Unterstützung des Vorstandes bei der internen und externen Gremienarbeit, Schnittstelle zwischen operativen und zentralen Bereichen sowie Tochtergesellschaften und Förderstiftungen, Allgemeine Assistenzaufgaben (Terminkoordination, Reiseplanung, Postbearbeitung, Mailverkehr), Vor- und Nachbereitung und Organisation von Besprechungen, Jour Fixe und Sitzungen für den Vorstand

Die verantwortliche Leitung des Bereiches (in Zusammenarbeit mit der Bereichsleitungskollegin), Pädagogische und wirtschaftliche Steuerung des Bereichs Projekte, Personalführung für die Mitarbeitenden im o.g. Bereich, Mitarbeit in internen und externen Arbeitsgruppen und Gremien

Eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats der Geschäftsführung, Bearbeitung des Posteingangs sowie interner und externer Anfragen, Koordination und Vorbereitung von Sitzungen mit Gremien, Netzwerken und politischen Akteuren, Erstellung von Protokollen, Tagesordnungen und Entscheidungsvorlagen, Bearbeitung abteilungsübergreifender Sachthemen der Allgemeinen Verwaltung, Unterstützung bei der Erstellung von Geschäftsberichten, Jahresabschlüssen und Vertragsangelegenheiten, Schnittstellenfunktion zur Abteilungs- und Bereichsleitung

Verantwortung für alle HR Prozesse mit Mitarbeitenden – von der Einstellung über die Betreuung bis zum Offboarding., Mitgestaltung des HR-Aufbaus und Entwicklung neuer HR-Prozesse., Eigenverantwortliche Schaffung einer strukturierten HR Basis, die mit dem Unternehmen wächst., Übernahme einer zentralen Rolle im Austausch mit Steuerberatern und eigenständige Bearbeitung erster Anfragen sowie kleinerer Themenbereiche., Planung und Koordination interner Team-Events sowie Besuche von externen Gästen., Sicherstellung des reibungslosen Bürobetriebs durch Verwaltung von Arbeitsmaterialien, Koordination externer Dienstleister und Sicherstellung eines angenehmen Arbeitsumfelds.

Unterstützung der Leitungsebene bei der Koordination und Überwachung von Projekten, Erstellung von fundierten Auswertungen sowie Präsentationen und Entscheidungsvorlagen, Optimierung von Verwaltungsprozessen, Steuerung interner Dienstleistungen, Strukturierte Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Terminen

Bearbeitung der dem jeweiligen FB übertragenen Personalangelegenheiten einschl. der verwaltungsrechtlichen Betreuung von Berufungs- und Personalauswahlverfahren, Personalmittelbewirtschaftung und Controlling des Stellenbudgets im jeweiligen Fachbereich, Geschäftsführung für den jeweiligen Fachbereichsrat, Bearbeitung der Lehrangelegenheiten, insbesondere: Lehrverpflichtungsangelegenheiten und Lehrauftragsangelegenheiten

Unterstützung der Bereichsleitung bei strategischen, fachlichen und administrativen Themen, Begleitung von Projekten in Jugendhilfe und Kindertagesbetreuung, Verantwortung für Rechnungslegung und Forderungsmanagement, Gestaltung von Fachcontrolling und Entwicklung von Kennzahlen- sowie Berichtssystemen, Erstellung von Entscheidungsgrundlagen und Präsentationen für die Bereichsleitung, Teilnahme an der Haushaltsplanung und Budgetkontrolle, Erstellung von Vorlagen, Konzepten und Berichten für interne Gremien und externe Partner, Organisation von Leitungssitzungen (Terminplanung, Protokollführung), Schnittstelle zwischen Fachbereichen, Verwaltung, Politik und externen Partnern, Mitwirkung an Trägervertragsverhandlungen (Kostensatzberechnungen, Konzeptüberarbeitungen, Qualitätsberichte)

Personalführung, Angebots- und Projektentwicklung, Mitverantwortlich für Durchführung und fristgerechte Abrechnung der Maßnahmen, Jährliche Haushaltsplanung und regelmäßige Kostenkontrolle, Öffentlichkeitsarbeit, Qualitätssicherung

Unterstützung der Geschäftsleitung bei Einstellungsverfahren und Arbeitsverträgen, Koordination von Bewerbungsprozessen, Vorbereitung und Überarbeitung von Arbeitsvertragsunterlagen, Unterstützung der Geschäftsleitung im Personalmanagement, Umsetzung und Überwachung der Stellenplanung, Erstellung von Personalberichten und -analysen für die Geschäftsleitung, Controlling von Arbeitszeitkonten und Zeit-Erfassung, Überwachung und Verwaltung der Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden, Sicherstellung der korrekten Zeit-Erfassung und -abrechnung

Personalmanagement: Personalplanung und Personaleinsatz, Beratung von Verwaltungsmitarbeitenden bezüglich Arbeitsorganisation, beruflicher Weiterentwicklung und sonstigen Personalfragen. Mitwirkung in der Personalverwaltung in Abstimmung und Koordination mit dem Evangelischen Oberkirchenrat, Übernahme der Schnittstellenfunktion zwischen Kanzler und Verwaltungsmitarbeitenden, Mitarbeit in der Organisationsentwicklung und der Weiterentwicklung zukunftsfähiger Verwaltungsstrukturen (Schnittstelle zur IT/Digitalisierung), Projektmanagement in Verwaltungsprojekten, Verantwortung für Arbeitssicherheit (Arbeitsschutzausschuss, Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen), Erstellung und Abstimmung entscheidungsreifer Vorlagen für die Hochschulleitung, Assistenzfunktion für weitere Geschäftsbereiche des Kanzlers in einem dynamischen Hochschulumfeld

Management eines fachbereichsübergreifenden Forschungs- und Transferzentrums, Strukturelle Weiterentwicklung in Zusammenarbeit mit dem Dekanat und der Zentrumsleitung, Aufbau und Unterhaltung von Netzwerken mit Drittmittelgeber*innen, Praxispartner*innen, internationalen Partneruniversitäten, Erstellung von Anträgen für die Zentrumsleitung, Unterstützung der Mitglieder des Zentrums bei der Beantragung, Durchführung und Abrechnung von Drittmittelprojekten, Mitwirkung an der Erstellung von Abschlussberichten, Organisation und Durchführung von wissenschaftlichen Veranstaltungen, Kooperation mit den zentralen wissenschaftlichen Einrichtungen und den relevanten Fachabteilungen der Hochschule, Bericht über die Tätigkeit des Zentrums, Evaluation der Aktivitäten und Formulierung von Schlussfolgerungen zur Fortführung des Zentrums

Verantwortung für Büroorganisation und -verwaltung, Gestaltung des Kölner Offices als einladende, sichere und funktionale Arbeitsumgebung, Organisation und Begleitung von Events, Onboarding neuer Mitarbeitender im Bereich Office & Sicherheit, Steuerung der Beschaffung & des Lieferantenmanagements, Unterstützung des Finance-Teams im Travel Management, Interne:r Ansprechpartner:in und Empfang von Gästen sowie externen Partnern, Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben, Einbringen von Ideen zur Weiterentwicklung der Nachhaltigkeit im Büroalltag

Aufgabenwahrnehmung im Bereich unterjähriger Personalbedarfsanträge, Steuerung von Personalgewinnungsverfahren (intern u. extern) für die zugeordneten OEs, Aufgabenwahrnehmung im Bereich Tätigkeitsdarstellungen und –bewertungen, Personalbetreuung/Personaleinzelmaßnahmen, Innovationsprojekte im Personalmanagement durchführen

Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, Unterstützung bei der laufenden kaufmännischen Steuerung der GmbH, Mitwirkung im Rahmen der Haushaltsplanung inkl. Personalplanung, Erstellung von Finanzplänen, Prognosen sowie Abrechnungen einzelner Kostenstellen, Vorbereitung von Kostensatzverhandlungen, Mitgestaltung organisationsinterner und abteilungsübergreifender Prozesse, Mitwirkung bei Projekten, vor allem im Bereich IT, Vorbereitung von Gremiensitzungen

Entwicklung und Implementierung eines einheitlichen Projektmanagements in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung, Entwicklung von PM-Standards, Tools und Vorlagen sowie deren Einführung, Leitung interdisziplinärer Projektteams und Koordination aller Projektphasen, Sicherstellung der Einhaltung von Qualitätsstandards, Zeitplänen und Budgetvorgaben, Aktive Mitgestaltung des aktuellen Transformationsprozesses des Klinikums in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung, Erstellung von Projektplänen, Meilensteinen und Berichterstattung an das Direktorium

Unterstützung und Vertretung der Stationsleitung bei der organisatorischen und fachlichen Leitung der Station, Planung der stationsinternen Arbeitsablauforganisation und Sicherstellung der Pflegequalität anhand aktueller pflegewissenschaftlicher Erkenntnisse unter Berücksichtigung betriebswirtschaftlicher und qualitätssichernder Aspekte, konstruktive Zusammenarbeit im multiprofessionellen Team sowie abteilungs- und institutionsübergreifend und die Bereitschaft zur regelmäßigen Teilnahme an der Teamsupervision, Übernahme von Personalführung, - entwicklung und -einsatzplanung einschließlich der Beurteilung von Mitarbeiter:innen sowie Auszubildenden unter pädagogischen, psychologischen und rechtlichen Gesichtspunkten, Beratung der pflegerischen Leitungen und der Pflegedirektion zu allen Aspekten der Stationsleitung einschließlich Konzeptentwicklung, Planung, Durchführung und Kontrolle der pflegerischen Arbeitsabläufe sowie der Arbeitsorganisation

Etablierung eines strukturierten Change Managements, Identifizierung und Begleitung von Veränderungsvorhaben, Gestaltung von Beteiligungs- und Kommunikationsformaten, Koordination transformationsbezogener Aktivitäten im crossfunktionalen Team, Entwicklung partizipativer Formate zur nachhaltigen Wirkungsanalyse

Unterstützung des CSO operativ und strategisch in einem hochdynamischen, sicherheitsrelevanten Umfeld, Organisation von Meetings, Koordination von Terminen mit internen und externen Partnern, Vorbereitung von Unterlagen und Begleitung von Entscheidungsvorlagen, Überblick über das Tagesgeschäft, Priorisierung von Aufgaben, strukturierte Aufbereitung relevanter Informationen und Sicherstellung reibungsloser Abläufe, Projektbezogene Unterstützung in Themenfeldern wie Cybersecurity, Krisenmanagement, physische Sicherheit oder Compliance, Begleitung interner Projekte, Veranstaltungen und Workshops – teilweise eigenverantwortlich, Schnittstelle zu anderen Abteilungen, zur Unternehmenskommunikation sowie zu externen Ansprechpartnern aus Wirtschaft, Behörden und Wissenschaft

Unterstützung des Studiengangs Wirtschaftsingenieurwesen und der Studiengangleitung bei sämtlichen organisatorischen Aufgaben des Studienbetriebs, Betreuung und Beratung der Studieninteressierten und Studierenden, Entwicklung und Förderung der Internationalisierung des Studiengangs, Planung und Durchführung der (Online-) Marketingaktivitäten und der Öffentlichkeitsarbeit zur Erhöhung des Bekanntheitsgrad des Studienganges

selbstständige Betreuung von Personalauswahl- und -einstellungsvorgängen, Vorbereitung und Durchführung des Onboardings-Prozesses neueingestellter Mitarbeitender, Erstellung von Berichten, Analysen, Entscheidungsvorschlägen, Bearbeitung von Teilaspekten vielfältiger Projekte, Konzepte und Berichte durch Informationsrecherche, -aufbereitung und -auswertung, Vorbereitung, eigenverantwortliche fakultätsinterne Koordination und Betreuung der Berufungsverfahren zur Besetzung von Hochschullehrerstellen, allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben in deutscher und englischer Sprache