Allgemeine Sekretariatstätigkeiten, Terminkoordination, Reisebuchung, Organisation von Besprechungen und Seminaren, Entlastung der Geschäftsführung, Bearbeitung des Posteingangs, Recherche von Informationen, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, Erstellung von Präsentationen, Protokollen, Vorlagen und Workshop-Dokumentationen, Datenaufbereitung, Schnittstelle zwischen Geschäftsführung und Fachbereich

Veranstaltungs- und Teilnahmemanagement: Eigenständige Organisation und Pflege von Veranstaltungen im System HISinOne, inklusive Raumbuchung, Teilnahmedokumentation sowie Erstellung und Versand von Zertifikaten., Kommunikation und Betreuung: Ansprechperson für Trainer*innen und Teilnehmende vor, während und nach den Veranstaltungen – auf Deutsch und Englisch., Veranstaltungsbetreuung vor Ort: Verantwortung für einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltungen inkl. Materialbereitstellung, Raum- und Technikorganisation., Qualitätssicherung: Vorbereitung und Durchführung von Kursevaluationen mithilfe digitaler Umfragetools., Unterstützende Tätigkeiten: Mitarbeit bei der Weiterentwicklung der Programme, der Planung und Durchführung von Großveranstaltungen (z. B. Career Day) sowie Erstellung von Informationsmaterialien, Recherchen und Websitegestaltung.

eigenverantwortliche Durchführung strategischer und operativer Verwaltungsaufgaben zur Sicherstellung effizienter Abläufe, aktive Mitwirkung an der Umsetzung übergeordneter Vorgaben – insbesondere durch die Optimierung und Automatisierung von Best-Practice-Prozessen, sorgfältiges Monitoring und Organisation des Bestandsmanagements zur nachhaltigen Verwaltung der Immobilien, Fortschrittsüberwachung bei der digitalen Transformation und Archivierung im Vertragsmanagement – mit Fokus auf Qualität und Effizienz, kompetente Bearbeitung von Mietangelegenheiten und Störungsmeldungen – stets lösungsorientiert und servicebewusst, Überwachung und Prüfung von Heiz- und Betriebskostenabrechnungen zur Sicherstellung transparenter und korrekter Abrechnungen, Erstellung aussagekräftiger Verbrauchsstatistiken zur Unterstützung von Entscheidungen und Optimierungen, Verantwortung für die Schadensabwicklung – von der Meldung bis zur erfolgreichen Regulierung, Unterstützung allgemeiner Geschäftsprozesse mit einem hohen Maß an Genauigkeit und Engagement

Eigenständige Bearbeitung administrativer Personalprozesse vom Eintritt bis zum Austritt, Erstellung von Arbeitszeugnissen und Bescheinigungen, Pflege und Verwaltung der digitalen und physischen Personalakten, Unterstützung in der Entgeltabrechnung sowie in der Personaladministration

Arbeiten in der Finanzbuchhaltung, Umgang mit der Online-Banking-Software, Unterstützung bei der Bearbeitung des Speisenerfassungsprogramms, Personalverwaltung, Kommunikation mit Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten, Allgemeine Büro- und Verwaltungstätigkeiten

Organisation des Büroalltags und Planung von Terminen, Mithilfe beim Aufbau und der Pflege des neuen CAFM-Systems, Einkauf von Werkzeugen und Materialien, Verwaltung und Koordination der Wartung von Hausmeister-Fahrzeugen, Aktualisierung von Wartungsprotokollen und Prüfberichten, Entgegennahme und Beurteilung von Schadensmeldungen, Beauftragung und Koordination von Fremdfirmen (Wartungen, Reparaturen), Planung und Verwaltung von Wartungsterminen und Dokumentation von Zählerständen, Prüfung von Rechnungen und Kostenkontrolle, Kommunikation mit Handwerkern und Dienstleistern, Erstellung und Pflege von Inventarlisten