Leitung des Vorstandssekretariats und der Postlogistik, Zentrale Anlaufstelle für Vorstand, interne Stellen, Aufsichtsgremien sowie externen Partner*innen und Vertreter*innen aus der Politik, Management von Terminen, Gremiensitzungen und Anfragen, Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs, Erstellung von Präsentationen oder Entscheidungsvorlagen, Führung des Teams

Souveräne und kompetente Unterstützung der Bereichsleitung und Geschäftsführung, Datenrecherche und Analyse für Entscheidungsvorbereitungen, Inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Erstellung von Präsentationen und Statistiken, Eigenverantwortliche Bearbeitung und Umsetzung von Projekten z.B. in den Bereichen Vertrieb, Produktion und Disposition, Erste Übernahme von operativer Verantwortung und Weiterentwicklung zur Nachwuchsführungskraft

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, Terminkoordination sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Unterstützung sowie eigenverantwortliche Übernahme von Projekten, Beauftragungen (z.B. Compliance) und weiteren Aufgaben (z.B. Veranstaltungsorganisation), Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, Kunden, internen Abteilungen sowie externen Partnern

Erstellen von Protokollen, Terminplanung und -koordination, Nachverfolgen offener Aufgaben, Enge Austausch mit internen Teams, Ansprechperson für Angehörige, Bewohner*innen und Bewerber*innen, Begleitung des Bewerbungsprozesses, Vorbereitung relevanter Unterlagen und Berichte, Kommunikation mit Behörden (Gesundheitsamt, WTG-Behörde/Heimaufsicht, Medizinischer Dienst der Krankenkassen)

Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen der Abteilungsleitung, Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung und Dokumentation, Kommunikationsschnittstelle zwischen der Abteilungsleitung und internen sowie externen Ansprechpartnern, Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen, Organisatorische Unterstützung und Mitarbeit bei strategischen Projekten im Personalmanagement, Verwaltung vertraulicher Informationen und Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb der Abteilung, Praktische Unterstützung im Tagesgeschäft, z. B. bei der Erstellung von Bedarfsanforderungen oder der Organisation von Arbeitsmitteln, Beratung der Fachbereiche zu Veranstaltungsformaten im Personalbereich, Planung, Terminierung und Koordination von Veranstaltungen inkl. Raumorganisation und interner Abstimmungen, Entwicklung und Dokumentation von Veranstaltungskonzepten, Betreuung von Veranstaltungen vor Ort, Nachbereitung und Evaluation zur Qualitätssicherung, Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Rahmen der Bewerbungsprozesse

Professionelle Organisation des Umfeldes unserer Geschäftsführung, Terminmanagement / Planung von Besprechungen und Besuchsterminen, Sicherstellung der internen und externen Kommunikation der Unternehmensgruppe sowie Weiterentwicklung des Corporate Designs, Souveränes Verfassen von Texten und Präsentationen sowie sicheres Protokollieren von Meetings in Deutsch & Englisch, Administrative Unterstützung in den Bereichen Legal und Vertragsmanagement, insbesondere im Markenrecht

Unterstützung der Geschäftsführung im täglichen Ablauf und bei Projekten., Erledigung aller anfallenden Verwaltungsaufgaben für den Vorstand des Vereins und die Geschäftsführung., Organisation von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen., Erstellung von Anträgen, Verwendungsnachweisen sowie Präsentationen., Mitwirkung im Qualitäts- und Versicherungsmanagement., Koordination interner Abläufe und Schnittstelle zu Vorstand, Mitarbeitenden und externen Partnern.

Eigenverantwortliche Organisation und Koordination von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen, einschließlich Reiseplanung, -buchung und -abrechnung, Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Dokumentationen, Unterstützung bei komplexen Projekten im Bereich Mergers & Acquisitions, Sicherstellung einer reibungslosen internen und externen Kommunikation, Selbstständige Organisation Ihres Verantwortungsbereichs und effiziente Entlastung des Teams im Tagesgeschäft

Empfang und Betreuung von Besucher*innen in der Kernarbeitszeit von 9-15 Uhr, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten sowie Informationsauskunft, Bearbeiten der täglichen Post, Erstellen von Korrespondenzen, sowie Terminplanung und -überwachung, Konferenzraummanagement, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und Besprechungen, Verwaltung des Büromittellagers, Bestellung von Büromaterial und Rechnungsprüfung, Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen, Erstellen von Protokollen

arbeiten den drei Bereichsleitungen zu und sind für deren Büroorganisation und Terminplanung zuständig, unterstützen die Bereichsleitungen in der Vorbereitung von Gremien, Sitzungen, Projekten, Veranstaltungen und Terminen, tragen zu einem reibungslosen Informationsfluss zwischen den Bereichsleitungen und den Fachbereichen bei, planen eigenständig interne und externe Veranstaltungen, sind verantwortlich für die Planung des Jahresablaufs innerhalb der Organisation und verwirklichen eigene Projekte, sitzen an der Nahtstelle von Geschäftsleitung, Kolleg*innen und Kooperationspartner*innen

Kursmanagement für das Weiterbildungsprogramm, Unterstützung im Veranstaltungsmanagement, Organisatorische Betreuung von Dozierenden und Teilnehmenden, Betreuung der Funktionsmailadresse der Personalentwicklung, Administrative Bearbeitung von Rechnungen und Verträgen, Verwaltung von Anträgen auf externe Weiterbildung

Organisations-Profi: Du jonglierst clever mit Terminen, Besprechungen und Reisen und bist dabei immer einen Schritt voraus, Führungskräfteentlastung: Unterstütze bei der Teamkommunikation (z. B. bei der Aufbereitung von Bereichsinfos, Teammeetings etc.), du steuerst eigenständig die aus Meetings resultierenden Aufgaben, Kommunikations-Knotenpunkt: Ob interne oder externe Anfragen – du bist die erste Anlaufstelle und findest immer den richtigen Weg oder Ansprechpartner:in. Auch innerhalb des Teams bist du das Bindeglied, das alle zusammenhält, Mitgestalter: Du packst aktiv bei Projekten mit an, insbesondere wenn es um unsere Kundenzufriedenheit und die Optimierung unserer internen Abläufe geht. Von der Vorbereitung wichtiger Unterlagen bis zur Aufbereitung eigener Themen – hier ist deine Kreativität gefragt, Event-Manager: Du übernimmst die Planung von Events für unsere Vertriebs- und Geschäftspartner. Von der Organisation und Koordination (virtueller) interner und externer Besprechungen und Veranstaltungen bis zur detaillierten Vor- und Nachbereitung – du hast alles im Griff, inklusive Protokollführung und dem Nachhalten von Ergebnissen, Projektarbeit:Eigenständig übernimmst du kleinere Projekte zur Prozessverbesserung oder Kundenzufriedenheit und übernimmst die Schnittstellenkoordination bei interdisziplinären Themen, Digital-Champion: Du hilfst uns dabei, Prozesse zu dokumentieren, zu pflegen und unsere Ablagesysteme immer up-to-date zu halten, Präsentations-Artist: Du erstellst selbstständig Präsentationen für wichtige Meetings – klar, strukturiert und auf den Punkt

Koordination und Priorisierung der Termine des Kaufmännischen Vorstands und Organisation des reibungslosen Ablaufs, Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Präsentationen, Unterstützung bei der Gremienarbeit, Erstellen von Aktenvermerken, Berichten, Protokollen, Präsentationen und der Korrespondenz, Reiseorganisation, Fristenüberwachung und Priorisierung von Aufgaben, allgemeine Sekretariatsaufgaben wie bspw. Postbearbeitung, E-Mail-Management, Telefonate, Gästebetreuung und -bewirtung, Ablage sowie weitere administrative und organisatorische Aufgaben, Schnittstellenfunktion zu internen Fachbereichen und externen Partner

Supporting the management in all strategic and operational tasks, Organisation, coordination, preparation and follow-up of internal and external appointments, Preparation of documents for presentations, decision papers, statistics and reports, Administrative handling of all HR-related processes, Drafting contracts of employment, contract amendments, references and certificates, Creating analyses and statistics as well as maintenance of personnel data, Support in the screening of applications and correspondence with applicants, Handling general assistance and secretarial tasks

Koordinieren von Terminen und Raumbuchungen, Organisieren von Dienstreisen im In- und Ausland (Buchung bis Abrechnung), Vorbereiten von Ausschreibungen und Einkaufsvorgängen, Rechnungsabwicklung, Pflegen der Intranet-Seiten der Abteilung, Unterstützung bei der Gestaltung von Präsentationen nach Corporate Design, Monitoren des Abteilungsbudgets, Unterstützung bei der Budgetplanung, Unterstützung beim Prozess um die Einstellung von neuen Mitarbeitenden, Allgemeine Bürotätigkeiten, Unterstützung des Teams bei anfallenden Aufgaben

Strategische und operative Unterstützung des Vorstands im Tagesgeschäft, Koordination und Steuerung von internen sowie externen Kommunikations- und Informationsflüssen, Unterstützung bei Sonderprojekten und Ad-hoc-Themen, Selbstständige Organisation von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, inklusive Protokollführung und Nachverfolgung von Maßnahmen, Erstellung und Aufbereitung von Geschäftskorrespondenz, Unterlagen und Präsentationen, Effizientes Office- und Aufgabenmanagement sowie Übernahme administrativer Tätigkeiten

Empfang und Betreuung von Kunden, Telefon- und Korrespondenzpflege (E-Mail, Briefverkehr), Weiterleitung von Anfragen an Fachbereiche, Termin- und Kalenderorganisation, Büromaterialverwaltung, Postbearbeitung, Koordination interner Meetings, Pflege und Vervollständigung von Daten im CRM-System, Anlage neuer Kundenprofile, Erstellung von Exposés und Präsentationen, Erstellung von Reportings für betreute Objekte

Assistenz der Geschäftsleitenden Beamtin und deren Stellvertretung, Vertretung Assistenz Bürgermeister, Organisation von Meetings, Terminen und Koordination von Projekten und Zeitplänen, Anordnung von Rechnungen