Projektassistenz (m/w/d)
Einführung
Die Universität Leipzig sucht eine Projektassistenz (m/w/d) für die Fakultät für Mathematik und Informatik. Die Stelle umfasst Aufgaben im Projektmanagement, der Beantragung von Drittmittelprojekten, der Bewirtschaftung von Haushalts- und Drittmitteln, der Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen und der allgemeinen Verwaltung. Voraussetzungen sind eine abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder Finanzbereich, Berufserfahrung im Finanz- und Haushaltswesen sowie Kenntnisse im Projektmanagement. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse werden vorausgesetzt. Die Universität Leipzig bietet einen modernen Arbeitsplatz, flexible Arbeitszeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten.
Aufgaben
- Projektmanagement, insbesondere Beratung der Projektpartner in allen administrativen Belangen (auch in Englisch), Ressourcenplanung und -überwachung, Erstellung und Überwachung von Arbeits- und Zeitplänen
- Unterstützung bei der Beantragung von Drittmittelprojekten in Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen Mitarbeitenden und Beobachtung relevanter Förderprogramme
- Bewirtschaftung von zugewiesenen Haushalts- und Drittmitteln inkl. Verwaltung von Projektbudgets (einzelner Teilprojekte sowie des Gesamtbudgets), insbes. Überwachung des Einsatzes von Personalkapazitäten und des Mittelabflusses, fortlaufende Budgetkontrolle, Auflistung und Prüfung der Belege für projektbezogene Ausgaben, Erstellung von Verwendungsnachweisen und Abschlussberichten gemäß Vorgaben der Drittmittelgeber
- Vorbereitung und organisatorische Betreuung von wissenschaftlichen Veranstaltungen (internationalen Konferenzen, Workshops, Vorträgen, Forschungskooperationsprojekten, Verbundprojekten)
- Vorbereitung personalrelevanter Vorgänge (Ausschreibungen, Einstellungsanträge)
- Planung und Organisation von Dienstreisen einschließlich reisekostenrechtlicher Vorprüfung und Vorbereitung der Abrechnung von Dienstreisen
- allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben, insbesondere Terminkoordination, Post- und Mailbearbeitung, Raumverwaltung, Büroorganisation; Führen von Statistiken und Dokumentationen
- stilsichere Erledigung des externen und internen Schriftverkehrs und mündliche Kommunikation mit internationalen Forschungspartnern bzgl. der Forschungstätigkeiten; projektbezogene Korrespondenz mit Drittmittelgebern, jeweils in englischer und deutscher Sprache
- Erstellung von Pressemitteilungen, Präsentationen und Informationsmaterialien (in englischer und deutscher Sprache)
Vorraussetzungen
- abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder Finanzbereich oder mindestens gleichwertiger, einschlägiger berufsqualifizierender Abschluss
- einschlägige Berufserfahrung im Finanz-, Rechnungs- und Haushaltswesen, insbesondere auch in der Verwaltung von Drittmitteln von Forschungsprojekten
- vertiefte Kenntnisse im Projektmanagement, möglichst im Forschungsbereich
- Kenntnisse des Reisekostenrechts im öffentlichen Dienst
- stilsichere mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse sowie sehr gute mündliche und schriftliche Englischkenntnisse
- Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen
- hohes Maß an serviceorientierter und eigenständiger Arbeitsweise, Team- und Kommunikationsfähigkeit
- selbständige und sorgfältige Arbeitsweise
- Vertrautheit mit universitären Strukturen und Prozessen wünschenswert
Benefits
- einen modernen Arbeitsplatz und attraktive Arbeitsbedingungen
- flexible Arbeitszeiten sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- eine zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmöglichkeiten
- eine betriebliche Altersvorsorge
- ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (JobTicket)
Verweise auf baito
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