9 Office Activities Jobs Hamburg

Allgemeine Assistenz- und Organisationstätigkeiten, einschließlich Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Besprechungen., Administrative Unterstützung im Tagesgeschäft, insbesondere in organisatorischen und personalbezogenen Anliegen., Bearbeitung von Bestellungen, inklusive Erstellung von Rechnungen und Lieferscheinen., Koordination und Kommunikation mit externen Dienstleistern, Lieferanten und Handelspartnern, einschließlich Steuerung relevanter Projektprozesse., Mitarbeit im Finanzwesen, z. B. durch Zusammenstellung und Prüfung von Rechnungen, Bearbeitung von Spesenabrechnungen sowie Abstimmung mit der Steuerkanzlei., Übernahme von Teilprojektverantwortung für ausgewählte Projekte (z.B. Bürokonzept).

Support in processing purchasing and calculation, Maintenance of master data, price lists and supplier lists, Assistance in processing tender documents, Support with all commercial activities in purchasing, Partial takeover of the reception, Central contact person for customers, business partners and employees, Telephone and appointment management, Incoming mail and invoices as well as support of the electronic workflow, Support in office organization with all secretarial tasks involved

Empfang und Bewirtung von Gästen, Kund:innen und Bewerber:innen, Vorbereitung von Besprechungsräumen anlässlich von Workshops und internen Veranstaltungen, Bearbeitung der täglichen Eingangs- und Ausgangspost, Administration von Reisebuchungen und -abrechnungen, Einarbeitung neuer Auszubildender, Verhandlung der Konditionen mit Lieferanten, Abwicklung von Bestellungen, u. a. für Büro- und Küchenbedarf, sowie Bestandskontrolle, Qualitätsmanagement für unsere Räumlichkeiten (Küchen, Besprechungsräume), Verwaltung der Zugangskontrolle, Koordination und Beauftragung von Handwerksbetrieben (z. B. für Reparaturen) und Möbellieferanten, Verantwortung als Sicherheitsbeauftragte:r (gemeinsam mit einer Kolleg:in in gegenseitiger Vertretung), Anforderung und Prüfung von Angeboten z. B. im Rahmen von Umbauten und Wartungen, Operative Unterstützung im Rahmen von Umgestaltungsmaßnahmen sowie Organisation der Innenraumgestaltung, Ansprechpartner:in für Hausmeister und Hausverwaltung, Mitarbeit bei der Umsetzung von Veranstaltungen

Empfang und Bewirtung von Gästen, Kund:innen und Bewerber:innen, Vorbereitung von Besprechungsräumen, Bearbeitung der täglichen Eingangs- und Ausgangspost, Administration von Reisebuchungen und -abrechnungen, Einarbeitung neuer Auszubildender, Verhandlung der Konditionen mit Lieferanten, Abwicklung von Bestellungen, Qualitätsmanagement für unsere Räumlichkeiten, Verwaltung der Zugangskontrolle, Koordination und Beauftragung von Handwerksbetrieben und Möbellieferanten, Verantwortung als Sicherheitsbeauftragte:r, Anforderung und Prüfung von Angeboten, Operative Unterstützung im Rahmen von Umgestaltungsmaßnahmen sowie Organisation der Innenraumgestaltung, Ansprechpartner:in für Hausmeister und Hausverwaltung, Mitarbeit bei der Umsetzung von Veranstaltungen

Sicherstellung eines professionellen ersten Eindrucks am Empfang, Empfang und Bewirtung von Besucher:innen, Steuerung und Durchführung sowie Optimierung von administrativen Prozessen (z.B. Posteingang/ -ausgang, Büroorganisation, Materialbeschaffung, Getränkebestellung, Catering, etc.), Beauftragung und Koordinierung von externen Dienstleister:innen (z.B. Reinigungsfirmen, Handwerksfirmen, etc.), Verantwortung für die Infrastruktur der Büroflächen, Arbeitsplätze, Aufenthaltsräume und Küchen in enger Zusammenarbeit mit HR, IT, Facility Management und anderen Fachbereichen, Gewährleistung einer reibungslosen Organisation und Koordination der administrativen Abläufe, Identifikation und Umsetzung von Verbesserungspotentialen innerhalb der Büroorganisation

Bearbeiten allgemeiner Angelegenheiten der Systemverwaltung einschließlich Büroorganisation, Beschaffung von Büromaterial, Abwicklung des allgemeinen Schriftverkehrs, E-Rechnungen bearbeiten

Sortieren, Ordnen und Abheften von Unterlagen nach vorgegebenen Ablagesystemen, Pflege digitaler Dateien und Ablage in Dokumentenmanagementsystemen, Umbenennen und Sortieren von Scans, PDFs und elektronischen Dokumenten, Datenerfassung (z. B. Ablagevermerke, Aktenzeichen, Telefonlisten), Unterstützung bei der Aktenarchivierung und -vernichtung gemäß Fristen, Botengänge in der Hamburger Innenstadt, Unterstützung des Projektteams bei PowerPoint-Präsentationen, wissenschaftlichen Recherchen und anderen Themen, Unterstützung bei Messen, Veranstaltungen und Meetings

Eigenverantwortliche und selbständige Organisation eines Sekretariats, Planung, Organisation, Protokollierung und Nachbereitung von Besprechungen, Tagungen und Sitzungen, Veranstaltungsplanung und Durchführung von z.B. Raumbuchungen, Auftragsvergabe an Dienstleister und Kostenrechnungen, Unterstützung der Zentrumsleitung im Tagesgeschäft bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, sowohl für interne als auch für externe Anfragen, Hintergrundrecherche, Koordination der Arbeitsplatzverteilung und Arbeitsplatzausstattung, Organisatorische Unterstützung bei der Einführung neuer Mitarbeiter und bei der Vor- und Nachbereitung von Lehrveranstaltungen, Inhaltliche Pflege der Website, Datenmanagement, Dokumentation und Archivierung, Unterstützung bei der Budgetüberwachung und Mittelverwaltung, Allgemeine Sekretariats- und Bürotätigkeiten, Post- und Telefondienst, Verwaltung und Bestellung von Büromaterial, Im Bedarfsfalle Abwesenheitsvertretung anderer Sekretariate für die Standorte Bonn und Hamburg

Bürotätigkeiten organisieren, planen und durchführen, Durchlaufen der Abteilungen Buchhaltung/Auftragsabrechnung, Personalwesen, Vertrieb, Controlling, Technik, Kundenservice, Materialwirtschaft, Erlernen aller kaufmännischen Grundlagen sowie spezielle Fach- und Prozesskenntnisse im Bereich der Energieversorgung, Einbindung in das Tagesgeschäft, Selbstständige Übernahme eigener Aufgaben, Unterstützung z.B. bei der Organisation von Veranstaltungen

Allgemeine Datenerfassung für den Bereich der Paten- und Spenderbetreuung mit der hausinternen Software, Bearbeitung der Eingangspost aus unseren Programmländern, Bearbeitung von Brief- und Geschenksendungen unserer Paten an die Patenkinder, Erfassen von Neu-Paten und -Spendern, Verwalten von Patenkind-Dokumenten, Versenden von Informationsmaterial und Patenschaftsunterlagen

Annahme von Telefonaten, Mails (Erstkontakt), Prüfung und digitale Erfassung von Rechnungen (DMS), Pflege von Dokumenten, Erstellung von Listen, Unterstützung des Teams bei allgemeinen Bürotätigkeiten