Durchführung der Gehaltsabrechnung, inkl. Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung, Ansprechpartner für interne und externe Kunden bzgl. allgemeinen personalrelevanten Themen, Administration des BAV Prozesses, System- und Stammdatenpflege (P&I Loga & Octa HR), Sicherstellung der Einhaltung eines korrekten Position Managementes in Success Factors, Unterstüzung bei der Erstellung von Reports, Key User des Systems Octa HR (Sicherstellung fristgerechter und korrekter Daten), Allgemeine Personaladministration

Organisation der Abläufe des Office Management und des Empfanges an den dena-Standorten, Betreuung der dena-Telefonzentrale und des E-Mail-Posteingangs, Empfang von Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten, Bewirtung von Gästen, Zuständigkeit für die Austattung und Ordnung der Büro- und Besprechungsräume, Postbearbeitung und Büromaterialverwaltung, Bearbeitung von Korrespondenz und Abwicklung von Kuriersendungen, national und international, Beauftragung von Dienstleistern, Sonderaufgaben

Unterstützung der HR-Abteilung bei administrativen und abrechnungsnahen HR-Themen – vom Onboarding bis zum Offboarding., Pflege von Stammdaten in Oracle sowie Verwaltung digitaler Personalakten., Erstellung regelmäßiger HR-Reports, z. B. zu Headcount, Überstunden und Krankenständen., Mitarbeit und Unterstützung bei HR-Projekten., Sicherstellung einer hohen Datenqualität und ordnungsgemäßen Dokumentation.

Unterstützung des HR-Teams durch die Übernahme administrativer und organisatorischer Aufgaben in Bereichen des Recruiting, Personalentwicklung, Administration und Officemanagement., Mitwirkung bei der konzeptionellen Planung und Umsetzung von HR-Projekten., Recherchetätigkeiten und Übernahme eigener Aufgaben zu unterschiedlichen Themen., Dokumentenmanagement (Aktualisierung und Vereinheitlichung von Formularen, Vorlagen und Checklisten).

Datenverarbeitung und Datenmanagement, Officemanagement mit Textverarbeitung und -gestaltung, Anwendung moderner IT-Infrastruktur sowie von Microsoft Office, Bestell-, Rechnungswesen und Controlling unter Anwendung verschiedener Softwaresysteme, Veranstaltungsorganisation und Veranstaltungsmanagement, Personalbezogene Aufgaben (Gehaltsabrechnungen, Bewerbungsprozess, Personalentwicklung), Einblick in die Bereiche Fundraising, Spenderbetreuung, Kommunikation und Pressearbeit

Unterstützung im Recruiting-Prozess, insbesondere Sichtung und Vorauswahl von Bewerbungsunterlagen, Kommunikation mit Kandidat:innen sowie Koordination und Terminierung von Vorstellungsgesprächen, Begleitung des Onboarding- und Offboarding-Prozesses, Unterstützung im operativen HR-Tagesgeschäft und bei administrativen Aufgaben

Administratives Betreuen der Mitglieder des Landesausschusses und des Erweiterten Landesausschusses, Unterstützen bei der Umsetzung der ambulanten spezialfachärztlichen Versorgung (ASV), Mitarbeiten bei der Durchführung von Umfragen im vertragsärztlichen Bereich, Erstellen von standardisierten Statistiken, Auswertungen und Berichten über regionale Versorgungslagen, Internetrecherchen im Zusammenhang mit speziellen vertragsarztrechtlichen Fragestellungen

Unterstützung bei projektbezogenen administrativen Tätigkeiten, Mitarbeit bei der Belegeingabe sowie bei der Erstellung von Ausgabenerklärungen und Verwendungsnachweisen für verschiedene Projekte, Erstellung von Kalkulationen, Auswertungen und einfachen Analysen zur Unterstützung des verbandsinternen Controllings, Pflege und Aufbereitung von Daten für interne Reports

Organisation und Koordination von Büro- und Geschäftsprozessen, Unterstützung von Führungskräften und Teams im Assistenzbereich, Planung, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen, Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Unterlagen und Kommunikationsmaterialien, Planung und Durchführung von Projekten, Kaufmännische Aufgaben wie Rechnungsbearbeitung, Beschaffung sowie Einhaltung von Datenschutz- und Qualitätsstandards

Effiziente Steuerung komplexer Büro- und Geschäftsprozesse, Professionelles Projektmanagement, Einsatz moderner digitaler Arbeitsmethoden, Vorbereitung auf verantwortungsvolle Aufgaben in der Büroorganisation, Informationsbewertung und -aufbereitung, Prozessoptimierung und Qualitätsmanagement, Zeit- und Selbstmanagement zur Optimierung der Büro- und Arbeitsorganisation, Gestaltung und Pflege von Kundenbeziehungen in betrieblichen Leistungsprozessen, Projektorganisation und -dokumentation, Zielgruppen- und Marktanalyse, Werbemittelplanung und -koordination, Veranstaltungsplanung und -durchführung, Kundenkommunikation und Beschwerdemanagement, Führung, Betreuung, Verwaltung und Ausbildung im büro- und personalwirtschaftlichen Umfeld, Personalplanung, -beschaffung, -betreuung und -entwicklung, Ausbildungsplanung und -durchführung, Konfliktanalyse und -bewältigung, Moderation, Kommunikation und Präsentation, Steuerung von Geschäftsprozessen im bürowirtschaftlichen Umfeld, Kennzahlenaufbereitung, Einkauf und Beschaffung, Einsatz von Datenbankensystemen, Wissensmanagement, Optimierung und Steuerung administrativer Prozesse, Planung, Koordination und Durchführung von Projekten, Organisation von Geschäftsreisen, Veranstaltungen und Meetings, Führung und Entwicklung von Mitarbeitenden im Assistenzbereich, Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern, Unterstützung der Geschäftsleitung bei strategischen Aufgaben, Anwendung moderner Bürokommunikations- und Projektmanagementsysteme

Unterstützung bei Rechnungskontrolle und Bestell- und Auftragsmanagement, Erstellen von Auswertungen aus unserem Ticketsystem, Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten (Terminplanung, Korrespondenz, Datenpflege etc.)

IT‑Infrastruktur verstehen & betreiben: Konfiguration, Betriebssysteme, Virtualisierung, Netzwerkgrundlagen, DNS, VMs & Cluster, Arbeiten mit Tickets & Störungen: Analyse, Bearbeitung und Lösung im ServiceNow‑System, Cloud & moderne Technologien: erste Erfahrungen mit Azure, M365, AWS sowie Automatisierung & Monitoring, Systeme konfigurieren & architektonisch denken: Software einrichten, Systemarchitekturen kennenlernen und dokumentieren, Programmieren & Skripten lernen: z. B. PowerShell, C#, SQL, HTML, Teamarbeit & Kundenkontakt: Mitarbeit in Projekten, Support & Beratung sowie Einblicke in Datenschutz, IT‑Security & Compliance, Du wirst während deiner Ausbildung verschiedene Fachabteilungen durchlaufen (z. B. Einkauf, Marketing, Finance, Sales, Empfang) und entwickelst so ein breites Wissen zu den unterschiedlichen Bereichen, Von unseren Fachexpert:innen lernst du z. B. Termine zu koordinieren, Korrespondenzen an interne und externe Dienstleister zu verfassen, Angebots- und Auftragserstellung durchzuführen, Datenbanken zu pflegen und auch Präsentationen zu erstellen, Du lernst den Umgang mit Kunden und bist aktiv bei der Planung von Projekten dabei, Im Rahmen deiner Ausbildung unterstützt du uns im Tagesgeschäft, Du wirst verschiedene Bereiche durchlaufen können, beispielsweise Marketing, Empfang, Sachbearbeitung/Einkauf, und Schulungsorganisation, Von unseren Fachexpert:innen lernst du zudem Korrespondenzen an interne Kolleg:innen und externe Kunden zu verfassen, Daten zu pflegen und auch Präsentationen zu erstellen

Korrespondenz und Textverarbeitung in deutscher, englischer und französischer Sprache sowie einfache Übersetzungen, Verwaltungsaufgaben in Lehre und Forschung, insbesondere Mitarbeit bei der Verwaltung von Personalangelegenheiten (z.B. Bearbeitung von Dienstreise- und Urlaubsanträgen, studentischer Hilfskraftverträge), Mitwirkung im Prüfungswesen (Noteneingabe etc.), Mitarbeit bei der Lehrveranstaltungsabwicklung (z.B. Mitarbeit bei der Vorbereitung von Lehrmaterialien incl. Präsentationen), Verwaltungsmäßige Unterstützung der Forschungsaktivitäten und Drittmittelvorhaben (wie z.B. unterstützende Betreuung der Projektkonten für die einzelnen Forschungsbereiche), Durchführung von Beschaffungen, Unterstützung bei zentralen Aufgaben des Fachbereiches, Allgemeine Sekretariatsaufgaben, Mitarbeit bei der Organisation und Durchführung von Tagungen und Workshops etc.

Eigenständige Bearbeitung der laufenden Buchhaltung, Vorbereitung und Erstellung der Jahresabschlüsse sowie des Haushaltsplanes, Unterstützung bei Beitragsabrechnungen, Mahnwesen und Zahlungsabgleich, Entgegennahme und Weitervermittlung von eingehenden Anrufen, Eingabe, Betreuung und Verwaltung der Mitgliederdaten (Neuaufnahme, Sterbefälle, Ummeldungen usw.), Verwaltung der ein- und ausgehenden Post

Terminierung von Untersuchungen in Zusammenarbeit mit dem Casemanagement, Durchführen der administrativen Patientenbetreuung (Patientenmanagement), Organisation der Materialbestellung, Einhaltung aktueller hygienischer Vorgaben in Ihrem Verantwortungsbereich, Zusammenarbeit in einem multiprofessionellen Team, patientenbezogene Administration und Dokumentation von relevanten Daten, Mithilfe im Überwachungsbereich, Weiterleitung von Befunden, Zusammenarbeit mit niedergelassenen Ärzten, Terminabstimmungen zu Wartungen, Untersuchungen mit externen Firmen bzw. Schulungen mit externen Firmen, Führen von Statistiken und der statistischen Leistungserfassung des Herzkatheterlabors nach Weisung des Arztes bzw. Bereichsleiters

Mitarbeit in verschiedenen Abteilungen der Administration, Unterstützung der Forschung an Materialien für eine umweltfreundliche und nachhaltige Energieversorgung, Einblicke in alle Bereiche der Administration gewinnen, Spezialisierung in zwei Wahlqualifikationen: Personalwirtschaft, kaufmännische Steuerung und Kontrolle, Einkauf und Logistik oder Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement, Erwerb der Zusatzqualifikation Europakauffrau/-mann (w/m/d) mit möglichem Auslandsaufenthalt

Unterstützung des People & Culture Teams bei der Personaladministration mit Fokus auf Zeugniserstellung, Beteiligung an der Betreuung unserer dual Studierenden und Auszubildenden, Mitwirkung an der Optimierung und Standardisierung unserer internen P&C - Prozesse, Mitarbeit in verschiedenen Projekten rund um personalrelevante Aufgaben im Unternehmen

Bearbeiten von bürowirtschaftlichen Aufgaben, Erstellung von Angeboten und Durchführung von Bestellungen, Kaufmännische Aufgaben, z. B. Buchhaltung, Auftragsbearbeitung, Rechnungswesen, Klassische Aufgaben in der Personalverwaltung und Lohnbuchhaltung, Organisation von Tagungen und Seminaren sowie Vor- und Nachbearbeitung von Sitzungen/Besprechungen

Praxisnahe Einblicke in kaufmännische Abteilungen wie Einkauf, Finanzbuchhaltung und Personalabteilung., Einblicke in weitere Abteilungen wie Logistik und Technik.

Professionelle Bedienung der Telefonanlage sowie Annahme und Weiterleitung von Anrufen, Freundlicher Empfang und Betreuung von Besuchern, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Allgemeine Terminverwaltung sowie Vor- und Nachbereitung der Besprechungs- und Schulungsräume, Allgemeine kaufmännische und administrative Tätigkeiten, Unterstützung der Finanzbuchhaltung und Personalabteilung, Fuhrparkverwaltung inklusive Schadenmanagement, Bestellwesen und Rechnungsprüfung für Ihren Verantwortungsbereich, Koordination externer Dienstleister (z. B. Reinigungsunternehmen), Sicherstellung von Ordnung, Sauberkeit und reibungslosen Abläufen im Gebäude, Organisation von Betriebsveranstaltungen (Sommerfest, Weihnachtsfeier, Jubiläen), Unterstützung bei Messen und Kundenevents, Erledigung gelegentlicher Botengänge