Unterstützung in der Zeitwirtschaft, z. B. Bearbeitung von eAu, A1/Entsendebescheinigungen, Unterstützung bei der Vorbereitung von Zeugnissen und Bescheinigungen, Digitalisierung, Ablage und Archivierung von Personalunterlagen, Unterstützung im Bewerbungsmanagement, z. B. Absagen/Abforderungen von Unterlagen, Erstellen, Bearbeiten von Dokumenten, Vorlagen und Übersichten in Microsoft Word, Excel oder Adobe Acrobat, Mitarbeit bei der Überprüfung und Erfassung der monatlichen Soll- und Ist-Stunden-Nachweise von geringfügig Beschäftigten gemäß Mindestlohngesetz sowie selbständige Klärung unvollständiger Dukumentation, Selbständige und kontinuierliche Optimierung von Arbeitsinhalten

Praxisbezogene Ausbildung nach den Vorgaben des Rahmenlehrplans in Kooperation mit der Staatlichen Berufsschule III in Bamberg, Mentoring und Betreuung durch unsere ehemaligen Auszubildenden und geschulte FachausbilderInnen

Unterstützende Tätigkeiten im Bereich Verwaltung und Qualitätsmanagement

freundliche Kommunikation mit Kund:innen, Ärzt:innen und Krankenkassen – telefonisch, per E-Mail und persönlich, Erstellung von Kostenvoranschlägen, sorgfältige Erfassung und vollständige Abwicklung von Verordnungen (Rezepten), inkl. Prüfung und Einreichung bei Kostenträgern, Organisation und Bearbeitung administrativer Aufgaben im Büroalltag

Erstellung der im Arbeitsverhältnis relevanten Dokumente: vom Arbeitsvertrag bis zum Zeugnis, Betreuung der Mitarbeiter in allen personalrelevanten Fragestellungen, Vorbereitende Tätigkeiten des Gehaltslaufs und Prüfung der Lohnabrechnungen, Monatliches Reporting, Gestaltung und Platzierung von Stellenanzeigen, Bewerbermanagement: Sichtung von Bewerbungsunterlagen, Bewerbervorauswahl und Bewerberkommunikation, Unterstützung im Qualitätsmanagement

Unterstützung bei den anfallenden Tätigkeiten zur Antragsbearbeitung, Digitale Ablage von Antragsunterlagen, Eintragungen ins Stammdatensystem

organisieren und bearbeiten des Bewerbungsverfahrens von Freiwilligen bis hin zur Dienstvereinbarung, erste Ansprechperson und Servicestelle für Anfragen von Freiwilligen und Einsatzstellen, koordinative Tätigkeiten im Veranstaltungsmanagement für die Bildungsseminare, Unterstützung des Regionalteams bei alltäglichen Aufgaben, konzeptionelle Mitarbeit in Fachthemen auch überregional, Pflege und Aktualisierung von Einsatzstellen- und Freiwilligendaten, Bearbeitung vielfältiger und wechselnder Aufgaben bei laufenden Prozessen

Selbständige Organisation des Sekretariats des Bürostandortes, Allgemeine Verwaltung, Erstellung und Führung von Excel-Tabellen und Statistiken, Bearbeitung der täglichen Post, Annahme von Telefonaten und Telefonauskunft, Kassenführung und Führung der Haushaltsbücher

Betreuung unserer B2B-Kunden per Telefon und E-Mail, Auftragsmanagement: Annahme, Bearbeitung und Abwicklung, Betreuung unseres Außendienst-Teams, Eigenständige Organisation von Vertriebsabläufen, Zusammenarbeit mit unserem Logistik-Unternehmen, Stammdatenpflege und allgemeine Büroorganisation

Büroorganisation meistern, Prozesse aktiv gestalten, Eigenverantwortlich handeln, Innovation vorantreiben

Erstellung und Bearbeitung individueller Studierendenrechnungen – inklusive Abstimmung und Nachbereitung in enger Zusammenarbeit mit zuständigen Abteilungen, Prüfung und Qualitätssicherung von abrechnungsrelevanten Daten, Pflege und Verwaltung von Datensätzen in unserer internen Datenbank, Analyse und Behebung von Fehlerquellen zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe bzgl. Rechnungsstellung, Enge Zusammenarbeit mit internen Teams wie unsrem Programmmanagement und der Finanzbuchhaltung sowie externen Ansprechpartner:innen, Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung der Servicequalität durch aktive in- sowie externe Kommunikation und Prozessoptimierung

Veranstaltungs- und Teilnahmemanagement: Eigenständige Organisation und Pflege von Veranstaltungen im System HISinOne, inklusive Raumbuchung, Teilnahmedokumentation sowie Erstellung und Versand von Zertifikaten., Kommunikation und Betreuung: Ansprechperson für Trainer*innen und Teilnehmende vor, während und nach den Veranstaltungen – auf Deutsch und Englisch., Veranstaltungsbetreuung vor Ort: Verantwortung für einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltungen inkl. Materialbereitstellung, Raum- und Technikorganisation., Qualitätssicherung: Vorbereitung und Durchführung von Kursevaluationen mithilfe digitaler Umfragetools., Unterstützende Tätigkeiten: Mitarbeit bei der Weiterentwicklung der Programme, der Planung und Durchführung von Großveranstaltungen (z. B. Career Day) sowie Erstellung von Informationsmaterialien, Recherchen und Websitegestaltung.

Unterstützung der Personalreferentin im operativen Tagesgeschäft, Übernahme aller administrativen Aufgaben entlang des Mitarbeiterlebenszyklus von der Vertragserstellung über die Erstellung von Arbeitszeugnissen bis hin zur Begleitung von Austritten, Recruiting-Support: Schaltung von Stellenanzeigen, Bewerbermanagement, Koordination und teilweise Führen von Interviews, Onboarding neuer Mitarbeiter, Begleitung und Überwachung aller wichtigen personalrelevanten Termine sowie Mithilfe bei Reports und HR-Auswertungen, Schnittstelle zwischen Personalreferentin und anderen Abteilungen zum reibungslosen Ablauf von Prozessen, Mitwirkung bei der Umsetzung von strategischen HR-Projekten und Sonderprojekten sowie der kontinuierlichen Optimierung bestehender sowie Implementierung von HR-Prozessen

Unterstützung der Stabsstellenleitung in allen administrativen Angelegenheiten, Zuständigkeit für die Überprüfung, Bearbeitung sowie der Auswertung unseres softwaregestützten Kennzahlen- und Controllingsystems, dessen Weiterentwicklung und Schulung der Anwendenden, Führen von Gebührenlisten zu Raumlisten, Unterstützung im Bereich Prüfung und Zertifizierung, z. B. im Zertikfikatenmanagement, Erstellen und Prüfen von Ausgangsrechnungen, Inventuraufgaben sowie die Unterstützung bei der Raumplanung, Mitwirkung beim Vertragsmanagement und bei der Kommunikation mit den Lizenznehmern

Hilfstätigkeiten im Rahmen der ambulanten Versorgung unsere PatientInnen mit Schwerpunkt in der Telefonzentrale, Unterstützung unseres Teams bei der bei Vor- und Nachbereitung von Untersuchungen und Behandlungen, Unterstützung bei der Organisation und Koordination von Patiententerminen, Unterstützung bei Büro- und Verwaltungstätigkeiten, Unterstützung unserer Medizinischen Fachangestellten bei der Betreuung unserer PatientInnen in der Kontaktaufnahme, Anmeldung und im Service

Bewerbermanagement (Erstellung von Stellenanzeigen, Bewerberkorrespondenz, Organisation von Vorstellungsgesprächen etc.), Organisation und Teilnahme an Recruiting-Veranstaltungen, Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitsverträgen & Vertragsänderungen, Mitarbeit an abteilungsübergreifenden Projekten und eigenständige Umsetzung kleinerer Projekte (z.B. Einführung neuer HR-Tools, Einführung neuer Ausbildungsberufe), Personalentwicklungsthemen (z.B. Learning Corner, Lunch & Learn), Unterstützung der Personalleitung/ HR Business Partner im Tagesgeschäft

Empfang unserer Klient*innen und Besucher*innen, Telefondienst mit Aufnahme eingehender Beratungsanfragen, allgemeine Verwaltungsaufgaben, gewissenhafte Umsetzung von Kinder- und Betreutenschutz

Empfang und Betreuung von Mandanten und Besuchern, Unterstützung des Teams, Entgegennahme von Telefonaten (auch in Englisch), Koordination von Terminen und Konferenzraumbuchungen, Vor- und Nachbereitung der Konferenzräume, Planung diverser interner und externer Veranstaltungen, Führung der Barkasse und Beauftragung externer Botendienste, Einkauf von Büromaterial

Schreiben von Konsilen, Aufnahme und Entlassbefunde, Verlängerungsanträge, Stellungsnahmen, Bescheinigungen, etc. nach Diktat, Übernahme des Schriftverkehrs mit Kostenträgern, Ärzt:innen und Patient:innen sowie erster telefonischer Ansprechpartner, Bearbeitung von MD-Prüfungsfällen, Erstellen der Kodierung zur Abrechnung

Eigenständige Bearbeitung administrativer Personalprozesse vom Eintritt bis zum Austritt, Erstellung von Arbeitszeugnissen und Bescheinigungen, Pflege und Verwaltung der digitalen und physischen Personalakten, Unterstützung in der Entgeltabrechnung sowie in der Personaladministration