Rechnungswesen (u.a. Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung), Materialbeschaffung und Einkauf, Termin- und Reiseplanung sowie Koordination von Meetings und Veranstaltungen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, inklusive Protokollführung, Korrespondenz und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, Dokumentenmanagement, Unterstützung bei Projektarbeiten und Sonderaufgaben

Abwicklung von internem und externem Schriftverkehr sowie Terminplanung und -überwachung, Reisemanagement: optimale Verkehrsverbindungen ermitteln, Hotelbuchungen vornehmen und Reiseunterlagen vorbereiten, Personalakten verwalten, z.B. Arbeits- und Fehlzeiten erfassen sowie Einblicke in die Recruitingprozesse und Unterstützung beim Bewerbermanagementsystem, Unterstützung bei der Durchführung von Marketingmaßnahmen bzw. Eventorganisation im Bereich Öffentlichkeitsarbeit, Beschaffung und Verwaltung von Materialien, Kennenlernen von Finanzwirtschaft, Klinikaufnahme/ Leistungsabrechnung, Qualitätsmanagement

Proaktive Unterstützung und Entlastung der Bestandskundenbetreuer im Tagesgeschäft, Übernahme administrativer Aufgaben im Innendienst (z. B. Pflege von Bestandssystemen), Planung und Organisation von Dienstreisen, Erstellung von Reisekostenabrechnungen, Koordination und Terminplanung von internen und externen Meetings, Besprechungen und Veranstaltungen, Vor- und Nachbereitung von Kundenterminen sowie Erstellung von Gesprächsprotokollen, Annahme und Weiterleitung von Telefonaten, Nachrichten und Sendungen, Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Postbearbeitung, Termin- und Dokumentenpflege sowie Materialbestellungen, Telefonische Erstauskunft bei Kundenanfragen, Organisation und Koordination aller Details rund um Arbeitsplätze und Büromaterialien, Erfassung und Weitergabe relevanter Informationen innerhalb des Teams, Schriftverkehr und Korrespondenz mit Versicherungsgesellschaften und Geschäftspartnern, Mitwirkung bei der Planung und Durchführung interner und externer Veranstaltungen, Unterstützung bei Projekten und Sonderaufgaben

Welcoming guests, Maintaining office equipment, including coffee machine, beverages, and general tidiness, Processing incoming and outgoing mail and packages, Coordinating local service providers, e.g., cleaning, facility management, etc., Supporting internal events and team-building activities, Assistance with back office tasks and administrative support, Support in payroll, HR administration and mobility, Support with invoice processing and orders, Collaboration on smaller projects and special tasks

Du übernimmst spannende und abwechslungsreiche Aufgaben rund um die Verwaltung und Organisation unseres Unternehmens, Du arbeitest an der Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen und sorgst dafür, dass im Büroalltag alles rund läuft, Lerne verschiedene Abteilungen wie z.B. unsere Finanzbuchhaltung, Personalabteilung oder unser Front Office kennen und finde heraus, was dir am meisten liegt, Setze dein Wissen direkt in der Praxis um und wachse jeden Tag ein Stück über dich hinaus

Bürotätigkeiten in Buchhaltung und Rechnungswesen, Kundenkommunikation, Sekretariatsaufgaben, Organisation des Büroalltags, Schriftverkehr, Verfassen und Verschicken von Geschäftsbriefen, Terminplanung und -erstellung, Bearbeitung der eingehenden Post, Rechnungserstellung, Organisation von Geschäftsreisen, Empfang von Besuchern und Kunden, Assistenz bei Besprechungen (Protokoll), Verwaltung des Materiallagers

Unterstützung bei alltäglichen administrativen Aufgaben, Drucken, Sortieren und Scannen von wichtigen Unterlagen sowie Prozessdokumentationen

Abteilungen kennenlernen, Organisation und Verwaltung unterstützen, Kommunikation gestalten, Veranstaltungen begleiten, Daten und Informationen pflegen, Servicegedanken leben

Planung und Koordination von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen der Geschäftsführung, einschließlich Buchungen und Abrechnungen, Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags durch die Verwaltung von Büromaterialien, die Koordination externer Dienstleister sowie den Empfang von Gästen, Planung, Vorbereitung und Durchführung interner und externer Veranstaltungen, Konferenzen sowie Besuche von Geschäftspartnern und Delegationen, Professionelle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Bearbeitung von E-Mails und Telefonanfragen im Namen der Geschäftsführung, Erstellung von Tagesordnungen, Organisation relevanter Unterlagen, Protokollführung und Nachverfolgung von Aufgaben und Entscheidungen, Verantwortung für die Integrität und Sicherheit sensibler Daten, Dokumente und Gesprächsinhalte, Koordination zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden und externen Partnern zur Förderung einer effizienten Zusammenarbeit und reibungsloser Informationsflüsse

First Contact Hero: Du bist unsere freundliche Stimme am Telefon und managest die komplette Korrespondenz., Auftrags-Jongleur: Disposition und Abwicklung von Aufträgen sind dein Ding. Du behältst den Überblick und sorgst für reibungslose Abläufe., Tech-Savvy Admin: Rechnungen schreiben, Datenpflege und generelle Büroorganisation - du bringst diene PC-Skills täglich zum Einsatz (Office-Programme, E-Mail etc. sind dir vertraut)., Team-Player: Du unterstützt deine Kolleg/innen, wo du nur kannst, und sorgst für eine entspannte Atmosphäre.

Organisation und Koordination bürowirtschaftlicher Abläufe, wie z.B. die Postbearbeitung, Terminkoordination und allgemeiner Schriftverkehr, Sachbearbeitung, wie z.B. die Erfassung und Pflege der Kundenstammdaten in unserem System und die Erstellung von Ausgangsrechnungen, Nach Einarbeitung telefonische Betreuung und Beratung von Kunden und Partnern

Unterstützung des Teams bei Bürotätigkeiten in der Immobilienverwaltung

Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Allgemeine Büroorganisation sowie interne Koordination von Abläufen, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Betreuung der Telefonzentrale, Organisation und Verwaltung von IT-Ausstattung, Firmenhandys, Fahrzeugen und Tankkarten, Reiseplanung und -buchung für die Geschäftsführung und ggf. Mitreisende, Unterstützung im Bewerbungsmanagement: Pflege und Verwaltung von Bewerbungen und -prozessen, Aufbereitung von Arbeitsverträgen sowie Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen, Organisation von internen Firmenveranstaltungen und Teamevents, Facility Management: Planung und Koordination gebäudebezogener Dienstleistungen, Mitwirkung an internen Projekten zur Prozessoptimierung

Rechnungsbearbeitung, Korrespondenz mit Dienstleistern, Auftragsannahme und vollständige Abwicklung mittels dem ERP-System, Datenerfassung/Bearbeitung, Unterstützung bei administrativen Aufgaben der Abteilungsleitung, Aktive Kundenbetreuung & Kundenkorrespondenz

Buchung von Kassen- und Bankvorgängen, Bearbeitung von Rechnungen, Kontrolle von Zahlungseingängen, Verwaltung sensibler Klienten- und Personaldaten inkl. Vorbereitung für die Lohnbuchhaltung, Unterstützung der Geschäftsführung bei Controlling, Berichterstattung und Projektorganisation, Pflege und Organisation von digitalen und analogen Akten sowie interner Dokumentation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und interner Kommunikation, Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post sowie allgemeiner Korrespondenz, freundliche Kommunikation mit Klienten, Angehörigen und externen Partnern

Unterstützung der Leitung der Stabsstelle in allen administrativen und organisatorischen Belangen, Koordination und Überwachung von Aufgaben und Terminen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Mitarbeit in Projekten in der Stabsstelle

Energiedatenmanagement, Controlling, Forderungsmanagement, Kundenservice, Ausführung von organisatorischen und kaufmännisch-verwaltenden Tätigkeiten, Erledigung von Schriftverkehr, Präsentationserstellung, Beschaffen von Büromaterial, Vorbereitung von Sitzungen, Planung und Koordination von Terminen, Erstellung von Statistiken und Auswertungen, Unterstützung bei der Sachbearbeitung, Erwerb von fundierten SAP-Kenntnissen

Vor- und Nachbereitung von Fortbildungen, Tagungen, Ausflügen, Feiern und Versammlungen, Korrespondenz: Einladungen, Protokolle, Tagungsunterlagen, Jahresberichte, Abrechnung mit Tagungshäusern und Referenten, Regelmäßiger Einkauf von Lebensmitteln, Etatwesen und buchhalterische Tätigkeiten, Telefonischer Empfang und Weiterleitung, Posteingang/-ausgang, Ablage und Aktenführung

Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungs- und Büroarbeiten wie Rechnungsbearbeitung, Datenpflege und Postbearbeitung in den Fachbereichen der Stadtverwaltung, Unterstützung im Sitzungsdienst der städtischen Gremien, wie Vorbereitung von Sitzungsunterlagen und Protokollführung, flexible Übernahme weiterer Aufgaben in allen Bereichen der Verwaltung im Rahmen der längerfristig notwendigen Vertretung von Mitarbeitenden

Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, Terminplanung, -koordination und -überwachung, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie E-Mail-Korrespondenz, Erstellung, Formatierung und Verwaltung von Dokumenten, Präsentationen und Protokollen, Unterstützung der Geschäftsführung bzw. der einzelnen Abteilungen, Organisation und Vorbereitung von Besprechungen, Empfang und Betreuung von Gästen sowie Telefonmanagement, Pflege und Verwaltung von Akten und Ablagesystemen, Beschaffung und Verwaltung von Bürobedarf und Dienstleistern