Kundenorientierte Büroorganisation, Allgemeiner Post- und Schriftverkehr, Ansprechpartner*in für Mitarbeiter*innen und Kund*innen, Stundenermittlung von Mitarbeitenden, Vorbereitung der geleisteten Reinigungsstunden zur weiteren Bearbeitung, Rechnungen verwalten und erstellen, Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben und Terminen der Betriebs- und Bereichsleitungen, Unterstützung bei internen Projekten oder kleineren Sonderaufgaben

Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Koordination von Terminen und Besprechungen sowie deren Vor- und Nachbereitung, Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz, Pflege und Verwaltung von Datenbanken und Dokumenten, Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, Ausbildung der Teilnehmenden im Beruf Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Anleitung der Teilnehmenden in berufsorientierenden und berufsvorbereitenden Maßnahmen

Unterstützung mehrerer Fachbereiche bei administrativen, organisatorischen und kommunikativen Tätigkeiten, Aufgaben aus dem Bereich Mitarbeitermanagement (On- und Offboarding, Verwaltung von Arbeitsmitteln, Abwicklung von Reisekosten), Erstellung von Mitarbeiterprofilen und Qualifikationsnachweisen, Bearbeitung interner Bestellanforderungen, Organisation von Dienstreisen, Ansprechpartner für MitarbeiterInnen, Kunden und Behörden, Vertretung der Empfangs- sowie anderer Bereichsassistenzen

Haushalts- und Projektverwaltung: Verwaltung von Haushalts- und Projektmitteln, Pflege von Projektbeleglisten, Erstellung von Jahresbudgetplanungen und Vorbereitung von Mittelentsperrungen, Abrechnungen und Mittelabrufen, Administrative Projektbegleitung: Unterstützung bei der Erstellung von Verträgen, Pflege von Projektdaten im SAP-System sowie auf projektspezifischen Plattformen und Begleitung von Abstimmungen zur Anpassung von Fördermitteln oder Projektbudgets gemeinsam mit der Projektleitung, Begleitung in Personalfragen: Mitwirkung bei der Erstellung von Vertragsunterlagen, Pflege von Personalübersichten und Unterstützung von Mitarbeitenden und Vorgesetzten in alltäglichen Personalfragen, Organisation und Kommunikation: Koordination von Terminen, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Dienstreisen und Beschaffungen und Leistung von beratender Hilfestellung bei der Beantragung und Abrechnung von Reisekosten. Unterstützung bei Messeauftritten

Unterstützung im Bereich Personalgewinnung, Personalbetreuung und Organisation, Zuarbeiten bei der Datenerfassung, Datenbankpflege und Auswertungen, Dokumentenverwaltung und Ablage, Recherchetätigkeiten

Verwaltung des Fuhrparks inkl. Schadensmanagement und TÜV-Koordination, Schlüssel- und Transpondermanagement, Betreuung von Wartungsverträgen und technischer Ausstattung, Operativer Einkauf (z. B. Bürobedarf, Werbemittel, Möbel), Verwaltung von Energieverträgen (Strom, Gas), Zentraler Ansprechpartner für technische Belange in der Hauptverwaltung (IT, Datenschutz, Telefonie etc.), Koordination von Terminen und Besprechungen inkl. Raumplanung, Bearbeitung von Post, E-Mails und zentraler Ablagen, Kreditkartenabrechnung und Pflege von Verwaltungsdaten, Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Berichten, Unterstützung im Vertragsmanagement und bei Ausschreibungen, Mitwirkung an der Nachhaltigkeitsberichterstattung (z. B. DNK), Unterstützung der Geschäftsleitung in der internen Kommunikation sowie im Austausch mit Partnern, Behörden und Dienstleistern, Mitarbeit in Projekten (z. B. Bau, Sanierung, Nachhaltigkeit, Digitalisierung), Mitwirkung bei Marketingmaßnahmen (Homepage, Broschüren, Kalender), Organisation und Betreuung interner Veranstaltungen (Jubiläen, Feiern), Übernahme von Ad-hoc-Projekten und operativer Unterstützung je nach Bedarf

Bearbeitung von Kundenanfragen per Mail und Telefon, Terminvereinbarung und -vorbereitung, Vorbereitung von Beratungsprotokollen, Organisation von Sitzungen, Seminaren und Veranstaltungen, Allgemeine Sekretariatsaufgaben

Sie wirken bei internen und externen Stellenbewertungsverfahren mit und wickeln das elektronische Verfahren bis zur Unterschriftsreife ab., Sie sind verantwortlich für die Pflege von Personalveränderungsdaten in zentralen Systemen, Datenbanken und Listen und gewährleisten so die Weiterverarbeitung von Daten., Sie erledigen die Vorarbeit für die Umzugsplanungen von Organisationseinheiten., Sie wirken bei der Datenerfassung und –pflege im Bereich des Serviceportals mit., Sie führen die Dienstsiegelkartei und haben Aufsicht über die personellen Veränderungen hinsichtlich der Ermächtigung zur Dienstsiegelführung., Sie wirken an aktuellen und bedeutungsvollen Themen wie der Bearbeitung von Anträgen auf Wahrnehmung einer Arbeitsform (Telearbeit, flexible Arbeit, mobile Arbeit) und bei der Bearbeitung von Anträgen auf Wiederbesetzung einer Stelle mit., Sie erstellen Vordrucke für Ämter und sorgen für die Datenaktualität in Kopfbögen., Sie assistieren der Amtsleitung des Hauptamtes und haben somit einen direkten Einfluss auf die Arbeit im Hauptamt.

Abwicklung der täglichen Korrespondenz mit behördenexternen Akteuren, selbstständige Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Telefon- und Videokonferenzen, Wahrnehmung allgemeiner Assistenztätigkeiten sowie Verwaltungsaufgaben, z.B. Bearbeitung des Postein- und –ausgangs, eigenständiges Wiedervolagemanagement sowie administrative Aufgaben als Assistenz, Vorbereitung von Vermerken, Präsentationen und weiteren Dokumenten, Verfassen von Protokollen mit Hilfe einer Diktiersoftware, Datenanlage, -bearbeitung und -pflege in einer zentralen Datenbank, Planung und Koordination von externen Terminen und Veranstaltungen einschließlich des entsprechenden Reisemanagements

Belegabwicklung: Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Rechnungen, Lieferscheinen und anderen geschäftlichen Belegen., Pflege von Artikelstammdaten: Erfassung, Aktualisierung und Verwaltung von Stammdaten in internen Systemen., Administrative Aufgaben: Unterstützung im Büroalltag, wie Terminplanung, Dokumentenmanagement und interne Kommunikation., Erstellung von Produktdatenblättern: Zusammenstellung und Pflege relevanter Produktinformationen gemäß interner Standards.

Kaufmännische Aufgaben in der Finanzbuchhaltung kennenlernen, Kaufmännische Aufgaben im Einkauf kennenlernen, Kaufmännische Aufgaben im Vertriebsinnendienst kennenlernen, Kaufmännische Aufgaben in der Personalabteilung kennenlernen, Umgang mit Telefon, E-Mail, Terminkalender, Word, Excel, PowerPoint und Softwareprogrammen lernen, Begleitung von spannenden Projekten

Administrative und organisatorische Aufgaben: Du erstellst Präsentationen und Berichte, koordinierst Termine und verwaltest Dokumente. Zudem bist du für die Kontierung von Rechnungen sowie die Kommunikation mit Kreditoren zuständig, falls erforderlich. Innerhalb des Konzerns sorgst du für einen reibungslosen internen und externen Kommunikationsfluss. Du pflegst den Austausch mit dem Kundenbereich und übernimmst zusätzliche Aufgaben, auch außerhalb deines Verantwortungsbereiches, inklusive Sonderprojekte auf Weisung des Vorgesetzten., Prozess- und Leitfadenmanagement: Du beteiligst dich aktiv am Prozessmanagement, indem du Abläufe optimierst und effizienter gestaltest. Darüber hinaus gestaltest und pflegst du wichtige Leitfäden, die als Orientierung und Unterstützung für deine Kollegen dienen., Einkauf und Beschaffung: Du übernimmst eigenständig die Verantwortung für die Beauftragung und Verwaltung der Verträge von Dienstleistern und Lieferanten. Dabei hältst du dich stets an die internen Richtlinien, die dir als Leitfaden dienen. Darüber hinaus bist du dafür zuständig, das notwendige Material und die Arbeitskleidung zu bestellen, um eine reibungslose Durchführung aller Aufgaben sicherzustellen. Auch die Ausstattung der Hardware-Stützpunkte liegt in deinen Händen, und du sorgst dafür, dass dort alles für einen effizienten Betrieb bereitsteht., IT / Hausmanager: Im Backend des Hausmanagers kümmerst du dich um die effiziente Verwaltung der Daten. Dazu gehört das Bereitstellen von Schnittstellen, damit das Frontend und andere Systeme Daten problemlos austauschen können. Du verwaltest die zentrale Datenbank und sicherst die gespeicherten Informationen. Schließlich gewährleistest du den Datenschutz und die Sicherheit aller Daten, damit der Hausmanager zuverlässig funktioniert., Onboarding und Gewährleistungsmanagement: Du unterstützt beim Aufbau der Gesellschaft im Rahmen der Onboardingprozesse. Darüber hinaus übernimmst du die Organisation des Onboardings der neuen Hauswarte. Zusätzlich bist du auch für das Gewährleistungsmanagement und die Modernisierung bei Neubauten zuständig.

Unterstützung bei anfallenden Bürotätigkeiten, Bearbeitung des E-Mailverkehrs sowie des Posteingangs und -ausgangs, Einholen von Unterschriften, Kassenführung, weitere kleine Verwaltungsaufgaben, z.B. in der Warenannahme, der Schlüssel- und Hausnotrufverwaltung

Unterstützung bei anfallenden Bürotätigkeiten, Bearbeitung des E-Mailverkehrs sowie des Posteingangs und -ausgangs, Einholen von Unterschriften, Kassenführung, weitere kleine Verwaltungsaufgaben, z.B. in der Warenannahme, der Schlüssel- und Hausnotrufverwaltung

Organisatorische Unterstützung Deines Teams, Terminkoordination und Terminplanung für Gutachterlnnen/AuditorInner, Erstellen von Angeboten und Einholen von Aufträgen und Überwachung von Prüffristen, Versand von Gutachten und Prüfberichten, Erstellen der Ausgangsrechnungen, Regelmäßige Pflege und Weiterentwicklung interner Dokumente

Annahme der Telefonate unserer Kunden & Empfang und Betreuung der Gäste in unseren Räumlichkeiten, Vorbereitung und Organisation des Caterings bei anstehenden Besprechungen, Übernahme des Terminmanagements des Teams, Unterstützung bei der Planung & Umsetzung von Veranstaltungen und Events, Interne Büroorganisation, allgemeine Assistenz- und Sekretariatsaufgaben, und Materialbeschaffung

Anlaufstelle für Gäste, Ansprechpartner:in vor Ort und am Telefon, Terminkoordination, Allgemeine Recherche, Postbearbeitung, Bestellungen für Büromaterialien, Reiseplanung, Unterstützung der Teams bei administrativen Aufgaben, Sicherstellung eines gut funktionierenden und angenehmen Arbeitsumfelds

Einsatzorganisation und Routenoptimierung für die operativen Objektmitarbeiter, schriftliche und telefonische Terminorganisation mit Nachunternehmern, Bearbeitung von Kundenanfragen an die Objektleiter und Gewährleistung eines bereichsübergreifenden Informationsflusses, Ticketbearbeitung und Dokumentation im Sauter-CAFM System, Unterstützung bei der Angebotserstellung, Materialbestellung und Arbeitsvorbereitung, Nachverfolgung der Auftragserfüllung

Kaufmännische Betreuung und Abwicklung von Projekten und Vorgängen, Bearbeitung von Aufträgen, Bestellungen und Rechnungen, Unterstützung im Finanz- und Rechnungswesen, Pflege und Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten, Erstellung von Auswertungen und Analysen, Zusammenarbeit mit verschiedenen Unternehmensbereichen, Korrespondenz mit Lieferanten und Behörden

Erstellung und Bearbeitung von Schriftstücken nach Diktat oder Vorlage, Pflege und Verwaltung von Dokumenten und Akten, Allgemeine Schreib- und Büroarbeiten, Unterstützung bei der Korrespondenz mit Kunden und Partnern, Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs