die Kommunikation mit und Beratung von Veranstaltern, die Einrichtung und Pflege von Veranstaltungen und Abonnements, inkl. Preistabellen, die Einrichtung von verkaufsfördernden Maßnahmen nach Vorgaben der Veranstalter, die Erstellung von vertrieblichen Auswertungen und Statistiken nach Vorgabe der Veranstalter, die Kontingentverwaltung u.a. von Dienst-, Direktions- und Sponsorenkarten, die Abrechnung von Veranstaltungen und die Rückabwicklung von Ticketgeldern bei Veranstaltungsausfällen, die Koordination von Kundenmailings nach Vorgabe der Veranstalter, die Datenverwaltung in unserem CRM (Customer-Relationship-Management) System

Abwicklung und Koordination abwechslungsreicher Projekte, Unterstützung der Geschäftsleitung in operativen und strategischen Aufgaben, Organisation und Betreuung von Events, Online-Schulungen, Workshops, Weiterbildungsprogrammen, Teilnehmerbetreuung, Akquise und Pflege unseres TEMP-Netzwerks, Pflege und Versand automatisierter Mailings mit Klick-Tipp

Unterstützung des Teams bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Konzerten, Partys, Events und Ausstellungen, Kennenlernen der verschiedenen Tätigkeitsfelder in der Veranstaltungsabteilung

Planung und Konzeption von Veranstaltungen in Zusammenarbeit mit Veranstaltern, Technische Betreuung und Durchführung von Veranstaltungen im Bereich Licht, Ton, Video und Bühnentechnik, inkl. Auf- und Abbau (dabei Anleitung von Hilfskräften), Fertigung von Saal-, Bühnen-, Bestuhlungsplänen mit Hilfe von CAD-3D-Software (CASCADOS, Auto-CAD), Wartungs- und Instandsetzungsarbeiten an Equipment und technischen Anlagen, Überwachung und Durchsetzung der für eine Versammlungsstätte geltenden gesetzlichen Vorschriften, Sicherheitsbestimmungen und Unfallverhütungsvorschriften, Bedienung der GLT- und Veranstaltungstechnik, Kontrolle und Durchsetzung der erforderlichen Maßnahmen des Arbeits-, Unfall- und Brandschutzes und der sicherheitstechnischen Anforderungen eines Veranstaltungshauses, Kommunikation mit den Veranstaltern, Kunden sowie Zusammenarbeit mit der Veranstaltungsplanung und -abrechnung

Eigenständige Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten im Bereich gastronomische Einrichtungen, Erstellung von Anforderungskatalogen, Projektplänen und Budgets, Koordination und Moderation von Projektteams, Abstimmung und Koordination mit möglichen im Projekt beteiligten externen Partnern, Regelmäßige Berichterstattung, Vorstellung von Projektständen und -fortschritten an die Fachbereichsleitung, Koordination, sowie Durchführung von Anwenderschulungen

Veranstaltungs- und Teilnahmemanagement: Eigenständige Organisation und Pflege von Veranstaltungen im System HISinOne, inklusive Raumbuchung, Teilnahmedokumentation sowie Erstellung und Versand von Zertifikaten., Kommunikation und Betreuung: Ansprechperson für Trainer*innen und Teilnehmende vor, während und nach den Veranstaltungen – auf Deutsch und Englisch., Veranstaltungsbetreuung vor Ort: Verantwortung für einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltungen inkl. Materialbereitstellung, Raum- und Technikorganisation., Qualitätssicherung: Vorbereitung und Durchführung von Kursevaluationen mithilfe digitaler Umfragetools., Unterstützende Tätigkeiten: Mitarbeit bei der Weiterentwicklung der Programme, der Planung und Durchführung von Großveranstaltungen (z. B. Career Day) sowie Erstellung von Informationsmaterialien, Recherchen und Websitegestaltung.

Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von Akquisegesprächen und weiteren Kundenterminen, Protokollierung der Arbeit und der Kundengespräche, Bedarfsanalyse bei Neukunden sowie das Führen von Erstgesprächen mit den Interessenten, Aufbau und Pflege von vertrauensvollen Kundenbeziehungen, Recherche von potenziellen Neukunden und Terminvereinbarungen zur Neukundengewinnung, Schriftliche und telefonische Beratung von Neukunden, Vorstellung unserer Produkte und Konzepte sowie von digitalen Lösungen im Versicherungsmanagement, Aktive Teilnahme an Messen, hauseigenen Veranstaltungen und Kundenveranstaltungen, Gewissenhafte Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Durchführung von Kunden-Workshops, Webinaren, Fachvorträge entwickeln und halten, Aktive und regelmäßige Markt- sowie Mitbewerberbeobachtung, Mitwirkung an Projekten und Sonderaufgaben, Erfassung und Weitergabe von relevanten Informationen innerhalb des Teams Wohnimmobilienverwalter

Mitwirkung bei Planung, Durchführung und Nachbereitung der Eigen- sowie Fremdveranstaltungen in der Fabrik Heeder, Mitwirkung bei der Erstellung redaktioneller Beiträge und Publikationen, Pflege/Aktualisierung der Veranstaltungsdaten auf eigenen und fremden Plattformen, Mitwirkung bei Fördermittelvorhaben, Eigenständige Durchführung haus- und veranstaltungsspezifischer (Verwaltungs-)Tätigkeiten, Abwicklung von Vertragsangelegenheiten und Rechnungsstellung bei Vermietungen der Räumlichkeiten an Dritte

Organisation von Webinaren und Onlineveranstaltungen: Eigenständige organisatorische Vorbereitung, Koordination/Durchführung und Nachbearbeitung, Betreuung und Koordination von digitalen Projekten und Veranstaltungen, Dokumentation, Nachbearbeitung sowie Evaluierung, Administrative Bearbeitung und Pflege der Webinare und digitalen Veranstaltungen, Teilnehmer-, Referenten- und Pharmamanagement, Betreuung von Sponsoren und Referierenden bei unseren Onlineformaten und Videoproduktionen sowie Unterstützung unseres Technikteams im Studio, Anmoderation von Onlineformaten

Entwicklung und Umsetzung von Förderkriterien, Umsetzung des Programms, Abrechnung der Reisen, Korrespondenz mit Studierenden, Entwicklung und Umsetzung des Marketings für das Programm, Einbettung des Programms in andere Aktivitäten für studentische Forschung im Team forschen@studium, Beratung von Studierenden und Lehrenden zum Förderprogramm, Erstellung von Berichten und Statistiken, Budgetplanung für das Programm und Mittelüberwachung

Planung, Steuerung und Realisierung von vielfältigen analogen und digitalen Projekte – von Kampagnen, Fotoshootings, Software-Lösungen bis hin zu Events und Veranstaltungen., Interdisziplinäre Zusammenarbeit und Unterstützung verschiedener Unternehmensbereiche wie Marketing, Geschäftsführung und Human Resources., Sicherstellung klarer Kommunikation, effiziente Zusammenarbeit und Synergien an internen und externen Schnittstellen., Aktive Pflege und Weiterentwicklung unserer Markenkommunikation., Kontinuierliche Optimierung unserer Projekt- und Prozessmanagementstrukturen

Bewerbungskoordination für den Masterstudiengang Betriebswirtschaftslehre, Lehrveranstaltungsplanung mit dem Tool Carpe Diem, Steuerung der Modulplatzvergabe über RWTHonline und ORSign, Mitwirkung an der Planung und Durchführung zentraler Prüfungen, Ansprechpartner:in für Studierende und Lehrende

Planung von Verkehrssicherungsmaßnahmen für Baustellen unter Berücksichtigung der gesetzlichen Auflagen, Betreuung und Ausbau von Kundenbeziehungen, Erstellung von Verkehrszeichenplänen, Kalkulation von Angeboten, Nachhaltung des Projektablaufs und Sicherstellung der Abrechnung, Organisation und Dokumentation der Mitarbeitenden und Ressourcen für einen reibungslosen Projektablauf, Einhaltung der Betriebs- und Arbeitsanweisungen, Sicherstellung des Informationsflusses, Sicherstellung ausreichender Lagerbestände

Veranstaltungsorganisation: Von der Planung (Messen, Informationsveranstaltungen) bis zur Durchführung – du buchst Veranstaltungen, stattest sie passend aus und bist regelmäßig selber vor Ort am Start, Gewinnung von ehrenamtlichen FSJ-Botschafter*innen, die gemeinsam mit dir Werbung für das FSJ machen, Kontaktpflege und Beratung zu Werbemaßnahmen mit unseren Partner*innen an Schulen, BIZ, Unis und Co., Mitarbeit bei der Konzeption, Planung und Umsetzung von Kommunikations- und Marketingmaßnahmen, interne Koordination der Öffentlichkeitsarbeit (Anleitung der Kolleg*innen, Materialbereitstellung etc.)

Kursmanagement für das Weiterbildungsprogramm mittels Veranstaltungsmanagementsoftware, Dokumentation der Weiterbildungsprozesse, Betreuung der Anmeldeprozesse, Auswertung der Evaluation, Unterstützung im Veranstaltungsmanagement, bspw. Terminkoordination, Raummanagement, Organisatorische Betreuung von Dozierenden und Teilnehmenden, Betreuung der Funktionsmailadresse der Personalentwicklung inkl. Einordnung und Beantwortung von Fragen, Administrative Bearbeitung von Rechnungen und Verträgen, Verwaltung von Anträgen auf externe Weiterbildung inkl. Abrechnung und Mittelüberwachung

Du unterstützt bei der Konzeption, Planung und Umsetzung von Veranstaltungen sowie Kundenworkshops in kaufmännischen Themenbereichen, wie Finanzen, Controlling und Risikomanagement sowie in der Unternehmensstrategie. Hierfür bereitest Du Unterlagen und Präsentationen auf und kannst Deine Ideen gern einbringen., Für unsere Veranstaltungen recherchierst Du nach Referierenden für Expertenvorträge., Du unterstützt unser Team bei der Produktentwicklung und dem Finden neuer Ideen für unsere Kunden und übernimmst die Pflege unserer CRM-Kundendatenbank., Maßgeblich bist Du an der Pflege und Vertiefung der Kundenbeziehungen beteiligt und stärkst dabei aktiv unsere Kundenbindung., Bei Interesse und Eignung hast Du die Möglichkeit zur Mitgestaltung weiterer interner Projekte.

Planung, Organisation und Durchführung eines mehrstufigen Auswahlprozesses, Kommunikation mit Bewerber:innen, Auswahlgremien und internationalen Partnerinstitutionen, Dokumentation, Qualitätssicherung und Weiterentwicklung von Auswahlkriterien und -prozessen, ganzheitliche Betreuung der Teilnehmenden während des Programms (von Aufnahme bis Übergang in Ausbildung/Beruf), Pflege und Auswertung programminterner Daten zur Evaluation und Weiterentwicklung, Unterstützung im Budgetcontrolling und Erstellung programmbezogener Auswertungen, Organisation und Moderation von digitalen und analogen Informations- und Willkommensveranstaltungen, Vermittlung programmspezifischer Inhalte an unterschiedliche Zielgruppen, Erstellung, Verwaltung und Pflege von Teilnahmeverträgen und Stipendienurkunden, Abstimmung mit internen Verwaltungsstellen und ggf. Rechtsabteilungen, Koordination der Einreiseprozesse in Zusammenarbeit mit Partnerinstitutionen, Unterkünften und Behörden, Beratung zu Visa- und Aufenthaltsverfahren sowie Unterstützung beim Onboarding

Du übernimmst die eigenverantwortliche Durchführung von allgemeinen Empfangsaufgaben wie z. B. die Verwaltung von Brief- und Postverkehr, die Bearbeitung von eingehenden E-Mails sowie das Entgegennehmen von Telefongesprächen., Du unterstützt mit Rechercheaufgaben für zukünftige Veranstaltungen., Bei dir liegen die telefonische und schriftliche Korrespondenz mit unseren Konferenzteilnehmer:innen., Du gestaltest die Herausgabe eines internen Newsletters in Zusammenarbeit mit den Werksstudent:innen der anderen Standorte., Du verwaltest Rechnungen, unter anderem auch Kreditabrechnungen., Du bist am Datenbankmanagement beteiligt., Du unterstützt die Kolleg:innen in den Bereichen Event-Production, Event-Management und dem Channel-Marketing.

Leitung des Koordinationsteams, Entwicklung und Nachverfolgung eines operativen Projekt-, Zeit- und Budgetplans, Eventmanagement, Organisation und Dokumentation von Team-Meetings, Workshops, Beratungsterminen und Netzwerk-Events (digital und in Präsenz), Koordination der Zusammenarbeit innerhalb des Teams sowie mit externen Partner*innen, Ansprechpartner*in für die Zielgruppen (inkl. Erstkontakt, Terminvergabe und Informationsweitergabe), Beratung zu Safer Space-Strategien für Veranstaltungen und digitale Formate, Mitentwicklung und Umsetzung der Netzwerk- und Community-Building-Strategie, Mitarbeit bei der Erstellung, Pilotierung und Weiterentwicklung der Diversity & Inclusion Toolkits, Unterstützung bei der Vorbereitung von Berichten, dem Projektcontrolling, der Wirkungsmessung und dem Reporting an Fördermittelgeber, Enge Zusammenarbeit mit allen Departments, insbesondere mit Projektleitung, Kommunikation, Monitoring und D&I-Expert*innen

Mitgestaltung der Office-Abläufe, Empfang und Betreuung von Gästen, Koordination von Lieferanten und Dienstleistern, Reiseplanung für Mitarbeiter, Verwaltung der Kasse und Rechnungsprüfung, Planung und Umsetzung interner Veranstaltungen, Zusammenarbeit mit dem Facility-Team