Unterstützung unserer Volljuristin mit Schwerpunkt Arbeitsrecht in allen administrativen und organisatorischen Belangen, Erstellung, Pflege und Ablage von Verträgen sowie arbeitsrechtlicher Korrespondenz, Fristen- und Terminüberwachung sowie Koordination von Besprechungen und Gerichtsterminen, Vorbereitung und Nachbereitung von Schriftsätzen, Präsentationen und Schulungsunterlagen, Kommunikation mit internen Abteilungen, externen Kanzleien und Gerichten, Allgemeine Assistenz- und Sekretariatsaufgaben

Professioneller Empfang und freundliche Bewirtung von Besuchern, Eigenständige Planung, Koordination und Nachverfolgung von Terminen sowie Organisation von Geschäftsreisen, Monitoring des Wartungsplans für Anlagen und Einrichtungen, Abstimmung mit externen Dienstleistern und Fremdfirmen samt deren Steuerung, Auslösen und Nachverfolgen von Bestellungen für nichtlagerhaltige Waren sowie Unterstützung im Beschaffungsprozess, Prüfung von Rechnungen und verantwortungsvolle Führung der Kasse, Erstellung und Aufbereitung von Kennzahlen sowie Auswertungen zur Unterstützung der Werkleitung, Organisation und Koordination interner Schulungen bzw. Weiterbildungen, Erfassung und Prüfung von Anlagegütern im System, Zuverlässige Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Assistenzaufgaben, Aktive Mitgestaltung und Optimierung von Unternehmensprozessen

Unterstützung der Volljuristin mit Schwerpunkt Arbeitsrecht in allen administrativen und organisatorischen Belangen, Erstellung, Pflege und Ablage von Verträgen sowie arbeitsrechtlicher Korrespondenz, Fristen- und Terminüberwachung sowie Koordination von Besprechungen und Gerichtsterminen, Vorbereitung und Nachbereitung von Schriftsätzen, Präsentationen und Schulungsunterlagen, Kommunikation mit internen Abteilungen, externen Kanzleien und Gerichten, Allgemeine Assistenz- und Sekretariatsaufgaben

selbstständige Organisation des Sekretariats sowie Betreuung der Mandanten, sorgfältige Erstellung von Schriftsätzen und vielfältiger Korrespondenz, eigenständige Erfassung und Überwachung von Fristen sowie sorgfältige Führung der Akten und der Wiedervorlage, selbständige Verwaltung des beA-Postfachs, Erstellung von (Honorar-)Rechnungen, Verantwortung für die Termin- und Reiseplanung, Erstellung von Übersichten und Präsentationen, Vorbereitung, Organisation und Betreuung von Besprechungen und Veranstaltungen

Bearbeitung und Vorkontierung von Eingangsrechnungen und Reisekostenabrechnungen, Erstellung von Ausgangsrechnungen, Kassenführung, Eigenständiges Führen unser Personaldatenbank, Überwachung von Fristen im Personalwesen, Projektabrechnung in Zusammenarbeit mit dem regionalen Controlling, Empfang von Kunden und Gästen, Organisation von internen und externen Veranstaltungen, Übernahme von allgemeinen Verwaltungstätigkeiten

Unterstützung insbesondere des CTO's und CPO's im operativen Tagesggeschäft, Planung und Koordination von Kalendern, Terminen und Abstimmungen, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Projekten (inkl. Protokollführung, To-do-Tracking und Follow-up), Eigenständige Pflege und Organisation der E-Mail Postfächer, Verwaltung von Bereitschaftsdiensten sowie Pflege und Aktualisierung von Excel-Tabellen, Übernahme von ad-hoc Anliegen und Unterstützung in organisatorischen Themen

Herausfordernde Aufgaben im Bereich Rechnungswesen, Personal oder Services, Termine koordinieren, Korrespondenz mit internen und externen Dienstleistern, Datenbanken pflegen, Präsentationen erstellen, Rechnungen fakturieren

Organisiere die Ablage und Archivierung unserer Unternehmensdokumente - sowohl digital als auch analog und selbstverständlich immer mit einem Blick auf Vollständigkeit und Struktur, Verwalte den Postein- und -ausgang, scanne und verteile Dokumente fristgerecht und gewährleiste eine saubere Dokumentation unternehmensweiter Anliegen, Bestell Büromaterialien und gestalte unser Office mit – von der Ausstattung bis zur regelmäßigen Inventur, Unterstütze das People-Team bei organisatorischen und administrativen Aufgaben wie Offboardings, Team-Events oder der Pflege von Personalakten, Fungiere als zentrale Ansprechperson für alle Fragen rund um die Dienstfahrzeuge unserer Mitarbeitenden und verantworte das Fuhrparkmanagement – von Fahrzeugbestellungen über Rückgaben bis zur Schadensabwicklung mit Versicherungen & Werkstätten, Bearbeite und verwalte behördliche Anfragen und verantworte die Kommunikation mit Ämtern und Behörden, inkl. Terminabsprachen und fristgerechter Einreichung relevanter Unterlagen, Sorge vor Ort für eine angenehme Meeting-Atmosphäre, buche Räumlichkeiten und kümmere dich um Verpflegung und Technik, Pflege und erweitere unsere interne Wissensdatenbank damit alle Mitarbeitenden auf aktuelle, relevante Informationen zugreifen können, Bring aktive deine Ideen zur Weiterentwicklung unserer Prozesse und des Office-Alltags ein, Unterstütze teamübergreifend bei organisatorischen Themen und Projekten

Aktive Unterstützung im Arbeitsalltag und Lernen aus der Praxis, Kennenlernen von Assistenzaufgaben in kaufmännischen, technischen und energiewirtschaftlichen Bereichen, Unterstützung des Personalbereichs, des Einkaufs oder der Buchhaltung, Planung von Tagungen und Geschäftsreisen ins In- und Ausland, Koordinierung von Terminen und Beschaffung von Büromaterial, Bearbeitung von Bewerbungen, Verträgen, Bestellungen und Rechnungen, Teilnahme an Besprechungen, Verhandlungen und Ausbildungsmessen, Erstellung von Grafiken und Präsentationen, Bearbeitung von Statistiken und Formulierung eigener Texte, Arbeit mit modernen Büro- und Kommunikationstechniken, Verantwortung für den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts, Erlernen von Detailwissen in den Wahlqualifikationen Personal sowie Assistenz und Sekretariat, Zusammenarbeit mit anderen Auszubildenden an eigenen Projekten, Selbstständige Planung und Durchführung von Projekten, Teilnahme an Seminaren und Planspielen

Selbstständige Bürokommunikation (Terminvereinbarungen, Telefondienst, E-Mail- und Briefpost-Verwaltung etc.), Selbstständige Büroorganisation (Einkauf von Büro- und Moderationsmaterial etc., Raumorganisation, größere Kopieraufträge, Postversandaktionen, Pressearchiv-Verwaltung), Prüfung von Rechnungen und Belegen, Organisation und Betreuung der Standortverwaltung sowie technische und büroorganisatorische Ausstattung der Mitarbeitenden einschließlich der Verwaltung von Miet- und Telefonverträgen, Vorbereitung, Teilnehmer-Management und organisatorische Begleitung von Sitzungen und Veranstaltungen

Organisation und Koordination von bürowirtschaftlichen sowie von projekt- und auftragsbezogenen Abläufen, Sekretariats- und Assistenzaufgaben (z.B. Terminkoordination, Besprechungen vorbereiten, Schriftverkehr bearbeiten), Kooperation und Kommunikation mit internen und externen Partnern (auch in einer fremden Sprache), Informationsverarbeitung (recherchieren nach Daten und Informationen mit Aufbereitung für Präsentationen), Beschaffungsvorgänge, Unterstützung bei personalbezogenen Aufgaben, Buchungssysteme anwenden

Unterstützung der Sales & Account Manager im Tagesgeschäft und bei der Aufbereitung von Daten, Kommunikative Schnittstelle zwischen Sales & Account Management, internen Fachbereichen und Kunden, Erstellung und Versand von Verträgen und Angeboten in Abstimmung mit den Sales & Account Managern, Analyse von Kundenberichten und Kennzahlen und Umsetzung darauf basierender Maßnahmen wie Mahnungen, Erinnerungen oder Kundenkontakte nach Rücksprache, Datenpflege in relevanten Systemen und strukturierte Aufbereitung von Informationen, z. B. in Excel oder PowerPoint

Professionelles Beziehungs- und Arbeitsmanagement zu den relevanten Stakeholdern (Oberbürgermeister (m/w/d), Geschäftsführungen der Partnerunternehmen und weiteren Mitgesellschaftern bzw. deren Assistenzen), Souveräne und eigenverantwortliche Übernahme des gesamten Büromanagements, insbesondere Terminplanung, interne und externe Korrespondenz sowie die zugehörige digitale Dokumentation, Vor- und Nachbereitung von Aufsichtsratssitzungen sowie Kommunikation/Abstimmung mit Fachabteilungen, Eigenverantwortliche Unterstützung bei Einzelthemen und inhaltlichen Terminvorbereitungen durch Recherche, Analysen und Aufbereitung von Informationen, Planung, Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen, Mitwirkung bei der Vorbereitung unternehmensinterner und -externer Veranstaltungen, Erstellen und Überarbeitung von Präsentationsunterlagen, Koordination und Unterstützung bei ressortübergreifenden Themen sowie Schnittstellenkoordination nach innen und extern, Temporäre Vertretung bei Abwesenheit von Kolleginnen und Kollegen

Selbstständige schriftliche und mündliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Erstellung, Formatierung & Bearbeitung juristischer Dokumente, Präsentationen & Tabellen, Terminmanagement sowie Organisation und Buchung von Geschäftsreisen, Meetings und Veranstaltungen, Abwicklung und Kontrolle von Reisekostenabrechnungen, Strukturierte Aktenführung - physisch & digital (inkl. E-Mail-Management), Monatliche Vorbereitung und Zuarbeit bei der Mandatsabrechnung, Pflege der Zeiterfassungsdaten für unsere Anwält*innen

Aktive Unterstützung im Arbeitsalltag und Lernen aus der Praxis, Kennenlernen von Assistenzaufgaben in kaufmännischen, technischen und energiewirtschaftlichen Bereichen, Unterstützung des Personalbereichs, des Einkaufs oder der Buchhaltung, Planung von Tagungen und Geschäftsreisen ins In- und Ausland, Koordinierung von Terminen und Beschaffung von Büromaterial, Bearbeitung von Bewerbungen, Verträgen, Bestellungen und Rechnungen, Teilnahme an Besprechungen, Verhandlungen und Ausbildungsmessen, Erstellung von Grafiken und Präsentationen, Bearbeitung von Statistiken und Formulierung eigener Texte, Arbeit mit modernen Büro- und Kommunikationstechniken, Verantwortung für den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts, Eignung von Detailwissen in den Wahlqualifikationen Personal sowie Assistenz und Sekretariat, Zusammenarbeit mit anderen Auszubildenden an eigenen Projekten, Selbstständige Planung und Durchführung von Projekten, Teilnahme an Seminaren und Planspielen, Erfahrungsaustausch mit Kollegen und familiäres Miteinander

Allgemeine Auftragsabwicklung, Schriftverkehr (u. a. mit den Krankenkassen), Abrechnung erbrachter Leistungen, Interne und externe Kommunikation, Überwachung der Aufträge, Wareneingangskontrollen

Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Workshops und Schulungen sowie in der Öffentlichkeitsarbeit im Institut, Übernahme bürowirtschaftlicher und projektbezogener Aufgaben in den einzelnen Einsatzbereichen des Instituts, Anwendung von MS-Office-Programmen (insbesondere Word und Excel) zur Erstellung von Tabellen, Statistiken und Texten, Mitarbeit bei der personellen und finanziellen Ressourcenplanung und -verwaltung und deren Dokumentation

Zentrale Anlaufstelle für das Team sein, Klassische Aufgaben im Sekretariat übernehmen (Telefon- und E-Mail-Korrespondenz, Termin- und Reisemanagement, Arbeit mit SAP), Souverän mit Mandanten kommunizieren, Sich um die Rechnungsstellung kümmern, Präsentationen, Verträge und andere Dokumente vorbereiten und nachbereiten, Meetings organisieren, Administrative Aufgaben unterstützen

Unterstützung des Sekretariats der Direktion bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Betreuung der Telefonzentrale, Post und E-Mails, Pflege des Terminkalenders und Organisation von Besprechungen, Prüfung und Kontierung von Eingangsrechnungen, Führung einer Handkasse, Unterstützung bei der Verwaltung des Büro-, Lehr- und Ausstattungsmaterials, Ansprechperson für Mitarbeitende, Dozenten und Auszubildende

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, Erstellung von Präsentationen, Reportings und Entscheidungsvorlagen, Übernahme von Rechercheaufgaben (z. B. Markt-, Wettbewerbs- oder Trendanalysen), Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben (z. B. Termin- und Reiseplanung, Dokumentenmanagement), Mitarbeit an strategischen Projekten und Sonderthemen, Vor- und Nachbereitung von Meetings, inkl. Protokollführung, Schnittstellenkommunikation mit internen Abteilungen und externen Partnern