externen Dienstleistern und Begleitung von Vergabeprozessen, Betreuung von Communitys und deren Mitglieder in Dialog- und Austauschformaten, um die Wissensvermittlung sowie Netzwerkbildung und Interaktion zu fördern, Identifizierung von relevanten Communitys und deren Bedürfnissen, Evaluation und Analyse der Veranstaltungen, um Verbesserungspotenziale für zukünftige Events und Community-Maßnahmen zu identifizieren

Verantwortlich für Events, Messen, Schulungen und Sponsoringaktivitäten., Planung, Organisation, Koordinierung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltungen., Enge Zusammenarbeit mit Kollegen und Partnern und Unterstützung vor Ort., Verfassen von ansprechenden und zielgruppengerechten Texten., Umsetzung von Online-Marketing-Projekten und Nutzung von Kanälen wie Webseiten, Gewinnspiele, Suchmaschinen, Social Media und Newsletter.

Organisation und Betreuung von Weiterbildungsveranstaltungen, Teilnehmenden- und Lehrendenmanagement, Rechnungstellung, Zahlungsüberwachung und Abrechnungen, Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, Datenpflege

operative Betreuung des CRM-Systems (Emarsys) und zugehöriger Schnittstellen, Umsetzung von Marketing- und Kommunikationsprozessen sowie automatisierten Customer Journeys nach Vorgaben, Pflege und Aktualisierung von Kundendatenbanken, Kampagnen- und E-Mail-Marketing, Erstellung, Versand und Auswertung von E-Mail- und Online-Kampagnen, Umsetzung zielgruppenspezifischer Direktmarketingmaßnahmen entsprechend vordefinierter Konzepte, Betreuung der bestehenden Marketingkanäle im Tagesgeschäft, Koordination mit Ticketanbieter CTS Eventim sowie externen Dienstleistern im Rahmen der laufenden Systeme, Durchführung und Qualitätssicherung im Webshop sowie bei datengestützten Vertriebsmaßnahmen, Unterstützung bei der Verbesserung der Customer Experience, regelmäßige Erstellung von Reports zu Kundenkennzahlen und Segmenten, Aufbereitung und Dokumentation von Datenanalysen als Grundlage für weitere Maßnahmen, Nutzung gängiger Analysetools (z. B. Google Analytics, KulturPlanner), Umsetzung der internen bzw. rechtlichen Vorgaben zu DSGVO und ePrivacy im Marketingalltag, Unterstützung bei der organisatorischen Betreuung der Kundenbindungsprogramme (Konzerthaus Card premium, Mein Konzerthaus), Mitwirkung bei der Durchführung von Aktionen und Events für Mitglieder

Social-Media-Management (Konzeption, Planung, Umsetzung von Social-Media-Kampagnen, Community-Management, Überwachung und Erfolgsmessung), Produktion von Video-, Bild- und Tonmaterial incl. Pflege der Bild- und Videodatenbanken, Redaktionelle Betreuung und Pflege der städtischen Internetpräsenz, Stadtmarketing, Erstellen von Pressemitteilungen, Erstellen von Reden und Grußworten, Verfassen von Gratulations- und Kondolenzschreiben, Kontaktpflege zur örtlichen Presse und zur Öffentlichkeit, Allgemeine Verwaltungsaufgaben

Unterstützung beim Konzeptionieren und Umsetzen unterschiedlicher Programme zur Weiterentwicklung unserer Unternehmenskultur, Mitarbeit beim Konzipieren und Durchführen diverser Workshopformate, Erstellen von Präsentationen, Visuelles Aufbereiten von qualitativen und quantitativen Daten

Führungsverantwortung für die Bereiche Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungen, Mu-seumspädagogik/Bildung und Vermittlung, Vertretung der Abteilungsleitung/Museumsdirektor*in, Einsatz der zugeordneten Mitarbeiter*innen und Entscheidung in grundsätzlichen, fachlichen, personellen und organisatorischen Angelegenheiten, Mitarbeit bei der Erstellung von Organisationskonzepten, Planung und Entwicklung von museumspädagogischen Angeboten für alle Altersgruppen, Pflege der Kooperationen mit regionalen und überregional anerkannten Bildungseinrichtungen / Netzwerkarbeit, Planung und Entwicklung der pädagogischen Programmangebote des Emschertal-Museums, Planung, Ausbau und Entwicklung des Museumsangebotes zu interkulturellen, inklusi-ven und demografierelevanten Themen und Schwerpunkten, Aufsicht, Planung und Durchführung von Schüler- und Studentenpraktika sowie der Schulung der 20 Dozent*innen im Bereich Museumspädagogik und deren Betreuung und praxisbezogener Anleitung, Schulung der Mitarbeiter*innen in Bezug auf die Veranstaltungen, pädagogischer Aktionen, Events, Ausstellungen und zur Pflege des Museumsbestandes

Steuerung und Umsetzung von Maßnahmen aus dem vorliegenden Klimaschutzkonzept einschließlich der Dokumentation der erreichten THG-Einsparung, Festlegung bzw. Ausgestaltung einer Struktur zur übergreifenden Zusammenarbeit/Vernetzung/Information zur Umsetzung des Klimaschutzkonzepts, Initiierung oder Weiterführung eines Beirats zur übergeordneten Begleitung der Klimaschutzarbeit, Durchführung von internen Informationsveranstaltungen oder Schulungen, Implementierung und Anwendung eines Klimaschutz-Controllings (das heißt Routine zur Datenerhebung, Indikatorenberechnung, Bewertung und Berichterstattung (jährliche Energie- und Treibhausgasbilanz, Energiebericht) etc. sowie Veröffentlichung und Vorstellen der Berichte in Gremien), Umsetzung der im Klimaschutzkonzept erarbeiteten Verstetigungsstrategie für das Klimaschutzmanagement (weitere Etablierung des Klimaschutzmanagements in der Organisationsstruktur, Entwicklung von (Verwaltungs)praktiken zur Verankerung als Querschnittsthema etc.), Überarbeitung der Umsetzungsplanung (Maßnahmenkatalog) des Klimaschutzkonzeptes für die nächsten drei bis fünf Jahre, Teilnahme an Vernetzungstreffen für das Klimaschutzmanagement in der Region sowie Wahrnehmung von Mentoring-Aufgaben durch das Klimaschutzmanagement bei Bedarf von Zuwendungsempfängern im Erstvorhaben

Verfeinerung der Meilensteine des Projektplans und Vorbereitung der Auftragsvergabe, Durchführung von Workshops mit Systemanbieter, Konkretisierung der Systemanforderungen, Erstellung von Schnittstellenbeschreibungen zu den bestehenden Hochschulsystemen, Abstimmung der Anforderungen an die zukünftige Nutzung mit Hochschulleitung und verschiedenen Stakeholdern, Definition von Buchungsregeln, Planung und Beginn einer gestaffelten Einführung, Umsetzung der Buchungsregeln, Einführung verschiedener Raum- und Nutzer*innengruppen, Administrative Systemkonfigurationen, Testing der Schnittstellenanbindungen, Festlegung der Rollout-Strategie inkl. „Testwochen“ für die zukünftigen Nutzer*innen, Durchführung von Workshops für Lehrende, Produktivsetzung zum Studienjahr 2026/27, Unterstützung durch umfangreichen Support, Anpassung, Schulungen und Erstellen einer umfassenden Dokumentation

Methodische und strategische Beratung des lokalen Quartiersmanagements, Begleitung und Unterstützung der Quartiersmanager*innen, besonders in Phasen der Erhebung, Auswertung und Präsentation, Konzeptionierung von Fördermittelanträgen und Abstimmung der Projektansätze mit den Kommunen und Erstellung von Verwendungsnachweisen, Kontinuierliche Evaluation, Bedarfsaktualisierung, Berichterstellung, und Sicherstellung der Nachhaltigkeit auch über den Förderzeitraum hinaus, Mitwirkung bei der strategischen Entwicklung der Sozialraumprojekte, Mitwirkung bei der thematischen Schwerpuktsetzung der Sozialraumprojekte, Aktualisierung der Internetseite der Quartiersentwicklung, Erarbeitung von Artikeln, Berichten und Erstellung von Materialien zur Öffentlichkeitsarbeit (z.B. Flyer, Informationsmaterial und Presseberichte), Antragstellung für die Teilnahme an Wettbewerben, z.B. Altenpflegepreis Schleswig-Holstein, SilverStar, Innovationspreis

Verwaltung und Abrechnung von Förderprojekten, Projektcontrolling, Budgetüberwachung und Personalkostenkalkulation, Erstellung von Zwischen- und Verwendungsnachweisen inkl. Finanzübersichten, Pflege von Projektakten und -datenbanken (z. B. Eureka), Sicherstellung der Einhaltung von Förder- und Vergaberichtlinien, Kommunikation mit Fördermittelgebern und Begleitung von Prüfprozessen

Erstellung/Prüfung aller Stellenbeschreibungen der Kernverwaltung, Durchführung von Interviews mit Stelleninhabenden und Vorgesetzten, Zentrale Ansprechperson für die KGSt incl. Prüfung der Bewertungsergebnisse, Einführung und Administration entsprechender Software, Aufstellung/Aktualisierung der dem Fachdienst zugeordneten Dienstanweisungen/-vereinbarungen und Ortsrecht, Pflege und Administration KSH-Recht, Klärung kommunalverfassungsrechtlicher Spezialfragen innerhalb der GO, Sitzungsvor- und nachbereitung incl. Protokollführung (ca. 4x p.a.)

Bewirtschaftung von Drittmittelprojekten an der TH Köln, Prüfung und Bewertung von Projektunterlagen einschließlich vertrags-, steuerlicher und beihilferechtlicher Einstufung, Beratung und Austausch mit den Projektleitungen zur Finanz- und Projektplanung in Zusammenarbeit mit weiteren Abteilungen, Erstellung von Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen für Drittmittelgeber*innen, Überprüfung und Mitentscheidung bei Beschaffungsvorgängen sowie Abstimmung mit Einkauf und Projektleitungen zu Finanzierungsalternativen, Durchführung der Plausibilitätsprüfung von Reisekosten, Regelmäßiges Projekt-Monitoring sowie Erstellung von Finanzanalysen und -übersichten, Vorbereitung externer und interner Prüfungen u.a. Vor-Ort-Prüfungen durch Drittmittelgeber*innen oder externe Auditor*innen sowie Projektbewertungen im Jahresabschluss, Mitwirkung bei Statistikerstellungen und deren Plausibilitätsprüfung

Bewirtschaftung von Drittmittelprojekten an der TH Köln, Prüfung und Bewertung von Projektunterlagen einschließlich vertrags-, steuerlicher und beihilferechtlicher Einstufung, Beratung und Austausch mit den Projektleitungen zur Finanz- und Projektplanung in Zusammenarbeit mit weiteren Abteilungen, Erstellung von Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen für Drittmittelgeber*innen, Überprüfung und Mitentscheidung bei Beschaffungsvorgängen sowie Abstimmung mit Einkauf und Projektleitungen zu Finanzierungsalternativen, Durchführung der Plausibilitätsprüfung von Reisekosten, Regelmäßiges Projekt-Monitoring sowie Erstellung von Finanzanalysen und -übersichten, Vorbereitung externer und interner Prüfungen u.a. Vor-Ort-Prüfungen durch Drittmittelgeber*innen oder externe Auditor*innen sowie Projektbewertungen im Jahresabschluss, Mitwirkung bei Statistikerstellungen und deren Plausibilitätsprüfung

wissenschaftliche Bearbeitung, Betreuung und Weiterentwicklung der international bedeutsamen Sammlung Schatzkunst, Skulptur und Gemälde vom Mittelalter bis 1800, Inventarisierung der Bestände und Pflege der Sammlungsdatenbank IMDAS, Strategische Weiterentwicklung der Sammlungen, Fortführung bestehender Forschungsinitiativen und Ausbau des Forschungsnetzwerks des Museums, Aktives Einwerben von Drittmitteln, Planung, Organisation und Umsetzung von Ausstellungen, Publikationen und Veranstaltungen, Weiterentwicklung des Sammlungskonzepts, Betreuung des Leihverkehrs und der Erwerbungen, Entwicklung von Vermittlungsangeboten für unterschiedliche Zielgruppen, Aktive Mitgestaltung der Digitalisierungsprozesse des Hauses, Betreuung der Volontär*innen und Praktikant*innen

Eigenverantwortliche Projektleitung für Fachmessen und Onlinekonferenzen, Kundenmanagement & Vertrieb: Betreuung und Ausbau von Ausstellern, Sponsoren und Partnern, Konzeption & Organisation aller Messephasen – von Akquise bis Nachbereitung, Inhaltliche Programmplanung gemeinsam mit der Redaktion, Budgetplanung & -kontrolle für deine Veranstaltungen, Koordination mit Marketing & Messe-Durchführungs-Abteilung (MDA), Beobachtung aktueller Trends im HR- und Eventbereich

Planung, Organisation und Durchführung von Tagungen, Besprechungen und städtischen Veranstaltungen, Bearbeitung der Jubilare und Ehrungen, Sekretariat und Korrespondenz

Stellvertretung der Standortleitung Charlottenburg, Unterstützung bei Projektbeantragung, Finanzplanung, Berichtswesen und Zielcontrolling, Zuarbeiten zu Meilenstein- und Kennzahlenplanung, Mitarbeit in Teamkoordination, Personaleinsatz und Abläufen, eigene Beratungsgespräche sowie Organisation von Veranstaltungen, Mitwirkung bei Netzwerkpflege, Öffentlichkeitsarbeit und Weiterentwicklung des Standorts

Enge Zusammenarbeit mit dem People & Culture - Team und Unterstützung bei der Betreuung einzelner Teams als erste Ansprechperson für personalrelevante Themen., Personalverwaltung: Erstellung von Verträgen, Onboarding, organisatorische Anpassungen und Offboarding-Prozesse., Recruiting: Erstellung von Stellenanzeigen, Active Sourcing, Organisation von Interviews und Onboarding neuer KollegInnen., Mitarbeit bei Themen der Personalentwicklung und Mitgestaltung von Maßnahmen und Formaten zur individuellen Förderung der Mitarbeitenden., Mitwirkung an Initiativen zur Mitarbeiterbindung und Umsetzung neuer Ideen zur Stärkung von Zugehörigkeit und Zufriedenheit im Team., Unterstützung im Bereich internes Employer Branding, z. B. bei der Pflege von Kommunikationsinhalten oder der Organisation interner Formate., Beitrag zur Weiterentwicklung der Unternehmenskultur und Werte sowie Förderung eines motivierenden, unterstützenden Arbeitsumfelds., Hilfe bei der Erstellung und Pflege von Richtlinien und Leitfäden und deren korrekte Anwendung im Tagesgeschäft., Einbringung in Projekte zur Weiterentwicklung der Personalstrategie und Setzen erster eigener Impulse., Unterstützung bei der Abstimmung mit externen Datenschutzbeauftragten und Mitwirkung bei der Organisation von Schulungen.

Büro- und Assistenz: Post, Kalenderpflege, Termin- und Reisemanagement, Abrechnungen sowie Material- und Bestellwesen inkl. strukturierter Ablage, Planen und Organisieren von Leitungs- und Gremiensitzungen: Agenda und Unterlagen, Protokollführung, Beschluss- und Fristenmanagement sowie professionelle Antragsbearbeitung., Betreuung von Alumni, Promovierenden und Postdocs: Onboarding, zielgruppenspezifische Newsletter, Pflege von Datenbanken und Reports, Durchführung von Umfragen/Evaluationen sowie Koordination von Workshops, Trainings und Buddy-/Mentoring-Programmen., Steuerung von Projekten und Optimierung von Prozessen – einschließlich der Koordination externer Dienstleister – von der Planung bis zur termingerechten Umsetzung., Mitwirkung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (z. B. Tag der offenen Tür, Summer University)