Persönliche Assistenz auf Vorstandsebene inkl. Office Management (Termin- und Reisekoordination, Bearbeitung der Korrespondenz, Datenverwaltung und Pflege elektronischer Akten), Koordination und Begleitung von vorstandsrelevanten Projekten, Ansprechpartner:in für alle zuliefernden Stellen (u.a. BaFin, BdB, EdB sowie Mitgliedsbanken), Betreuung von Verbandsangelegenheiten sowie Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen, Erstellung von Vorlagen und Präsentationen, Übernahme von Sonderaufgaben je nach Qualifikation und Absprache

Erstellen von Protokollen, Terminplanung und -koordination, Nachverfolgen offener Aufgaben, Enge Austausch mit internen Teams, Ansprechperson für Angehörige, Bewohner*innen und Bewerber*innen, Begleitung des Bewerbungsprozesses, Vorbereitung relevanter Unterlagen und Berichte, Kommunikation mit Behörden (Gesundheitsamt, WTG-Behörde/Heimaufsicht, Medizinischer Dienst der Krankenkassen)

Empfang und Beratung von Besuchern und Gästen, Telefondienst und Vermittlung von Telefonaten, Kontakt- und Beziehungspflege zu Bewohnern und Mietern, Allgemeine Verwaltungsaufgaben

Prüfung der Rechnungen der Honorarkräfte an den Bildungszentren des Bundes und Anweisung der Zahlungen, Unterstützung der Honorar- und Verwaltungskräfte an den Bildungszentren des Bundes bei der Rechnungserstellung, Unterstützung der Verwaltungskräfte an den Bildungszentren des Bundes bei der Vertragsgestaltung und Vergabe, Führung der Abrechnungsakten, Verwaltungsmäßige Abwicklung des Einsatzes von Bundesfreiwilligendienstleistenden an den Bildungszentren des Bundes (Zahlungen anweisen, Personalakten führen), Erstellung von Datenbankabfragen und Aufbereitung von Daten sowie Statistiken für Berichte

Prüfung der Rechnungen der Honorarkräfte an den Bildungszentren des Bundes und Anweisung der Zahlungen, Unterstützung der Honorar- und Verwaltungskräfte an den Bildungszentren des Bundes bei der Rechnungserstellung, Unterstützung der Verwaltungskräfte an den Bildungszentren des Bundes bei der Vertragsgestaltung und Vergabe, Führung der Abrechnungsakten, Verwaltungsmäßige Abwicklung des Einsatzes von Bundesfreiwilligendienstleistenden an den Bildungszentren des Bundes (Zahlungen anweisen, Personalakten führen), Erstellung von Datenbankabfragen und Aufbereitung von Daten sowie Statistiken für Berichte

Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie die interne Verteilung ins Haus, Scannen und Digitalisieren von Dokumenten, Elektronische Nachbearbeitung und Zuordnung von Dokumenten in den IT-Systemen, Durchführen von Druckaufträgen und Versandaktionen, Erledigen administrativer Aufgaben wie z.B. Datenerfassung, Korrespondenz und Dokumentation, Mitwirkung bei Projekten zur weiteren Digitalisierung von Dokumenten und zur Automatisierung von Prozessen

Mitwirkung in Bereichen wie Einkauf, Finanzen, Personal, Gebäudemanagement, Unternehmenskommunikation, Studentisches Wohnen, Studienfinanzierung etc., Erlernen aller Facetten des Büromanagements –von der Büroorganisation über die Kundenkommunikation bis hin zur Bearbeitung von Rechnungen und Aufträgen