Koordination, Zuarbeit und Dokumentation im operativen Tagesgeschäft von Projekten, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Gremienterminen, Erstellung, Pflege und Aktualisierung von Projektplänen, Aufgabenlisten und Entscheidungsvorlagen, Eigenständige Recherche, inhaltliche Zuarbeiten und Entwürfe für Konzepte, Berichte oder Kommunikationsmaterialien, Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen und Dokumenten für unterschiedliche Zielgruppen

Gemeinsam mit einer Verwalterin und einem Techniker bildest du unser Team Hamburg, Du hast ein offenes Ohr – für Anfragen von Mieter:innen, genauso wie für deine Teamkolleg:innen oder externe Geschäftspartner:innen, Du bearbeitest Schriftverkehr und übernimmst Telefon- und E-Mail-Korrespondenz mit Mieter:innen und Geschäftspartner:innen, Du hältst unserem Immo- und Verwalterteam den Rücken frei und unterstützt sie z.B. bei Recherchen oder der Erstellung von Reportings, Dir liegt das Pflegen und Verwalten von Daten, Vorlagen und Akten nach internen Vorgaben sowie das Sicherstellen der sachgerechten Dokumentation und Archivierung, Du übernimmst organisatorische Aufgaben rund um das Büro wie die Verwaltung von Büromaterialien und Unterstützung bei administrativen Aufgaben

Vorbereitung und Prüfung von Förderanträgen (z. B. BAFA, KfW), Kommunikation mit Kund:innen, Energieberater:innen und Behörden, Pflege von Daten in unserem CRM-System, Unterstützung bei der Dokumentation und Nachverfolgung von Förderprozessen, Mitwirkung bei der Optimierung interner Abläufe im Fördermittelservice

Empfang, Begrüßung und Bewirtung von Mandanten, Planung und Koordination von Terminen und Konferenzen, Organisation und Vorbereitung von Events, individuelle Terminkoordination und weiterführende organisatorische Aufgaben zur Unterstützung der Notare