Sie übernehmen die eigenständige, strukturierte und effiziente Organisation sowie Durchführung allgemeiner Verwaltungsaufgaben, Sie unterstützen die Leitung Arbeitsrecht im operativen Tagesgeschäft und halten dieser zuverlässig den Rücken frei, Sie bereiten Termine professionell vor und nach und sorgen für einen reibungslosen Ablauf, Sie unterstützen unser Juristenteam, führen anspruchsvolle Korrespondenz, pflegen Akten und Fristen und wirken aktiv an projektbezogenen Aufgaben mit, Sie führen qualifizierte Recherchearbeiten durch und unterstützen bei der Erstellung von Unterlagen, Auswertungen und Präsentationen

Bearbeitung der Eingangspost, u.a. Stempeln, Sortieren, ggfs. Öffnen und Weiterleiten an die zuständigen Abteilungen, Frankieren und Versenden der Ausgangspost inklusive Paketen und Sondersendungen mit entsprechenden Eintragungen, Scannen und Digitalisieren eingehender Rechnungen sowie Vollständigkeitsprüfung und Zuordnung der Daten in die Anwendung XSuite, Vorbereitung und Abwicklung des Paketversands weltweit unter Berücksichtigung der Zollinhaltserklärung in enger Abstimmung mit der Zollabteilung, Tägliche Fahrdienste für die Ein- und Ausgangspost an die jeweiligen Campus Standorte, Mitarbeit bei der Einführung eines elektronischen E-Post Scannens, Vertretung des Postdienstes am Campus Deutz, Anlaufstelle für Hausmeister*innen in Zusammenarbeit mit HR10, u.a. Empfang und Zuweisung der Dienstleister*innen, Zugangskontrolle und Einhaltung von Sicherheitsvorkehrungen am Standort Südstadt

Kaufmännische Betreuung von Kunden in Abstimmung mit der Führungskraft, Selbständige Bearbeitung von Kundenanfragen (technische Klärung, Prüfung von Kundenanforderungen sowie Erstellung von Verkaufspreiskalkulationen und Angeboten) in enger Abstimmung mit dem Vorgesetzten, Abstimmung mit internen Fachabteilungen (z. B. Disposition, Produktmanagement, Außendienst, Finanzbuchhaltung) sowie externen Ansprechpartnern, Bei Bedarf Kundenbesuche in Absprache mit der Führungskraft, Erfassung und Nachverfolgung von Aufträgen in SAP bei Erstaufträgen, Versandfreigabe sowie Überwachung der termingerechten Auslieferung an den Kunden, Abwicklung der allgemeinen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

Ansprechpartner für unsere Partner-Stationen (teilweise auch Privatkunden), Auskünfte zu Sendungen, Nachverfolgung und einfache Umroutungen, Bearbeitung von Reklamationen und Schadensfällen, Klärung von Sonderfällen (z. B. Abholungen oder Sonderfahrten), Weitergabe wichtiger Informationen an interne Abteilungen wie Finance und Controlling, Schadensabteilung, IT und weitere

Planung, Überwachung und Abrechnung von Honoraren nach HOAI, Erstellung von Rechnungen und Prognosen zum Projektverlauf, Unterstützung bei der Akquisition (Kalkulation, Angebotsunterlagen, Präsentationen), Mitarbeit bei der Einführung und Umsetzung von Digitalisierungs- und Prozessoptimierungen

Sichtung und Bearbeitung eingehender Anfragen aus dem zentralen Vertriebspostfach, Technische Klärung der Anforderungen mit Kunden, Auswahl geeigneter Pumpen über bestimmte Pumpenprogramme, Werkstoff- und Abdichtungsauswahl entsprechend Medium und Anwendung, Erstellung techno-kommerzieller Angebote unter Berücksichtigung von Standzeiten, Lieferzeiten und Kosten, Erstellung und Versand von Angeboten und Auftragsbestätigungen (spätestens 10 Werktage nach Eingang), Prüfung von Stücklisten, Verfügbarkeit von Komponenten, ggf. Abstimmung mit Montage, Anstoß von Klärungen bei Neuteilen (z. B. Preis, Lagerführung, Konstruktionsbedarf), Erstellen von Konstruktionsbestellungen für neue / zu fertigende Bauteile nach Rückwärtsterminierung, Prüfen und Pflegen des Auftragsstatus im ERP-System ("offen" vs. "freigegeben"), Erstellung von Fertigungsaufträgen und digitale Ablage in strukturierter Ordnerstruktur (L&M Server), Enge Abstimmung mit Technik, Einkauf, Montage, Logistik, Wareneingang und Buchhaltung, Teilnahme an wöchentlichen Montagebesprechungen, Informationsaustausch zu Lieferterminen, Kommunikation von Terminverschiebungen und Erstellen geänderter Auftragsbestätigungen, Weitergabe auftragsbezogener Informationen an den zuständigen Außendienstmitarbeiter, Pflege der Ablagestruktur nach Vorgabe (Ordnerstruktur auf dem L&M Server), Wöchentliche Prüfung offener Aufträge im ERP-System

Betreuung unserer nationalen und internationalen Handelspartner im Vertriebsinnendienst, Erstellung individueller Angebote und Bearbeitung von Kundenanfragen in enger Abstimmung mit dem Außendienst, Eigenständige Abwicklung von Aufträgen – von der Erfassung bis zur Auslieferung, Erstellen von Import- und Exportpapieren, Koordination von Produktion und Logistik zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe, Mitwirkung bei der Organisation internationaler Messen und Events (optional mit persönlicher Teilnahme), Professionelle Bearbeitung von Reklamationen, Organisation und Koordination des Büroalltags (Termine, Dokumente, interne Kommunikation), Übernahme organisatorischer Verantwortung im Rahmen der Büroleitungsfunktion

Bearbeitung der Eingangsrechnungen einschließlich Kontierung und Verbuchung, Durchführung der Zahlungen innerhalb der vorgegebenen Zahlungsziele, Abstimmung, Klärung und Überwachung der laufenden Kreditorenkonten, Mitarbeit bei Monats- und Jahresabschlüssen, Allgemeine buchhalterische Aufgaben

Erstellen von Schriftstücken selbständig und nach Diktat, Vereinbarung und Koordinierung von Terminen, Erstellen von Kostenrechnungen, Bearbeitung von Posteingang und Postausgang, Fristenkontrolle, Zwangsvollstreckung, Büroorganisation

Teamleitung der Abteilung Erfassung/Fakturierung mit 4 Mitarbeiterinnen, Kaufmännische Auftragserfassung, Technische Auftragsprüfung in Zusammenarbeit mit der Arbeitsvorbereitung und der Fertigung, Kalkulation, Preisermittlung- und Prüfung, Stammdatenpflege, Fakturierung, Sonstige allgemeine administrative Tätigkeiten

Unterstützung der Beauftragten/des Beauftragten des Haushalts bei haushaltsrechtlichen und betriebswirtschaftlichen Fragestellungen, übergreifenden Projekten sowie koordinierenden Tätigkeiten in den Bereichen Haushalt, Finanzen und Controlling., Erstellung von Haushalts- und Wirtschaftsplänen sowie Berichten und Analysen., Prüfung und Bearbeitung von Finanzanträgen und Überwachung der Budgetmittel., Beratung und Unterstützung von Fachbereichen in haushaltsrechtlichen und finanziellen Angelegenheiten., Kooperation mit anderen Stakeholdern, insbesondere mit Minsterien und Aufsichtsbehörden., Zuständigkeit für die Erstellung und Weiterentwicklung von Prozessen und Richtlinien im Haushals- und Finanzbereich., Prüfung, Bearbeitung und Überwachung der Finanzanträge bzw. das Budgetmittel.

First point of contact on site, both in person and by phone and email, Planning visits and welcoming visitors, including preparing briefing documents, Maintaining our meeting rooms, Managing supplier relationships for food and beverage deliveries, office supplies, and work clothing in cooperation with central office management, Ordering work and operating materials, consumables, and spare parts, Supporting appointment and communication management for the operations manager, Creating export certificates, internal factory applications, and documents, as well as assisting with document filing and control, Running errands inside and outside the factory, Assisting with travel expense accounting and creating simple reports (e.g., shift lists according to specifications), Assisting with the team's vacation planning

Organisation und Strukturierung von Abläufen in der Verwaltung des HSZ-BW, Unterstützung der Leitung des HSZ-BW (Terminkoordination, Korrenspondenz etc.), Bearbeitung von Störungsmeldungen in Bezug auf die Haustechnik, Mitarbeit bei der Durchführung von Schulungen und Veranstaltungen

Unterstützung bei der vorbereitenden Finanzbuchhaltung, Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen, Bearbeitung von Reisekosten und Kreditkartenabrechnungen, Übernahme des Forderungsmanagements (Mahnungen), Allgemeine administrative Tätigkeiten (z. B. Ablage, Travel Management, Office-Organisation), Vorbereitung von Zahlungsläufen, Übernahme aller Themen rund um Versicherung und Fuhrpark, Ablage und Verwaltung von Finanzunterlagen, Unterstützung bei Steuer- und Prüfungsunterlagen

Kundenaufträge eigenständig abwickeln – von der Auftragsannahme bis zur Rechnungsstellung, Unterstützung der Werkstattleitung im operativen Tagesgeschäft, Angebote erstellen in enger Zusammenarbeit mit den Gruppenleitungen und der Werkstattleitung, Ansprechpartner für Kunden und Lieferanten sein und sich um Anfragen kümmern sowie Reklamationen bearbeiten, Datenpflege im Warenwirtschaftssystem und den Einkauf verschiedener Materialien übernehmen, Aktive Einbringung im Qualitätsmanagement, Erstellung von Auswertungen, wie den Monatsabschluss für die Werkstätten, sowie weitere Verwaltungsaufgaben

Unterstützung der Kreistagsgeschäftsstelle durch organisatorische Vor- und Nachbereitung von Kreistags- und Ausschusssitzungen, Organisation von internen und externen Veranstaltungen, Übernahme von Assistenztätigkeiten mit Schwerpunkt Rechnungs- und Beschaffungswesen, Übernahme von Sonderaufgaben nach Weisung der Amtsleitung, Mitwirkung bei EU-, Bundestags- und Kreistagswahlen, insbesondere bei der rechtlichen Prüfung und Koordination mit externen Stellen, Vertretung des Vorzimmers im Dezernat für Verwaltung und Digitalisierung

Telefondienst übernehmen, Ansprechperson für Kund*innen, Mitarbeitende und Kooperationspartner*innen sein, Koordinierung und Planung von Fahrdiensten und Terminen übernehmen, Organisation und Abstimmung der täglichen Einsätze, Fuhrpark verwalten und koordinieren, Terminabsprachen mit Werkstätten, Überwachung von Wartungs- und Reparaturintervallen, Fahrzeugpflege in Zusammenarbeit mit eigenen Mitarbeitenden organisieren, Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten im Bereich Disposition übernehmen

Unterstützung der Projektleitungen bei administrativen und organisatorischen Tätigkeiten, z.B. das Zusammenstellen von Genehmigungsunterlagen, Betreuung von freiberuflich tätigen Architekten und Ingenieure – Instruktion und Unterstützung der Büros bei der Umsetzung der Arbeitsvorgaben im Bereich der zeichnerischen Darstellung, Prüfung der von den freiberuflich Tätigen erarbeiteten Pläne auf Übereinstimmung mit den Vorgaben und der korrekten inhaltlichen Umsetzung, Ablage und Strukturierung der Pläne in das Ablagesystem sowie Verfolgung auf Vollzähligkeit interner Dokumentation, Anlegen und Schließen von Projekträumen in Cloudspeichern

Eigenständige Steuerung von Zulassungsverfahren (SGB XI, SGB V, Tagespflege, Pflege-WGs, Intensivpflege), Kommunikation mit Pflegekassen, Krankenkassen, Heimaufsichten und weiteren Behörden, Pflege von Personal- und Standortmeldungen sowie Zulassungs- und Vertragsunterlagen, Erstellung und Überarbeitung von Schriftsätzen und Vorlagen, Recherche zu rechtlichen und vertraglichen Fragestellungen, Enge Zusammenarbeit mit Regionalleitungen, Projektmanagement (neue Häuser), HR und Vertragsmanagement, Verantwortung für das Fristenmanagement

Beratung und Verfahrensbetreuung bei der Aufstellung, Änderung oder Aufhebung kommunaler Bauleitpläne, Steuerung und Begleitung beauftragter Planungsbüros, Erlass von Veränderungssperren, Vorstellung der Planungen in städtischen Gremien und der Öffentlichkeit, Planungsrechtliche Beurteilung von Bauvoranfragen/Bauanträgen gemäß Baugesetzbuch, Baunutzungsverordnung, Nds. Bauordnung, Erteilung planungsrechtlicher Auskünfte für Bürger, Architekten, Bauinteressierte, Erstellung von Sitzungsvorlagen, Präsentationen und Erläuterungen von Vorhaben in städtischen Gremien und der Öffentlichkeit