Unterstützung in der Kursbetreuung bzw. Büroassistenz., Entgegennahme und Koordination eingehender Anrufe unserer Kund:innen., Terminplanung und Unterstützung der Kolleg:innen., Enges Zusammenarbeiten mit verschiedenen Fachbereichen., Allgemeine und kursspezifische Verwaltungsaufgaben.

Unterstützung der Projektleitung bei der Erstellung der Verwendungsnachweise, der Sachberichte und Dokumentationen, Organisatorische und logistische Unterstützung des Projektteams bei der Vorbereitung von Meetings und Veranstaltungen, Überwachung und Verwaltung von Teilnehmendenlisten, Terminkoordination, Recherchetätigkeiten, Unterstützung des Projektteams bei weiteren anfallenden Aufgaben

Sie übernehmen organisatorische und administrative Tätigkeiten im Vorzimmer der Dienststellenleitung insbesondere die Terminplanung und -koordination, Sie betreuen die Telefonzentrale und sorgen für eine freundliche und serviceorientierte Kommunikation, Sie wirken bei Aufgaben der Personalsachbearbeitung mit, Sie betreuen die elektronische Zeiterfassung und stehen den Mitarbeitenden als Ansprechperson zur Verfügung, Sie sind zentrale Ansprechperson für interne und externe Anliegen rund um den Arbeitsschutz und nehmen die Funktion des Sicherheitsbeauftragten wahr. In dieser Rolle unterstützen Sie die Dienststellenleitung bei der Planung und Umsetzung von Maßnahmen zum Arbeitsschutz, Sie bearbeiten Rechnungen und unterstützen im Vertragsmanagement

Vertretung Bereich Haushaltsnahe Dienstleistungen (Fachberatungen und Vermittlungen), Dokumentation in unserer CRM-Datenbank, Koordination der Werkstudierende/Rechercheteam, Recherchetätigkeiten im Rechercheteam, Unterstützung Fachbereichsleiterin EAP

Betreuung der Tochtergesellschaft in Saarbrücken und eigenverantwortliche Gestaltung der internen und externen Unternehmenskommunikation, Eigenverantwortliche Mitarbeit bei der Konzeption, Umsetzung und Analyse von Marketingkampagnen, Sicherstellung eines einheitlichen Markenauftritts über alle Medien unter Einhaltung des Corporate Design, Planung und Durchführung von Printmedien und analogen Marketingkampagnen, Unterstützung bei der Content-Erstellung für Social Media, Homepage und Mailings, Unterstützung des Teams im Sponsoring- und Eventbereich bei administrativen Tätigkeiten, Steuerung parallellaufender Projekte, Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen und Standorten, Koordination externer Dienstleister und Agenturen

Abteilungsinterne administrative Tätigkeiten sowie effiziente Büroorganisation, Auftragsanlage und Rechnungsstellung in SAP im Rahmen des Order-to-cash-Prozesses, Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und internen Schnittstellen, Unterstützung im Bestellwesen, einschließlich Bearbeitung von Lieferantenrechnungen, Reklamationen und Bestellabwicklung, Organisation und Betreuung von Mitarbeitereintritten und -austritten (On-/Offboarding)

Ansprechperson für Office Management Themen, Hausverwaltung, Dienstleistungsfirmen, Partner:innen und Gäste, Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs aller operativen und administrativen Aufgaben, Interne Ansprechperson für Corporate Office, Organisation von Team Events, Bestellwesen inklusive Rechnungs- und Lieferscheinkontrolle, digitale Archivierung, Inventuren, Sicherstellung von Sauberkeit, Ordnung und Instandhaltung im Workspace, Onboarding neuer Mietparteien, Verwaltung von Parktickets und Schlüsselkarten, Vor- und Nachbereitung von Tagungen und Meetings, Unterstützung der Sales Abteilung bei der Pflege von Dateien und Erstellung von Angebots- und Vertragsunterlagen

Sie übernehmen organisatorische und administrative Tätigkeiten im Vorzimmer der Dienststellenleitung insbesondere die Terminplanung und -koordination, Sie betreuen die Telefonzentrale und sorgen für eine freundliche und serviceorientierte Kommunikation, Sie wirken bei Aufgaben der Personalsachbearbeitung mit, Sie betreuen die elektronische Zeiterfassung und stehen den Mitarbeitenden als Ansprechperson zur Verfügung, Sie sind zentrale Ansprechperson für interne und externe Anliegen rund um den Arbeitsschutz und nehmen die Funktion des Sicherheitsbeauftragten wahr. In dieser Rolle unterstützen Sie die Dienststellenleitung bei der Planung und Umsetzung von Maßnahmen zum Arbeitsschutz, Sie bearbeiten Rechnungen und unterstützen im Vertragsmanagement

Entlastung und ganzheitliche Unterstützung des Managements bei allen anfallenden Routinetätigkeiten, Aufgaben für das Management hinsichtlich ihrer Überwachung und Priorisierung der Vorbereitung, Übernahme allgemeiner Sekretariatsaufgaben, Erledigung allgemeiner interner und externer Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Terminkoordination, Koordination, Vorbereitung und Organisation von nationalen und internationalen Dienstreisen inkl. Reisekostenkostenabrechnung, Organisation von Meetings und Veranstaltungen, Erstellung von Protokollen zu Meetings und Nachhalten der Action-Points, Erstellen und Aufbereiten von Besprechungsunterlagen und Präsentationen, Termingerechte Einholung der erforderlichen Informationen und Abstimmung mit den Schnittstellen, Koordination von allgemeinen übergeordneten Prozessen

Unterstützende Bearbeitung von Anträgen auf Befugniserteilung, Administrative Unterstützung (Postein- und -ausgang, Aktenverwaltung und -Pflege, Fristenüberwachung, Protokollführung und Dokumentation von Arbeitsergebnissen,Erstellung einfacher Schreiben), Erstellung von Kostenabrechnungen und Zusammenstellen von Kostenermittlungsbögen, Betreuung und Pflege von Websiteinhalten, Teilnahme und Mitwirkung an Teambesprechungen, Sekretariats- und Assistenzaufgaben (Terminmanagement und -koordinierung, Organisation von Besprechungen, Telefon- und E-Mailkorrespondenz, Termineinladungen, Bedienung eines Ticketsystems, Führen eines Fristenbuchs, Unterstützung bei der Arbeitsorganisation des Teams, Verwaltung der Referats-IT), Unterstützung bei der Referatsorganisation und Übernahme von koordinierenden Aufgaben, Veranstaltungsmanagement z. B. organisatorische Unterstützung zur Planung von Fachtagungen, Vernetzungstreffen sowie Gremiensitzungen, Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, insb. Bewirtungsanträge

Organisation, Koordination und Dokumentation von Aufgaben im Office- und Facility Management, Zentrale Ansprechperson für interne und externe Anliegen im Bereich Shared Services, Terminplanung und -überwachung von Aufgaben und Aufträgen, Erstellung von Auswertungen und Statistiken auf Basis elektronischer Daten sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Besprechungen, Unterstützung in der vorbereitenden Buchhaltung und ggf. Vertretung am Empfang in Hildesheim bei Urlaub oder Krankheit

Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, Mitarbeit im Projekt- und Eventmanagement mit eigenen Projekten nach der Einarbeitungsphase, Schnittstellenfunktion zur Kommunikation mit Geschäftsführung und Dienstleistern, Interne Verwaltung und Unterstützung bei administrativen Aufgaben, Organisation der Agenturstrukturen

Organisation und Vorbereitung von Meetings & Veranstaltungen, Protokollierung und Dokumentation von Projektprozessen und -ergebnissen, Umsetzung der finanz- und verwaltungsbezogenen Vorgaben für das Projekt (z. B. Teilnehmerlisten führen, Kofinanzierung sichern, Belege weiterleiten, Vergleichsangebote einholen etc.), Enge Kommunikation und Kooperation mit der Sachbearbeitung Drittmittelverwaltung, Unterstützung bei der Durchführung von Recherchen sowie Erstellung von Präsentationen und Dokumenten, Übernahme von Reise- und Terminkoordination, Führen der administrativen Projektakten

Eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats, Sicherstellung einer reibungslosen und effektiven Organisation des Tagesablaufs sowie Büromanagements, Unterstützung in administrativen sowie organisatorischen Aufgaben, Korrespondenz mit internen Ansprechpartnern und externen Geschäftspartnern, Organisation von Terminen und Erstellung von Dokumenten, Unterstützung und Begleitung bei der Vor- und Nachbereitung von Terminen, Schulungen, Unterweisungen und Audits, sowie bei organisatorischen Aufgaben, Koordination von Abläufen, Verwaltung von Materialien sowie Arbeitsmitteln, Bearbeitung von IT-Tickets, Planung und Buchung von Dienstreisen und deren Abrechnung, Abrechnung von Auslagen, Pflege von Arbeitsplattformen (z. B. SharePoint) und Unterstützung bei internen und externen Abstimmungsprozessen, Begleitung von Projekten und Übernahme von Aufgaben innerhalb des Verantwortungsbereichs

Organisation und Bearbeitung von bürowirtschaftlichen Aufgaben, Einblicke in die Prozessabläufe der Personalabteilung, Organisation der Beschaffung innerhalb eines Unternehmens, Kennenlernen der Abläufe in Marketing- bzw. Unternehmenskommunikation, Einblicke in die Personalarbeit, Payroll, Recruiting, Mitarbeiterbetreuung und Personalentwicklung, Mitarbeit in der Finanz-, Kreditoren und Mietenbuchhaltung sowie der Betriebskostenabteilung

Sie sind erste*r Ansprechpartner*in für Kunden und Angehörige, Darüber hinaus sind Sie für den Telefondienst, die Kundenberatung und die Kassenabrechnung verantwortlich, Mit Ihrem Know-How sind Sie für das Fuhrparkmanagement sowie für die Erstellung aller Rechnungen zuständig, Zusätzlich gehört die Organisation und Durchführung kundenbezogener Verwaltungsvorgänge sowie allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsarbeiten zu Ihren Aufgaben

Assistenz und Sekretariat der Geschäftsstelle, Verwaltungswesen der Fachklinik, Personalwesen, Finanzbuchhaltung, EDV

Gesamtbüroorganisation und Kommunikation mit externen Partnern, Organisation und Betreuung von Sitzungen und Events, Pflege und Überarbeitung der Website und Texte, Verwaltung von Verträgen und Dienstleistungen externer Auftragnehmer, Verwaltung und Pflege von CRM-/Projektmanagement-Systemen, Erstellung von Dokumentvorlagen in Libre-Office und Canva, Rechnungsstellung, Zahlungsüberwachung, Budgetkontrolle, Berichtswesen und Statistik, Koordination im Fördermittelmanagement, Verwaltung der Bild-Datenbank und Unterstützung bei Print-Produkten

Kaufmännische Betreuung und Abwicklung von Projekten und Vorgängen, Bearbeitung von Aufträgen, Bestellungen und Rechnungen, Unterstützung im Finanz- und Rechnungswesen, Pflege und Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten, Erstellung von Auswertungen und Analysen, Zusammenarbeit mit verschiedenen Unternehmensbereichen, Korrespondenz mit Lieferanten und Behörden

Bearbeitung und Koordination von Tickets und Arbeitsaufträgen über CAFM-System, Planung und Organisation der Einsätze vor Ort, Kommunikation mit Kunden, Handwerkern und internen Teams, Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der Arbeitsaufträge, Überwachung des Fortschritts und Dokumentation der Arbeiten, Mitwirkung bei der systematischen Erstellung eines Anlagenkatasters, Datenpflege im CAFM-System