21 Admin Jobs Berlin

Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten, Organisation von Veranstaltungen und Besprechungen, Reiseplanung, -buchungen und -abrechnungen, Unterstützung bei der Organisation des Büroalltags, Klassische Büroaufgaben wie Terminkoordination, Bearbeitung der Korrespondent, Dokumentation, Adressverwaltung, Protokollführung, Bürobestellungen

Administration, Pflege und Dokumentation unserer IT-Infrastruktur (Windows-Server, Exchange Server, LAN, WLAN, VPN, DHCP, DNS, Firewall, Backup), Technischer Support für die Mitarbeitenden, Analyse und Behebung von technischen Problemen, Betreuung/ Administration der Anwendungen von/ mit TEAMS – Telefonie und Videokonferenzen, Verwaltung von Benutzerkonten und Zugriffsrechten, Planung, Entwicklung und Verbesserung der IT-Infrastruktur

Administration und Weiterentwicklung unserer SharePoint Online Umgebung in Microsoft 365, Verwaltung von Sites, Templates, Metadaten und Berechtigungen, Umsetzung von Governance-Vorgaben (z. B. Klassifizierung, Datenschutz, Conditional Access), Unterstützung bei der Einführung und Betreuung von DMS-Funktionalitäten in SharePoint Online, Zusammenarbeit mit dem Azure- und Entra ID-Team zur Rollen- und Rechtevergabe, Erstellung und Aktualisierung der Systemdokumentation, Nutzung von Tools wie MyHub (AvePoint) zur Steuerung von Workspaces und Genehmigungsprozessen, 2nd-Level-Support für Fachbereiche und Schulung von Power Usern

Allgemeine Sekretariatsarbeiten zur Unterstützung der Geschäftsführung, Zuarbeit für Projektanträge und Abrechnungen: Mitwirken an Zwischen- und Abschlussberichten, Unterstützung bei Neuanträgen, Pflege von Beleglisten in Zusammenarbeit mit dem Team Finanzen, Allgemeine Büroverwaltung, Reklamation, Ablage und Scan von Dokumenten, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und internen Abläufen

Install, configure, and maintain software and hardware for seamless functionality company-wide, Manage internal network services and a suite of technology tools, Set up and manage user accounts—especially in Google Workspace and Atlassian products, Automate internal IT processes to drive efficiency and minimize manual work, Support helpdesk operations, ensuring timely resolution of desktop, application, and equipment issues, Maintain and evolve internal IT documentation and policies to keep them accessible and crystal clear

Büroadministration, administrative und organisatorische Unterstützung der Büroleitung, Erstellung und Pflege von Datenbanken und Verteilern, Rechercheaufgaben, Sichtung und Erfassung eingehender Post, Mailings, Kommunikation mit Dienstleister*innen, Beschaffung und Inventur von Material- und IT-Beständen, allgemeine Bürokommunikation, Veranstaltungs- und Gremienmanagement, organisatorisch-administrative Unterstützung bei der Vorbereitung von Gremiensitzungen und Veranstaltungen

Organisation des Sekretariats, Terminkoordination, Administrative Tätigkeiten, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Ansprechpartner für interne und externe Besucher*innen, Organisation von Events, Workshops sowie Sitzungen inklusive Cateringbestellung, Vor- und Nachbereitung der Konferenzräume

Steuerung der Büroabläufe (Postbearbeitung, Telefonservice, Botengänge, Gästeempfang, Bestellung von Büromaterialien), Ansprechpartner:in für die Kolleg:innen sein, Sicherstellung des Wohlfühlens im Büro (Instandhaltung der Räumlichkeiten, Koordination externer Dienstleister, Vorbereitung von Konferenzräumen), Zusammenarbeit im Team bei übergreifenden organisatorischen Aufgaben (Planung der jährlichen Firmenreise, Organisation von Kunden-Events)

Abwicklung der täglichen Korrespondenz mit behördenexternen Akteuren, selbstständige Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Telefon- und Videokonferenzen, Wahrnehmung allgemeiner Assistenztätigkeiten sowie Verwaltungsaufgaben, z.B. Bearbeitung des Postein- und –ausgangs, eigenständiges Wiedervolagemanagement sowie administrative Aufgaben als Assistenz, Vorbereitung von Vermerken, Präsentationen und weiteren Dokumenten, Verfassen von Protokollen mit Hilfe einer Diktiersoftware, Datenanlage, -bearbeitung und -pflege in einer zentralen Datenbank, Planung und Koordination von externen Terminen und Veranstaltungen einschließlich des entsprechenden Reisemanagements

Kompetente Unterstützung des Geschäftsführers und seines Teams in allen organisatorischen und administrativen Belangen, u. a. auch Korrekturlesen von Berichten, Vorbereitung von Bewerbungen auf öffentliche Ausschreibungen, z. B. über das Deutsche Vergabeportal DTVP, E-Vergabeportal, Subreport-ELViS, Administrative Mitarbeit in Projekten (z. B. Unterstützung bei der Organisation von Datenerhebungen, Vorbereitung von Workshops, Unterstützung bei Recherchen), Bürotätigkeiten wie Post- und E-Mail-Bearbeitung, Reise- und Terminkoordination, Empfang von Gästen, Vorbereitung von Meetings, Protokollieren etc., Veranstaltungsorganisation von Online- und Offline-Events, Unterstützung bei der Rechnungseingangsprüfung, Pflege der Datenbestände, Adressdatenbanken (Excel) und Organisation der Ablage, Vertretende Unterstützung bei unseren Kundenprojekten, bspw. bei der Durchführung von Datenerhebungen

Ablage und Überwachung der Kostenübernahmen und vertraglichen Angelegenheiten, fristgerechte Erstellung, Prüfung und Versand der Rechnungen und Abrechnungen, Buchen und Pflege der Barkassen im Bereich Kostensatz, Datenerfassung und -pflege sowie die Führung von Statistiken, Erstellen der Abrechnung für Projektteilnehmer*innen, Erledigung allgemeiner Verwaltungsaufgaben und des Schriftverkehrs, Nachhalten von Abgabefristen (z.B. Entwicklungsberichte, Verträge, Zuarbeit aus den Einrichtungen), Koordinierung der Raumnutzung; Vorbereitung entsprechender Nutzungsvereinbarungen, Facilitymanagement, Umsetzung und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems

Unterstützung im Bereich Personalgewinnung, Personalbetreuung und Organisation, Zuarbeiten bei der Datenerfassung, Datenbankpflege und Auswertungen, Dokumentenverwaltung und Ablage, Recherchetätigkeiten

allgemeine Assistenz- und kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten in deutscher und englischer Sprache in Abstimmung mit den Leitungen der beiden Themenbereiche., selbständige Organisation des Sekretariats (u. a. Kalenderführung, Terminkoordination, Post- und E-Mail-Bearbeitung, Telefon, Videokonferenzen, Bestellwesen, Wiedervorlagen, Ablage und Dokumentenmanagement), Personalwesen (Stellenausschreibungen; Vorbereitung von Formanträgen für Personaleinstellungen, Vertragsverlängerungen, Gastanmeldungen etc.), Mittelverwaltung, Budgetüberwachung, Vor- und Nachbereitung sowie Unterstützung von Veranstaltungen wie z. B. (Web-)Seminare, Meetings und Workshops; Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen; Protokollerstellung, Betreuung von internationalen Gästen, Reisemanagement (Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen), Pflege und Aktualisieren von Webseiten

Terminplanung und Ablaufkoordination, Vorbereitung von Gremiensitzungen inklusive Zusammenstellung der Sitzungsunterlagen, Organisation, Vorbereitung, Begleitung und Abrechnung von Veranstaltungen verschiedener Größe in Präsenz und digital, Allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben wie Schreibarbeiten (ggf. auch nach Diktat), Erstellung von PowerPoint-Präsentationen, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, Mit Herz und Humor dafür sorgen, dass „der Laden läuft“

Gemeinsam mit einer weiteren Teamassistenz organisieren Sie das Büro unserer Abteilung Sozialpolitik mit neun Fachreferaten., Sie übernehmen klassische Assistenzaufgaben: von Angebotseinholung über Postbearbeitung, Textprüfung bis Zeitmanagement., Sie arbeiten eng mit der Abteilungsleitung und den Fachreferent*innen zusammen und unterstützen diese tatkräftig., Sie planen und begleiten Veranstaltungen und Sitzungen – von der Anmeldung über die Betreuung bis zur Nachbereitung., Sie schätzen Hands-on, Teamwork und arbeiten proaktiv mit den Sekretariaten unserer anderen Abteilungen zusammen.

Büroorganisation, Bestellungen / Einkäufe, Empfang der Besuchenden, Weitergabe von Informationen an Besuchende, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Einfache Verwaltungstätigkeiten

wesentliche Organisationsarbeit rund um unsere Umzugsvorhaben, telefonische und schriftliche Terminvereinbarungen, Verwaltung, Führung und Aktualisierung unserer elektronischen Projektakten, optimale Einsatzplanung und Führung des Terminkalenders, eigenständige Erstellung von Angeboten, Bearbeitung von Aufträgen sowie Vorbereitung zur Rechnungslegung, administrative Aufgaben (Postbearbeitung, Bestellwesen, etc.), sonstige Organisations- und Koordinationsarbeit (Arbeitsschutzbelehrungen, Fortbildungen)

Mitgestaltung der Office-Abläufe, Empfang und Betreuung von Gästen, Koordination von Lieferanten und Dienstleistern, Reiseplanung für Mitarbeiter, Verwaltung der Kasse und Rechnungsprüfung, Planung und Umsetzung interner Veranstaltungen, Zusammenarbeit mit dem Facility-Team

Microsoft-Kontakte pflegen und aktualisieren, Datenpflege im Daarwin-System, Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben im ambulanten Bereich, Enge Zusammenarbeit mit der Fachkoordination und dem Verwaltungsteam

Administrative und organisatorische Aufgaben: Du erstellst Präsentationen und Berichte, koordinierst Termine und verwaltest Dokumente. Zudem bist du für die Kontierung von Rechnungen sowie die Kommunikation mit Kreditoren zuständig, falls erforderlich. Innerhalb des Konzerns sorgst du für einen reibungslosen internen und externen Kommunikationsfluss. Du pflegst den Austausch mit dem Kundenbereich und übernimmst zusätzliche Aufgaben, auch außerhalb deines Verantwortungsbereiches, inklusive Sonderprojekte auf Weisung des Vorgesetzten., Prozess- und Leitfadenmanagement: Du beteiligst dich aktiv am Prozessmanagement, indem du Abläufe optimierst und effizienter gestaltest. Darüber hinaus gestaltest und pflegst du wichtige Leitfäden, die als Orientierung und Unterstützung für deine Kollegen dienen., Einkauf und Beschaffung: Du übernimmst eigenständig die Verantwortung für die Beauftragung und Verwaltung der Verträge von Dienstleistern und Lieferanten. Dabei hältst du dich stets an die internen Richtlinien, die dir als Leitfaden dienen. Darüber hinaus bist du dafür zuständig, das notwendige Material und die Arbeitskleidung zu bestellen, um eine reibungslose Durchführung aller Aufgaben sicherzustellen. Auch die Ausstattung der Hardware-Stützpunkte liegt in deinen Händen, und du sorgst dafür, dass dort alles für einen effizienten Betrieb bereitsteht., IT / Hausmanager: Im Backend des Hausmanagers kümmerst du dich um die effiziente Verwaltung der Daten. Dazu gehört das Bereitstellen von Schnittstellen, damit das Frontend und andere Systeme Daten problemlos austauschen können. Du verwaltest die zentrale Datenbank und sicherst die gespeicherten Informationen. Schließlich gewährleistest du den Datenschutz und die Sicherheit aller Daten, damit der Hausmanager zuverlässig funktioniert., Onboarding und Gewährleistungsmanagement: Du unterstützt beim Aufbau der Gesellschaft im Rahmen der Onboardingprozesse. Darüber hinaus übernimmst du die Organisation des Onboardings der neuen Hauswarte. Zusätzlich bist du auch für das Gewährleistungsmanagement und die Modernisierung bei Neubauten zuständig.

Im Rahmen der Assistenztätigkeit übernehmen Sie ein umfangreiches Aufgabenspektrum und unterstützen zwei Referentinnen/Referenten hauptsächlich auf administrativer Ebene., Sie sind für die interne und externe Kommunikation verantwortlich., Die Organisation und Koordination von Gesprächen mit in- und ausländischen Gästen, Workshops, Sitzungen und Veranstaltungen sowie deren Nachbereitung gehören zu Ihrem Tagesgeschäft., Sie übernehmen für die Referentinnen/Referenten das Termin- und Reisemanagement., Die sachgerechte Recherche und Aufbereitung von Informationen sowie die Erstellung von Unterlagen und Präsentationen gehören ebenfalls zu Ihrem Aufgabengebiet.