Erste*r Ansprechpartner*in bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben, Effiziente Terminkoordination von Meetings, Geschäftsreisen, Schulungen und Veranstaltungen, Unterstützung des Vorstands bei der Terminvor- und -nachbereitung, Bindeglied zwischen Geschäftspartner*innen, Kolleg*innen und dem Vorstand, Unterstützung des gesamten Teams durch professionelle und strukturierte Arbeitsweise, Erstellung von Protokollen, Bearbeitung der Textredaktion und Layoutgestaltung von Flyern, Programmen und ähnlichem, Unterstützung bei der Pflege der Freundes- und Spendendatenbank, Freundlicher und höflicher Empfang von Gästen

Übernahme von organisatorischen Tätigkeiten zur Unterstützung der Bereichsleitung/Geschäftsführung, Steuerung und Koordination abteilungsübergreifender Projekte, Mitarbeit an strategischen Themen und Grundsatzangelegenheiten, Erstellung und Bearbeitung von Stellungnahmen in Abstimmung mit Fachbereichen, Projektcontrolling, Erstellung von Präsentationen, Koordination von Terminen sowie Planung und Organisation von Meetings, Eventkoordination und Unterstützung bei internen sowie externen Veranstaltungen

Verwalten des Budgets „Hausbewirtschaftung“, Ausgabenkontrolle und ‑optimierung, Schnittstelle zur Abteilung Finanzen und Controlling, Abwicklung aller Aufgaben in Bezug auf angemietete Flächen der HM, Unterstützung übergeordneter Dienststellen bei der Flächen­ausschreibung, Vertrags­erstellung bis zum Abschluss des Vertrages, Nebenkosten­abrechnung, Schnittstelle Nutzer vs. Vermieter, Einbindung der anderen Sachgebiete des Gebäude­managements, Grundstücks­verwaltung, z. B.: Grundbuch­angelegenheiten, Vermietungen von Grundstücks­flächen, Vertragsangelegenheiten, Grundsätzliche Bearbeitung aller Verträge, die vom Gebäude­management ausgeschrieben und abgeschlossen werden, Fachliche und disziplinarische Vorgesetzte bzw. fachlicher und disziplinarischer Vorgesetzter von drei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Sachgebiet

Unterstützung des Bereichsleiters Infrastruktur bei den täglichen administrativen, organisatorischen und strategischen Aufgaben, Kalender- und Terminmanagement: Koordination und Verwaltung des Terminkalenders des Bereichsleiters inkl. der Planung von Meetings, Reisen und anderen Verpflichtungen, Dokumentenmanagement: Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten, Berichten, Präsentationen und E-Mails, Protokollführung: Erstellung von Protokollen und Berichten im Rahmen von Meetings und Konferenzen, Projektmanagement: Unterstützung des Bereichsleiters bei der Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten, der Erstellung von Projektplänen und -berichten sowie Koordination und Überwachung der Projektaktivitäten und Aufgaben, Fuhrpark- und Immobilienmanagement: Verwaltung und Koordination von Fahrzeugen und Immobilien (Zimmer, Appartements und Wohnungen) inkl. Vertragsmanagement

Professionelles Beziehungs- und Arbeitsmanagement zu den relevanten Stakeholdern (Oberbürgermeister (m/w/d), Geschäftsführungen der Partnerunternehmen und weiteren Mitgesellschaftern bzw. deren Assistenzen), Souveräne und eigenverantwortliche Übernahme des gesamten Büromanagements, insbesondere Terminplanung, interne und externe Korrespondenz sowie die zugehörige digitale Dokumentation, Vor- und Nachbereitung von Aufsichtsratssitzungen sowie Kommunikation/Abstimmung mit Fachabteilungen, Eigenverantwortliche Unterstützung bei Einzelthemen und inhaltlichen Terminvorbereitungen durch Recherche, Analysen und Aufbereitung von Informationen, Planung, Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen, Mitwirkung bei der Vorbereitung unternehmensinterner und -externer Veranstaltungen, Erstellen und Überarbeitung von Präsentationsunterlagen, Koordination und Unterstützung bei ressortübergreifenden Themen sowie Schnittstellenkoordination nach innen und extern, Temporäre Vertretung bei Abwesenheit von Kolleginnen und Kollegen

Organisation und Durchführung administrativer Backoffice-Aufgaben, Kommunikation mit Interessenten und Betreuung von Bestandskunden, Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen sowie allgemeine Assistenzaufgaben, Begleitung und Unterstützung von Kundinnen und Kunden während der Weiterbildung, Enge Zusammenarbeit mit dem Management zur Weiterentwicklung von Prozessen und Optimierung interner Abläufe

Leitung der Hochschulservices (Student-Service, International Office, Course Coordination und/oder Examination Office, Center for Languages, Career Service), Prozessoptimierung und Sicherstellung effizienter Abläufe, Schnittstellenmanagement und Förderung der Zusammenarbeit, Strategische Weiterentwicklung der Hochschulservices, Initiierung und Umsetzung von Projekten im Bereich Organisationsentwicklung, Qualitätssicherung und -entwicklung in den Serviceprozessen

Mitwirkung bei der Koordination, Erstellung und Plausibilisierung der Finanz- und Wirtschaftsplanung, Unterstützung bei Planfortschreibungen/-anpassungen im Rahmen des Änderungsverfahrens, Unterstützung bei der Erstellung des Forecasts (inkl. Risikomanagementbericht) und des monatlichen Berichtswesens, Vor- und Nachbereitungen sowie die Teilnahme an Besprechungen des Bereiches FPC mit den technischen Bereichen zu Beschaffungs- und Planänderungsvorgängen, Prüfung der Konformität von Bestellanforderungen gegen den genehmigten, bzw. fortgeschriebenen Wirtschaftsplan, Arbeitspakete, Kostenstellen etc., Dokumentation der Entscheidungsfindung und der Prüfergebnisse, Erstellung von Analysen und Auswertungen zur Entscheidungsvorbereitung für die Geschäftsführung, Erstellung von Ad-hoc-Analysen, Übernahme von Sonderaufgaben, Mitwirkung in internen Projekten

selbstständige Bearbeitung aller administrativen Personalangelegenheiten von der Einstellung bis zum Austritt, Beteiligung der internen Mitbestimmungsgremien im Rahmen einer vertrauensvollen Zusammenarbeit, Beratung der Führungskräfte und Beschäftigten in arbeits- und tarifrechtlichen Fragen in deutscher und in englischer Sprache, Betreuung der Beschäftigten in steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Angelegenheiten u.a. zur Gehaltsabrechnung, Mutterschutz, Elternzeiten, Monitoring von An- und Abwesenheiten, Erstellung von Personalkostenhochrechnungen von drittmittel- und haushaltsfinanziertem Personal, Vorbereitung der monatlichen Gehaltsabrechnung insbesondere Anlage der Personalstamm- und Gehaltsdaten bis zur Prüfung der Zahlläufe, Zahlbarmachung von Vergütungen über unser Abrechnungssystem SAP, Führen der digitalen Personalakten sowie Erstellen von Arbeitgeberbescheinigungen, eigenständige Korrespondenz im Aufgabengebiet mit Sozialversicherungs- und Versorgungsträgern sowie Ämtern und Behörden, Mitgestaltung der Prozessoptimierung im Personalbereich sowie der Digitalisierung

Verantwortung für interne und gruppenweite Forecast- und Budgetierungsprozesse übernehmen, Präzise Finanzplanung sicherstellen, Intercompany- und Leistungsverrechnungsprozesse steuern, Abläufe optimieren, Transparenten Finanzfluss sicherstellen, Zentrale Ansprechperson für Verwaltungsthemen (Rechnungswesen, Steuern) sein, Expertise zu effizienten Lösungen beitragen, Kaufmännische Abläufe verbessern und optimieren, Bei der Erstellung und Analyse von Jahresabschlüssen mitwirken, Fundierte Erkenntnisse für strategische Entscheidungen liefern

Allgemeine Büroorganisation, Termin- und Dienstreisemanagement sowie das Nachhalten offener Geschäftsvorgänge, Koordination des Gleichstellungsteams und der Arbeitskreise sowie Unterstützung in der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Unterstützung bei der Erstellung und Prüfung von verschiedenen Dokumenten, Listen und Statistiken, Organisation und Vorbereitung von Veranstaltungen, Aktionen und Projekten sowie Unterstützung bei deren Durchführung, Pflege und Aktualisierung von Intranet-Inhalten des Gleichstellungsbüros, Informationszusammenstellung und Recherchen zu gleichstellungsrelevanten Themen, Allgemeine Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Monitoring des Abteilungsbudgets sowie der Bestellvorgänge und Rechnungsbearbeitung

Aktive Steuerung aller Finanzaktivitäten über unsere Multi-Gesellschafts-Struktur (Holding und Tochtergesellschaften), Einhaltung aller projektträgerspezifischen Anforderungen garantieren, Erstellung von komplexen Mittelverwendungsnachweisen und Reportings für Förderungen, Erstellung, Überwachung und Optimierung der Gesamtbudgets, Liquidität über alle Finanzierungsstränge (Fördermittel, Investor:innen, Partnerschaften) lückenlos im Blick behalten, Hauptansprechpartner:in für unsere wichtigsten Stakeholder in Bezug auf Financials (Steuerberater, Projektträger, Gesellschafter:innen und externe Dienstleister), Erstellung von klaren, entscheidungsrelevanten Finanzberichten für das Leadership Team und die Gesellschafter:innen, Entwicklung von effizienten internen Finanzprozesse und Richtlinien in enger Abstimmung mit der Geschäftsleitung

vollumfassende Projektbewirtschaftung internationaler Drittmittelgeber, Projekteinrichtung, Personalkostenhochrechnungen, Mittelfreigaben, Budgetmonitoring, Fertigung von Zwischen- und Schlussberichten, Beratung und Unterstützung der Forschenden in allen administrativen und finanziellen Themen, Klärung spezifischer Einzelfragen zu Projekten, Vorbereitung und Begleitung externer Audits, Teilnahme an Projektmeetings sowie Fortbildungsangeboten zu spezifischen Projektarten

Projekt-Controlling sowie die Überwachung der Projektziele und Projektleistungen, Organisation der Rekrutierung von neuen Mitarbeitenden und Begleitung dieser beim Onboarding-Prozess (Visum, Ausländeramt, Wohnungssuche etc.) sowie beim Offboarding-Prozess, Betreuung der nationalen und internationalen Mitarbeitenden der Abteilung, Koordination und Organisation von Messkampagnen, Workshops und Tagungen (national/international), Laboraktivitäten und internen Veranstaltungen, Administrative Arbeiten im Zusammenhang mit der Abteilungs­organisation, Administrative Unterstützung bei Reiseanträgen etc., Wissenschaftliche Kommunikation mit Partner*innen und Fördernden, Redaktionelle Gestaltung und Management der Homepage und Öffentlichkeitsarbeit der drei Arbeitsgruppen in der Abteilung

Gesamtverantwortung für den Bereich Technikbetrieb (Elektro, HKLS, Hausmeisterservices), Sicherstellung der Betreiberpflichten und Anlagenverfügbarkeit im Krankenhausumfeld, Fachliche und disziplinarische Führung von ca. 13 Mitarbeitenden sowie Steuerung externer Dienstleister (Rahmenverträge, SLA), Aufbau und Weiterentwicklung einer CAFM-gestützten, digitalen Steuerungs- und Reportingstruktur, Planung und Umsetzung von Investitions- und Instandhaltungsmaßnahmen in enger Abstimmung mit der Technischen Leitung, Schnittstellenmanagement zu internen Stakeholdern (Ärzte, Pflege, Verwaltung) und externen Partnern, Verantwortung für Budgetplanung, Kostensteuerung und Effizienzprogramme, Treiber von Nachhaltigkeits-, Energie- und Klimaschutzprojekten

Entwickeln und implementieren Sie zukunftsweisende Schulungskonzepte, um GovSpace als führenden Anbieter für Qualifizierungen im Bereich der digitalen Verwaltung zu positionieren., Identifizieren und erschließen Sie neue Geschäftsmöglichkeiten und Partnerschaften, um das Wachstum und die Innovationskraft von GovSpace zu fördern., Leiten Sie ein engagiertes Team von Fachleuten, fördern Sie eine kollaborative Unternehmenskultur und unterstützen Sie die persönliche und berufliche Entwicklung Ihrer Mitarbeitenden., Überwachen Sie die finanzielle Gesundheit des Unternehmens, stellen Sie die Erreichung finanzieller Ziele sicher und optimieren Sie die Ressourcennutzung., Stellen Sie sicher, dass die Bedürfnisse unserer Kunden im Mittelpunkt stehen und fördern Sie die Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen.

Steuerung des gesamten Produktportfolios im Einklang mit der Unternehmensvision, Führung des Produktionsprozesses operativ: von der ersten Idee über Design und Entwicklung bis hin zur fertigungsgerechten Umsetzung, Design, Technik und Marketing an einen Tisch bringen, Steuerung des RFQ-Prozesses und enge Zusammenarbeit mit Produktionspartnern in Asien (China, Indien), Zeitpläne, Budgets und Qualitätsstandards im Griff behalten, Führung, Förderung und Erweiterung des interdisziplinären Teams, Präsentation von Fortschritten, Strategien und Ideen direkt an die Geschäftsführung

Fachliche und disziplinarische Verantwortung für den Bereich Finanzen, Führung des Teams und Weiterentwicklung der Mitarbeitenden, Gewährleistung der termin-, auftrags- und qualitätsgerechten Wahrnehmung aller Aufgaben des Finanzbereichs inkl. Erstellung der Monats-, Quartals-, und Jahresabschlüsse, Organisation, Steuerung und Optimierung der Arbeitsabläufe innerhalb des Fachbereiches sowie mit internen und externen Schnittstellen, Koordination, Erstellung und Überwachung des Haushalts und Übernahme der Verantwortung für das Controlling sowie dessen Weiterentwicklung, Überwachung der Liquiditätsplanung und -steuerung sowie die Finanzanlagen- und Liquiditätsmanagemengt, Ansprechpartner für den Vorstand, Geschäftsführung, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Kreditinstitute sowie staatliche Institutionen

Leitung der Kirchenstiftungen rechtssicher als Träger der Pfarreien und Entwicklung wirtschaftlicher und organisatorischer Perspektiven für die Kirchenstiftungen bzw. den Haushaltsverbund., Verantwortung der kompletten wirtschaftlichen, organisatorischen, baulichen und personellen Themengebiete der Kirchenstiftungen., Erarbeitung von Vorschlägen, so dass Beschlüsse gefasst und die Aufgaben sachgerecht und rechtsverbindlich erledigt und umgesetzt werden können., Organisatorische Verbindung zur Seelsorge, der/den Kirchenverwaltung/en, staatlichen Einrichtungen und dem Erzbischöflichen Ordinariat (EOM) sowie der Erzbischöflichen Finanzkammer (EFK)., Sicherstellung, dass die Kirchenverwaltung/en die kirchlichen und staatlichen Vorschriften zu einer gewissenhaften und wirtschaftlichen Verwaltung des Kirchenstiftungsvermögens, die Sorge für die Befriedigung der ortskirchlichen Bedürfnisse und die Erledigung der der Kirchenstiftung sonst zugewiesenen Aufgaben aus der Kirchenstiftungsordnung gerecht werden., Führen der unterstellten Mitarbeitenden im Haushaltsverbund sowie deren Personalplanung, -auswahl und -entwicklung., Steuerung des kirchlichen Bauens und des Immobilienmanagements vor Ort im Haushaltsverbund., Ansprechpartner:in für die Mitarbeitervertretung (MAV).

Personalbetreuung für die Angestellten der zugeteilten Standorte, Personalbeschaffung, Personalbetreuung, Personalentwicklung, Personalfreisetzung, Enge Zusammenarbeit mit dem Team der Personalabteilung und Führungskräften der Standorte, Weiterentwicklung der Arbeitsgebiete gemäß veränderter Rahmenbedingungen und arbeitsrechtlicher Vorgaben