Organisatorische Mitverantwortung für ein anspruchsvolles Sekretariat, Bearbeitung von umfangreichen Verträgen, Präsentationen, Schriftsätzen und Geschäftskorrespondenz auf Deutsch und Englisch, Digitale und physische Dokumentenpflege der Mandate und die damit verbundenen administrativen Aufgaben, Erledigung von Rechercheaufträgen sowie weitere, allgemeine Bürotätigkeiten

Unterstützung im Office-Alltag: Organisation des Büros, Postbearbeitung, Bestellung von Arbeitsmaterialien, Koordination von Besprechungsräumen., Begleitung unserer Talente: Erste Anlaufstelle für Fragen im People Portal (Freshdesk), Unterstützung beim Onboarding neuer Teammitglieder., Daten & Prozesse: Pflege von Personalsystemen (wie Hibob), Organisation von Verträgen und Dokumenten., Globale Projekte: Mitwirkung an Projekten im Bereich People Experience, Übernahme von Recherchen, Unterstützung bei der Setzung neuer Standards.

Vorauswahl von Bewerbungen und Verwaltung des Bewerbungsprozesses (Ablage und Eingabe in die HR-Datenbank), Unterstützung von Rekrutierungsprojekten (Erstellung von Vorlagen, Aktualisierung von Prozessbeschreibungen, Recherche zu bestimmten Themen), Pflege der Rekrutierungs-Posteingangs und Beantwortung von Anfragen von Personen, die an einer Mitarbeit bei MSF interessiert sind, Unterstützung der laufenden globalen Rekrutierungsinitiativen von MSF Deutschland (z. B. bei der Vorauswahl von Bewerbungen, der Ablage von Dokumenten oder anderen administrativen Aufgaben), Enge Zusammenarbeit mit dem internationalen Personalbeschaffungsteam, um einen strukturierten und effizienten Rekrutierungsprozess zu gewährleisten, Unterstützung bei der Entwicklung und Pflege des Intranets für international mobile Mitarbeiter, Verantwortlich für die Benutzerverwaltung und Inhaltsänderungen im Intranet für international mobile Mitarbeiter, Vertretung der anderen internationalen HR-Studentenstelle bei Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit

Betreuung und administrative Unterstützung von Auszubildenden, studentischen Hilfskräften, Werkstudent:innen und Minijobber:innen, Organisation und Verwaltung von Schulpraktika, Unterstützung der HR‑Officer im operativen Tages­geschäft, Eigenständige Bearbeitung und Beantragung von Reisedokumenten (A1 u. ä.), Unterstützung bei der Administration und Pflege der HR-Software, Möglichkeit zur Mitarbeit an HR-Projekten und/oder Durchführung von Recherchen zu arbeits- und rechtlichen Fragestellungen

Büroorganisation: Organisieren und Steuern interner und externer Arbeitsabläufe, z. B. Erledigen des allgemeinen Schriftverkehrs, Telefondienst, Terminkoordination, Dienstreisen, administrative Aufgaben, z. B. Bearbeiten und Pflege von Geschäftsfällen im Dokumentenmanagementsystem, Sitzungs- und Veranstaltungsorganisation einschließlich Abrechnung von Veranstaltungen, Unterstützen der Hauptabteilungsleitung bei der Erstellung, Umsetzung und Steuerung des Haushalts sowie Bearbeiten von Eingangsrechnungen im Rechnungsworkflow, Verantwortung für das Controlling der Fristen und Einhaltung der formalen Vorgaben im Bereich des Zuschusswesens (insbesondere für Ordenszuschüsse), Vertragsverwaltung, Öffentlichkeitsarbeit (u. a. Mithilfe beim Erstellen von Werbematerialien, z. B. Flyer, Arbeitshilfen, Pflege der Homepage).

Unterstützung des Teams Ressourcenmanagement im operativen Tagesgeschäft, Mitwirkung bei der Organisation interner Abläufe (z. B. Büroorganisation, Fuhrpark- und Mobilfunkmanagement, Post- und Paketmanagement, Aktentransport), Unterstützung bei der Raum- und Flächenorganisation, z. B. bei internen Umzügen, Vorbereitung von Besprechungsräumen und Koordination der Bereitstellung von Catering, Unterstützung im Bereich Beschaffung und Mitarbeit an kleineren Projekten und Prozessoptimierungen, Übernahme allgemeiner administrativer Tätigkeiten (z. B. Dokumentenablage, Datenpflege, Recherchen)

Planung, Vorbereitung und inhaltliche Begleitung der Projektmaßnahmen, Weiterbildungsveranstaltungen und -workshops, Organisatorische und logistische Unterstützung des Projektteams, Bearbeitung von Ausgabenerklärungen/Abrechnungen, Kommunikation mit dem Kostenträger und Unterstützung bei der Dokumentation, Unterstützung bei weiterführenden konzeptionellen und inhaltlichen Aufgaben im Projekt

Unterstützende Tätigkeiten der Bereichsleitung und stellvertretenden Küchenleitung, Kontrolle von Lieferscheinen, Verbuchen der Artikel auf die Kostenstellen und Konten, Auslösen von Bestellungen, Bearbeiten von Speiseplänen im Programm Jomosoft, Verbuchung / Nachbuchung von Essenteilnehmern im System von parentpay, Bearbeitung der Zeitnachweise der Mitarbeiter

Erledigung von medizinischem (digitalem) Schriftverkehr (z.B. Arztbriefe, Verläufe, Gutachten, OP-Berichte, etc.) sowohl im Fachbereich als auch darüber hinaus, Büroorganisation, digitale Terminverwaltung im Patientenportal, Korrespondenz und organisatorische Aufgaben nach Anweisung der Chefärztin der Klinik für Urologie und Kinderurologie, allgemeine Sekretariatsarbeiten wie Organisation, Ablage und Archivierung, Arbeit mit dem innerbetrieblichen Kommunikationssystem (Intranet, Mail, Telefon, Fax), berufsgruppenübergreifende Kooperation und Kommunikation z.B. mit Sekretär:innen, Krankenpfleger:innen, Stationsassistent:innen und Ärzte:innen der Klinik für Urologie und Kinderurologie und darüber hinaus

Du lernst, wie komplexe Büro- und Geschäftsprozesse professionell bearbeitet werden., Du organisierst, koordinierst und steuerst bürowirtschaftliche Abläufe., Du unterstützt bei uns zentrale Abteilungen wie Controlling, People & Culture, Projektmanagement und Einkauf., Du erstellst Dokumente und Präsentationen für unterschiedlichste Zwecke., Du wirkst aktiv bei Projekten mit oder übernimmst hier eigenständig Aufgaben.

Administrative Unterstützung, Vorbereitung und Prüfung von Rechnungen, Bestellungen, Karten- und Zugangsverwaltung nach Vorgabe, Abstimmungen mit internen Ansprechpartnern & Dienstleistern, Organisation einfacher Prozesse (Termine, Kontrollen, Nachverfolgung), Unterstützung im Tagesgeschäft bei Ausfällen oder Sonderfällen

Posteingang/Postausgang, Vorbereitung Aus- und Weiterbildung, Vorbereitung Mitgliederbetreuung, Buchhaltung

Unterstützung des Teams in Angelegenheiten des Einkaufs mit Rechnungskontrolle und -bearbeitung, Übernahme von Auswertungen und Zuständigkeit für Monats- und Quartalsabrechnungen, Allgemeine Organisations- und Sekretariatstätigkeiten, Vertragspflege

Unterstützung bei Rechnungskontrolle und Bestell- und Auftragsmanagement, Erstellen von Auswertungen aus unserem Ticketsystem, Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten (Terminplanung, Korrespondenz, Datenpflege etc.)

Sie prüfen personenbezogene Daten auf Vollständigkeit und Besonderheiten., Sie erstellen Bescheide und Geschäftsbriefe auf Grundlage von vorgegebenen Parametern., Sie unterstützen bei der Gehaltsabrechnung und der Personalplanung in unterschiedlichen Aufgaben.

Unterstützung der technischen Werkleitung im operativen Tagesgeschäft, Organisation und Koordination von Terminen sowie internen Abläufen, Pflege von technischen Dokumentationen und Unterlagen, Mitwirkung bei Auswertungen, Bestellprozessen und Umsetzung von Schulungsmaßnahmen

Erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Gäste und externe Ansprechpartner*innen, Professioneller Empfang sowie Betreuung der Telefonzentrale, Terminmanagement sowie Organisation und Vorbereitung von Meetings, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Verwaltung, Beschaffung und Lagerung von Büro- und Verbrauchsmaterial, Optimierung und Koordination allgemeiner Büro- und Sekretariatsprozesse, Unterstützung bei Geschäftsreisen, Firmenevents sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen

Annahme von Telefongesprächen und deren Weiterleitung im Unternehmen, Bearbeitung der Eingangspost und Postversand (intern und extern), Eingangsrechnungsprüfung ggf. Vorbereitung zur Weiterverarbeitung (Softwaregestützt), Einfache Verwaltungsarbeiten, Unterstützung und Anleitung der Beschäftigten nach Vorgabe der FAB

Selbstständige Organisation und Erledigung von administrativen Assistenzaufgaben im Personalbereich, Betreuung der Sprechzeiten der Personalabteilung als erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Koordination und Organisation interner und externer Termine, Administrative Unterstützung im Personal- und Bewerbermanagement, Verwaltung und Bearbeitung des Post- und E-Mail-Eingangs

Erstellung von Arbeitsverträgen, Prüfung und Erfassung von Fehlzeiten sowie Arbeitszeitnachweisen in unserem HR-System P&I LOGA3, Ausstellung von Bescheinigungen, Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen, Digitalisierung und Pflege von Personalakten