Unterstützung bei der Betreuung des Zertifikats für Interkulturelle Kompetenz (insbesondere Verwaltung, Ausstellung der Zertifikate, Erstellung des Newsletters), Unterstützung bei der Vorbereitung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (z.B. Länderabende, Interkulturelle Trainings), Akquise und Anleitung von studentischen Freiwilligen für verschiedene Veranstaltungsformate (z.B. für Länderstände bei der Messe Studium und Praktikum im Ausland, Returnees für Infoveranstaltungen zum Auslandsstudium)

Sie übernehmen Telefondienste und sind eine freundliche, kompetente Ansprechperson für unsere Anruferinnen und Anrufer, Sie betreuen den Empfang und repräsentieren unser Unternehmen nach innen und außen., Sie empfangen und bewirten unsere Gäste professionell und aufmerksam, Sie übernehmen die sorgfältige Bearbeitung und Verteilung der eingehenden und ausgehenden Post, Sie unterstützen unser Sekretariat bei verschiedenen administrativen Aufgaben

alle anfallenden Verwaltungs- und Organisationsaufgaben, Terminplanung, Korrespondenz, Rezepterfassung und Abrechnung

Sicherstellung der Vollständigkeit und Rechtzeitigkeit aller relevanten Unterlagen für Meetings., Erstellung, Aktualisierung und Optimierung von Auswertungen und Übersichten (z.B. in Excel und PowerPoint) zur Schaffung einer soliden Grundlage für Entscheidungen und ein aussagekräftiges Reporting., Selbstständige Pflege und Verwaltung des Outlook-Kalenders des Leiters Forschung und Entwicklung/Chief Innovation Officers zur Gewährleistung einer klaren und transparenten Terminübersicht., Sicherstellung der zeitgerechten Bearbeitung von Aufgaben durch verlässliches Follow-up., Organisation, Buchung und Nachbereitung von Dienstreisen für den Leiter Forschung und Entwicklung inklusive der Reisekostenabrechnung., Prüfung und Abrechnung der Kreditkarte nach internen Vorgaben., Unterstützung von Projekten mit einem lösungsorientierten Ansatz und eigenständige Übernahme von Ad-hoc-Aufgaben unter Berücksichtigung von Prioritäten und Effizienz.

Du entwickelst und pflegst als SOHO Specialist (m/w/d) einen eigenen SOHO-Kundenbestand und verantwortest die (Kalt-)Akquise von Neukunden im regionalen Umfeld des Shops, unter anderem im Shop oder im Außendienst., Du betreust und entwickelst Bestandskund:innen und baust aktive Netzwerke zu Gewerbetreibenden, Verbänden und B2B-Partnern auf., Du führst strukturierte Bedarfsanalysen durch, erstellst individuelle Angebote und schließt Verträge über alle Produktkategorien ab., Du setzt Cross- und Upselling-Strategien über den gesamten Customer Lifecycle um und nutzt digitale Tools (CRM-Systeme, Beauftragungstools, Dashboards, Terminmanagement, Reporting)., Du wirkst an der stetigen Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse und des Filialstandorts im Sinne eines unternehmerischen Mindsets mit., Du nimmst an regionalen Events, Beratertagen und Messen teil.

Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Erstellung der erforderlichen Unterlagen, Protokolle sowie eigenständige Koordination und Nachverfolgung bereichsübergreifender Aufgaben, Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, Führungskräften, Mitbestimmungsgremien und externen Partnern, Eigenverantwortliche Planung und Steuerung von Projekten und Sonderaufgaben in Kooperation mit allen Unternehmensbereichen, Eigenständige Bearbeitung und Auswertung von Analysen und Statistiken, Erarbeitung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen sowie Wirtschaftlichkeitskontrollen in Zusammenarbeit mit dem Controlling, Abstimmung mit dem Bereich Unternehmenskommunikation im Hinblick auf Inhalte und Kernbotschaften zu internen und externen Veröffentlichungen

Koordination und Organisation von Mandaten, Terminplanung von Reisen und Besprechungen, Überwachung von Fristen, Erstellung von Rechnungen, Anlaufstelle für kanzleiinterne Kontakte, Erster Ansprechpartner für Mandanten, Unterstützung des Dezernatsleiters im Tagesgeschäft, Selbstständige Organisation des Tagesgeschäfts

Gesamtverantwortung für den Thermenempfang und Guest-Service-Bereich, Fachliche und disziplinarische Führung des Empfangs- und Kassenteams, Verantwortung für Zahlungsprozesse, Abrechnungen und Kassenabschlüsse, Aktive Gästebetreuung, Beratung und Beschwerdemanagement, Mitarbeit bei Events, Aktionen und Marketingmaßnahmen

Fachliche Leitung und Weiterentwicklung eines Programmoffices mit interdisziplinärem Team, Aufbau und Sicherstellung robuster Governance-, Reporting- und Entscheidungsstrukturen, Steuerung zentraler Themen wie Risiko-, Ressourcen- und Finanzcontrolling auf Programmebene, Standardisierung von Projekt- und Programmmanagement-Methoden und -Prozessen, Sicherstellung konsistenter Reporting- und Managementunterlagen für Steuerungsgremien, Beratung von Programmleitung und Management in strategischen Fragestellungen

Unterstützung des Management Teams Realisierung bei vielfältigen organisatorischen und administrativen Aufgaben., Kontinuierliche Unterstützung des Personaldispositionsprozesses in der Abteilung Realisierung im Rahmen des regelmäßigen Ressourcenplanungszyklus., Aktive Rolle in der Organisation des externen Personalbeschaffungsprozesses, sowie im Onboarding und Offboarding der Mitarbeitenden der Abteilung Realisierung., Mitwirkung an abteilungsspezifischen Verbesserungsinitiativen zur Optimierung von Arbeitsweisen und Unterstützung der Workstreamleads bei der Steuerung und Überwachung laufender Verbesserungsinitiativen., Verantwortung für die Abrechnung von Veranstaltungen, Bewirtungen und Dienstreisen für das Management Team, Bearbeitung von Bestellanforderungen und Rechnungen in SAP und Überwachung des Bestellwesens für die gesamte Abteilung., Mitwirkung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Workshops und Veranstaltungen., Aktive Rolle in der Verwaltung und Gestaltung aller Dokumente und SharePoints für die Abteilung, wie beispielsweise Organigramme, Gremienvorbereitungen und Abteilungspräsentationen., Unterstützung des Management Teams bei der Aufbereitung und Konsolidierung von Kennzahlen (KPIs) und Mitwirkung bei deren Überführung in abteilungsübergreifende, harmonisierte Berichte.

Organisation und Koordination bürowirtschaftlicher sowie auftragsbezogener Abläufe, Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen, Kundenservice, Unterstützung bei personalbezogenen Aufgaben und im Sales Marketing, Anwendung von Buchungssystemen und Instrumenten des Rechnungswesens, Recherche von Daten und Informationen und Aufbereitung in Präsentationen, Kooperation und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern in deutscher sowie englischer Sprache, Planung, Durchführung und Kontrolle von Projekten, Assistenzaufgaben, Koordination von Terminen, Vorbereitung von Besprechungen, Bearbeitung des Schriftverkehrs

Als Assistenz organisierst Du eigenständig die organisatorischen und administrativen Aufgaben im Büro des Vorstandsvorsitzenden und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft, Du hast für unseren Präsidenten und Vorstandsvorsitzenden alle Termine sowie Fristen im Blick und arbeitest zudem aktiv bei verschiedenen Projekten mit, Du bist DIE Kommunikationsdrehscheibe zwischen dem Büro des Vorstandsvorsitzenden, den einzelnen Fachbereichen und verschiedenen Teams sowie den Mitgliedern und externen Partnern des GVB, Du bearbeitest die eingehende Korrespondenz und den Schriftverkehr u. a. mit diversen internen Fachbereichen, unseren Mitgliedern, Verbundpartnern, Ministerien sowie Landtags- u. Bundestagsabgeordneten, Du organisierst Sitzungen und Veranstaltungen des Vorstandsvorsitzenden und bereitest diese vor bzw. nach, Du bereitest Unterlagen und Präsentationen vor und übernimmst die Protokollführung bei verschiedenen Sitzungen, Du unterstützt bei bereichsübergreifenden Projekten und bringst Dich aktiv bei der Umsetzung strategischer Ziele ein

Ansprechperson für unsere Bewohnerinnen und Bewohner sowie deren Gäste, Bedienung der Telefonzentrale, Übernahme allgemeiner administrativer Verwaltungsaufgaben inkl. Rechnungsbearbeitung, Unterstützung unserer Bewohner/innen bei besonderen Wünschen und Anliegen, Kontrolle und Verbuchung der Tageseinnahmen sowie Übernahme der Kassenverantwortlichkeit, Koordinationsarbeiten für die Veranstaltungsreservierungen und das Kulturmanagement, Lagerverwaltung für Büro- und Werbematerialien, Enge Zusammenarbeit mit den anderen Abteilungen unserer Residenz

Schnittstellenfunktion & Standortkoordination: Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung sowie Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden, IT, Marketing und der Geschäftsführung, Organisation: Eigenständige Übernahme administrativer Aufgaben, Terminplanung und -vorbereitung für die Geschäftsführung sowie Unterstützung im operativen Tagesgeschäft, Personalaufgaben (HR): Betreuung personalbezogener Themen wie Vertragserstellung, Pflege von Personalunterlagen, Bearbeitung von Anträgen (z. B. Fortbildung, Elternzeit) und Verwaltung von Urlaubsansprüchen, Eventmanagement: Organisation von Events von der Ideenfindung bis hin zur Umsetzung, Gebäudemanagement: Übernahme aller Aufgaben zur Instandhaltung der Immobilie z.B. Mängel melden, Beauftragung der Instandsetzung, Ansprechperson vor Ort, Bestell-/ und Einkaufswesen, wie z.B. Einkaufstätigkeiten von Materialien, Inventar, MA-Gifts, Finanzen: Buchhaltung und Verwaltung von Finanzen im Standort

Sicherstellung eines reibungslosen Bürobetriebs, Koordination von Vermietern, Dienstleistern und Bestellungen, Organisation von Meetingräumen, Post und Büroalltag, Reise- und Unterkunftsorganisation, Unterstützung von Onboarding-Prozessen, Accounting & Administration, Prüfung, Verwaltung und Freigabe von Rechnungen inkl. Zahlungsanstoß, Pflege von Finanz- und Admin-Tools (z. B. DATEV, Qonto, GetMyInvoice, perspektivisch ERP), Überblick über Verträge, laufende Kosten und Dokumente

allgemeine Büroorganisation, Unterstützung der Standortleitung bei administrativen Aufgaben, Empfang von BesucherInnen, BewohnerInnen und Angehörigen, Kassenführung

Organisation des Sekretariats, Posteingang/-ausgang, Telefondienst, Terminkoordination, Schriftverkehr/Korrespondenz (Einladungen, Rechnungen, Infobriefe), Führung der Registratur, Organisation bzw. Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen, und Fortbildungen (Vorbereitung von Infrastruktur und Unterlagen, Einladungen, Anmeldelisten, Buchung von Räumen bzw. Organisation der Bewirtung,), Abrechnung von Veranstaltungen, Anlaufstelle für Ehrenamtliche in der Telefonseelsorge, Überwachung und Organisation des Dienstplanes, Verwaltung und Aktualisierung der technischen Systeme der Telefonseelsorge (Intranet, Dienstplan), Betreuung der Ehrenamtlichen bei der Nutzung der technischen Systeme, Erstellung von Anleitungen, Verwaltung und Pflege der Adressdatenbank, Bestellung des Büromaterials/Einkauf/Ersatz defekter (Küchen-) Geräte, Organisation/Einkauf der Verpflegung für die Ehrenamtlichen, Unterstützung bei Festen, Betreuung der Homepage und Pflege von Sozialen Medien

Du entwickelst und pflegst als SOHO Specialist (m/w/d) einen eigenen SOHO-Kundenbestand und verantwortest die (Kalt-)Akquise von Neukunden im regionalen Umfeld des Shops, unter anderem im Shop oder im Außendienst., Du betreust und entwickelst Bestandskund:innen und baust aktive Netzwerke zu Gewerbetreibenden, Verbänden und B2B-Partnern auf., Du führst strukturierte Bedarfsanalysen durch, erstellst individuelle Angebote und schließt Verträge über alle Produktkategorien ab., Du setzt Cross- und Upselling-Strategien über den gesamten Customer Lifecycle um und nutzt digitale Tools (CRM-Systeme, Beauftragungstools, Dashboards, Terminmanagement, Reporting)., Du wirkst an der stetigen Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse und des Filialstandorts im Sinne eines unternehmerischen Mindsets mit., Du nimmst an regionalen Events, Beratertagen und Messen teil.

Organisations- und Administrationsmanagement (u.a. Einkaufsorganisation & Eventmanagement), Unterstützung der Verwaltungsleitung bei strategischen und operativen Aufgaben, Vor- und Nachbereitung von Meetings (Erstellung von Präsentationen & Entscheidungsvorlagen), Umsetzung unseres Changemanagements und unserer Nachhaltigkeitsstrategie, Terminorganisation & Telefonbetreuung, Ansprechpartner für Geschäftspartner, Rehabilitanden, Personal & Besucher, Büromaterialien verwalten und organisieren, Rechnungsprüfung (sachlich / rechnerisch), Mitwirkung in fachbereichsübergreifender Aufgaben

Bearbeitung der Post (Scannen, Verteilen, Versand), Vor- und Nachbereitung von Besprechungsräumen sowie Gästebewirtung, Einkauf und Beschaffung (Angebotseinholung, Angebotsvergleich, Rechnungsprüfung), Prüfung von Eingangsrechnungen im digitalen Rechnungsworkflow, Organisation und Pflege des Lagerbestands, Materialverteilung im Haus, Unterstützung bei kleineren Umzügen und Raumveränderungen, Technischer Support: kleine Störungsbehebungen, Tonerwechsel, Betreuung der Konferenztechnik, Handwerkliche Aufgaben: Kleinreparaturen, Möbelauf- und -umbau, einfache Wartungsarbeiten, Botendienste sowie Pflege und Betreuung der Dienstfahrzeuge