Bearbeitung aller im Elektronischen Bewerbermanagement (eBM) eingehenden Bewerbungen (Prüfung und ggf. Nachforderung von Unterlagen, Erstellen von Zwischenbescheiden), Schwerpunktmäßiger Einsatz bei der Rekrutierung von Auszubildenden sowie Teilnahme und administrative Leitung von Auswahlgesprächen, Serviceorientierte Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern sowie Vorgesetzten, Terminierung von Bewerbungsgesprächen im eBM, Veröffentlichung von Stellenausschreibungen, Bearbeitung von Absagen

Weitgehend selbständige Bearbeitung der anfallenden Verwaltungsaufgaben, unter anderem Rechnungsbearbeitung und Kassenbuchkontrolle, Haushalts- und Antragsvorbereitung sowie Zuarbeit zu Verwendungsnachweisen und dem Jahresabschluss, Prüfung und Bearbeitung von Personalanträgen im Rahmen einer Zeiterfassungs-Software, Personalkostencontrolling, Datenpflege und Verwalten ergänzender Personalinformationen, Beratung und Koordination der Verwaltungsvorgänge in den Einrichtungen, Terminkoordination und -überwachung

Allgemeine Bürotätigkeiten in den Referaten Personal/Organisation, Vergabe und Verträge sowie Haushalt

Koordination von Aufträgen und interne Weitergabe deren mit den Fachabteilungen, Direkte telefonische Angebotsnachverfolgung, Teils selbstständige Verhandlungen der Angebote mit unseren Kunden, Verwaltung und Aktualisierung der Vertriebsdatenbank, Korrespondenz mit Kunden und Partnern, Erstellung und Prüfung von Rechnungen, Bearbeitung von Reklamationen und Bestellungen, Telefonische Beratung von Betreuung von Kunden, Stammdatenpflege

1st-Level Support: Ansprechpartner:in für alle IT-relevanten Fragestellungen im Haus und für unsere internationalen Standorte. 1st‑Level‑Support inkl. Ticket‑Triage, Troubleshooting und Dokumentation., Koordination & Kommunikation: Schnittstelle zwischen internen Fachabteilungen und externem IT-Dienstleister (Systemhaus), Koordination von Dienstleistern/2nd‑Level; Termin‑ & Status‑Tracking., Benutzerverwaltung: Verwaltung von Benutzerkonten, Zugriffsrechten und IT-Ressourcen, Hard- und Softwarebetreuung: Unterstützung beim On-/Offboarding von Mitarbeitenden und ihren Geräten/Zugängen, Benutzer‑ und Rechteverwaltung (AD), M365‑Standardadministration., Systempflege: Unterstützung bei der Pflege der IT-Infrastruktur sowie Dokumentation von IT-Prozessen, Projektarbeit: Mitarbeit/Teilprojektleitung bei IT‑Rollouts und kleineren Migrationen, bei Projekten zur Verbesserung der IT-Infrastruktur und der IT-Sicherheit, bei Digitalisierungsprojekten der Abteilungen und der Auslands-Standorte sowie im Bereich KI-Anwendungen, Verantwortung für interne IT-Richtlinien und deren Umsetzung

Allgemeine und schulspezifische Verwaltungsaufgaben, Verwaltung der Auszubildendendaten sowie Begleitung und Beratung unserer Auszubildenden (m/w/d), Kommunikation mit Bewerbenden/Interessenten, Auszubildenden, Lehrenden und Kooperationspartnern

Administrative Unterstützung bei der Organisation von Seminaren, Lehrveranstaltungen oder Prüfungen sowie im Studienservice, Unterstützung bei der Umsetzung von Projekten zur Digitalisierung, Standardisierung, Prozessoptimierungen und Automatisierungen, Dateneingabe, -pflege und -management in unseren Systemen, Bereitstellung und Pflege von Informationen auf unserem Online-Campus, Bearbeitung von Telefonanfragen und E-Mails, Möglichkeit, dein Aufgabenspektrum nach Absprache zu erweitern

Betreuung der Führungskräfte und Mitarbeiter in allen personal- und abrechnungsrelevanten Themen, Erstellung von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen, Zeugnissen und anderen arbeitsrechtlichen Dokumenten, Personalrekrutierung - Personalsuche und Personalauswahl, Organisation und Teilnahme an Recruiting-Veranstaltungen, Ansprechpartner für die Auszubildenden, Mitarbeit bei der Personal- und Budgetplanung, Zusammenarbeit mit Ämtern, Behörden, Krankenkassen, Schulen und Betriebsräten, Mitgestaltung bzw. Mitarbeit in HR-Projekten und kontinuierliche Weiterentwicklung unserer Prozesse sowie Übernahme von Sonderaufgaben

Kennenlernen des Vertragswesens & der Entgeltabrechnung, Unterstützung bei der Personalverwaltung, Einbindung in den Bewerbungsprozess (Recruiting & Bewerbermanagement), Entwicklung von Ideen für Personalmarketing, Analyse von Personalkennzahlen (Personalcontrolling), Kennenlernen weiterer Bereiche wie Auftragsbearbeitung, Beschaffung und Rechnungswesen

Koordination und Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen, Vor- und Nachbereitung von Terminen und Meetings, Erstellung von Präsentationen sowie Pflege und Auswertung von Excellisten, Führen von Korrespondenzen im Namen des Leiters IT & Digital Services, Übernahme von unterstützenden administrativen Tätigkeiten

Unterstützung der örtlichen IT-Fachkraft bei administrativen Aufgaben, Erledigung allgemeiner Verwaltungsaufgaben (z. B. Schriftverkehr, Postbearbeitung, Telefonate)

Schnittstelle zur externen Buchhaltung und Steuerberatung, Vorbereitung und Verfolgung der digitalen Buchhaltungsunterlagen (DATEV Online), Erstellung von Spendenquittungen, Unterstützung bei der Spendenverbuchung und Kontrolle der Spendeneingänge, Vorbereitung von In- und Auslandsüberweisungen sowie Lastschriften, Ansprechperson für das Team in Bezug auf organisatorische und technische Fragen, Organisatorische Aufgaben sowie Koordination externer Dienstleister und Ehrenamtlicher im Bereich der Geschäftsstelle, Verwaltung der Mitglieder sowie Mitwirkung bei der Organisation der Mitgliederversammlung, Vertretung des Sekretariats, Mitarbeit im Personalbereich und Übernahme des Sekretariats (Service für Spenderinnen und Spender)

Erster Ansprechpartner und Problemlöser vor Ort, Unterstützung der Heim- und Pflegedienstleitung, Kontakt mit Angehörigen und Betreuern, Erfassung und Pflege von Bewohnerdaten, Heimabrechnung und Kostenklärung in Zusammenarbeit mit der zentralen Buchhaltung, Allgemeine, organisatorische und administrative Verwaltungsaufgaben

Umfassende Organisation des Oberarztsekretariats (Dienstreiseplanung und -abrechnung, interne und externe Korrespondenz, Dokumentenerstellung, Terminmanagement), Durchführung von Bestellungen sowie Beantragung von (EDV-)Beschaffungen sowie Berechtigungen, Urlaubsvertretung für die Chefsekretärin, Unterstützung des Managementteams, z. B. in der Personalbetreuung oder der Rechnungsbearbeitung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen

Übernahme von allgemeine Empfangs- und Auskunftstätigkeiten sowie Kommunikation mit Zuweiser*innen und Patient*innen, Administratives Patientenmanagement inkl. Terminorganisation und -koordination und der Bearbeitung von signierten Befunden, Inner- und außerklinische Transporte, Vorbereitung von Besprechungsboards (Tumorkonferenz), Durchführung von Reinigungsmaßnahmen, Reparatur von defekter Medizintechnik und Materialbestellung

Anlage und Koordination der Raumplanung für BehandlerInnen und Untersuchungen, Erstellung und Anpassung von BehandlerInnen-Kalendern, Hausinterne E-Mail-Korrespondenz mit BehandlerInnen und KollegInnen, Administrative Unterstützung im Tagesgeschäft und bei Verwaltungsaufgaben (auch im Sekretariatsbereich), Unterstützung des Telefonteams bei der Annahme und Weiterleitung von Anfragen

Erstellung von Dokumenten, Unterweisungen und Präsentationen, Übernahme von routinierten Aufgaben in der Personaladministration, Durchführung von Onboardings, Teamformaten und internen HR-Projekten

Vorbereitung der Bonitätsanalyse, Nachbereitung der Bonitätsanalyse, Anforderung von Jahresabschlüssen, Eingangsbearbeitung, Pflege der Termindaten, Pflege der Stammdaten von Unternehmen, Pflege der Konzernstrukturen, Termin- und Aufgabenkoordination, Koordinierung des Dokumentenmanagementsystems, Bearbeitung von Insolvenzmeldungen, Führen von Statistiken, Erstellung von Auswertungen

Selbstständige Planung, Bearbeitung und Betreuung von Projekten, Kaufmännische Betrachtung und Bewertung, Eigenständige Angebots- und Auftragserstellung inkl. Rolloutplanung, Nachbetrachtung und Abrechnungsvorbereitung, Führen der Korrespondenz mit Kunden und internen Abteilungen

Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Erstellung und Versand von Ausgangsrechnungen, Ablage buchhalterischer Unterlagen, Betreuung des Mahnwesens, Zuarbeit zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, Prüfung von Reisekostenabrechnungen, Unterstützung der Schulleitung bei Planzahlen und Berichten, Ansprechpartner*in für unsere Schüler*innen in Fragen rund um Schulgebühren, Unterstützung des Verwaltungsteams im Schulalltag, Organisation und Optimierung administrativer Abläufe, Allgemeine Büroorganisation und Korrespondenz