Telefonische Gesprächsannahme und Terminkoordination, Empfang, Aufnahme und Entlassungen von Patient*innen (Rehabilitant*innen), Unterstützung der therapeutischen Mitarbeiter*innen, Aktenverwaltung, Korrespondenz mit Bewerber*innen und Leistungsträgern, Vorbereitende Buchhaltung und Kassenführung, Datenerfassung, Datenpflege und Dokumentation am PC, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten

Arbeit im Back-Office, Verantwortung für die Pflege, Aktualisierung und Verwaltung von Dokumenten im EDM-System, Sicherstellung, dass Informationen korrekt und jederzeit griffbereit vorliegen, Zusammenarbeit mit Kollegen zur Unterstützung und Sicherstellung reibungsloser Abläufe, Leistung eines wichtigen Beitritts zur hohen Zufriedenheit der Kunden

Ansprechperson für Jedermann sein, Arbeiten mit Zahlen, Organisation, Aktive Mitarbeit in Teams, Kennenlernen von Rechnungen, Terminorganisation und Verträgen

Instandhaltung der Immobilien, Angebotseinholung und Beauftragung externer Firmen von Immobiliendienstleistungen, Vergabemeldungen an das LWL-RPA und den ZEK, Koordination von Arbeitsaufträgen durch die Haustechnik in Verbindung mit den Immobilien, Terminkoordination mit den Ansprechpartner:innen der Immobilien, Begehungen der Immobilien, Koordination und Beauftragung von Umzügen, Kontaktaufnahme mit den Vermieter:innen bzgl. Umsetzung von Arbeiten rund um die Immobilie, Implementierung von IT- und Nachrichtentechnik in Zusammenarbeit mit der Abteilung „IT- und Nachrichtentechnik“, Versicherungsmeldungen und deren Abwicklung, Abwicklung der Versicherungsfälle von Schadenmeldungen durch die Klientinnen und Klienten, Bearbeitung des Fuhrparks, Flexibler Einsatz für allgemeine Tätigkeiten in der Verwaltung

Operative Durchführung der Personaladministration, Enge Zusammenarbeit mit standortübergreifenden HR-Abteilungen, Unterstützung des lokalen HR Teams im Tages- und Projektgeschäft, Vor- und Aufbereitung von HR-Kennzahlen, Laufende Datenpflege (Zeiterfassung in GFOS, Stammdatenpflege in Workday), Erstellung von Verträgen, Änderungsvereinbarungen und anderen personalwirtschaftlichen Dokumenten

Bearbeitung der Posteingänge, Ablage und Archivierung von Verwaltungsakten, Mitwirkung bei der Durchführung des Vier-Augen-Prinzips im Verwaltungsverfahren „Sicherstellungszuschlag Hebammen“, Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben

Unterstützung des Management Teams als vertraulich administrative/r Partner*in, Organisation und Priorisierung komplexer Kalender, inklusive Termin- und Reiseplanung über verschiedene Zeitzonen hinweg, Überblick über die offenen To-dos des Management Teams und Sicherstellung der Einhaltung von Verpflichtungen und Fristen, Verantwortung für ein effizientes Meeting- und Projektmanagement – von Agenda-Setting und Briefings bis zur Vor- und Nachbereitung relevanter Management Meetings, Übernahme der Kommunikation im Namen des Management Teams mit internen und externen Stakeholdern, Sicherstellung einer reibungslosen Office-Organisation, z. B. Koordination von Materialbestellungen, Übernahme der Geschäftskorrespondenz, und Schnittstelle zu Vermietern sowie IT-Dienstleistern, Eigenständige Gestaltung spannender Projekte – etwa die Organisation von Firmenveranstaltungen oder die Unterstützung bei vertraulichen Themen des Management Teams

Betreuung und Pflege der Software Vivendi Pep, Unterstützung des Verwaltungsteams im Front- und Backoffice, Übernahme klassischer Sekretariatsaufgaben sowie Zuarbeiten für das Leitungsteam, Mitwirkung im Personal- und Rechnungswesen, Betreuung des internen und externen Vertragsmanagements, Organisation und Koordination im Fortbildungsmanagement

Koordination des Freigabeprozesses für Eingangsrechnungen und Kommunikation mit dem externen Wirtschaftsprüfer, Ansprechpartner:in für Zahlungsverkehr und Rückfragen zur Rechnungsbearbeitung, Unterstützung bei der Vorbereitung und Weiterleitung buchhalterischer Unterlagen, Pflege und Nachverfolgung von Zahlungsläufen und offenen Posten, Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und bei Projekten, Allgemeine Büroorganisation sowie Schnittstelle zu internen Teams und externen Partner:innen, Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und eigene Ideen einzubringen

Bestellungen von neuen Büromöbeln für das Ministerium abwickeln, Besprechungstermine für den Neubau einer Polizeistation koordinieren und Protokolle verfassen, Rechnungen für Abfallentsorgung oder Energieversorgung prüfen und kontieren

Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Auswertungen sowie Überwachung der Arbeitszeiterfassung im ERP-System Abacus., Nachverfolgung offener Forderungen und Unterstützung im Mahnwesen., Pflege, Dokumentation und Auswertung von Projektdaten im Rahmen des Projektcontrollings sowie Verantwortung für kaufmännische Reportings., Verwaltung und Aktualisierung der Stammdaten sowie Betreuung von Ingenieurdienstleistungsverträgen., Unterstützung der Abteilungsleitung im operativen Tagesgeschäft – sowohl administrativ als auch organisatorisch.

allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben: Post bearbeiten, vorbereitende Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen, Nachhalten von Fristen, Kommunikation mit Nutzer*innen, Angehörigen, Mitarbeiter*innen sowie Team- und Einrichtungsleitung, Verwaltung von Nebenkasse und Barbetragsgeldern

Unterstützung der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft/bei operativen Verwaltungsaufgaben, Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Gremiensitzungen (z.B. Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Entscheidungsgrundlagen), Mitarbeit bei bereichsübergreifenden Projekten – von der Planung bis zur Umsetzung, Kommunikation und Koordination mit internen und externen Ansprechpartnern, Terminkoordination, Reisemanagement und allgemeine Verwaltungsaufgaben

Übernahme des Einkaufsmanagements im Sachgebiet, Beschaffen von IT-, Liefer-, Dienst- und Bauleistungen, Beratung und fachliches Anleiten der Bedarfsstellen zu Aspekten des Einkaufs, Umsetzung des Qualitätsmanagements im Einkauf sowie der Einkaufslogistik, Organisation und Umsetzung des logistischen Ablaufs der Lieferungen im LFB, Reklamationsmanagement, Erarbeitung von Statsitiken und Berichten

Selbstständige Durchführung administrativer und organisatorischer Aufgaben im Kliniksekretariat, Eigenverantwortliche Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz, Koordination und Betreuung des Patientenmanagements in enger Zusammenarbeit mit dem ärztlichen Team, Erstellung, Bearbeitung und Versand medizinischer Dokumente (Arztbriefe, OP-Berichte, Ambulanzschreiben, Gutachten), Administrative Organisation von Konferenzen und Veranstaltungen, Zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Patienten und Zuweiser, Vorbereitung, Weiterleitung und Nachbereitung von Patientenakten zur Abrechnung

Controlling von BEI_NRW, PMB-Anträgen, Anträge auf Leistungen mit den Systemen Perseh, Lucom, ALiA., Jahres-, Quartals- und Monatsmeldungen an die Kostenträger, Monatliche Fakturierung von CONVIVA sowie Auswertungen für unsere Finanzbuchhaltung/Controlling, Vertretung des Zubringerdienstes (Steuerung, Koordination und Überwachung der Beförderung unserer Beschäftigten) bei Abwesenheit (Urlaub …), Archivierung von Anträgen und sonstigen Dokumenten, Ein- und Ausgangspost

Begrüßung, Empfang und Betreuung von Besuchern, Lieferanten und Kunden, Entgegennahme und Bearbeitung eingehender Telefonate, Organisation der Meetingraum-Belegung und Bewirtung der Gäste, Verantwortung für die allgemeine Ordnung und Sorgfalt am Standort, Verwaltung und Einkauf von Verbrauchsgütern und Büromaterialien, Koordination des Postein- bzw. -ausgangs

Änderung sowie Deaktivierung/Löschung Benutzerkonten, Sortierung/Ablage zurückgekommene Mahnungen, Antwortschreiben für Anfragende erstellen und versenden, Dokumente scannen und ablegen, Aktenablage (elektronisch und in Papierform), Beantwortung allgemeiner Mails, Bearbeitung UAS-Betreiberregistrierung, Versenden von Kostenbescheiden per Post und E-Mail, Unterstützung bei der Bearbeitung von Mahnungen, Gebührenbefreiungsmeldungen und -anträge bearbeiten sowie Stornierung zugehöriger Kostenbescheide

Mandantenempfang und -betreuung, Organisation und Betreuung des Besprechungsraums, Bedienung der Telefonanlage und Weiterleitung von Telefonaten, Allgemeine Bürotätigkeiten wie z. B. Scannen und Kopieren von Unterlagen, Fertigung von Korrespondenz nach Band, Diktat und Vorlage

Betreuung unserer Kunden und Patienten per Telefon und E-Mail, Auftragserfassung und Sicherstellung von termingerechter Lieferung, Retouren- und Austauschabwicklung, Anforderung von abrechnungsrelevanten Unterlagen, Pflege der Stammdaten, Ansprechpartner für unserer Kollegen aus Vertrieb und Technik, Reklamations- und Beschwerdemanagement