Organisation und Bearbeitung von bürowirtschaftlichen Aufgaben, Einblicke in die Prozessabläufe der Personalabteilung, Organisation der Beschaffung innerhalb eines Unternehmens, Kennenlernen der Abläufe in Marketing- bzw. Unternehmenskommunikation, Einblicke in die Personalarbeit, Payroll, Recruiting, Mitarbeiterbetreuung und Personalentwicklung, Mitarbeit in der Finanz-, Kreditoren und Mietenbuchhaltung sowie der Betriebskostenabteilung

Du übernimmst die telefonische Rundum-Beratung unserer Kund:innen, Du beantwortest alle Fragen zur Dateneingabe im Kund:innenportal und zur Erstellung ihrer Heiz- und Betriebskostenabrechnung, Du erklärst unseren Kund:innen ihre fertigen Abrechnungen und überzeugst mit Deiner Fachkenntnis, Zusammen im Team stellst Du die telefonische Erreichbarkeit und Abdeckung der Servicezeiten sicher (Mo.-Do. 8:00 – 16:30 und Fr. 8:00 – 16:00 Uhr), Du entwickelst Dich stetig weiter und baust Dir Fachwissen zur Unterstützung in anderen Fachbereichen auf

Erste Ansprechperson für Mitglieder (Telefon, Mail, vor Ort), Mitgliedsbeiträge buchen, Rechnungen bearbeiten, Zahlungsvorgänge steuern, Einblick in die komplette Mitgliederverwaltung, Fit in MS Office und internen Datenbanksystemen werden, Seminare und Veranstaltungen organisieren

Aufgaben im Personalwesen übernehmen, Pflege und Verwaltung der Personalsoftware, Erstellung von Arbeitsverträgen und Zusatzvereinbarungen, Vorbereitung der Entgeltabrechnungen in Zusammenarbeit mit einem Lohnsteuerbüro, Unterstützung bei allgemeinen Büro- und Verwaltungsarbeiten sowie verbandlichen Tätigkeiten

Durchführung organisatorischer und verwaltungstechnischer Aufgaben, Ablage- und Archivierungstätigkeiten, Bearbeitung von Kostenübernahmen und –klärungen, Abrechnung erbrachter Leistungen des ambulanten Pflegedienstes, Nachsteuerung offener Posten, Unterstützung von Angehörigen in der Bearbeitung von Anträgen/Umstellungen mit den Pflegekassen, Anlage und Verwaltung der Kundenakten, Ansprechpartner für Kunden, Mitarbeiter und Kostenträger

Veröffentlichen von Stellenausschreibungen sowie Bewerbermanagement, Personalsachbearbeitung für einen definierten Mitarbeiterkreis vom Eintritt bis zum Austritt, Überwachung und Sicherstellung der Einhaltung von Terminen und Fristen, Durchführung der vorbereitenden Tätigkeit für die monatliche Entgeltabrechnung für einen definierten Mitarbeiterkreis, Ansprechperson für einen definierten Mitarbeiterkreis bei administrativen Fragen rund um das Anstellungsverhältnis, Erstellung von Personalstatistiken und -auswertungen sowie Übernahme von Sonderaufgaben, Abwesenheitsvertretung innerhalb des HR-Teams

Sicherstellung der Büroorganisation sowie Durchführung des allgemeinen Schriftverkehrs, Aufzeichnung der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden für die Lohnerfassung, Planung und Koordination der Mitarbeitereinsätze sowie des Bettenteams, Durchführung von Reinigungskontrollen nach Leistungsverzeichnis und vereinbarten Standards, Enge Zusammenarbeit mit und Vertretung der Objektleitung Reinigung Suhl, Erstellung und Bearbeitung von Rapporten

Erstellung und Verwaltung von Verträgen, Vertragsänderungen und Bescheinigungen, Vorbereitung der monatlichen Entgeltabrechnung in Zusammenarbeit mit der internen Lohnbuchhaltung, Pflege und Verwaltung der Personalstammdaten sowie der digitalen und physischen Personalakten, Bearbeitung des Melde- und Bescheinigungswesens (z. B. Krankenkassen-, Sozialversicherungs- und Arbeitsamtsmeldungen), Durchführung und Dokumentation gesetzlich vorgeschriebener Datenmeldungen im Rahmen des Pflegeberufegesetzes (PflBG), Betreuung von Eintritts- und Austrittsprozessen, einschließlich Zeugniserstellung und Abmeldung, Ansprechpartner/in für Mitarbeitende und Führungskräfte zu personalrelevanten Themen

Unterstützung im Personalbereich: Bewerbermanagement, Arbeitsverträge, Zeugniserstellung, Pflege von Personalstammdaten, Mitarbeit bei administrativen und organisatorischen Aufgaben: Terminplanung, Dokumentenmanagement, Postbearbeitung, Datenpflege., Ansprechpartner:in für Kolleg:innen und Bewerber:innen – mit Empathie, Service-Gedanken und Diskretion., Unterstützung bei gesundheits- und präventionsbezogenen Projekten: Mitarbeit an Mitarbeitendengesundheitsprogrammen

Allgemeine Bürotätigkeiten/Tagesgeschäft/Empfang, Unterstützung beim Auswahlverfahren zum Deutschen Filmpreis, Mithilfe bei verschiedenen Projekten und der Veranstaltungsorganisation, Recherchen für laufende und anstehende Projekte z.B. Filmbildung, Podcast u.v.m., Bewirtung von Gästen

Einsatz in den Bereichen Personal, Einsatz in den Bereichen Finanzen, Einsatz in den Bereichen Drittmittelverwaltung, Einsatz in den Bereichen Öffentlichkeitsarbeit, Einsatz in den Bereichen Allgemeine Verwaltung

Erlernen des Berufes „von der Pike auf“, Allgemeine Kaufmännische Verwaltung, insbesondere Datenverarbeitung, Mitwirkung bei der monatlichen Finanzbuchhaltung, Unterstützende Zuarbeiten für Kolleginnen/Kollegen

Organisation und Koordination von bürowirtschaftlichen Abläufen, Postbearbeitung und Schriftverkehr, Terminplanung und -überwachung, Bürokommunikation (Telefon, E-Mails, Kundenkontakte), Grundlagen der Buchführung und Kostenrechnung, Rechnungsbearbeitung und Zahlungsverkehr, Controlling und Finanzplanung, Personalverwaltung und Lohnabrechnung, Unterstützung bei der Personalsachbearbeitung, Arbeitsrechtliche Grundlagen, Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern, Bearbeitung von Anfragen, Bestellungen und Reklamationen, Verträge und Angebote erstellen

Empfang und Betreuung von Kunden und Gästen, Unterstützung in der Buchhaltung, insbesondere bei der Kontenzuordnung und vorbereitenden Buchführung, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie telefonischer Anfragen, Abrechnung von Spesen für Vertriebsmitarbeiter, Unterstützung bei der Durchführung von Seminaren (z. B. Hotelbuchungen, Catering, Gästebetreuung), Allgemeine Büroorganisation und administrative Tätigkeiten

Organisation von betrieblichen Abläufen, Erstellen von Statistiken, Überwachung des Zahlungsverkehrs, Management von Bewerbungen, Durchlaufen verschiedener Abteilungen (Personal, Finanzbuchhaltung, Einkauf, Logistik, Auftragserfassung), Projektarbeiten und innerbetriebliche Schulungen

Büroorganisation und allgemeiner Schriftverkehr, Bearbeitung von Kuranträgen, Erstellung von Vorlagen, Formularen und Flyern, Vorbereitung und Nachbereitung von Veranstaltungen, Öffentlichkeitsarbeit

Koordination von Besprechungen, Vorbereitung von Unterlagen und Nachverfolgung von Aufgaben, Kommunikative Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern, Planung, Koordination und Strukturierung administrativer Abläufe, Zentrale Bearbeitung eingehender Anfragen (Telefon, E-Mail, Ticketsystem) und serviceorientierte Weiterleitung oder Bearbeitung, Reisemanagement inkl. Buchungen und Abrechnungen, Pflege von Vertragsmanagement-Tools, Erstellung von Verträgen nach Vorlage und Verfolgung des Rücklaufs, Prüfung von Eingangsrechnungen und Abstimmung mit Einkauf oder Buchhaltung, Verantwortlichkeit für Bestellungen (IT/Office) inkl. Warenannahme und Dokumentation, Koordination des Hardwaremanagements, insbesondere im Hinblick auf Leasingrückläufer und die Zusammenarbeit mit dem IT-Team

Abwicklung von Betriebs- und Projektzuschüssen in Form von Antragstellung, Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen, Überwachung der Zahlungseingänge, Analyse und Weitergabe von Abweichungen an die Abteilungs- bzw. Bereichsleitenden, Unterstützung bei der Wirtschaftsplanung und Controlling der Kostenstellen und Stellenpläne, Jahresabgrenzung der Zuschüsse für die einzelnen Projekte

Meldewesen, Pass-/Personalausweiswesen, An-, Ab- und Ummeldungen von Gewerbebetrieben

Beraten der Studierenden sowie Bewerber:innen zu allen Fragen rund ums Studium, Überprüfen und Bearbeiten der Bewerbungsunterlagen nach Zulassungsvoraussetzungen und auf Vollständigkeit, Kontrollieren, Bearbeiten und Entscheiden von Anträgen von Studierenden (z.B. Beurlaubung, Wechsel der Fachrichtung), Erstellen von Bescheinigungen für Studierende und Absolvent:innen für externe Stellen, Betreuen des Studenten-Meldeverfahrens