Unterstützung des Vorstands im operativen Tagesgeschäft und allgemeines Office-Management (z.B. Organisation von Terminen, Pflege der Vorstandskalender, Management der digitalen Ablagestrukturen, Vorbereitung von Meetings, Telefonverkehr, Postbearbeitung, Bestellen des Büromaterials und der Büroausstattung, etc.), Übernahme der Korrespondenz inklusive täglichem Check sämtlicher E-Mails des Vorstands/Vorstandspostfachs, Selbstständige Reisekoordination mit Terminabstimmung, Reiseplanung, Buchung von Hotels, Flügen, Bahnreisen inklusive Vorbereitung der benötigten Unterlagen sowie entsprechende Reisekostenabrechnung, Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern, Eigenständige Vorbereitung von Vorstandssitzungen, inklusive Erstellen der Agenda, Einpflegen und Überprüfen der notwendigen Unterlagen, Protokollführung und Nachbereitung der Vorstandbeschlüsse und deren Weiterleitung, Erstellen und Aufbereiten von Präsentationen, Statistiken und Reportings (Excel, PowerPoint), Verantwortlich für die Optimierung der Zusammenarbeit unter den Sekretariaten des Konzerns zur Sicherstellung eines gleichen Informationsniveaus und Verbesserung der Arbeitsabläufe miteinander
