selbstständige Bearbeitung aller administrativen Personalangelegenheiten von der Einstellung bis zum Austritt, Beteiligung der internen Mitbestimmungsgremien im Rahmen einer vertrauensvollen Zusammenarbeit, Beratung der Führungskräfte und Beschäftigten in arbeits- und tarifrechtlichen Fragen in deutscher und in englischer Sprache, Betreuung der Beschäftigten in steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Angelegenheiten u.a. zur Gehaltsabrechnung, Mutterschutz, Elternzeiten, Monitoring von An- und Abwesenheiten, Erstellung von Personalkostenhochrechnungen von drittmittel- und haushaltsfinanziertem Personal, Vorbereitung der monatlichen Gehaltsabrechnung insbesondere Anlage der Personalstamm- und Gehaltsdaten bis zur Prüfung der Zahlläufe, Zahlbarmachung von Vergütungen über unser Abrechnungssystem SAP, Führen der digitalen Personalakten sowie Erstellen von Arbeitgeberbescheinigungen, eigenständige Korrespondenz im Aufgabengebiet mit Sozialversicherungs- und Versorgungsträgern sowie Ämtern und Behörden, Mitgestaltung der Prozessoptimierung im Personalbereich sowie der Digitalisierung

IT-Service Desk mit IT-Service Request Management, Incident Management und Problem Management inklusive Benutzerbetreuung sowie Installation und Betreuung lokaler Anwendungen auf dem Arbeitsplatz, Benutzerverwaltung und Rechtevergabe, Planung, Steuerung, Weiterentwicklung, Installation und Wartung von Arbeitsplatzrechnern (Windows, Office u.ä.) inklusive Überwachung und Sicherstellung der Arbeitsplatz-Sicherheit, Führen von Inventarlisten für die informationstechnische Hard- und Software, Unterstützung des zentralen Beschaffungswesens bei IT-Beschaffungen

Koordination der Patiententermine in Abstimmung mit den medizinischen und therapeutischen Berufsgruppen des sozialpädiatrischen Zentrums, Assistenzaufgaben im Rahmen der Organisation der ärztlichen und psychologischen Sprechstunden, Telefonische Betreuung und Nachverfolgung bei telefonischen Anfragen von Patienten, einweisenden Ärzten, Krankenhäusern, Vertretung der Betreuung unseres Standortes in Schwabing inkl. der Patientenaufnahme im direkten Patientenkontakt, Bearbeitung von Krankenkassenanfragen, Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, Administration, Ablage, Vertretung von Kolleginnen im Urlaubs- und Krankheitsfall

allgemeine und spezielle Korrespondenz mit Kunden, Mietern und Dienstleistern, Erstellung von Immobilienexposés, Führen und Pflegen von digitalen Akten sowie der Mietinteressentendatei, Mitwirkung bei der Bearbeitung von Versicherungsschäden, Verantwortung für die Zähleranmeldungen an die jeweiligen Versorger

Übernahme allgemeiner administrativer Tätigkeiten und Organisation von betrieblichen Abläufen und Terminen, Überblick über operative und Prozesse, dynamische Verbesserung der internen und externen Abläufe, Verantwortung für die Steuerung von Input- und Outputstoffströmen und enge Zusammenarbeit mit internen sowie externen Partnern wie Kunden und Lieferanten, Zentraler Ansprechpartner für alle Stoffstromthemen, Überwachung betrieblicher Kennzahlen, Analyse von Verbräuchen und statistische Aufbereitung, Frühzeitiges Erkennen von Abweichungen in den Annahmekriterien und eigenständiges Einleiten von Gegenmaßnahmen

Unterstützung bei der Funktionsdiagnostik (z. B. Muskelkraft- und Beweglichkeitsmessungen), Leichte Bürotätigkeiten und organisatorische Unterstützung, Mitwirken im täglichen Praxisablauf

Auftragsabwicklung von A-Z, Wareneingangs- und Eingangsrechnungsbuchung, Abwicklung interne Fertigmeldungen von Produktionsaufträgen, Kartenverwaltung, Freischaltungen usw. unserer überlassenen Mobilfunkverträge, Sonstige anfallende Aufgaben in einem Betrieb mit Entwicklung, Fertigung und Verkauf

Vorbereitung von Unterlagen für Grundbuchämter und andere Behörden und Begleitung deren Einreichung, Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Behörden, Stadtverwaltungen und anderen öffentlichen Stellen, Pflege interner Dokumentationen und Datenbanken, Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben in der Immobilienabteilung

Organisatorische und administrative Unterstützung der Institutsleitung, Selbstständige Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz, Koordination von Terminen, Meetings und Dienstreisen, Bearbeitung von Personalangelegenheiten in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung, Abrechnung und Verwaltung von Drittmitteln und Budgets in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung, Allgemeine Aufgaben im Sekretariatsbereich, Einpflegen von Publikationen, Zusammenarbeit mit der Universität Münster

allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Assistenz bei der Lehrgangs- und Seminarplanung und -organisation, telefonische und persönliche Kundenberatung, Kommunikation mit Teilnehmer*innen, Dozent*innen und Kostenträgern, Datenerfassung und -pflege in der Datenbank MSSV, Mitwirkung bei der Optimierung von internen Prozessen, effiziente, anforderungsgerechte und effektive Erledigung aller anfallenden administrativen Prozesse

Unterstützung bei der Bearbeitung von den Unterlagen der Bewerber*innen und Teilnehmer*innen, Unterstützung bei der Organisation der Kennenlerntreffen, Unterstützung bei der Organisation der Vorbereitungstagungen, Unterstützung bei der Reiseorganisation, Übernahme eigener kürzerer Projekte, Kommunikation mit Ehrenamtlichen und Programmteilnehmer*innen, Allgemeine Bürotätigkeiten, Regelmäßige Teilnahme an Teambesprechungen

Objektaufnahme vor Ort in Begleitung des Immobilienberaters, Erstellung aussagekräftiger Exposés mit Adobe InDesign, Sichtung, Strukturierung und Digitalisierung von Objektunterlagen, Aufbau und Pflege des Datenraums (nach GIF-Standard), Fachliche Recherche und Aufbereitung von Objektinformationen, Plänen und Kennzahlen, Laufende Betreuung der vermarkteten Objekte auf Immobilienportalen und der Unternehmenswebsite, Backoffice-Unterstützung des Teams

Unterstützung bei personalrechtlichen Fragestellungen und bei der Erstellung von Auswertungen, Erstellung von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen und Schriftverkehr, selbstständige Bearbeitung personalwirtschaftlicher Vorgänge vom Eintritt bis zum Austritt (z. B. Einstellungen, Vertragsänderungen, Beendigungen), Erstellung und Prüfung von Eingruppierungen nach TV-L, Pflege der Personaldaten/-akten, selbstständige Bearbeitung von Urlaubs-, Krankheits- und Mutterschutzangelegenheiten, Bearbeitung von Maßnahmen zur Personalgewinnung und Begleitung der Verfahren, Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen, dem Personalrat und externen Stellen

Disposition und Bearbeitung von Aufträgen, Büroorganisation und Telefon, Rechnungserstellung

Klientenverwaltung inkl. Abrechnung mit den Kostenträgern, Personalverwaltung

Professionelle Büroorganisation incl. Terminplanung und Organisation der notwendigen Ressourcen und Telefonorganisation, Überwachung bzw. Planung der praktischen Einsätze der Auszubildenden nach entsprechenden Vorgaben, Sämtlicher Schriftverkehr nach intern und extern incl. der Diktatbearbeitung, Weiterleitung im Buchungssystem der Klinik des Landkreises Neustadt/Aisch-Bad Windsheim, Abwicklung aller Tätigkeiten zu Dozentenanfragen und externer Dienstleister incl. der Überwachung von Zahlungsströmen, Erstellen von Präsentationen aus zugelieferten Daten für Termine, Sitzungsvor- und nachbereitung, Organisation des kompletten Dienstreisegeschäftes für die Schulleitungen und Pädagogen, Steuerung der Kundenanfragen zu Buchungen von Kursen und Weiterbildungen, Erstellung der Auswertungen für Anfragen aus dem Kommunalunternehmen und der Meldungen an das Kultusministerium

Professioneller Empfang und Bewirtung von Besuchern, Planung, Koordination und Nachverfolgung von Terminen sowie Organisation von Geschäftsreisen, Monitoring des Wartungsplans für Anlagen und Einrichtungen, Abstimmung mit externen Dienstleistern und Fremdfirmen samt deren Steuerung, Auslösen und Nachverfolgen von Bestellungen für nichtlagerhaltige Waren sowie Unterstützung im Beschaffungsprozess, Prüfung von Rechnungen und verantwortungs­volle Führung der Kasse, Erstellung und Aufbereitung von Kennzahlen sowie Auswertungen zur Unterstützung der Werkleitung, Organisation und Koordination interner Schulungen bzw. Weiterbildungen, Erfassung und Prüfung von Anlagegütern im System, Zuverlässige Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Assistenzaufgaben, Aktive Mitgestaltung und Optimierung von Unternehmensprozessen

Ansprechpartner für Schüler:innen inkl. Ausstellen von Formularen für z. B. Behörden, Bearbeitung von Posteingang und -ausgang, Vertragsverwaltung Schüler:innen, Verwaltung und Pflege von Akten der Schüler:innen (in Papierform und digital), Bestellwesen nach Absprache mit Standortleitung und Materialverwaltung Bürobedarf, Organisation von Verwaltungsmeetings, Organisation von Schul- und Mitarbeiterveranstaltungen, Ansprechpartner für interne und externe Anfragen, allgemeine und spezielle Korrespondenz der Standortleitung

Koordination und Betreuung eingehender externer und internen Anrufe, Erfassung von Kundenanfragen, Gewährleistung des einwandfreien Informationsflusses, Auftragserfassung und Datenpflege, Bearbeitung und Weiterleitung der eingehenden E-Mails

Unterstützung der Schulleitung, Bearbeitung aller persönlichen und telefonischen Anfragen, sowie der Ein- und Ausgangspost, Korrespondenz der Schule pflegen (mit Eltern, Schulpsychologische Beratungsstelle,…), Führen der internen Dokumentation, Aktenpflege und Pflege des Schularchivs, Erstellung von Statistiken, Auswertungen, Sitzungsprotokollen, Schülerausweisen, Sicherstellung des mündlichen und schriftlichen Informationsflusses innerhalb der Schule, zum Träger, zu Eltern und externen Partnern der Schule (z.B. Jugendamt, schulpsychologische Beratungsstelle), Vorbereitung von Sitzungen und Erstellung von Sitzungsunterlagen, Verwaltung der Schüleranmeldungen, Versand der Dokumente für die Schüleraufnahmen (Verträge) und Verwaltung der Verträge, Verantwortung für die Bestellung und Verwaltung der Büro- und Schulmittel