Administrative Tätigkeiten im Sekretariat des Fachbereichs, u.a. Postverteilung, Verwaltung von Büromaterial, Literaturbestellung sowie Raumplanung, die Unterstützung bei der Einstellung studentischer Hilfskräfte und Lehrbeauftragter sowie bei Berufungsverfahren, die Veröffentlichung von Informationn auf der Homepage der Fachhochschule Kiel, die Mitwirkung bei Haushaltsangelegenheiten

Zuarbeit bei der Entgeltabrechnung zum externen Dienstleister, Kommunikation mit Abrechnungsdienstleister, Krankenkassen und Behörden, Bearbeitung von Ein- und Austritten, Pflege Personalstammdaten, Betreuung der Zeitwirtschaft, Erstellung von Arbeitsverträgen und Zeugnissen, Digitalisierung und Weiterentwicklung der Prozesse, Recruiting

Unterstützung bei administrativen und abrechnungsbezogenen Tätigkeiten, Erfassung und Pflege von Daten in unseren Systemen, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, Allgemeine Büro- und Verwaltungstätigkeiten

Aufgaben im Personalwesen übernehmen, Pflege und Verwaltung der Personalsoftware, Erstellung von Arbeitsverträgen und Zusatzvereinbarungen, Vorbereitung der Entgeltabrechnungen in Zusammenarbeit mit einem Lohnsteuerbüro, Unterstützung bei allgemeinen Büro- und Verwaltungsarbeiten sowie verbandlichen Tätigkeiten

Organisation und Koordination der standortbezogenen Personalverwaltung, Dienstpläne vorbereiten und bearbeiten, Arbeitszeitverwaltung, Fehlzeitenerfassung, Urlaubsverwaltung, Erstellen von Arbeitsverträgen und sonstigen Dokumenten, Termingerechte Vorbereitung der Gehaltsabrechnung, Erstellen von Statistiken und Schriftverkehr

Büroorganisation und allgemeiner Schriftverkehr, Bearbeitung von Kuranträgen, Erstellung von Vorlagen, Formularen und Flyern, Vorbereitung und Nachbereitung von Veranstaltungen, Öffentlichkeitsarbeit

Büromanagement und -organisation, Koordination des Besuchermanagements, einschließlich Empfang und Bewirtung, Planen und Buchen von Reisen für die Mitarbeitenden sowie Verwaltung der Reisekosten, Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und Partnern in Deutsch und in Englisch, Arbeiten im Bereich des Finanz- und Rechnungswesens mit Datev, Beschaffung von Büromaterialien und Betreuung von Büroausstattung, Organisation von Weiterbildungen und Schulungen, Vorbereitung und Organisation von Meetings und Veranstaltungen, Unterstützung bei administrativen Aufgaben und Projekten nach Bedarf

Organisation der persönlichen Termine und Fristen des Bereichsleiters und weiterer Berufsträger, Steuerung und Übernahme der organisatorischen Aufgaben für den Geschäftsbereich, Betreuung von Auszubildenden, Studenten und Praktikanten sowie die Organisation des Onboarding-Prozess in der Abteilung, Berichtswesen sowie Ausarbeitung und Überwachung abteilungsinterner Prozessabläufe, Aktenführung, Postbearbeitung, Korrespondenz mit internen und externen Stellen, Typische Aufgaben einer/eines Rechtsanwaltsfachangestellten

Abrechnung von BAMF Sprachkursen, Kursanlagen und Buchungen im internen sowie in externen Systemen der Auftraggeber, Datenbankpflege, Teilnehmerverwaltung (Fahrtkostenerstattung, Pflegen von Anwesenheitslisten, Verwaltung im internen Teilnehmerverwaltungsprogramm), Erstellen von Verwendungsnachweisen, Vor- und Nachbereitung von Sprachkursprüfungen, Debitorenbuchhaltung, Vorbereitende Buchhaltungs-, Buchungs- und Jahresabschlussarbeiten, Personalverwaltung des Bereichs, Organisation/ Vorbereitung von Sitzungen, Meetings, Events

Empfang und Betreuung von Kunden und Gästen, Unterstützung in der Buchhaltung, insbesondere bei der Kontenzuordnung und vorbereitenden Buchführung, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie telefonischer Anfragen, Abrechnung von Spesen für Vertriebsmitarbeiter, Unterstützung bei der Durchführung von Seminaren (z. B. Hotelbuchungen, Catering, Gästebetreuung), Allgemeine Büroorganisation und administrative Tätigkeiten

Prüfung und Sicherstellung des Vertrags-/Reinigungsmanagements gegenüber den Tochtergesellschaften, Feststellung der Richtigkeit und Beauftragung zusätzlicher Leistungen, Beauftragung von Reinigungsleistungen, tägl. Überprüfung von Raumänderung und Reinigungsmerkmalen in SAP, Koordination einer strukturierten Abrechnungserstellung und daraus resultierenden Berichten und Anträgen, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Aufbereitung, Aktualisierung und Veröffentlichung der Organisationsstruktur, Umsetzung grafischer Entwürfe, Layout- und Kreativkonzepte entsprechend der Corporate Identity und der Webstandards für die unternehmensweite Korrespondenz, Orbis-,/SAP-Formulare, Bearbeitung des Spindmanagements von der Antragsprüfung, über die Anwenderadministration bis zur Weiterentwicklung der Umstellung auf ein elektronisches Spindsystem, Gewährleistung eines erfolgreichen Qualitäts- und Schnittstellenmanagements, Unterstützung der Teamleitung in der Projektarbeit und im Tagesgeschäft

Sekretariatsaufgaben mit Fokus auf Schreibarbeiten für Arbeitsschutz und die Sicherheitsfachkraft, Termine vorbereiten und koordinieren, sowie Verwaltung und Korrespondenz von E-Mails und Post, Teilnahme an Sitzungen des Arbeitsschutzausschusses und Protokollführung, Weiterleitung von Protokollen zu Begehungen, Unterweisungen und mehr, Ablage, Akten- und Datenbankpflege

Unterstützung der Geschäftsführung bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben, Umsetzung von Beschlüssen und Projekten der Geschäftsführung, Protokollierung diverser Sitzungen, Mitarbeit bei Monatsabschlüssen, Schnittstelle für Abteilungsleiter/Mitarbeiter, Koordination der Termine der Geschäftsführung, Sichtung, Sortierung und Bearbeitung der Korrespondenz per E-Mail und Post, Allgemeine Sekretariatsaufgaben sowie Resourcenplanung

Übernahme allgemeiner administrativer Tätigkeiten und Organisation von betrieblichen Abläufen und Terminen, Überblick über operative und Prozesse, dynamische Verbesserung der internen und externen Abläufe, Verantwortung für die Steuerung von Input- und Outputstoffströmen und enge Zusammenarbeit mit internen sowie externen Partnern wie Kunden und Lieferanten, Zentraler Ansprechpartner für alle Stoffstromthemen, Überwachung betrieblicher Kennzahlen, Analyse von Verbräuchen und statistische Aufbereitung, Frühzeitiges Erkennen von Abweichungen in den Annahmekriterien und eigenständiges Einleiten von Gegenmaßnahmen

Übernahme von organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben, Schriftliche und mündliche Kommunikation mit unterschiedlichen Zielgruppen, Terminkoordinierung und -organisation, Bewältigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben, Beratung von Schüler*innen und Kooperationspartner*innen, Entwicklung eines guten Verständnisses für die betrieblichen Zusammenhänge

Erledigung der sachbearbeitenden Tätigkeiten im Vorzimmer, Vorkontierung von Rechnungen, Abwicklung des Schriftverkehrs zum Pferdeverkauf und zu besonderen Verträgen, Fertigstellung von Vorlagedateien, Präsentationen, Tabellenkalkulationen und Statistiken aller Art, Mitarbeit im Beschaffungswesen, Abwicklung von E-Vergaben, Datenerfassung für Fachprogramme, Mithilfe bei der Organisation von Veranstaltungen sowie in weiteren Kernaufgaben der Verwaltung nach Anfall und Kapazität, Koordinierung des Internat Betriebes

Büromanagement für die Leitung des Datenlabors, Operative sowie administrative Unterstützung des Teams, zum Beispiel bei der Arbeitsorganisation, Berichtswesen, Dokumentation, einschließlich der Führung der E-Akte, Recherchetätigkeiten und inhaltliche Zuarbeit, Unterstützung bei der Erstellung und Nachverfolgung von Ausschreibungen und Aufträgen, Projektseitige Schnittstelle zur internen Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit, Organisation und Koordination von Veranstaltungen und Terminen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen, teilweise Protokollführung, Vorbereitung, Abstimmung und Nachverfolgung von Anträgen und Vorlagen

Administrative Bearbeitung von öffentlich geförderten Projekten sowie von Industrieprojekten, Unterstützung der wissenschaftlichen Projektleiter*innen bei Fragen zur Angebotserstellung, Kalkulation sowie bei der Überwachung der Projektmittel, Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen bis hin zur Rechnungsbearbeitung, Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen, Unterstützung der Institutsleitung in administrativen Belangen, Mitwirkung im Sekretariatsbereich, Betreuung von Auszubildenden, Übernahme weiterer administrativer Tätigkeiten nach Bedarf, Schnittstelle zu den Abteilungen der zentralen Hochschulverwaltung, Ansprechpartner/in am Institut für den Bereich der Projektverwaltung und Buchhaltung

Koordinieren von Terminen, Meetings und Video-Konferenzen für die Abteilungsleiterin und Führen des Terminkalenders., Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Organisation von Meetings., Planung von Dienstreisen und Erstellung der Reisekostenabrechnung., Erledigung des Telefonverkehrs und Übernahme allgemeiner Sekretariatsaufgaben., Empfang von Gästen und Besuchern.

Effiziente Bearbeitung von Kunden- und Mitarbeiteranfragen, Präzise Pflege von Kundendaten, Erstellung und Aktualisierung von Excel-Listen, Kommunikation mit Kranken-, Pflegekassen und anderen Finanzierungsträgern, Gewissenhafte Postbearbeitung, Sachbearbeitung mit Fokus auf Detailgenauigkeit