Bearbeitung der Personaladministration (z.B. Ein- und Austritte, Vertragsänderungen, Arbeits- und Fehlzeitenverwaltung, Pflege der Personalstammdaten/-akten, Korrespondenz im Personalbereich etc.), Fallbezogene Rückkoppelung mit unserer zentralen Personal- und Entgeltabrechnungsstelle, Weitergabe von Informationen an Beschäftigte in Zusammenhang mit arbeits-, sozial-, und betriebsverfassungsrechtlichen Fragen, Formulieren von Stellenanzeigen inkl. Veröffentlichung auf der Homepage sowie in verschiedenen Job-Portalen, Administration des Bewerbermanagements (Versand von Eingangsbestätigungen, Weiterleitung an die Fachbereiche, Zwischeninformationen, Zu- und Absagen etc.) und des Einstellungsprozesses, Erstellung von Arbeitszeugnissen

Administrative und organisatorische Unterstützung der Amtschefin, Terminmanagement (Planung, Koordination und Überwachung), Organisation und Vorbereitung von internen und externen Meetings, Buchung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, Wahrnehmung von klassischen Sekretariats- und Assistenzaufgaben, Bearbeitung des Posteingangs und Postausgangs mittels eAkte

Unterstützung unserer Anwältinnen und Anwälte im Bereich IP-/Patent-Litigation, Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von Schriftsätzen, Verträgen und internationaler Korrespondenz (überwiegend in Englisch), E-Billing, Abrechnung, Fristenmanagement und Aktenführung, Organisation von Terminen, Reisen und Meetings – auch international, Kommunikation mit Gerichten, Behörden und Mandanten aus aller Welt, Mitarbeit im Office Management und reibungslose Organisation des Kanzleialltags

der Organisation von Einstellungsprozessen neuer Mitarbeitenden, wie die Vorbereitung von Vertragsunterlagen und führen von Einstellungsgesprächen, der Betreuung unserer Mitarbeitenden und der Beratung unserer Führungskräfte und der Geschäftsführung zu allen Personalangelegenheiten, der Eingabe und Pflege der Mitarbeiterstammdaten in unserem Abrechnungsprogramm „fidelis“, der Übernahme von Aufgaben im Rahmen des Jahresabschlusses, der Erstellung von Personalkostenhochrechnungen für die Geschäftsführung und Kostenträger, der Organisation und Administration von personellen Themen, der Vorbereitung mitbestimmungspflichtiger Personalangelegenheiten für den Betriebsrat, der Weiterentwicklung von Personal- und Digitalisierungsprozessen der Durchführung des betrieblichen Eingliederungsmanagements, der Pflege des unterjährigen Personalkostencontrollings (z.B. der Ermittlung von Personalkennzahlen sowie der Erstellung und Auswertung von Statistiken und Reportings)

Unterstützung bei Produkteinführungen und -änderungen (z. B. Erstellung von Unterlagen, Pflege von Stammdaten), Mitarbeit bei der Bearbeitung von Kundenanfragen und Sonderfällen, Pflege und Aktualisierung von Preis-, Konditions- und Aktionsdaten, Unterstützung bei der Erstellung von Auswertungen und Umsatzübersichten, Unterstützung bei der Abwicklung von Gutschriften, Retouren und Rechnungsprüfungen, Mitwirkung an Projekten zur Prozessoptimierung und Verbesserung der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, Unterstützung bei der Erstellung und Anpassung von Präsentationen für Kunden und interne Meetings

erste Kontaktperson am Empfang für diverse Anliegen, Verwaltungsaufgaben (Krankmeldungen, etc.), Betreuung und Anleitung der Teilnehmenden, Postbearbeitung, vorbereitende Buchhaltung, Telefondienst, Bestellungen

Eigenverantwortlicher Einzug der offenen Forderungen unserer Mandant:innen und Steuerung der Forderungsmanagementaktivitäten durch sämtliche Beitreibungsphasen, Eigenverantwortliche Mandanten- und Schuldnerkorrespondenz, Beantwortung telefonischer Anfragen der Forderungsschuldner, einschließlich Abschluss von Zahlungsvereinbarungen, Führen von Vergleichsverhandlungen und Klärung von Reklamationen/Einwendungen, Bearbeitung der digitalen Akten sowie die Termin- und Fristenerfassung und -kontrolle, Bearbeitung des Posteingangs, Erstellung von Kostenfestsetzungsanträgen, Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen und Vorträgen