Effiziente Bearbeitung von Kunden- und Mitarbeiteranfragen, Präzise Pflege von Kundendaten, Erstellung und Aktualisierung von Excel-Listen, Kommunikation mit Kranken-, Pflegekassen und anderen Finanzierungsträgern, Gewissenhafte Postbearbeitung, Sachbearbeitung mit Fokus auf Detailgenauigkeit

Unterstützen administrativer und organisatorischer Abläufe, Mitwirken in der Personalverwaltung, etwa bei Sachbearbeitung und Personalentwicklung, Anwenden von Verwaltungsverfahren bei Querschnitts- und Fachaufgaben, Bearbeiten von Schriftverkehr sowie Assistenz- und Sekretariatsaufgaben, Verwalten und Aufbereiten von Informationen mit moderner Bürosoftware, Erstellen von Statistiken, Übersichten und dienstlichen Dokumenten, Organisieren von Dienstreisen, Besprechungen und Veranstaltungen, Vertiefung individueller Schwerpunkte im Rahmen der Wahlqualifikationen

Koordinieren von Terminen, Meetings und Video-Konferenzen für die Abteilungsleiterin und Führen des Terminkalenders., Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Organisation von Meetings., Planung von Dienstreisen und Erstellung der Reisekostenabrechnung., Erledigung des Telefonverkehrs und Übernahme allgemeiner Sekretariatsaufgaben., Empfang von Gästen und Besuchern.

Eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats der Geschäftsführung, Bearbeitung des Posteingangs sowie interner und externer Anfragen, Koordination und Vorbereitung von Sitzungen mit Gremien, Netzwerken und politischen Akteuren, Erstellung von Protokollen, Tagesordnungen und Entscheidungsvorlagen, Bearbeitung abteilungsübergreifender Sachthemen der Allgemeinen Verwaltung, Unterstützung bei der Erstellung von Geschäftsberichten, Jahresabschlüssen und Vertragsangelegenheiten, Schnittstellenfunktion zur Abteilungs- und Bereichsleitung

Mitarbeit bei Angelegenheiten des Haushalts, Verwaltung des analogen und elektronischen Schriftguts, Bearbeitung der analogen und elektronischen Eingangs- und Ausgangspost einschließlich Umgang mit und Transport von Paketen, Mitarbeit Telefondienst und Anmeldung

Unterstützung der Leitung in allgemeinen Bürotätigkeiten, Mailkorrespondenz, Aktenablage und Sortiertätigkeiten, Beantworten von Telefonanfragen, Listenpflege

Bürosachbearbeitung in der Stellenbewirtschaftung, Erstellen von Übersichten und Statistiken, Zuarbeit im Bereich Stellenbeschreibung- und -bewertung, Datenpflege im Personalbereich, Rechnungsbearbeitung im Bereich Beschaffung

Abwicklung von Betriebs- und Projektzuschüssen in Form von Antragstellung, Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen, Überwachung der Zahlungseingänge, Analyse und Weitergabe von Abweichungen an die Abteilungs- bzw. Bereichsleitenden, Unterstützung bei der Wirtschaftsplanung und Controlling der Kostenstellen und Stellenpläne, Jahresabgrenzung der Zuschüsse für die einzelnen Projekte

Bearbeitung der Post, Bedienung der Telefonanlage, Unterstützung der Geschäftsführung bei der Vor- und Nachbereitung von Terminen und Veranstaltungen, Dokumentmanagement, Koordination der Fort- und Weiterbildungen der Mitarbeiter, Organisation der zugehörigen Reisetätigkeiten

Mitwirkung bei der Entwicklung von Marketingmaßnahmen, Umsetzung von Vertriebs- und Kundenbindungsaktivitäten, Textgestaltung, Schriftverkehr und kundenorientierte Kommunikation, Mitwirkung beim Personalbeschaffungsprozess, Koordinations- und Organisationsaufgaben, Erstellung und Auswerten von Statistiken

Unterstützung im Personalbereich: Bewerbermanagement, Arbeitsverträge, Zeugniserstellung, Pflege von Personalstammdaten, Mitarbeit bei administrativen und organisatorischen Aufgaben: Terminplanung, Dokumentenmanagement, Postbearbeitung, Datenpflege., Ansprechpartner:in für Kolleg:innen und Bewerber:innen – mit Empathie, Service-Gedanken und Diskretion., Unterstützung bei gesundheits- und präventionsbezogenen Projekten: Mitarbeit an Mitarbeitendengesundheitsprogrammen

Kaufmännische Aufgaben in der Finanzbuchhaltung kennenlernen, Kaufmännische Aufgaben im Einkauf kennenlernen, Kaufmännische Aufgaben im Vertriebsinnendienst kennenlernen, Kaufmännische Aufgaben in der Personalabteilung kennenlernen, Umgang mit Telefon, E-Mail, Terminkalender, Word, Excel, PowerPoint und Softwareprogrammen lernen, Begleitung von spannenden Projekten

Abgleich des geplanten Budgets und Klärung von Diff., Beleglisten erstellen und prüfen, Zuarbeiten zum Bereich Finanzcontrolling, Rechnungslegung, Personalsachbearbeitung, Beschaffung nach Dokumumentationspfichten, Dokumentenablage zur Nachweisführung der Projektarbeit, Aktualisierung von Vorgabedokumenten

Selbstständige Verwaltung von Finanzmitteln, Vorbereitung von Personaleinstellungen, Allgemeine Verwaltungsaufgaben

Unterstützung der Mitarbeitenden, Erstellung von Verträgen, Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen, Prüfung von Rechnungen, Abwicklung von Zahlungen, Verwaltung von Budgets, Planung und Koordination von Fahrplänen und Fahrzeugen, Pflege von Kundenbeziehungen, Bearbeitung von Aufträgen, Organisation des Büroalltags, Koordination von Kommunikation und Terminen

Unterstützung des Teams in der Personalabteilung bei administrativen und organisatorischen Tätigkeiten im Tagesgeschäft, Datenpflege und Dokumentenmanagement, insbesondere im Bereich der Akten der Mitarbeiter/-innen, Einblicke in den Bereich Entgeltabrechnung, Zusammenarbeit mit Fach- und Führungskräften

Anlegen neuer Projekte, Erstellen von Angeboten, Erledigen von Abrechnungen, Verwalten von Dokumenten, Bearbeiten von Post, Weiterhelfen von Kunden

Zentrale Anlaufstelle in der Verwaltung sein, Sich um reibungslose Abläufe in der Einrichtung kümmern, Allgemeine Verwaltungsaufgaben übernehmen (Rechnungen, Kasse, Korrespondenz, Kommunikation mit Buchhaltung/Personalstelle/Behörden, u.a.), Assistenz der Einrichtungsleitung bei Organisation, Koordination, administrativen Aufgaben und Schnittstellenfunktion Kommunikation und Korrespondenz, Unterstützung der Abteilungsleitungen bei administrativen Aufgaben

Veröffentlichen von Stellenausschreibungen sowie Bewerbermanagement, Personalsachbearbeitung für einen definierten Mitarbeiterkreis vom Eintritt bis zum Austritt, Überwachung und Sicherstellung der Einhaltung von Terminen und Fristen, Durchführung der vorbereitenden Tätigkeit für die monatliche Entgeltabrechnung für einen definierten Mitarbeiterkreis, Ansprechperson für einen definierten Mitarbeiterkreis bei administrativen Fragen rund um das Anstellungsverhältnis, Erstellung von Personalstatistiken und -auswertungen sowie Übernahme von Sonderaufgaben, Abwesenheitsvertretung innerhalb des HR-Teams

Organisatorische Unterstützung des Geschäftszimmers bei der Entwicklung und Umsetzung von Verwaltungsprozessen., Planerische und kalkulatorische Tätigkeiten im Institut.