Abteilungsinterne administrative Tätigkeiten sowie effiziente Büroorganisation, Auftragsanlage und Rechnungsstellung in SAP im Rahmen des Order-to-cash-Prozesses, Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und internen Schnittstellen, Unterstützung im Bestellwesen, einschließlich Bearbeitung von Lieferantenrechnungen, Reklamationen und Bestellabwicklung, Organisation und Betreuung von Mitarbeitereintritten und -austritten (On-/Offboarding)

Bearbeitung einfacher, wiederkehrender Sachverhalte, Erfassung aller relevanten Daten im System, Weiterleitung eingehender Anliegen an die richtigen Ansprechpersonen, Abstimmung der Aufgaben mit dem Team, Unterstützung zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs für Kunden

Unterstützung bei den anfallenden Tätigkeiten zur Antragsbearbeitung, Digitale Ablage von Antragsunterlagen, Eintragungen ins Stammdatensystem

Erledigung des Besucher-, Telefon- und Postverkehrs, Bearbeitung aller Sekretariats- und Organisationsaufgaben, Führen und Pflegen der Schülerakten, Terminkoordination, Bewerbungen, Beratung, Anmelde- und Aufnahmeverfahren

Unterstützung des Vorstands im operativen Tagesgeschäft und allgemeines Office-Management (z.B. Organisation von Terminen, Pflege der Vorstandskalender, Management der digitalen Ablagestrukturen, Vorbereitung von Meetings, Telefonverkehr, Postbearbeitung, Bestellen des Büromaterials und der Büroausstattung, etc.), Übernahme der Korrespondenz inklusive täglichem Check sämtlicher E-Mails des Vorstands/Vorstandspostfachs, Selbstständige Reisekoordination mit Terminabstimmung, Reiseplanung, Buchung von Hotels, Flügen, Bahnreisen inklusive Vorbereitung der benötigten Unterlagen sowie entsprechende Reisekostenabrechnung, Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern, Eigenständige Vorbereitung von Vorstandssitzungen, inklusive Erstellen der Agenda, Einpflegen und Überprüfen der notwendigen Unterlagen, Protokollführung und Nachbereitung der Vorstandbeschlüsse und deren Weiterleitung, Erstellen und Aufbereiten von Präsentationen, Statistiken und Reportings (Excel, PowerPoint), Verantwortlich für die Optimierung der Zusammenarbeit unter den Sekretariaten des Konzerns zur Sicherstellung eines gleichen Informationsniveaus und Verbesserung der Arbeitsabläufe miteinander

Anlegen und Verwalten digitaler Klient*innenakten, Berichte u.ä., Abrechnung mit Kostenträgern, Bearbeitung von Post und E-Mails, Persönlicher und telefonischer Empfang

Ausführung einfacher Büro- und Verwaltungstätigkeiten, Unterstützen unseres Teams bei der Postbearbeitung und Telefonaten, Vorbereitung der Skripte aus dem Bereich Luftfahrttechnik und Übersetzung in die englische Sprache, Vorbereitung von Prüfungsunterlagen

Organisation und Optimierung von Büro- und Arbeitsprozessen, Bearbeitung kaufmännischer Themen und Aufträge, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner:innen, Erstellung von Präsentationen und Verwaltung von Informationen, Einkauf von Sachgütern und Dienstleistungen, Eigenverantwortliche Mitwirkung an Azubi-Projekten, Abteilungsübergreifende Einblicke durch regelmäßige Wechsel der Einsatzbereiche

Unterstützung in der Beantwortung von schriftlichen und telefonischen Anfragen, Betreuung von Projekt-Postfächern, systematische Dokumentation in Datenbanken, Pflege, Analyse und Erstellung von diversen Datenbanken und Auswertungen (insb. in MS-Excel, Wordpress, Typo 3), Organisation von Terminen und Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen, Unterstützung bei finanzieller, personeller und zeitlicher Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten, Projektteilen und Dienstleistungen, Unterstützung bei der Erarbeitung von Angeboten, Ausschreibungen, Vergaben, Vertragsschlüssen, Abrechnungen, Unterstützung von Recherchen zu verschiedenen Projektinhalten und Stakeholdern, insb. im Themenfeld Energieeffizienz

Mitwirkung in Bereichen wie Einkauf, Finanzen, Personal, Gebäudemanagement, Unternehmenskommunikation, Studentisches Wohnen, Studienfinanzierung etc., Erlernen aller Facetten des Büromanagements –von der Büroorganisation über die Kundenkommunikation bis hin zur Bearbeitung von Rechnungen und Aufträgen

Aktenführung unserer Klientinnen und Klienten, Datenpflege im elektronischen Dokumentationssystem, Unterstützung der Führungskräfte und der Sozialarbeiter*innen, Bearbeiten des Posteingangs und –ausgangs, Telefondienst und Empfang

Erstellen juristischer Schriftsätze, Bearbeiten des Mahn- und Vollstreckungsverkehrs, Zuarbeiten für das Justiziariat, Termin- und Fristenverwaltung, Aufgaben im Bereich der allgemeinen Verwaltung, Postbearbeitung, Vertretung der Sekretärin des Geschäftsführers bei Abwesenheit

Kaufmännische Unterstützung der Projektteams bei der Rechnungsstellung, Budgetkontrolle und Terminverfolgung, Eingabe und Aktualisierung von Projektdaten in unser cloudbasiertes Projektmanagement-Tool, Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern, insbesondere mit kaufmännischen Ansprechpartner*innen auf Kunden- und Partnerseite, Unterstützung der Geschäftsführung bei der Erfassung und Auswertung kaufmännischer Daten, der Aufbereitung projektbezogener Informationen und der Erstellung des Jahresabschluss, Mitwirkung an der kontinuierlichen Verbesserung unseres kaufmännischen Projektmanagements

Unterstützung der Stabsstellenleitung in allen administrativen Angelegenheiten, Zuständigkeit für die Überprüfung, Bearbeitung sowie der Auswertung unseres softwaregestützten Kennzahlen- und Controllingsystems, dessen Weiterentwicklung und Schulung der Anwendenden, Führen von Gebührenlisten zu Raumlisten, Unterstützung im Bereich Prüfung und Zertifizierung, z. B. im Zertikfikatenmanagement, Erstellen und Prüfen von Ausgangsrechnungen, Inventuraufgaben sowie die Unterstützung bei der Raumplanung, Mitwirkung beim Vertragsmanagement und bei der Kommunikation mit den Lizenznehmern

Durchlauf verschiedene Fachbereiche (Vertrieb, Personal, Marketing, Einkauf, Buchhaltung und E-Commerce), Einblick in administrative Prozesse, Eigenverantwortliche Verwaltung, Koordination und Durchführung kaufmännischer Abläufe, Weiterentwicklung der Kommunikationsfähigkeiten, Unterstützung durch Ausbilderin, Mitarbeit an Projekten (z.B. KI-Projekt, Planung des Azubi-Tages, Neugestaltung der Kantine, etc.)

Telefon, Post- und E-Mailverkehr, Korrespondenz, Unterstützung bei der Organisation des Schulbetriebs in enger Zusammenarbeit mit der Schulleitung (Anmeldung Examen, Zeugnisse schreiben, Kontakte zu Auszubildenden, Erstellung von Dokumenten), Fehlzeitenerfassung und Kommunikation der Fehlzeiten, Planung der Einsätze der Auszubildenden im Rahmen der Pflegeausbildung, erste/r Ansprechpartner/in für Anfragen der Kooperationspartner

Selbständige Organisation des Sekretariats des Bürostandortes, Übernahme administrativer Tätigkeiten (allgemeine Verwaltung, Erstellung und Führung von Excel-Tabellen und Statistiken), Bearbeitung der täglichen Post, Annahme von Telefonaten und Erteilung von Telefonauskünften, Verantwortung für die Kassenführung und Führung der Haushaltsbücher

Administrative Vertriebsunterstützung: Entlastung des Vertriebsteams durch Übernahme und Standardisierung administrativer Aufgaben wie Tarifpflege, Preisanpassungen, Vertragsmanagement und Datenaktualisierung., Pflege und Qualität von Kundendaten: Sicherstellung einer hohen Datenqualität durch Pflege, Prüfung und Optimierung von Kundendaten sowie strukturierte Dokumentation aller Änderungen., Prozessoptimierung und Wissensmanagement: Entwicklung und Implementierung standardisierter Abläufe, Überwachung der Einhaltung sowie Aufbau einer internen Wissensdatenbank., Digitalisierung und Automatisierung: Unterstützung bei der Einführung und Pflege digitaler Tools, Identifikation von Automatisierungspotenzialen sowie Key-User-Funktion im Tarifrechner (CS.IT)., Analyse & Vertriebsreporting: Erstellung von Markt- und Wettbewerbsanalysen, Vertriebsstatistiken und Berichten zur Vertriebssteuerung, Erfolgsmessung und Kündigerprävention., Vertriebs- und Kampagnensteuerung: Mitarbeit an der Entwicklung von Vertriebsstrategien, Planung und Koordination von Kampagnen im Haushalts- und Gewerbekundenbereich sowie kontinuierliche Optimierung der Vertriebskennzahlen auf Basis von Analyseergebnissen., Projektunterstützung & Skalierung: Begleitung der Einführung neuer Produkte, Mitwirkung an Skalierungsprojekten und Aufbau einer belastbaren Datenbasis für nachhaltiges Wachstum.

Übernahme klassischer Sekretariats- und Assistenzaufgaben, wie die Bearbeitung und Erstellung von interner und externer Korrespondenz, die Koordination von Terminen, die Durchführung von Reisebuchungen, die Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen, etc., Erste Ansprechperson für interne und externe Kontakte der Abteilungsleitung und sorgen durch strukturierte Arbeitsweise für einen reibungslosen Informationsfluss., Koordination interner Besprechungen, Vorbereitung von Terminen und Begleitung der Organisation von Projekten und Veranstaltungen., Übernahme der Bestellung von Büromaterial und Dienstleistungen, Bearbeitung von Rechnungen und zuverlässige Erledigung interner Anfragen und Abläufe., Erstellung und Überarbeitung aussagekräftiger Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Dokumente für interne und externe Stakeholder.

Vorbereitung der Arbeitsverträge sowie Urkunden zur Unterstützung der Personalreferent*innen, Bearbeitung des Schriftverkehrs der Personalreferent*innen nach Vorlage (inkl. Schreiben von Verträgen und Urkunden), Eigenverantwortliche Überwachung der Fehlzeiten