Persönliche und telefonische Publikumsberatung in allgemeinen Fragen zu sämtlichen Musikschulbelangen, Entgegennahme von Unterrichtsanmeldungen, Ausstellen von Bescheinigungen für Musikschüler/innen, Abwicklung der Einzelaufträge für den Einzel-, Gruppen- und Kursunterricht, Prüfung und Freigabe der Aufträge und Kündigungen anderer Sachbearbeiter/-innen (Vieraugenprinzip), Führen der Akten der Honorarlehrkräfte, Information und Beratung der Lehrkräfte, z.B. in Bezug auf Honorare und zum Status der Arbeitnehmerähnlichkeit, Ausstellung von Bescheinigungen, Abwicklung der Vertragsabschlüsse, Prüfung und Freigabe der Verträge anderer Sachbearbeiter/-innen (Vieraugenprinzip), Abwicklung von Vertragsänderungen und -beendigungen, Ausstellen von Bescheinigungen für Musikschüler/innen

telefonische und schriftliche Bearbeitung von Bürgeranliegen, Bearbeitung von Anliegen der bezirklichen Gremien und des Abgeordnetenhauses (Drucksachen, Kleine Anfragen, Große Anfragen, Mündliche Anfragen), Prüfung der sachlichen und örtlichen Zuständigkeit, Verfassen von Stellungnahmen, Zwischen- und Abschlussberichten und Abstimmung dieser mit den zuständigen Fachbereichsleitungen, Teilnahme an Bürgerveranstaltungen

Telefonate und persönlicher Kontakt mit teils schwieriger Klientel, Empfang von Klient/-innen - Auskunft und Koordination bzgl. der Zuständigkeiten innerhalb des Fachdienstes, Büromanagement, Bearbeitung der analogen und digitalen Postein- und –ausgänge, allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Anleitung von Nachwuchskräften (Auszubildende, Praktikant/-innen, Dual Studierende usw.)

Beratung von Hinterbliebenen telefonisch und vor Ort, Vergabe und Zuweisung von Grabstätten, Beratung der Nutzungsberechtigten, u.a. in folgenden Angelegenheiten: Grabpflege, Verlängerungen, Umbettung und Exhumierung, Auflösung einer Grabstätte, Graberwerb zu Lebzeiten, Koordinierung der Kontrolle der Grabmale und der Verkehrssicherheit mit Nachweisführung und Mitteilung an die Nutzungsberechtigten, Beratung Gewerbetreibender über die Beantragungsmöglichkeiten

Unterstützung von Klient:innen durch Erstberatungen, Telefonanfragen und Postbearbeitung, Koordinierung von Terminen, Erstellung von Statistiken, Nutzung von IT-Tools wie Sopart, Anwendung von Kenntnissen im SGB VIII/XII sowie Haushaltsrecht, Sicherstellung strukturierter Abläufe, Zusammenarbeit mit Kolleginnen und externen Partnern, Gewährleistung diskriminierungsfreier Dienstleistungen, Respektvoller Umgang mit Diversität und Migrationsgeschichten

Grundklärung von Zuständigkeiten bei Posteingängen etc., ggf. Rückfragen beim Absender; Weiterleitung an interne u. externe Fachkräfte, Bedienung des RSD-Tagesdienst-Telefons und sofortige Weiterleitung und Zuordnung eingehender Anfragen oder Meldungen zu jungen Menschen u. Familien an die Fachkräfte, Anschriftenermittlungen unter Nutzung des Olmera-Systems, Vorfiltern der Informationen und Anliegen für den Tagesdienst (telefonisch, persönlich), Teilnahme und Protokollierung bei wöchentlichen Teamsitzungen, Eingabe von Dokumenten, Falleingabe und Erstcheckeingabe nach Rücksprache mit fallzuständiger Fachkraft in SoPart, Eingabe von abschließenden Wirkungsevaluationen, Aktualisierung der Kontaktdaten der Kooperationspartner, Bearbeitung der Verträge, Weiterleitung an die internen Dienste sowie Bearbeitung und Weiterleitung der Rechnungen, Organisierung und Teilnahme von Supervision und Teamtagen, Entgegennahme und Weiterleitung von Krank- u. Gesundmeldungen der regionalen Mitarbeiter*innen, Verwaltung und Abrechnung von Taxi-Gutscheinen, Fahrscheinen, Postwertzeichen, privaten Telefonaten etc., Pflege überregionaler und zentraler Dateien, Führung der Geschäftszeichen.-Akten, Zulieferung von Daten zum Vermieter-Mieter-Modell und conjectFM, Organisation von Umzügen und der Büroeinrichtung, Abdeckung der überregionalen Geschäftszimmeraufgaben

Sekretariats- und Geschäftszimmertätigkeiten des Personalrates und der Schwerbehindertenvertretung in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten, Terminorganisation und Vorgangsüberwachung, Koordination von Stellenbesetzungsverfahren im Rahmen der Beteiligung für den Personalrat und die Schwerbehindertenvertetung, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen für das Personalrats-Gremium

Vertretung des PAD in europäischen Transnational Cooperation Activities, bei nationalen und europäischen Informationsveranstaltungen sowie bei europäischen Arbeitsgruppentreffen mit Bezug zur Leitaktion 1, Betreuung von akkreditierten Einrichtungen für Mobilitätskonsortien, Entwicklung von unterstützenden Materialien für Koordinatorinnen und Koordinatoren von Konsortialprojekten, Beratung von antragstellenden Einrichtungen, Antragsbearbeitung und Begutachtung, Erstellung von Gutachten, Abrechnung und Auswertung von Mobilitätsprojekten, Betreuung der Umsetzung der eAkte im Referat, Mitverantwortlichkeit für die Erstellung und laufende Aktualisierung der ISO-Prozessbeschreibung im Bereich der Leitaktion 1, Mittelbewirtschaftung und Berichterstattung gegenüber den Ländern und der EU-Kommission, Übernahme von herausgehobenen Sonderaufgaben in Bezug auf die Leitaktion 1, Aktive Wahrnehmung aller Aufgaben im Rahmen des eingeführten Qualitätsmanagementsystems

Leitung der Arbeitsgruppe Sportförderung und Haushalt Sport, Gesamthaushalt der Abteilung Sport, Finanz- und Investitionsplanung der Abteilung Sport, Zuwendungen nach den §§ 23, 44 Landeshaushaltsordnung (LHO) und § 15 Sportförderungsgesetz insbesondere an sportförderungswürdige Organisationen, Zuschüsse und Darlehen an Sportorganisationen im Rahmen des Vereinsinvestitionsprogramms, Zuwendung an die Deutsche Klassenlotterie Berlin (DKLB) zur Förderung der Bundesligisten, Aufstellung und Bewirtschaftung des Haushalts der Abteilung, Aufstellung der Finanz- und Investitionsplanung der Abteilung, Einzelangelegenheiten des Haushalts- und Wirtschaftsplanes der Abteilung, Verwaltung der Zweckabgabe der DKLB-Stiftung, Gewährung von Zuwendungen und Zuschüssen, Grundsatzangelegenheiten im Zusammenhang mit der finanziellen Förderung von Sportorganisationen, Angelegenheiten des Rechnungshofes (Federführung), Ansprechpartner für Velomax, Vertretung des/der Beauftragten für den Haushalt der Abteilung

Führen des Geschäftszimmers Forstamt Köpenick (FoA K), Jagdangelegenheiten, Kartenverwaltung und Flächenangelegenheiten, Aktenablage und Archiv, Bürgerinnen – und Bürgerinformation, Mitarbeit bei der Öffentlichkeitsarbeit (u.a. Pflege Info-Schaukasten)

Verwaltung und Pflege von Daten, Ablage und Dokumentation, Mitwirkung beim Vertragsmanagement, Mitarbeit bei der Erstellung von Projektberichten, Förderanträgen und -abrechnungen, Allgemeine Büroorganisation, Terminplanung, Korrespondenz und Protokollführung, Entlastung der Geschäftsstellenleitung und des Teams bei laufenden administrativen und organisatorischen Aufgaben, Begleitung und Organisation von Veranstaltungen

Koordination des Therapiealltags an der Rezeption, Patientenmanagement sowie digitale Therapieplanung, Pflege und Verwaltung von Patientendaten, Kommunikation mit Ärzten und Berufsgenossenschaften

Assistenz der jeweiligen Projektleitungen bei FuE-Projekten der HSBI, Unterstützung bei der Mittelverwaltung der jeweiligen Projekte: Überwachung des Mittelabflusses, Budgetplanung, Erstellung der Verwendungsnachweise, Unterstützung bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen: Teilnehmermanagement, Raumplanung, Erstellung von Infomaterialien, Weitere administrative Aufgaben z.B. bei der Verwaltung der Geschäftsprozesse, Personalangelegenheiten der Projekte (z.B. Organisation von Vorstellungsgesprächen), Vorbereitung von Sitzungen und Protokollführung, Raummanagement: Raumvergabe und Nachhaltung der Belegung der Büroräume am Nebenstandort der HSBI (Centrum für interdisziplinäre Studien - CiS), Raumvergabe der Besprechungsräume und Labore des CiS, Koordination der Infrastruktur von Arbeitsplätzen, Onboarding neuer Mitarbeiter*innen, Mitwirkung beim Beschaffungsmanagement, Koordination der Büroabläufe (z.B. Bearbeitung der Eingangspost, Schließberechtigungen), Weitergabe von Information an die Beschäftigen des CiS, Koordination der Wartung der Kopierer/Drucker

Erste Anlaufstelle für Studierende, Promovierende, Gastwissenschaftler*innen sowie nationale und internationale Projektpartner*innen, Personalverwaltung und Management von Aufgaben im Vertrags-, Finanz- und Drittmittelmanagement, inklusive einfacher Kalkulationen und Abrechnungen, Koordination von Dienstreisen und Terminen, Unterstützung bei Vorbereitung und Abrechnung, Entlastung der Kolleg*innen in der Lehre in organisatorischen Belangen, Übernahme allgemeiner Verwaltungsaufgaben, Gestaltung der Außendarstellung, Pflege der Website, Begleitung von Symposien, Workshops, Veranstaltungen und Presseterminen, Übernahme von Verantwortung in der IT-Administration

Koordination von primär hochschulinternen Aktivitäten im Kontext der European University Alliance PIONEER, Organisation und Begleitung von Veranstaltungen im Rahmen von PIONEER und dem Projekt Connecting Dots (z.B. Winter Schools, internationale Netzwerkveranstaltungen), Betreuung der Teilnehmenden vor und während der Veranstaltungen (u.a. Korrespondenz, Koordination der Services), Budgetverwaltung in Abstimmung mit der Projektleitung, den Fachabteilungen und dem Mittelgeber Deutscher Akademischer Austauschdienst (DAAD), Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere Webkommunikation und Social Media, Pflege projektrelevanter Datenbanken

Eigenständige Arbeiten im Fachverfahren SoPart, Verantwortung für das elektronische besondere Behördenpostfach und das Shared-Postfach, Auskunftsermittlung in den Fachverfahren MigewaView und RV Übermittlung, Verteilung der Eingangspost an die zuständige Sachbearbeitung bzw. Leitung, Rücksendung von Irrläufern, Erste Zuständigkeitsklärung, Zuarbeiten zur Plausibilitätsprüfung der KLR, Führung und Pflege des elektronischen Urkundsregisters und Sorgeregisters in der Fachanwendung, Assistenz der Leitung: Protokollführung, Vor- und Nachbereitung bei Beratungen, Terminorganisation, Eigenverantwortliche Führung von Mündelbüchern und Statistiken

Allgemeine Verwaltungstätigkeiten im Technischen Facility Management, Unterstützung und Zuarbeit der Technischen Leitungen und im Technischen Energie- und Anlagenmanagement, Bearbeitung, Prüfung und Abschluss der Dienstpläne über Vivendi PEP, Verwaltung und Bearbeitung des zentralen E-Mail Postfaches im Fachbereich Prüfungs- und Wartungsmanagement

Organisation und Koordination des Sekretariats, Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner*innen, Weiterleiten von Informationen an die Bereiche, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie E-Mail-Verwaltung / Dokumentenablage, Pflege und Verwaltung von Akten, Datenbanken und Dokumenten, Terminplanung, -koordination und -überwachung, Vorbereiten, Organisieren und Nachbereiten von Beratungen und Gremiensitzungen, Unterstützung bei der Erstellung von Schriftstücken, Protokollen und Präsentationen, Organisation von Dienstreisen, Fortbildungen und Veranstaltungen, Mitwirkung bei administrativen Abläufen und Projekten der Geschäftsstelle

Allgemeine Sekretariatsaufgaben, Verwaltungsaufgaben, Drittmittelbewirtschaftung, Berichtslegung, Organisation von Tagungen sowie Informations- und Fortbildungsveranstaltungen für länderspezifische Akteur/innen des Startchancen-Programms (z.B. Landesinstitute, Bildungsverwaltung), Administrative Tätigkeiten, Nachbereitung von (Drittmittel-)Projekten, dies beinhaltet z.B. die Gestaltung von Präsentationn, Personalangelegenheiten, IT-Support & technische Betreuung

Dienstplan pflegen, Krankmeldungen aufnehmen, erfassen und ggfs. Ersatz organisieren, Enge Zusammenarbeit mit der Bereichsleitung, Telefonannahme und Büroorganisation, Abwechselnd Rufbereitschaft an einem Wochenende im Monat