Verantwortlich für die gesamte Artikelstammdatenpflege in Gevis ERP | BC, Projektarbeit zur Thematik Artikelstammdaten / Bestellvorschlag, Sicherstellung der Stammdatenqualität, Pflege der lagerrelevanten Informationen (LVS), Massenpflege und Dublettenbeseitigung, Prozessoptimierungen (Anlageprozess, Nachfolger, IT-Schnittstellen, EDI etc.), Austausch mit internen Schnittstellen, Lieferanten und Kooperation

Kontierung und Buchung von Eingangsrechnungen und Belegen, Bearbeitung von Lieferantenmahnungen mit Durchführung des entsprechenden Schriftverkehrs, Reisekostenmanagement, Buchung der Kasse und Durchführung von monatlichen Kassenstürzen, Erstellung von Zahlläufen, Kontinuierliche Mitarbeit bei der Verbesserung von Prozessen und Kennzahlen, insbesondere Automatisierung und Digitalisierung, Anlage und Pflege von Kreditorenstammsätzen, Durchführung der monatlichen Intercompany-Abstimmung, Verwalten und Einfordern der Bescheinigung nach § 48b EStG

Bearbeitung von Lieferantenpools (Sicherheiten- und Verwertungsgemeinschaften), Prüfung von Eigentumsvorbehaltsrechten von Lieferanten, Erstellung von Abrechnungen, Erledigung von Schriftverkehr und Telefonaten, Überwachung von Fristen

Bearbeiten von eingehenden Anfragen von Kund:innen, Monteur:innen und Dienstleister:innen, Prüfen und Bearbeiten von Inbetriebsetzungsanzeigen (inhaltlich & technisch) sowie Anlegen von Montageaufträgen, Abwickeln von Turnus-, Stichproben- und Beanstandungsprozessen, Verantworten der Geräte- und Auftragsverwaltung in FirstNet (Einbau, Ausbau & Wechsel von Zählern und Zusatzgeräten), Mitwirken in den Beschaffungs- und Lagerprozessen sowie Pflege relevanter Stammdaten, Betreuung unserer Monteur:innen und Unterstützung bei organisatorischen Themen, Koordinieren und Betreuen von Fremdfirmen

Bauleitung und Übernahme der Bauherrenfunktion bei Straßenbaumaßnahmen und Bauarbeiten an Freianlagen (z.B. Spiel- und Sportplätze, Schulhöfe, öffentliche Plätze), Bewirtschaftung und Sicherstellung der Verkehrssicherungspflicht von Straßen, Wegen, Grünanlagen, Gewässern und öffentlichen Plätzen, Überarbeitung und Fortschreibung eines vorhandenen Straßenausbaukonzeptes, Durchführung und Dokumentation von selbstfinanzierten sowie geförderten Tief- und Straßenbaumaßnahmen, Mittelbewirtschaftung, Material- und Maschinenbeschaffung für den gemeindeeigenen Bauhof, Vergaberechtskonforme Beschaffung von Bau-, Liefer- und Dienstleistungen, Mitwirkung bei der Projektkoordinierung aller am Bauprozess beteiligten Dritten (z.B. Erschließungs- und Versorgungsträger, Behörden, Anlieger), Zu- und Mitarbeit in den politischen Gremien

Gemeinsam mit dem Team bearbeiten Sie den Monatsabschluss und sorgen dafür, dass alle Zahlen stimmen., Sie prüfen eingehende Rechnungen, erstellen Ausgangsrechnungen und kümmern sich um die Reisekostenabrechnungen., Sie erstellen Auswertungen für logistische Kennzahlen und stellen diese internen Akteuren zur Verfügung., Sie verantworten den Bestand der Büromaterialien, bestellen diese eigenständig nach und sind die zentrale Einkaufsadministration der Firma., Sie sind der zentrale Ansprechpartner (m/w/d) für unsere Pforte, den Empfang und die Poststelle und unterstützen bei allgemeinen Bürotätigkeiten wie dem betrieblichen Vorschlagswesen, der Verwaltung unserer Staplerflotte oder bei der Mietwäsche.

Prüfung und Erfassung von Kassenanordnungen für Aus- und Einzahlungen in den elektronischen Kassenverfahren Bayerns und des Bundes, Stellvertretende Führung der Haushaltsüberwachungsliste des StMWi mit Festlegung von Ausgabemitteln und Verpflichtungsermächtigungen sowie Vollzug von Zuweisungen an andere Dienststellen, Reisekostenrechtliche Prüfung von Dienstreiseanträgen einschließlich Beratung der Reisenden, Verwaltung und Abrechnung der Dienstkreditkarten des StMWi

Verantwortung für die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung inklusive Überwachung offener Posten, Steuerung des Mahnwesens sowie Buchung von Eingangsrechnungen und Pflege der Stammdaten, Betreuung der Haupt- und Anlagenbuchhaltung mit Buchung von Bank- und Kassenbewegungen, Abstimmung der Sachkonten sowie Verwaltung von Anlagenzugängen, -abgängen und Abschreibungen, Schnittstellenmanagement zur Personalabteilung: insbesondere Abstimmung von Lohn- und Gehaltskonten, Abwicklung der Gehaltszahlungen sowie Mitwirkung bei der Personalkostenverprobung, Vorbereitung und Abwicklung von Umsatzsteuervoranmeldungen sowie Mitarbeit bei der Erstellung des Jahresabschlusses, Erstellung von Auswertungen und Berichten, Mitarbeit in Projekten zur Digitalisierung und Übernahme von relevanten Sonderaufgaben

Einspielen von Abrechnungsdaten über Schnittstellen, Aufbereitung betrieblicher Unterlagen zur Rechnungserstellung sowie Fakturierung entsprechender Rechnungen in SAP, Regelmäßiger Austausch mit verschiedenen Fachbereichen, Kontenpflege, Stammdatenpflege, Klären von Kundenanfragen, Ablage und Archivierung von Buchungsunterlagen und Schriftverkehr

Vorbereitung, Sortierung und Versand von Eingangs- und Ausgangspost, Scannen und digitale Ablage von Dokumenten (z. B. Rechnungen und Schriftverkehr), Unterstützung bei Empfangsdiensten sowie bei allgemeinen administrativen Tätigkeiten, z.B. im Dokumentenmanagement, Büromaterialbestellung, Ausgabe von Hardware

Übernahme eigener Versicherungsbereiche und vertretungsweise Bearbeitung der weiteren Fälle, Vertretung im Bereich Datenschutz und Vertragsmanagement, Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern im Rahmen der Versicherungs- und Rechtsfälle, Fortführung und Weiterentwicklung des zugehörigen Berichtswesens

Unternehmensrepräsentation: Du sorgst für einen professionellen und dienstleistungsorientierten Gesamtauftritt, Rechnungsbearbeitung: Prüfung und Bearbeitung von Kreditorenrechnungen, Leistungsabrechnung: Interne und externe Abrechnungen für alle Kunden, Einsatzplanung: Koordination und Organisation von Wartungseinsätzen externer Dienstleister, Datenmanagement: Aktualisierung und Pflege unseres CAFM-Systems

Koordination, Überwachung und Kontrolle des Lagebestandes, Bearbeitung der Aufträge und Materialanforderungen der Stationen und Bereiche, Warenausgabe bzw. Kommissionierung der Waren, Einholung von Angeboten sowie Materialbestellungen, Annahme und Kontrolle der Warenlieferungen, Einlagerung der Waren unter Berücksichtigung der geltenden Vorschriften (Verfalldaten, Hygiene), Vorbereitung und Durchführung der Jahresinventur, Erfassung, Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen, Pflege von Stammdaten, Artikel Gegenüberstellungen sowie Ersatzbeschaffungen bei Engpässen

Betreuung und kontinuierliche Anpassung der vom Bereich verantworteten Applikationen im Krankenhausinformationssystem ORBIS und Archivsystem HYDMedia (Fa. Dedalus) nach den geltenden Regelungen, z.B. Mengenkalkulator, Regel- und Tarifwerk, KDL-Pflege, Betreuung des NUB-Verfahrens nach § 6 Abs. 2 KHEntgG, Analyse und Korrektur von Fehler-Fällen im §301-DTA-Verfahren, Auswertungen und Analysen aus Datenbanken und BW-System, Erstellung von Reports sowie Kennzahlenanalysen, Mögliche Mitarbeit bei Konzeption und Weiterentwicklung des strategischen Berichtswesens für den gesamten Geschäftsbereich Erlös- und Medizinmanagement, Mögliche Unterstützung / Mitwirkung bei Projekten

Vollzug der Baumschutzsatzung der Stadt Gera unter Beachtung des Bau- und Planungsrechtes auf Antrag (Ausnahmegenehmigung) oder von Amtswegen (Folgenbeseitigung), Abhilfeprüfung im Fall von Rechtsbehelfen sowie Erarbeitung von Stellungnahmen in Baugenehmigungsverfahren, Fachliche Beratung zu Gehölzen im Zusammenhang mit Ersatzpflanzungen sowie Durchsetzung von nicht erfüllten Festsetzungen und Auflagen, Festlegung und Durchsetzung von Maßnahmen zum Schutz von Bäumen auf Baustellen auf Grundlage der geltenden anerkannten Regeln der Technik (z.B. FLL, R SBB), Bußgeldverfahren, Vollzug des Ordnungsbehördengesetzes aufgrund nicht gegebener Verkehrssicherheit von Bäumen auf privatem Grund und einer dadurch für die öffentliche Sicherheit hervorgerufenen Gefahr, Vollzug des Bundesnaturschutzgesetzes hinsichtlich des allgemeinen und besonderen Artenschutzes, Vollzug des Bundesnaturschutzgesetzes bei Baumfällungen im bauplanungsrechtlichen Außenbereich und im Rahmen von Leitungsverlegungen (Eingriffsregelung), Erarbeitung von Stellungnahmen im Rahmen der Aufstellung von Bauleitplänen

Erfassung, Bewertung und Fortschreibung des gemeindlichen Vermögens im Rahmen der Anlagenbuchhaltung, Fortführung und Pflege der Anlagenbuchhaltung, insbesondere Durchführung und Dokumentation von Folgeinventuren, Ermittlung sowie Buchung der kalkulatorischen Kosten und Abschreibungen entsprechend den haushaltsrechtlichen Vorgaben, Erstellung und Aufbereitung verschiedener Auswertungen und Übersichten aus der Anlagenbuchhaltung für interne Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen, Mitarbeit beim Aufbau und der Fortschreibung der Anlagenbuchhaltung für die Betriebe gewerblicher Art (BgA) der Gemeinde, Planung, Organisation und Durchführung von Inventuren einschließlich Dokumentation der Inventurergebnisse, Mitwirkung bei der Erstellung des Jahresabschlusses, insbesondere bei der Erstellung der Anlagenübersicht und der dazugehörigen Anlagen und Erläuterungen, Pflege und Aktualisierung der Stammdaten in der Anlagenbuchhaltung sowie Sicherstellung einer ordnungsgemäßen und nachvollziehbaren Dokumentation, Unterstützung bei örtlichen und überörtlichen Prüfungen, insbesondere durch Bereitstellung prüfungsrelevanter Unterlagen und Auskünfte, Mitwirkung bei der Überarbeitung und Weiterentwicklung der gemeindlichen Inventurrichtlinie, Unterstützung bei der Haushaltsplanung, insbesondere durch Bereitstellung von Daten und Auswertungen aus der Anlagenbuchhaltung, Durchführung der Inventur im Rathaus nach Fertigstellung des Erweiterungsbaus und dem damit verbundenen Umzug der Verwaltung

Aufgaben des Einwohner-, Kraftfahrzeugzulassungs- und Fahrerlaubniswesens, Beratung und Information der Kundinnen und Kunden in den unterschiedlichsten Lebens- und Bedürfnislagen bei allen Fragen rund um die Stadtverwaltung und bedarfsorientiert auch bezüglich externer Behörden, Dienststellen und sonstiger Einrichtungen, Bearbeitung von Anträgen (z.B. Parkausweise für Bewohner und Schwerbehinderte), Verkauf von Aktivkarten, Ferienpässen, RVV-Fahrkarten und Eintrittskarten für Sonderveranstaltungen, Anmeldungen für Volkshochschulkurse, Ausgabe und Annahme verschiedener Anträge mit Beratung (z.B. Wohngeld, kommunale Abgaben, Rundfunkbeitragsbefreiung), Annahme von Fundsachen, Ausgabe von Prospekt- und Informationsmaterial

Terminmanagement und Korrespondenz, Kommunaler Sitzungsdienst, Verantwortliche Pflege der elektronischen und der Papierakten, Postaustausch

Beratung von Bürgern (m/w/d) rund um das Thema Einbürgerung, Entgegennahme und eigenständige Bearbeitung von Einbürgerungs- sowie weiteren Anträgen zur Klärung der Staatsangehörigkeit, Vorbereitung und Teilnahme an Einbürgerungsfeiern, Übernahme der Kassenführung und Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Abwicklung

Verantwortung für die Finanzbuchhaltung, Erfassung von Aufträgen einschließlich Prüfung der Verfügbarkeit und Bindung von Haushaltsmitteln, Überwachung und ordnungsgemäße Abwicklung von Sicherheitseinbehalten bei Bauleistungen, Steuerung des Finanzcontrollings sowie Bereitstellung fundierter Entscheidungsgrundlagen, Kontrolle der Ausgabenstände investiver Bauprojekte unter Sicherstellung der Einhaltung des Kostenrahmens, Strukturierte und nachvollziehbare Inventarisierung von Vermögensgegenständen, Sorgfältige und verantwortungsbewusste Verwaltung von Bürgschaften