Tätigkeit im Herzstück der Klinik der Geburtsmedizin, dem Sekretariat, Unterstützung der Mitarbeitenden der Klinik in organisatorischen Belangen, Schreiben von Befundberichten in Viewpoint, Organisation von Hospitationen und Personal-Einstellungen, Vidierung und Versand von Befunden und Dokumenten, sowie digitale Dokumentenablage, Verwaltung und Digitalisierung von Krankenakten zur Archivierung, Allgemeine Büroorganisation und Terminverwaltung, Telefonische und persönliche Beantwortung von Anfragen von Patienten und Patientinnen, Erledigung anfallender Korrespondenz inkl. Briefversand, Vertretung von Chefarzt-Sekretariatstätigkeiten

Telefonische Erstkontakte mit PatientInnen, Behandlern und externen Institutionen, Organisation und Koordination von stationären Wartelisten sowie Dienst- und Einsatzplänen, Abwicklung des täglichen Office-Managements (Email-Korrespondenz, Postbearbeitung, Protokollerstellung nach Diktat), AnsprechpartnerIn für FamulantInnen, PraktikantInnen, PJ-Studierende und HospitantInnen der Klinik, Empfang und administrative Aufnahme von Notfällen, Unterstützung bei der Ausstellung von Rezepten, Eigenständiges Überwachen der fristgerechten Erstellung von Entlassberichten inklusive Mahnwesen, Korrektur, Versand und Archivierung von Arztbriefen sowie Bearbeitung von Befundanforderungen, Formulierung und Bearbeitung von Gerichtsbeschlüssen

Empfang von Patienten und Angehörigen und deren Betreuung, Terminplanung, Verlegungsplanung in Zusammenarbeit mit dem zentralen Belegungsmanagement, Unterstützung im Aufnahme- und Entlassungsprozess, Übernahme pflegerischer Anordnungen (z. B Medikamentenmanagement)

Telefonische und schriftliche Korrespondenz inkl. der Verwaltung des Posteingangs und -ausgangs, Terminkoordination inkl. Wiedervorlage und Termincontrolling sowie Empfang interner und externer Gäste, Organisation von Reisen und Dienstfahrten für die Geschäftsführung, Überwachung von Urlaubskalendern, Vorbereitung von Veranstaltungen und Klausuren, Vertretung der Assistenz der Geschäftsführung inkl. Vor-und Nachbereitung von Terminen, Protokollen, Wiedervorlage

Terminverwaltung, Bestellwesen, Unterstützung bei dem Entlassungsmanagement, Mithilfe bei der Dokumentation, Unterstützung der Stationspflegeleitung bei allen administrativen Aufgaben

Annahme sowie Aufnahme der Patienten koordinieren, Terminvergabe bzw. -Koordination, Administrative Aufgaben (Anlage digitaler Akten, Archivierung von Befunden, Leistungsdokumentation sowie Leistungsabrechnungen), Assistieren und Überwachen von Patienten bei diagnostischen oder therapeutischen Untersuchungen bzw. Eingriffen

Allgemeine Sekretariatstätigkeiten (Terminkoordination, interne und externe Korrespondenz), Betten- und OP-Planung, Korrespondenz sowie Bearbeitung der Post und E-Mails, Bindeglied zwischen Patienten und Ärzten

Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten

Steuerung von Patientinnen und Patienten mit kardiologischen Erkrankungen vor ihren kardiologischen Eingriffen, Vor- und Nachbereitung der Termine mit interner und externer Abstimmung, Schnittstelle zwischen allen Berufsgruppen, Patientinnen und Patienten und deren Angehörigen, Erstellung und Pflege administrativer Patientendaten und Dokumentation, Telefon- und E-Mail-Management, Annahme, Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen, Prozessoptimierung, Analyse und Verbesserung von Abläufen in der Patientensteuerung

Verwaltung der Ambulanzen und Konsile sowie der stationären Akten, Schreiben von Entlassbriefen, Gutachten und anderer Korrespondenz, Sekretariatsaufgaben für die Oberärzt:innen, Kommunikation nach innen und nach außen mit den Sekretariatskolleg:innen, Vorbereitung oder Unterstützung bei der Abrechnung mit Krankenkassen, Interesse an der Weiterentwicklung der Klinik in verschiedenen Projekten

Schreiben von Arztbriefen (nach digitalem Diktat), Verordnungen und Bescheinigungen, Korrespondenz mit Krankenkassen und anderen Einrichtungen, Übernahme aller klassischen Sekretariatsaufgaben, Terminplanung von ambulanten und stationären Patienten, Abrechnung nach EBM, Unterstützung und Vertretungstätigkeiten im Chefarztsekretariat nach Bedarf

Ansprechpartner*in für Patienten*innen und Angehörige sowie Schnittstelle zwischen pflegerischen Bereich, Ärzten*innen und Patienten*innen, Steuerung von Patientenaufnahme, Verlegungen, Entlassung, Termin- und Transportkoordination, Verwaltungsaufgaben und Führen der Patientenakten, Mitwirkung bei der Organisation des Stationsalltages

erster Anlaufpunkt für Patienten, Angehörige und Schnittstellen in der administrativen Versorgung, Administrative Aufnahmetätigkeiten, die nicht im Bereich der Pflegeanamnese und Planung liegen, Koordination von stationsspezifischen Terminen, Organisation und Strukturierung der Befunde und Akten, Assistenz bei Aufnahmeuntersuchung, Diagnostik und Behandlung im Setting der Station, Information von Patienten vor, während und nach der Behandlung, Entlassmanagement der Station überwachen und unterstützen, Sonstige Unterstützung der Pflegekräfte, Beteiligung am Wissenstransfer im interdisziplinären Team

Verwaltung der Termine für die Radiologie und MRT, Pflege der radiologischen Homepage, Erstellung sämtlicher Korrespondenz, Abrechnung von Privatpatienten

Aktive Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, Eigenständige Planung, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen und Meetings, Selbstverantwortliche Organisation sowie Umsetzung von anvertrauten Themen, Zentrale Schnittstelle und verlässliche Kommunikationsdrehscheibe zwischen Geschäftsführung, Kliniken, internen Abteilungen und externen Partnern

Unterstützung des Chefarztsekretariats: Terminkoordination, allgemeine Korrespondenz, Telefonate sowie Kommunikation mit zuweisenden Ärzt*innen und Patient*innen, Vorbereitung der Privatliquidation, Mitwirkung bei der elektronischen Eingabe von Daten zur Qualitätssicherung (DeGIR), Administrative Unterstützung des ärztlichen und medizinisch-technischen Teams, Patientenanmeldung am Abteilungsstützpunkt, Unterstützung im Brenn- und Scan-Service

Begleitung der ambulanten Sprechstunde, Organisation der Prozessschritte im Rahmen der stationären und teilstationären Aufnahmen, Planung von Untersuchungen, Blutentnahmen bei Bedarf, Regelung der Abrechnungsvorbereitung, Vorbereitung der Akten für das Archiv nach Prüfung auf Vollständigkeit, Versand von Pathologiebefunden, Arztbriefen und OP-Berichten an Arztpraxen, Administrative Aufgaben im Rahmen des Sekretariats

Erstellung von ärztlichen Befunden, Entlassbriefen, Verlängerungsschreiben und ggf. Gutachten, Erstellung und Auswertung von Excelstatistiken, Digitale Ablageorganisation, Unterstützung bei der organisatorischen Planung von stationären und ganztägig-ambulanten Rehabilitationsmaßnahmen sowie Nachsorgenmaßnahmen, Digitale Dokumentation von Patientendaten, Unterstützung in Büromanagement und -organisation

Unterstützung des Sekretariats in administrativen Aufgaben (u.a. Terminvereinbarung, E-Mails, Postein- und Postausgang, Telefon, Patientenmanagement, Dokumentation, etc.), Zentrale Anlaufstelle für Patienten und Koordination von Untersuchungen und OP-Terminen, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Betreuung von Hospitanten, Famulanten und Studenten, Enge Zusammenarbeit mit dem Ärzteteam zur Gewährleistung eines reibungslosen Therapieablaufs, Sekretariatsarbeit, ambulante Versorgung, Stationsarbeit inklusive Behandlungszimmer und telefonische Erreichbarkeit zur Patienten- und Zuweiserakquise

Eigenständige Koordination und Organisation von klinischen Abläufen zur Patientenversorgung; Rezeption, Terminvergabe, Terminplanung und -vergabe, sowie Organisation der Patientenvisiten, Patientenbetreuung und – überwachung, Ärztliche Assistenz bei kleineren Eingriffen, Umgang mit Venenkathetern sowie venöser Blutentnahme, Laborprobenverarbeitung und –versand, EKG Aufzeichnung und sonstige unterstützende Tätigkeiten