Leitung des Dekanatsbüros, Assistenz der Dekanin, Abstimmung mit den Mitarbeitenden der Dekanatsbüros in Künzelsau und Öhringen, Anlaufstelle für Anfragen aus dem Kirchenbezirk, Unterstützung der Mitarbeitenden in organisatorischen Angelegenheiten

Empfang: Besucher, Telefonie, Posteingang und -ausgang, Terminvergabe, Sekretariatsarbeiten, Ablage, Unterstützung der Tafelleitung im administrativen Bereich, Unterstützung der Kolleginnen in der Vorbereitung und Durchführung von Angeboten

Empfangen von Studierenden, Dozierenden und Gästen und erste:r Ansprechpartner:in für ihre Anliegen, Bearbeiten von Anträgen und Dokumenten und Unterstützung bei administrativen Fragen, Pflegen von personenbezogenen Informationen und Sicherstellen der Aktualität, Koordinieren der zentralen Korrespondenz, vor allem per E-Mail und Telefon, Kümmern um Postbearbeitung, Materialbestellungen und die Organisation des Office-Alltags, Mitwirken bei der Vorbereitung und Durchführung unterschiedlicher Veranstaltungen

Organisation und Verwaltung der bestehenden Internats- und Hotelzimmer, Koordination und Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen im Haus, Zimmerzuteilung sowie Zimmerabnahmen, Bearbeitung von Angeboten und Reservierungen, Vorbereitung, Begleitung und Durchführung von Einzel- und Gruppenanreisen, Rechnungsstellung und administrative Aufgaben im Tagesgeschäft, Betreuung und Beratung unserer Gäste, Mieter: innen und Teilnehmenden, Bereitschaft zu Wochenend- und Feiertagsdiensten

Tagesgeschäft einer lebhaften Ambulanz, Termin- und OP-Planung für ambulante und stationäre Patient*innen, Organisation und Koordination der Sprechstunden, Entlastung der Ärzt*innen in allen administrativen Bereichen, Erledigung persönlicher, telefonischer und Email-Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Email, Telefon, Posteingang, Verfassen von Briefen etc.)

Umfassende Organisation des Oberarztsekretariats (Dienstreiseplanung und -abrechnung, interne und externe Korrespondenz, Dokumentenerstellung, Terminmanagement), Durchführung von Bestellungen sowie Beantragung von (EDV-)Beschaffungen sowie Berechtigungen, Urlaubsvertretung für die Chefsekretärin, Unterstützung des Managementteams, z.B. in der Personalbetreuung oder der Rechnungsbearbeitung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen

Koordination und Verwaltung von Verträgen, Pflege und Aktualisierung der Stundenpläne, Kommunikation mit Leistungsträgern und externen Ansprechpartnern, Schnittstellenkoordination zwischen Personalabteilung und Leistungsabrechnung, Pflege und Aktualisierung der Stammdaten, Bearbeitung organisatorischer Anfragen im Bereich Inklusionsassistenz, Erstellung und Pflege von Statistiken und Auswertungen, Organisation und Koordination von Fort- und Weiterbildungen, Allgemeine administrative Tätigkeiten