Koordination administrativer Prozesse, Terminplanung, Verwaltung von Geschäftsunterlagen, Optimierung des Büroalltags, Aktive Mitwirkung an der Effizienz und dem Erfolg des Unternehmens

Posteingangs- und -ausgangsbearbeitung, Verteilung der Post, Koordination und Organisation von Terminen, Digitalisierung von Unterlagen, Datenaufnahme und -eingabe, Allgemeiner Schriftverkehr, Klärung von Anliegen der Kundinnen und Kunden (auch telefonisch), Unterstützung der Kolleginnen / Kollegen des Fallmanagements, der Vermittlung und der Leistungssachbearbeitung, Temporäre Vertretung der Kolleginnn und Kollegen des Servicepoints

Einbindung in alltägliche Aufgaben in Verwaltung, Personalwesen und Buchhaltung, Kennenlernen aller ausbildungsrelevanten Aufgaben von Büroprozessen bis Sachbearbeitung, Übernahme eigener spannender Projekte mit Unterstützung der Ausbilder*innen

Planung und Struktur in den täglichen Betriebsablauf bringen, Termine koordinieren, Meetings vorbereiten, betriebliche Herausforderungen strukturieren, E-Mails bearbeiten, Telefonate führen, Terminmanagement via MS Outlook, Bürotätigkeiten bedienen (Büromaterialbestellung, Dokumentenablage), an vielfältigen Themen des Betriebes mitwirken, übergreifend mit anderen Bereichen zusammenarbeiten, in Präsenz im Büro arbeiten, in unterschiedlichsten Aufgabenkonstellationen mitwirken, sich in neue Themen einarbeiten

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, Terminkoordination sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Unterstützung sowie eigenverantwortliche Übernahme von Projekten, Beauftragungen (z.B. Compliance) und weiteren Aufgaben (z.B. Veranstaltungsorganisation), Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, Kunden, internen Abteilungen sowie externen Partnern

Unterstützung in der Personalwirtschaft, Betreuung des Zeiterfassungssystems, Allgemeine administrative Tätigkeiten, auch im Rahmen der Buchhaltung, Posteingang, Postverteilung, Postausgang und Ablage, Interne und externe Beschaffungen

Sicherstellung eines professionellen ersten Eindrucks am Empfang, Empfang und Bewirtung von Besucher:innen, Steuerung und Durchführung sowie Optimierung von administrativen Prozessen (z.B. Posteingang/ -ausgang, Büroorganisation, Materialbeschaffung, Getränkebestellung, Catering, etc.), Beauftragung und Koordinierung von externen Dienstleister:innen (z.B. Reinigungsfirmen, Handwerksfirmen, etc.), Verantwortung für die Infrastruktur der Büroflächen, Arbeitsplätze, Aufenthaltsräume und Küchen in enger Zusammenarbeit mit HR, IT, Facility Management und anderen Fachbereichen, Gewährleistung einer reibungslosen Organisation und Koordination der administrativen Abläufe, Identifikation und Umsetzung von Verbesserungspotentialen innerhalb der Büroorganisation

Unterstützung der Organisation in allen administrativen Bereichen, Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen, Organisation von Meetings, Unterstützung im Bereich Bestellungen und Beschaffungsmanagement, Unterstützung bei der Pflege und Bereitstellung von Informationen, Mithilfe bei verschiedenen administrativen Projekten

Eigenständige Bearbeitung der im Sekretariat des Fachbereichs anfallenden organisatorischen und allgemeinen Bürotätigkeiten, Kommunikation mit internen und externen Stellen, sehr häufig in englischer Sprache, Durchführung und Überwachung von Bestellprozessen in SAP/R3 sowie Mitwirkung bei der Überwachung von Einnahmen, Gebühren und der Finanz- und Investitionsplanung, Aktualisierung interner Datenbanken zur Dokumentation von Auftrags- und Projektstatus sowie Veröffentlichung, Vorbereitung und Organisation nationaler und internationaler Veranstaltungen sowie Dienstreisen, Mitarbeit bei der Präsentation der Arbeitsergebnisse des Fachbereichs, z. B. durch Erstellung von PowerPoint-Präsentationen bzw. Formatierung von Berichten

Mitarbeit bei der Vorbereitung von Personalvorgängen (z.B. Dienstreiseangelegenheiten), Mitarbeit bei der Vorbereitung von Lehrmaterialien und Lehrveranstaltungsplanung, Mitarbeit bei der Verwaltung des Prüfungswesens (u.a. Koordination Modulverantwortungen und Noteneingaben), Unterstützung bei der Gremienarbeit, Verwaltungsmäßige Unterstützung der Forschungsaktivitäten und Drittmittel-Vorhaben, Organisation und verwaltungsmäßige Betreuung von Veröffentlichungen, Durchführung von Beschaffungen, Unterstützung bei zentralen Aufgaben des Fachbereiches, Korrespondenz und Textverarbeitung in deutscher, englischer Sprache sowie einfache Übersetzungen, Allgemeine Sekretariatsaufgaben, Mitarbeit bei der Organisation und Durchführung von Tagungen und Workshops etc. ggf. nebst Öffentlichkeitsarbeit., Pflege von Datenbanken

Übernahme allgemeiner Organisations- und Assistenzaufgaben, einschließlich Terminplanung, Korrespondenz und Büroorganisation, Übernahme von klinikinternen Projekten im Gesundheitswesen, Unterstützung der Geschäftsführung bei operativen Tätigkeiten, Vorbereitung, Abstimmung und Erstellung von internen und externen Geschäftsunterlagen, Koordination und Kommunikation mit internen Fachabteilungen sowie externen Partnern und Dienstleistern, Zentrale Schnittstelle innerhalb des Unternehmens

Ansprechperson für unser Team und Besucher in allen Angelegenheiten rund um unser/e Büro/verwaltung, Übernahme verschiedenster Aufgaben im Office Management (z.B. Rechnungsmanagement, Inventarverwaltung und Bestellwesen), Erkennen von Verbesserungsmöglichkeiten im Büro, Sicherstellung, dass unser Büro ordentlich und gepflegt ist und kümmerst dich auch um kleine Aufräumarbeiten, Planung und Organisation von Terminen und Geschäftsreisen zu Konferenzen und Kongressen, Unterstützung von HR-Aktivitäten, z.B. die Organisation des Onboardings

Unterstützung der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft/bei operativen Verwaltungsaufgaben, Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Gremiensitzungen (z.B. Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Entscheidungsgrundlagen), Mitarbeit bei bereichsübergreifenden Projekten – von der Planung bis zur Umsetzung, Kommunikation und Koordination mit internen und externen Ansprechpartnern, Terminkoordination, Reisemanagement und allgemeine Verwaltungsaufgaben

Organisation und Betreuung von inhouse Fort- und Weiterbildung, allgemeine Verwaltungstätigkeiten wie Vertrags- und Datenmanagement und die Erledigung von Schriftverkehr, Organisation und Verwaltung der Hardware für alle Mitarbeiter*innen, Unterstützung bei der Einhaltung der betrieblichen Arbeitssicherheit und der Gesundheitsförderung, Begleitung von Projekten und Prozessen im Bereich Verwaltung und Unterstützung bei der Digitalisierung, Zusammenarbeit mit unseren Zentralbereichen, Behörden, Versicherungen und externen Dienstleistern, sich für Vernetzung stark zu machen

Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben (Telefonannahme, E-Mails überwachen/weiterleiten/bearbeiten, Postbearbeitung, Terminvereinbarungen, Büroorganisation, Empfang und Betreuung von Besuchern), Erstberatung für Ausbildungsrichtungen und Entgegennahme der Bewerbungen, sowie Weiterleitung von Infomaterialien, Stammdatenpflege im internen Verwaltungssystem, Organisatorische Beratung und Betreuung der Lehrkräfte, Mitarbeit in der Öffentlichkeitsarbeit

Selbstständige Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen, Organisation und Koordination von Geschäftsreisen für das Management, Prüfung und Verbuchung der monatlichen Kreditkartenabrechnungen, Erstellung von Reports für Accounting und Behörden, Aktive Unterstützung in der Mitarbeiterbetreuung (z. B. On-/Offboarding, Erstellung von Arbeitszeugnissen), Pflege und Aktualisierung unserer HR-Systeme (z. B. Schulungsdatenbank), Mitarbeit bei administrativen HR-Aufgaben sowie spannenden Projekten

Unterstützung in der Leistungsabrechnung, Finanzbuchhaltung, Entgeltabrechnung oder im Controlling, Übernahme von Assistenzaufgaben sowie kaufmännische Tätigkeiten je nach Einsatzbereich, Umgang mit modernen Bürokommunikationsmitteln, Theoretische Ausbildung in der Berufsschule

Unterstützung der Kolleg:innen durch Vorbereitung von Meetings und Buchung von Räumlichkeiten, Schreiben von Rechnungen oder Angeboten, Verfassen von Beiträgen für das Intranet, Planung von Dienstreisen, Planung der An- und Abreisen der Gäste, Auftrag von Dekorationen, Gästebetreuung während der Sendung, Organisation von Neueinstellungen mit dem Personalbetreuungsteam, Planung von Vorstellungsgesprächen, Erstellung von Verträgen, Begrüßung am ersten Tag

Umfassende Ausbildung in verschiedenen Abteilungen wie Personal, Finanzen und Einkauf, Arbeitsabläufe im Büroalltag organisieren und koordinieren, Unterstützung der Teams bei Assistenz- und Sekretariatsaufgaben, Organisation von Besprechungen, Projektarbeit

Unterstützung unserer Volljuristin mit Schwerpunkt Arbeitsrecht in allen administrativen und organisatorischen Belangen, Erstellung, Pflege und Ablage von Verträgen sowie arbeitsrechtlicher Korrespondenz, Fristen- und Terminüberwachung sowie Koordination von Besprechungen und Gerichtsterminen, Vorbereitung und Nachbereitung von Schriftsätzen, Präsentationen und Schulungsunterlagen, Kommunikation mit internen Abteilungen, externen Kanzleien und Gerichten, Allgemeine Assistenz- und Sekretariatsaufgaben