Schrittweise Einarbeitung in die vielfältigen Tätigkeiten einer modernen Hochschulverwaltung, Effizienter Einsatz von modernen Kommunikationssystemen und Softwarelösungen, Normgerechte und adressatengerechte Aufbereitung von Informationen, Einblicke in die Organisation und Planung interner Prozesse, Planung von Terminen, Vorbereitung von Sitzungen und Mitwirkung bei der Organisation, Serviceorientierte Betreuung von Studierenden und Gästen, Aktive Unterstützung bei der Weiterentwicklung digitaler Lern- und Verwaltungsprozesse

Sicherstellung der Büroorganisation sowie Durchführung des allgemeinen Schriftverkehrs, Aufzeichnung der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden für die Lohnerfassung, Planung und Koordination der Mitarbeitereinsätze sowie des Bettenteams, Durchführung von Reinigungskontrollen nach Leistungsverzeichnis und vereinbarten Standards, Enge Zusammenarbeit mit und Vertretung der Objektleitung Reinigung Suhl, Erstellung und Bearbeitung von Rapporten

Ansprechpartner/in für Studierende in organisatorischen Belangen, Koordination des Einschreibeprozesses, Führen der Studierenden-Akten, Erstellen von Ausweisen und Bescheinigungen, Mitwirkung bei (Informations-) Veranstaltungen, Prüfungen und Messen, Auswertung der Qualitätskontrollen, Aufbereitung der Ergebnisse, Übernahme von Verwaltungs- und Organisationsaufgaben für den Studienbetrieb

Einblicke in unterschiedliche Unternehmensbereiche wie z. B. Projektassistenz, Einkauf, Marketing, Vertrieb, Personalwesen sowie das Finanz- und Rechnungswesen, kaufmännische Tätigkeiten, wie das Zusammenstellen von Unterlagen, das Bewerbermanagement oder die Organisation von Meetings und Veranstaltungen, Kontakt mit Lieferanten, Kunden, Speditionen oder Bewerbern

Planung und Koordination des Personaleinsatzes in diversen Projekten, Planung, Beantragung und Abrechnung der Einnahmen und Ausgaben, Koordination von Vernetzungsaktivitäten mit externen Stakeholdern im Bereich der Gesundheitswirtschaft und IT-Unternehmen, Projektbezogene Kommunikation, Administrative Unterstützung im Tagesgeschäft

Unterstützung des Management Teams als vertraulich administrative/r Partner*in, Organisation und Priorisierung komplexer Kalender, inklusive Termin- und Reiseplanung über verschiedene Zeitzonen hinweg, Überblick über die offenen To-dos des Management Teams und Sicherstellung der Einhaltung von Verpflichtungen und Fristen, Verantwortung für ein effizientes Meeting- und Projektmanagement – von Agenda-Setting und Briefings bis zur Vor- und Nachbereitung relevanter Management Meetings, Übernahme der Kommunikation im Namen des Management Teams mit internen und externen Stakeholdern, Sicherstellung einer reibungslosen Office-Organisation, z. B. Koordination von Materialbestellungen, Übernahme der Geschäftskorrespondenz, und Schnittstelle zu Vermietern sowie IT-Dienstleistern, Eigenständige Gestaltung spannender Projekte – etwa die Organisation von Firmenveranstaltungen oder die Unterstützung bei vertraulichen Themen des Management Teams

Unterstützung der Personalbetreuung bei administrativen Aufgaben, Erfassung und Pflege von Personalstammdaten in Personalsystemen, Erstellung von Standard-Schriftstücken (z. B. Bescheinigungen, Schreiben, Zeugnisse), Ablage und Verwaltung von Personalakten (digital und in Papierform), Vor- und Nachbereitung von Vertragsunterlagen, Mitwirkung bei der Terminorganisation und -koordination, Unterstützung bei Auswertungen, Statistiken und Meldungen, Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben im Personalbereich, Unterstützung bei der Digitalisierung und Optimierung von Personalprozessen, Unterstützung bei Projekten aus dem Personalbereich

Vorbereitung der Bonitätsanalyse, Nachbereitung der Bonitätsanalyse, Anforderung von Jahresabschlüssen, Eingangsbearbeitung, Pflege der Termindaten, Pflege der Stammdaten von Unternehmen, Pflege der Konzernstrukturen, Termin- und Aufgabenkoordination, Koordinierung des Dokumentenmanagementsystems, Bearbeitung von Insolvenzmeldungen, Führen von Statistiken, Erstellung von Auswertungen

Einblick in die vielseitigen Fachabteilungen und Geschäftsbereiche der Verwaltung (wie z. B. Personalmanagement, Zentraler Einkauf, Rechnungswesen, Studienfinanzierung, etc.), Fundierte Kenntnisse in betriebs- und bürowirtschaftlichen Prozessen, Kommunikation und Kooperation mit den internen Fachabteilungen, den Kund*innen sowie den externen Partner*innen

Buchung von Kassen- und Bankvorgängen, Bearbeitung von Rechnungen, Kontrolle von Zahlungseingängen, Verwaltung sensibler Klienten- und Personaldaten inkl. Vorbereitung für die Lohnbuchhaltung, Unterstützung der Geschäftsführung bei Controlling, Berichterstattung und Projektorganisation, Pflege und Organisation von digitalen und analogen Akten sowie interner Dokumentation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und interner Kommunikation, Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post sowie allgemeiner Korrespondenz, freundliche Kommunikation mit Klienten, Angehörigen und externen Partnern

Allgemeine Auftragsabwicklung, Schriftverkehr (u. a. mit den Krankenkassen), Abrechnung erbrachter Leistungen, Interne und externe Kommunikation, Überwachung der Aufträge, Wareneingangskontrollen

Organisation, Verwaltung, Assistenz, Sekretariat, Datenpflege, Auswertung, Logistik, Kaufmännische Steuerung, Personalwesen, Rechnungswesen

Entgegennahme, Sortierung und Verteilung der Eingangspost, Protokollierung der Eingangspost (bei Bedarf), Einsammlung, Sortierung und ggf. Frankierung der Ausgangspost, Paketabwicklung, Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien bei Lieferanten, Warenannahme und Lieferscheinkontrolle, Bearbeitung/Prüfung der entsprechenden Eingangsrechnungen, Materialausgabe und Bestandsverwaltung, Bestückung der Küchen mit Verbrauchsmaterialien, Bestückung der Post-Points, Abwesenheitsvertretung am Front Desk, Reisemanagement für Mitarbeitende der SoCura-Gesellschaften, Buchung von Tickets und Hotelzimmer, Raumverwaltung, Raumbeschriftungen, Unterstützung im Fuhrparkmanagement sowie Verwaltung der Pool-KFZ

Unterstützung des Teams Konzernentwicklung in allen administrativen und organisatorischen Belangen, Koordinieren und Organisieren von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen (inkl. Buchung von Flügen, Hotels und Mietwagen), Abrechnung der Dienstreisen, Zeitmanagement des gesamten Teams (Urlaub, Krankheit, Gleitzeit, etc.), Empfang und Betreuung von Gästen, Vorbereitung von Besprechungen, Erstellung der Tagesordnung, Protokollführung und Nachbereitung der Meetings, Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz (schriftlich und telefonisch), Erstellung von Berichten, Reportings, Präsentationen und Statistiken, Verwaltung des Bereichsbudgets

Änderung sowie Deaktivierung/Löschung Benutzerkonten, Sortierung/Ablage zurückgekommene Mahnungen, Antwortschreiben für Anfragende erstellen und versenden, Dokumente scannen und ablegen, Aktenablage (elektronisch und in Papierform), Beantwortung allgemeiner Mails, Bearbeitung UAS-Betreiberregistrierung, Versenden von Kostenbescheiden per Post und E-Mail, Unterstützung bei der Bearbeitung von Mahnungen, Gebührenbefreiungsmeldungen und -anträge bearbeiten sowie Stornierung zugehöriger Kostenbescheide

selbstständige Bearbeitung aller administrativen Personalangelegenheiten von der Einstellung bis zum Austritt, Beteiligung der internen Mitbestimmungsgremien im Rahmen einer vertrauensvollen Zusammenarbeit, Beratung der Führungskräfte und Beschäftigten in arbeits- und tarifrechtlichen Fragen in deutscher und in englischer Sprache, Betreuung der Beschäftigten in steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Angelegenheiten u.a. zur Gehaltsabrechnung, Mutterschutz, Elternzeiten, Monitoring von An- und Abwesenheiten, Erstellung von Personalkostenhochrechnungen von drittmittel- und haushaltsfinanziertem Personal, Vorbereitung der monatlichen Gehaltsabrechnung insbesondere Anlage der Personalstamm- und Gehaltsdaten bis zur Prüfung der Zahlläufe, Zahlbarmachung von Vergütungen über unser Abrechnungssystem SAP, Führen der digitalen Personalakten sowie Erstellen von Arbeitgeberbescheinigungen, eigenständige Korrespondenz im Aufgabengebiet mit Sozialversicherungs- und Versorgungsträgern sowie Ämtern und Behörden, Mitgestaltung der Prozessoptimierung im Personalbereich sowie der Digitalisierung

Allgemeine Bürotätigkeiten und eigenständige Organisation des Sekretariats, Korrespondenz und Terminkoordination, Administrative Aufgaben in der Personalplanung / Zeiterfassung, Administrative Aufgaben in der Psychiatrischen Institutsambulanz, Bewerbungsmanagement: Vorstellungsgespräche koordinieren, Bewerbern zu-/absagen, Einstellungsunterlagen vorbereiten, Schreiben von Zeugnissen, Protokollen und Sitzungsvorlagen, Abrechnung von ambulanten –, teilstationären – und stationären Leitungen (GKV + PKV)

Entlastung des BU-Standortleiters, des Kaufmännischen Leiters und des Einkäufers im Tagesgeschäft, Strategisches Mitdenken und Übernahme von organisatorischer Verantwortung für Teilprojekte, Verantwortung für das Schnittstellenmanagement zwischen den Abteilungen, Mitgestaltung neuer Strukturen und Arbeitsweisen, Klassische Assistenzaufgaben wie Terminplanung, Dokumentenmanagement und Kommunikation, Übernahme eigener Aufgaben im Backoffice des Bereichs Einkauf, Weiterentwicklung digitaler Arbeitsweisen mit SharePoint, Teams oder cleveren Automatisierungen, Entwicklung von Konzepten zur strukturierten Ablage und Datenorganisation, Arbeit mit modernen Tools (z. B. SharePoint, Copilot) und künstlicher Intelligenz zur Prozessoptimierung

Unterstützung bei alltäglichen administrativen Aufgaben, Drucken, Sortieren und Scannen von wichtigen Unterlagen sowie Prozessdokumentationen

Umfassende Organisation des Oberarztsekretariats (Dienstreiseplanung und -abrechnung, interne und externe Korrespondenz, Dokumentenerstellung, Terminmanagement), Durchführung von Bestellungen sowie Beantragung von (EDV-)Beschaffungen sowie Berechtigungen, Urlaubsvertretung für die Chefsekretärin, Unterstützung des Managementteams, z. B. in der Personalbetreuung oder der Rechnungsbearbeitung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen