Mitwirkung in Bereichen wie Einkauf, Finanzen, Personal, Gebäudemanagement, Unternehmenskommunikation, Studentisches Wohnen, Studienfinanzierung etc., Erlernen aller Facetten des Büromanagements –von der Büroorganisation über die Kundenkommunikation bis hin zur Bearbeitung von Rechnungen und Aufträgen

Koordination von Terminen, Besprechungen und Reisen, Organisation und Vorbereitung von Meetings und Unterlagen, Schnittstelle zu internen Teams und externen Partner*innen, Unterstützung bei vertrieblichen Projekten & Sonderthemen, Verantwortung für eine reibungslose Tagesorganisation, Aktives Mitgestalten von Prozessen und Strukturen

Termin- und Reisekoordination, Korrespondenz Kliniken und Forschungsinstitute/Labor intern/extern, Organisation von Besprechungen und Konferenzen/Kongressen, Pflege von Datenbanken, Drittmittelwesen, Koordination klinische Studien, Unterstützung bei der Erstellung von Manuskripten, Postern und Präsentationen, Mitorganisation Lehre und Koordinierung Studierende

Büromanagement für die Abteilungsleitungen 2 und 3, Vertretung und Unterstützung in den Vorzimmern der Staatsrätin und des Staatsrates, Terminplanung, Postbearbeitung und -ablage, Besprechungsorganisation, -vor- und -nachbereitung, Planung und Abwicklung von Dienstreisen, allgemeine Büro- und Assistenzaufgaben, elektronische Vorgangsbearbeitung, Fristenüberwachung und Erstellung von Muster-Vorgängen im Dokumentenmanagement-System VIS

Unterstützung des Verwaltungsteams in den Bereichen Personalverwaltung und Buchhaltung, Mitwirkung bei der Organisation und Koordination von Verwaltungsprozessen, Erfassung und Bearbeitung von Daten und Dokumenten, Mithilfe bei der Organisation von Veranstaltungen für HeimbewohnerInnen und MitarbeiterInnen

Unterstützung der Abteilungsleitung in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben, Erster Ansprechpartner für interne und externe Partner Steuerung interner Prozesse wie z.B. Rechnungsdurchläufe, Investitionsanträge etc., Vor- und Nachbereitung von Meetings, Erstellung von Präsentationen, Unterstützung der Projektleiter bei der Erstellung von Planungs- und Bauverträgen, Unterstützung der Projektleiter bei organisatorischen Abläufen der Baumaßnahmen, Unterstützung bei der Führung des monatlichen Kosten-Forecasts über alle betreuten Baumaßnahmen inkl., Zusammentragung relevanter Informationen und Austausch mit den Standorten, Steuerung des Fristenmanagements für Verträge, Bürgschaften etc., Koordination des fristgerechten Reportings für die jeweiligen Stakeholder, Organisation und Erledigung klassischer Sekretariatsaufgaben, wie z.B. Postbearbeitung, Telefondienst, Datenbankpflege, Dokumentenverwaltung

Allgemeine Sekretariatsaufgaben, Korrespondenzführung und Dokumentenablage, Organisation interner und externer Beratungen, Termine und Dienstreisen, Recherche und Aufarbeitung von Daten zu Grundstückseigentümern, Gemeinden, bereits bestehenden Projekten, Mitbewerbern etc., Erstellung von Anschreiben, Excel-Übersichten und Protokollen, Kontaktpflege zu Grundstückseigentümern in enger Abstimmung mit unserem Team im Innen- und Außendienst, Kontrolle und Überwachung von Terminen und Fristen

Administration von aktuellen Microsoft Windows Serverbetriebssystemen, Administration von Microsoft Active Directory, Microsoft Exchange und Microsoft SQL-Server bzw. SQL-Serverclustern (on Premise), Sicherstellung des Betriebes der vorgenannten Systeme auf eigener Hardware und in einer Virtualisierungsumgebung (vSphere und Proxmox), inkl. Backup, Monitoring der Systeme, Management von Containern (Docker)

Betreuung der Tochtergesellschaft in Saarbrücken und eigenverantwortliche Gestaltung der internen und externen Unternehmenskommunikation, Eigenverantwortliche Mitarbeit bei der Konzeption, Umsetzung und Analyse von Marketingkampagnen, Sicherstellung eines einheitlichen Markenauftritts über alle Medien unter Einhaltung des Corporate Design, Planung und Durchführung von Printmedien und analogen Marketingkampagnen, Unterstützung bei der Content-Erstellung für Social Media, Homepage und Mailings, Unterstützung des Teams im Sponsoring- und Eventbereich bei administrativen Tätigkeiten, Steuerung parallellaufender Projekte, Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen und Standorten, Koordination externer Dienstleister und Agenturen