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    vor 9 Tagen
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    Junior
    10.03.24
    #datenschutz#berlin#digital

    Bürokraft mit Sekretariatsaufgaben und Englischkenntnissen

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    Der folgende Stellentext wurde von uns automatisch zusammengefasst.

    Einführung

    Die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit sucht eine Bürokraft mit Sekretariatsaufgaben und Englischkenntnissen für die IMI-Geschäftsstelle und die Servicestelle Zentrale Dienste. Die Aufgaben umfassen diverse Schreibtätigkeiten, Korrespondenz, Verwaltung von Schriftstücken, Termin- und Wiedervorlagelisten, Empfang und Betreuung von Gästen, Telefon- und Türdienste, Gerätebetreuung sowie Unterstützung bei Sitzungen und Veranstaltungen. Es wird eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Fähigkeiten und Kenntnisse erwartet. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich, ebenso wie Erfahrung in der Geschäftskorrespondenz und Kenntnisse über die europäische Datenschutzaufsicht und das Binnenmarktinformationssystem IMI. Organisationsfähigkeit, Dienstleistungsorientierung und Belastbarkeit sind wichtige persönliche Kompetenzen.

    Aufgaben

    • diverse Schreibtätigkeiten / Anwendung von Office-Programmen (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation etc.)
    • Fertigung von Korrespondenz, Erstellung von Antwortentwürfen
    • Verwaltung, Ablage, Ordnung von Schriftstücken und Vorgängen nach Vorgaben in der Systematik des Aktenplans
    • Führung von Termin- und Wiedervorlagelisten und rechtzeitige Bereitstellung der Akten
    • Ablage von Vorgängen im Archiv
    • Scannen und Drucken von Dokumenten
    • Pflege von Datenbanken, Verteilern, Versand von Broschüren
    • Empfang und Betreuung von Gästen
    • Telefon- und Türdienste
    • Gerätebetreuung (soweit nicht IT-Stelle)
    • Mithilfe bei der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen

    Voraussetzungen

    • Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte:r oder Kaufmann/-frau für Büromanagement oder Bürokommunikation oder Fremdsprachensekretär:in oder eine vergleichbare einschlägige Berufsausbildung (z.B. Verwaltungslehrgang I) oder vergleichbare Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen
    • Erwartet werden sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift sowie ein sicherer Umgang mit den Medien der Büroorganisation (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und dem Internet
    • Sehr wichtig sind Kenntnisse über die Arbeitsvorgänge in Geschäftszimmern und Erfahrung in der Erstellung von Geschäftskorrespondenz
    • Sehr wichtig sind auch Kenntnisse über die Struktur der europäischen Datenschutzaufsicht und der sichere Umgang mit deren Binnenmarktinformationssystem IMI. Diese Kenntnisse können auch im Rahmen der Einarbeitung erworben werden.
    • Wichtig sind Kenntnisse des Aufbaus der Berliner Verwaltung

    Benefits

    • Umfassende Einarbeitung
    • Sicherer und vielseitiger Arbeitsplatz
    • Breites Aufgabenspektrum
    • Individuelle und bedarfsorientierte Fortbildungs- und Qualifikations-Maßnahmen
    • Betriebliches Gesundheitsmanagement
    • Jobticket
    vor 9 Tagen

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