5 Office Activities Jobs Berlin

Organisation des Sekretariats, Terminkoordination, Administrative Tätigkeiten, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Ansprechpartner für interne und externe Besucher*innen, Organisation von Events, Workshops sowie Sitzungen inklusive Cateringbestellung, Vor- und Nachbereitung der Konferenzräume

Allgemeine Bürotätigkeiten (z.B. Rezeptionsdienste, persönlich am Empfang und telefonisch, Korrespondenz, Posteingang, Ablage), Verwaltungstätigkeiten im Schulbereich (z.B. Anwesenheit, Schülerakten, Schülerbögen, Schülerdatenbank, Schulintranet), Kommunikation mit Eltern, Kindern, Mitarbeiter*innen (Deutsch/Englisch), Behörden (Deutsch) und externen Partnern (vorwiegend Deutsch), jährliche bzw. fortlaufende Schulgeldberechnung und Debitorenpflege, Unterstützende Tätigkeiten für die Schulleiter*innen, Unterstützung bei der Organisation und Vorbereitung von Schulfesten und anderen Schulveranstaltungen

Ablage und Überwachung der Kostenübernahmen und vertraglichen Angelegenheiten, fristgerechte Erstellung, Prüfung und Versand der Rechnungen und Abrechnungen, Buchen und Pflege der Barkassen im Bereich Kostensatz, Datenerfassung und -pflege sowie die Führung von Statistiken, Erstellen der Abrechnung für Projektteilnehmer*innen, Erledigung allgemeiner Verwaltungsaufgaben und des Schriftverkehrs, Nachhalten von Abgabefristen (z.B. Entwicklungsberichte, Verträge, Zuarbeit aus den Einrichtungen), Koordinierung der Raumnutzung; Vorbereitung entsprechender Nutzungsvereinbarungen, Facilitymanagement, Umsetzung und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems

Unterstützung der Leitung bei der administrativen und wirtschaftlichen Steuerung der Einrichtung, Selbstständige Antragstellung inkl. LGV, JAZ-Tabelle, Honorarübersicht, Stellenplan, Finanzierungsplan, sowie Begründung, Zuordnung und Kalkulierung der einzelnen Positionen, Verwaltungstätigkeiten im Zusammenhang mit der Mittelbeantragung und Mittelverwaltung, Änderungsanträge inkl. Finanzplan, Stellenplan usw. erstellen, Selbstständige Aktualisierung des Stellenplans bei Personaländerungen, Fortlaufende Kommunikation über zuwendungsrelevante Fragen, Selbstständige Erstellung des zahlenmäßigen Verwendungsnachweises sowie die inhaltliche Bearbeitung, Allgemeine Bürotätigkeiten und Verwaltungstätigkeiten wie auslösen der Bestellungen, Führen von Statistiken, Mitwirkung bei der Vorbereitung von Veranstaltungen

Allgemeine Bürotätigkeiten/Tagesgeschäft/Empfang, Unterstützung beim Auswahlverfahren zum Deutschen Filmpreis, Mithilfe bei verschiedenen Projekten und der Veranstaltungsorganisation, Recherchen für laufende und anstehende Projekte z.B. Filmbildung, Podcast u.v.m., Bewirtung von Gästen

Allgemeine Auftragsabwicklung, Schriftverkehr (u. a. mit den Krankenkassen), Abrechnung erbrachter Leistungen, Interne und externe Kommunikation, Überwachung der Aufträge, Wareneingangskontrollen

Anlaufstelle für Anfragen von Lehrkräften, Kursteilnehmer:innen und externen Partnern – persönlich, telefonisch und schriftlich, Prüfung und Dokumentation von Krankmeldungen und Abwesenheiten, Pflege und Archivierung digitaler sowie analoger Akten, Raumorganisation für Veranstaltungen sowie Materialbestellungen, Erstellung von Bescheinigungen, Verträgen und Zertifikaten, Posteingang und -ausgang, Unterstützung bei Meldungen an Behörden (z. B. Jobcenter, Bundesagentur für Arbeit, BAMF), Nachfassen bei Interessent:innen via Telefon, WhatsApp oder E-Mail, Unterstützung bei der Pflege der Websiteinhalte

Koordination und Priorisierung der Termine des Kaufmännischen Vorstands und Organisation des reibungslosen Ablaufs, Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Präsentationen, Unterstützung bei der Gremienarbeit, Erstellen von Aktenvermerken, Berichten, Protokollen, Präsentationen und der Korrespondenz, Reiseorganisation, Fristenüberwachung und Priorisierung von Aufgaben, allgemeine Sekretariatsaufgaben wie bspw. Postbearbeitung, E-Mail-Management, Telefonate, Gästebetreuung und -bewirtung, Ablage sowie weitere administrative und organisatorische Aufgaben, Schnittstellenfunktion zu internen Fachbereichen und externen Partner

Abgleich des geplanten Budgets und Klärung von Diff., Beleglisten erstellen und prüfen, Zuarbeiten zum Bereich Finanzcontrolling, Rechnungslegung, Personalsachbearbeitung, Beschaffung nach Dokumumentationspfichten, Dokumentenablage zur Nachweisführung der Projektarbeit, Aktualisierung von Vorgabedokumenten

Stellenbeschreibungen tippen, Arbeitszeugnisse erstellen, Daten & Dokus pflegen, Beim Onboarding mitmischen

Office- und Terminmanagement für die Bereichsleitung Personal, Organisation von Reisen, Koordination von Terminen und E-Mails, Erstellung von Vorlagen und Präsentationen, Zentrale Ansprechperson für organisatorische Belange im Personalbereich, Unterstützung des Teams bei operativen, administrativen und Ad-hoc-Aufgaben, Mitwirkung bei Sonderaufgaben, Organisation interner Meetings und Team-Events, Unterstützung bei der Weiterentwicklung von Abläufen, Kommunikative Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpersonen

Organisation von Terminen und Veranstaltungen für die Ressortleitung, Schnittstelle zwischen Ressortleitung und den Personalleitungsteams bei der Büroorganisation an den Standorten, Erstellen und Führen von Übersichten für die Ressortleitung, selbstständige, unterschriftsfertige Vorbereitung und Kontrolle von interner und externer Korrespondenz und internen Unterlagen inkl. Dokumentenmanagement, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, teilweise Protokollführung, Erstellung von Präsentations- und Vortragsunterlagen, Durchführung von themenbezogenen Einzelrecherchen und Aufbereitung der Ergebnisse, selbstständige Steuerung und Überwachung von Projekt- und Dokumentationsschritten

Bearbeitung von Mieter*innenanliegen von ca. 55 Mieteinheiten im eigenen Gebäude, Pflege und Aktualisierung von Stammdaten in der Verwaltungssoftware, Verwaltung und Dokumentation der Mieter- und Objektakten sowohl digital als auch in Papierform, Überwachung und Sicherstellung der Einhaltung relevanter Fristen, Organisation der Ausstattung der Gemeinschaftsbereiche, Schlüsselverwaltung, Erstellen und Nachverfolgung von Instandhaltungsaufträgen, Ansprechpartner*in für Wartungsanfragen, Handwerks- und Dienstleistungsunternehmen, Überwachung und Kontrolle der monatlichen Mieteingänge, Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnungen

Erstellung, Sammlung, Prüfung und Dokumentierung von Rechnungen, Bearbeitung, Prüfung, Kontierung und Buchung von Ein- und Ausgangsrechnungen, Kassenabrechnungen inklusive Buchung der Geschäftsvorfälle, Finanzbuchhaltung und -verwaltung, Vorbereitende Arbeiten für den Jahresabschluss, Vorbereitung und Kontrolle von Zahlungsanweisungen, Kommunikation mit Dritten außerhalb der Organisation, z.B. Kunden, Ämtern und Behörden

Finanz- und Rechnungswesen: Erstellung und Abrechnung von Betreuungs- und Mietkosten, Führung von Kassen- und Rechnungsausgangsbüchern, Verwaltung von Klienten-Verwahrkonten, Prüfung von Bankbewegungen, Überwachung von Ein- und Ausgaben sowie Bearbeitung des Mahnwesens., Wohnraummanagement: Verwaltung von Träger- und Gruppenwohnungen, Auswertung von Mieteinnahmen, Leerständen und Mietausfällen., Beschaffung & Verwaltung: Angebotsanfragen einholen, Kontrolle von Lieferscheinen und Rechnungen, allgemeine Verwaltungstätigkeiten sowie Erstellung und Pflege von Statistiken., Team- und Qualitätsarbeit: Aktive Mitarbeit an Qualitätsprozessen, Teilnahme an Teamsitzungen und Supervisionen sowie die flexible Übernahme weiterer Aufgaben nach Bedarf.

Professionelle und verantwortungsvolle Erledigung von Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, Führung der internen und externen Korrespondenz, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Sachbearbeitung in der Kassenverwaltung, Beratung und Betreuung von Schüler*innen sowie deren Eltern, Bearbeitung von Vergabe- und Vertragsangelegenheiten

Assistenzaufgaben Stabsbereich Recht (Terminplanung, Fristenkontrolle, Arbeitsorganisation, Dokumentenerstellung, Protokollierung), Organisation des Vertragsmanagements, Eigenständige Organisation und Koordination der internen Gremiensitzungen, Erstellung der internen Gremienunterlagen (inkl. Vor- und Nachbereitung der Sitzungen), Unterstützung im Vergabeverfahren in Abstimmungen mit den Fachabteilungen, Unterstützung und Pflege eines internen Rechtsregelungsbuchs (insbesondere Datenschutz und Compliance), Mitentwicklung eines internen Rechtskatasters, Stellvertretung anderer Assistenzen

Du managst die Kalender unserer Geschäftsführung, behältst den Überblick über Termine und koordinierst interne wie externe Anfragen zuverlässig., Du übernimmst das operative Tagesgeschäft, wie z.B. die Geschäftsreiseplanung, Anmeldung und Empfang externer Gäste oder die Koordination von Unterschriftenläufen., Du planst und begleitest geschäftliche Events, Offsites und Meetings – von der Terminfindung bis zur Umsetzung vor Ort oder digital., Du unterstützt unsere:n Chief of Staff bei wiederkehrenden Aufgaben, wie z. B. der Erstellung und Pflege von Präsentationen oder Reports., Du bist die erste Ansprechperson für organisatorische Anliegen rund um das Management-Team – vorausschauend, lösungsorientiert und freundlich.

Organisation und Pflege wissenschaftlicher Primärdaten sowie Führung und Pflege von Datenbanken zur Erfassung von wissenschaftlichen Leistungen, Allgemeine Assistenz- und Sachaufgaben mit den Schwerpunkten Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden des Projekts KASTENHILFE und externen Partnern sowie Zusammenarbeit der Abteilung mit Institutsleitung und Verwaltung, Unterstützung bei Antragstellung weiterer öffentlich geförderter Projekte (national und EU) sowie im Vertragsmanagement (Vorbereitung von MTAs, MoUs), Unterstützung und Vorbereitung von Beschaffungsvorgängen inkl. Angebotseinholung, Pflege von Datenbanken, Mitwirkung bei der Organisation und Betreuung von nationalen wie internationalen Tagungen sowie von vor-Ort Projektveranstaltungen (in Berlin-Brandenburg), Organisation, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Organisation, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Protokollführung, Terminmanagement (Planung, Koordination, Überwachung von Terminen), Kontaktaufnahme mit Interessensvertreter*innen, Wissenschaftler*innen und Institutionen und - Betreuung von nationalen und internationalen Gästen, Betreuung und Einweisung für neue Mitarbeiter*innen, Studierenden und Praktikant*innen, (Mit-)Gestaltung und Pflege von Online-Plattformen (Social und Scientific Media, Websites, Lehr-Lernplattformen, etc.), Unterstützung der Feldarbeiten vor Ort (Kastenausbringung, -kontrollen)