Bearbeitung von einfachen bis komplexen Recherchevorgängen und Reklamationen rund um den Zahlungsverkehr, Prüfung von Transaktionen und Personendaten im Rahmen von Zahlungsverkehrsbeschränkungen, Abstimmung von Konten und Umsätzen, Klärung von Differenzen sowie offenen Posten von SB-Cash-Geräten, Einbringen von Ideen für Prozessverbesserungen

Angebote für technische Komponenten, Dienstleistungen und Laborartikel einholen, auswerten und Konditionen vergleichen, Bestellungen sicher über ERP-System (z. B. SAP) abwickeln, Liefertermine, Mahnungen und Rückstände im Blick behalten, In enger Abstimmung mit Qualitätssicherung und Lager Reklamationen sowie Rücklieferungen bearbeiten, Unterstützung bei der Rechnungsprüfung und -freigabe im Rahmen der Einkaufsprozesse, Erstellung von Vergabeprotokollen gemäß geltender Wertgrenzen, Enge Zusammenarbeit mit Technik, Produktion, Instandhaltung, QS und Lager

Bearbeitung und Betreuung von Versicherungsverträgen (privat & gewerblich) inkl. Umdeckungen und Ausschreibungen, Beratung unserer gewerblichen Mandanten bei Rückfragen oder sonstigen Anliegen, Erstellung von Angebotsvergleichen, Kommunikation mit Versicherern und Mandanten sowie Einreichung und Bearbeitung von Anträgen, Kontrolle und Wahrung von Fristen, allgemeine Korrespondenz sowie Verwaltung der Vertragsbestände

Umsetzung der Anfragen in Prüfpläne und ggf. Erstellung von Angeboten, Koordination von Prüfaufträgen sowie Kundenkommunikation, Fachlicher Ansprechpartner bei messtechnischen Fragestellungen, Umsetzung von vorhandenen Kundenforderungen und Kundenspezifikationen/Normen in Prüfabläufe und Unterstützung bei der Überarbeitung von Prüfanweisungen, Bearbeitung von Probeneingängen sowie ggf. Versand von Proben an Dienstleister, Überprüfung von Ergebnissen im Hinblick auf Plausibilität sowie Richtigkeit, Dokumentation und Bewertung von Ergebnissen sowie Erkennen und Beurteilen von Abweichungen, Mitwirkung bei der Bearbeitung von internen Fehlern und Reklamationen, Administrative Tätigkeiten (z.B. Pflege der Labordatenbank, Erstellen und Versenden von Prüfberichten, etc.), Bei Bedarf Durchführung von Prüfungen nach Prüfplan bzw. Normen oder Kundenspezifikation und Erstellung der zugehörigen Dokumentation, Beauftragung von Wartung und Kalibriermaßnahmen der Prüfgeräte

monatliche Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Verwaltung des Zeit- und Abwesenheitsmanagement, Administrative Personalprozesse effizient steuern und abwickeln, Datenbasierte Auswertungen, Statistiken und Berichte erstellen, Stammdatenpflege und Führung von elektronischen Personalakten, Ansprechpartner für Mitarbeitende und externe Stellen

Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der monatlichen Entgeltabrechnungen sowie Erstellung von Bescheinigungen und lohnrelevanten Statistiken, Ansprechpartner für Mitarbeitende und externe Stellen bei abrechnungs- und personalbezogenen Fragestellungen, Pflege der Personalstammdaten und -akten, Bearbeitung von Ein- und Austritten sowie Erledigung allgemeiner administrativer Tätigkeiten, Mitarbeit an der Weiterentwicklung und Umsetzung interner HR-Prozesse, Aktive Mitwirkung im operativen Tagesgeschäft sowie engagierte Unterstützung der Personalleitung

Verbuchung der Kreditorenrechnungen, Überwachung der Konten, Verwaltung der Lieferantenkonten, Kontenabstimmung, Bearbeitung des Mahnwesens, Ansprechpartner für Kreditoren und Niederlassungen, Archivierung und Dokumentation, Ermittlung und Umsetzung von Verbesserungspotentialen

Pflege der Stammdaten in Kidicap, Erfassung und Kontrolle aller abrechnungsrelevanten Daten, Monatlich vorbereitende Maßnahmen zur Abrechnung, Eingabe und Kontrolle der Abwesenheitstage in Vivendi und Übertragung nach Kidicap, eAU-Abfrage im Meldecenter generieren, Meldungen Kontrollieren und gegebenenfalls korrigieren (auch DEÜV und Elster/ Elstam), Erfassung von Fahrtkosten und Mittagsverpflegung, Pflege von Listen (Selbstfahrer, Mittagessen), Bescheinigungen anfertigen und versenden, Informationsanschreiben an Beschäftigte, Telefonate mit Krankenkassen, Betreuern, Angehörigen und Beschäftigten, Bereitstellung der Schnittstellen für die LA, Bereitstellung von Auswertungen und Statistiken aus Kidicap für die Werkstattleitung und die Fibu, Plege des Tarif Urlaubs in Vivendi, Nachhaltung von Überzahlungsausgleich, Veranlassung von Mahnverfahren, Überweisungen in Proficash, Beantwortung von abrechnungsrelevanten Fragen durch die LA und Mitarbeiter der Werkstatt, Bearbeitung der Post

Professionelle Organisation und administrative Umsetzung von Personalprozessen sowie deren Optimierung, Verantwortung für die Erstellung von Arbeitsverträgen, Änderungsvereinbarungen, Zeugnissen und Korrespondenzen, Unterstützen der Sicherheitsfachkraft bei der Umsetzung gesetzlicher und betrieblicher Anforderungen im Arbeits- und Gesundheitsschutz, Mitarbeit bei der Einführung und Pflege einer Arbeitsschutzmanagementsoftware sowie Unterstützen der Mitarbeitenden im Umgang mit der Software, Unterstützen beim Erfassen und Auswerten von Kennzahlen sowie Erstellen entsprechender Berichte, Kommunikation mit Mitarbeitenden, Behörden, Berufsgenossenschaften und externen Dienstleistern

Bearbeitung von Anträgen der Krankenkassen, Sachverhaltsermittlung und –lösung in enger Zusammenarbeit mit anderen Fachabteilungen, Schriftwechsel mit Ärzten und Krankenkassen, Vorbereitung von Arbeitsunterlagen für den Vorstand, Erstellung von Erst – und Widerspruchsbescheiden

Planung und Koordination von nationalen und internationalen Warensendungen, Disposition von Transportmitteln unter Berücksichtigung von Kosten, Laufzeiten und Kundenanforderungen, Abstimmung mit Speditionen, Paketdiensten und internen Schnittstellen, Erstellung von Versanddokumenten (z.B. Lieferscheine, Zolldokumente), Überwachung von Lieferterminen und Sicherstellung einer termingerechten Auslieferung, Pflege von Stammdaten und Versandinformationen im ERP-System

Transportmanagement & Auftragsabwicklung: Du planst und koordinierst nationale sowie internationale Transporte – insbesondere im Landverkehr – und stellst sicher, dass unsere Aufträge termingerecht und effizient abgewickelt werden., Kommunikation & Schnittstellenmanagement: Du arbeitest eng mit Einkauf, Projektmanagement, Lager und unseren internationalen Standorten zusammen und bist zentrale Ansprechperson für Speditionen und Dienstleister., Dokumentation & Administration: Du kümmerst dich um Versandpapiere, Lieferscheine und Auftragsdaten im ERP-System und stellst sicher, dass alles vollständig und korrekt läuft., Administrative Aufgabe n: Du prüfst Artikel (P-Artikel), bereitest das System für das Baustellenpacken vor und unterstützt dabei, dass alles reibungslos über unsere Handscanner abgewickelt werden kann., Optional: Zoll-, Export- und Importkenntnisse: Du bringst bereits Erfahrung im Zollwesen mit? Super! Wenn nicht, kein Problem – wir machen dich Schritt für Schritt fit in diesem Bereich.

Wahrnehmung von laufenden Aufgaben in der Finanzbuchhaltung, Sicherstellung der korrekten Erfassung bzw. Kontierung von Geschäftsvorfällen der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Regelmäßige Kontenabstimmungen und Überwachung sowie Klärung offener Posten im Debitoren- und Kreditorenbereich inkl. Mahnwesen, Durchführung des Zahlungsverkehrs, Mitwirkung bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen, Mitarbeit an der Optimierung und Digitalisierung unserer Buchhaltungsprozesse.

Erstellung von Arbeits- und Änderungsverträgen, Versetzungen, Bescheinigungen, Durchführung des Bewerbermanagements (im digitalen System rexx), Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen, Sachbearbeitung nach gesetzlichen, tariflichen oder betrieblichen Vorgaben, Pflege der digitalen Personalakten (vom Eintritt bis zum Austritt), Stammdatenpflege in P&I LOGA, Erstellung von Arbeitszeugnissen (im digitalen Zeugnismanager), Onboarding von neuen Mitarbeitenden, Beantwortung von Fragen der Mitarbeitenden vor Ort, per Mail und am Telefon

Unterstützung bei der Erstellung von medizinische Produktdatensätzen und Packlisten im Dokumentationssystem, Kontrolle des Bestands, Buchen von Artikeln für das Zentralnachlegelager, Bearbeitung von Packlisten gemäß QM-Standard, Anpassung von Packlisten bei Kundenwünschen, Dokumentation der Aufbereitung, des Versands sowie Rückläufer instand gesetzter Instrumente

Betreuung der Ver- und Anmietungen von Immobilien, Überwachung, Anpassung und Durchsetzung mietvertraglicher Rechte und Pflichten, Durchführung von Objektbegehungen nebst Protokollerstellung, Einleitung / Durchführung der Mängelbeseitigungsmaßnahmen, Steuerung und Überwachung interner und externer Dienstleister (z.B. Bestellanforderungen für Reparaturmaßnahmen), Übernahme Rechnungsprüfung / Vorkontierung und Bezahlung von Versorger- und Handwerkerrechnungen / Zusammenarbeit mit Finanzbuchhaltung, Rechnungslegung von Rechnungen für interne Energie- und Handwerkerleistungen, Erstellung von Mietverträgen – Pflege und Bereitstellung erforderlicher Vertragsdaten für das Berichtswesen, Erstellung und Prüfung von Nebenkostenabrechnungen, Meldewesen bei Medienversorger (Ver- und Entsorgungsbetriebe), Abnahme und Übergabe von Mietraum inklusive Protokollierung, Stammdatenpflege und -kontrolle im CAFM sowie digitales Dokumentenmanagement, grundlegende kaufmännische Tätigkeiten, allgemeine Korrespondenz sowie projekt – und sachbezogene Sonderaufgaben

Bedarf an Materialien erfassen, Plausibilität prüfen und Ursachen bei Abweichungen klären, Durchführung der operativen Produktionsplanung in Abstimmung mit der Produktion, Materialien fristgerecht disponieren, Bestellungen durchführen und Preisanpassungen vorschlagen, Auftragsbestätigungen und Liefertermine überwachen, bei Abweichungen Maßnahmen einleiten, Lieferpläne erstellen, mit Lieferanten abstimmen und Versorgungssicherheit gewährleisten, Reklamationen und Engpässe identifizieren, Lösungen entwickeln und mit Fachbereichen abstimmen, Lieferanten bewerten, Stammdaten pflegen und Inventuren unterstützen

Buchung von Lieferantenrechnungen, Prüfung, Abstimmung und Buchung von digitalen Bankbelegen, Mahnwesen und Inkassobearbeitung, Durchführung der Kreditorenzahlungen, Pflege der Sachkonten, Statistische Meldungen, Pflege der Debitorenkonten und Korrespondenzen

Fachliche Betreuung und die Administration der IT-Systeme im Personalmanagement und Auftragsmanagement, Umsetzung von Administrations- und Konfigurationserfordernissen aus dem Releasemanagement, Mitwirkung in Projekten zur Standardisierung und Automatisierung der Prozesse, Übernahme der internen Fachverantwortung für unser SAP-basiertes Entgeltabrechnungssystem PARISplus, Verantwortung für die Erstellung und Aktualisierung der internen Datenverarbeitung, Erstellung von komplexen Auswertungen und Statistiken, Weiterentwicklung und Pflege interner Standards und Wissensdokumentationen im Rahmen des Qualitäts- und Wissensmanagements, Unterstützung in unterschiedlichen IT-Projekten, Ansprechpartner für unsere IT-Dienstleister, Koordination von Aufgaben im Facilitymanagement

Anlage und Koordination der Raumplanung für BehandlerInnen und Untersuchungen, Erstellung und Anpassung von BehandlerInnen-Kalendern, Hausinterne E-Mail-Korrespondenz mit BehandlerInnen und KollegInnen, Administrative Unterstützung im Tagesgeschäft und bei Verwaltungsaufgaben (auch im Sekretariatsbereich), Unterstützung des Telefonteams bei der Annahme und Weiterleitung von Anfragen