Erledigen allgemeiner Assistenzaufgaben einschließlich der Korrespondenz, dem Organisieren sowie Vor- und Nachbereiten von Sitzungen, Erstellen von Beratungsunterlagen sowie Auswertungen und Analysen zu unterschiedlichen Fragestellungen, Koordinieren von Terminen sowie Vor- und Nachbereiten von Sitzungen und Beratungen, Unterstützen bei der Organisation, Durchführung und Prozessoptimierung von Seminaren und Veranstaltungen, Koordinieren und Durchführen der regelhaften Überprüfung der Versorgungsaufträge

Koordination und Evaluation der Studierendenmobilität von Incoming Studierenden und Outgoing Studierenden im mdhk-Netzwerk, Betreuung und Weiterentwicklung der Social-Media-Strategie des mdhk X.0-Projektbüros Deutschland, Kooperationsaustausch und -pflege mit den deutschen Partnern und den mexikanischen Partnern, Konzeption, Organisation und Begleitung von Netzwerkveranstaltungen, Veranstaltungen für Incomings und Outgoings, Delegationsreisen, International Office Foren etc., Implementierung und Weiterentwicklung eines Career Services für mexikanische Incomings

Vor- und Nachbereitung Sitzung Sitzungen, Protokollführung, Bearbeitung aller Anrufe der Telefonzentrale, Bearbeitung des gesamten Posteingangs der Stadtwerke (Postalisch und Digital), Betreuung der Homepage der Stadtwerke, Veranlassung von Bauwerksprüfungen der Schienenhaltepunkte, Abstimmung mit der Deutschen Bahn, Fahrparkmanagement

Independently manage and coordinate the CEO’s calendar, appointments, meetings, and business trips., Serve as the primary contact for internal and external stakeholders, ensuring clear and professional communication in both German and English., Prepare meeting materials, take minutes, and ensure timely follow-up on action items., Handle confidential information and documents with absolute discretion and maintaining structured records., Organize travel itineraries, company events, and logistics, including occasional driving or transport support for the CEO., Proactively anticipate needs, solve challenges before they arise, and enable the CEO to focus on strategic priorities., Oversee smooth daily operations within the CEO Office with exceptional attention to detail and structure.

Organisation und Koordination des Büroalltags inklusive Termin- und Veranstaltungsplanung sowie Sicherstellung reibungsloser Abläufe, Selbstständige Bearbeitung von Korrespondenz, Protokollen, Berichten und weiteren administrativen Unterlagen, Mitwirkung bei der Planung, Steuerung und Kontrolle von Prozessen sowie Unterstützung im Budget- und Kostencontrolling, Personaladministration inkl. Pflege von Mitarbeiterdaten, An- und Abwesenheiten und organisatorischen Abläufen in den entsprechenden Systemen, Koordination von Beschaffungen, Rechnungsprüfung sowie Kommunikation und Abstimmung mit internen Bereichen und externen Dienstleistern

Unterstützung bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben, Mitglieder- und Adressverwaltung, Vorbereitende Belegerfassung für die Buchhaltung, Abwicklung des Zahlungsverkehrs (Überweisungen und Lastschrifteinzüge), Fördermittelverwaltung, Jährliche KSK-Meldungen, Terminmanagement und Pflege des Veranstaltungskalenders, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen (Teilnehmermanagement, Hotel- und Reisebuchungen)

Unterstützung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Dozierenden in betriebswirtschaftlichen Abläufen und im operativen Tagesgeschäft, Intensiver Austausch mit Dozierenden und dem Projektmanagement, Pflege und Aktualisierung von Kundendaten in unserer Datenbank, Unterstützung im Bereich Personal (HR), Betreuung und Administration von Schulungsteilnehmenden, Mitwirkung bei konzeptionellen Lehrabläufen, Unterstützung bei der Digitalisierung von CRM- und LMS-Systemen

Sie übernehmen allgemeine Aufgaben der Büroorganisation, allgemeine Korrespondenz, Telefon, Postbearbeitung, Bestellwesen, Terminorganisation und -abwicklung, Sie unterstützen unser Office-Team professionell im laufenden Tagesgeschäft, Dazu gehören unter anderem für unsere oben beschriebenen Maßnahmen die Sachbearbeitung im Vertrags- und Abrechnungswesen, sowie die Unterstützung im Rahmen von Ausschreibungen und Projektanträgen, Vorbereitenden Arbeiten für die zentrale Buchhaltung sowie das Controlling der Maßnahmen sind Teil Ihrer Aufgabe

Eigenverantwortliche Organisation und Steuerung des klassischen Sekretariats, Planung, Koordination und Nachverfolgung von Terminen und Wiedervorlagen, Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Tagungen und Veranstaltungen, Protokollführung sowie Sicherstellung der strukturierten Nachverfolgung von Beschlüssen, Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Auswertungen, Bearbeitung und professionelle Aufbereitung von Korrespondenz, Mitwirkung bei der Erstellung von Verträgen, Vereinbarungen und Geschäftsvorgängen, Unterstützung bei strategischen Projekten sowie Übernahme von Sonderaufgaben, Schnittstellenfunktion zu internen Fachbereichen und externen Partnern, Aktive Mitwirkung an der Weiterentwicklung digitaler Prozesse

Organisation, Überwachung und Optimierung von Arbeitsabläufen in interessanten und abwechslungsreichen Aufgabengebieten., Koordination und Organisation von allgemeinen Büroprozessen sowie Informationsmanagement und -verarbeitung., Personaleinsatzplanung, Vertrieb, Projektabteilung, Buchhaltung

Organisation des Büroalltags, Erste Anlaufstelle am Telefon und Empfang, Unterstützung des Teams

Führen organisatorischer und kaufmännisch-verwaltender Tätigkeiten aus., Erledigen den Schriftverkehr., Entwerfen Präsentationen., Beschaffen Büromaterial., Planen und überwachen Termine., Bereiten Besprechungen vor., Organisieren Dienstreisen., Übernehmen Assistenzaufgaben und setzen personalwirtschaftliche Prozesse um., Übernehmen Assistenzaufgaben und gestalten Öffentlichkeitsarbeit., Übernehmen Aufgaben des Veranstaltungsmanagements.

Create clear structures within the IT department, especially regarding roles, responsibilities, decision-making processes, and escalation mechanisms., Lead the employees of the IT department disciplinarily and manage the technical leads through goals, priorities, feedback processes, and individual development., Develop the strategic direction of the IT department and be responsible for its consistent implementation in the company context., Manage the entire IT portfolio at the department level and ensure transparency regarding progress, risks, dependencies, and resource utilization., Prioritize cross-IT topics in close coordination with management, all management levels, and the specialist departments., Be responsible for budget planning and ongoing budget control of the IT department., Promote constructive interface management and actively work towards efficient and trusting collaboration within the company., Represent the IT organization and the technological target architecture to management, specialist departments, service providers, and external partners., Monitor relevant developments in the environment early on, anticipate their impact on IT, and maintain a robust external network., Ensure compliance with requirements in the areas of IT security, data protection, compliance, and service provider management., Identify and implement synergies and efficiency potentials in technology management., Consistently promote automation and digitalization throughout the company.

Manage the processes of student enrolment and disenrollment, Preparation of academic documents, Processing of student requests within the scope of university regulations and academic policies, Handling the transfer of academic credits, Administer student-related and academic data as well as proper documentation within the Campus Management System (CMS), Provide general advice and assistance to students, Collaborate with colleagues from other departments, Create and update process documentation, Ensure knowledge transfer to other employees and support the onboarding of new colleagues

Ansprechpartner für Compliance Angelegenheiten, Betreuung des konzernweiten Hinweisgebersystems sowie Identifizierung und Aufklärung von Verstößen, Betreuung des globalen Compliance Netzwerks (Regional und Local Compliance Officer), Konzeption und Durchführung von Schulungen im Bereich Compliance einschließlich Erstellung von sonstigen Kommunikationsmaterialien (u.a. Newsletter), Überprüfung, Festlegung und Verbesserung der unternehmensinternen Compliance-Regelwerke und Prozesse (z.B. im Bereich des Kartell-/Wettbewerbsrechts und der Korruptionsprävention), Durchführung von Compliance Risk-Assessments und Auditierung der Compliance-Systeme der Konzerngesellschaften (weltweit), Enge Zusammenarbeit, Abstimmung und Koordination rechtlicher Themen mit den Fachbereichen sowie externen Rechtsanwälten

Lead the 3-year fundraising campaign to secure sustainable funding for GYA’s Annual General Meeting and International Conference of Young Scientists, through proactive management of partner and sponsor relationships and systematic exploration of relevant international foundations and funding, Cooperate with volunteer members of GYA’s Fundraising Committee and the project officer responsible for the coordination of the annual meeting, Further develop GYAs general partner network and liaise with former and future meeting sponsors, also through networking in relevant events., Participation in leadership meetings to shape the profile of the organisation with respect to fundraising, Develop initiatives to identify and develop tangible outputs of these annual events which can feed into future fundraising, Grant writing, mainly for science policy or capacity building initiatives in context of the annual meeting

Entwicklung, Pflege und kontinuierliche Weiterentwicklung der Informationssicherheitsstrategie sowie der zugehörigen Richtlinien und Vorgaben, Durchführung von Risikoanalysen, Bewertung von Informationssicherheitsrisiken und Entwicklung wirksamer Maßnahmen zur Risikominimierung, Planung, Durchführung und Nachbereitung interner Sicherheitsaudits sowie Koordination externer Prüfungen und Ableitung kontinuierlicher Verbesserungen im ISMS, Regelmäßige Analyse bestehender Informationssicherheitsmaßnahmen, Identifikation von Schwachstellen und Ableitung gezielter Verbesserungsmaßnahmen, Verantwortung für Umsetzung, Überwachung und Weiterentwicklung von Sicherheitsstandards, -prozessen und -verfahren zur Erfüllung gesetzlicher, regulatorischer und branchenspezifischer Anforderungen, Enge Abstimmung mit Tochtergesellschaften, Business Units und Fachbereichen zur Integration von Informationssicherheitsanforderungen in Projekte und Prozesse sowie regelmäßiges Reporting an den Head of Corporate Security & Data Protection

Organisation und Koordination von Seefracht-, Luftfracht- und Paketversandaufträgen über ein Transport-Management-System., Überwachung des Sendungsverlaufs., Erfassung von Transportaufträgen in teilautomatisierten Prozessen., Disposition von Sendungen und Abrechnung von Aufträgen an Kunden und Dienstleister., Konsolidierung von Sendungen im Transport-Management-System zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung., Beitrag zur Reduktion von CO2-Emissionen durch effizientere Warenflüsse., Kommunikation und Informationsfluss zwischen Kunden und Dienstleistern., Ansprechpartner für Anfragen zu Transporten, Sendungsstatus und Reklamationen., Lösungsorientierte Bearbeitung von Störfällen und Reklamationen., Hinterfragung der Prozesseffizienz und kontinuierliche Verbesserung der Abläufe.

Verantwortung für die operative Skalierung von 42watt und Entwicklung der Organisation zu einer leistungsfähigen, deutschlandweit skalierbaren Operations Engine., Führung zentraler Bereiche wie Projektkoordination, Planung, Operations und Customer Success (20 FTE +) mit Fokus auf Performance, Qualität und Geschwindigkeit., Etablierung einer High-Performance Kultur mit klarer Accountability und hoher operativer Exzellenz., Entwicklung von Führungskräften, Aufbau starker Teams und Professionalisierung der Organisation im Zuge des Wachstums., Entwicklung skalierbarer Prozesse, Systeme und KPI-Strukturen für nachhaltiges Wachstum., Standardisierung und Automatisierung operativer Abläufe entlang der gesamten Wertschöpfungskette., Frühzeitige Identifizierung von Engpässen und pragmatische Umsetzung von Verbesserungen., Kontinuierliche Weiterentwicklung der operativen Organisation bei stark wachsendem Volumen., Verantwortung für zentrale Business-KPIs wie Durchlaufzeiten, Installationskosten, Margen, Kapazitätsauslastung und Kundenzufriedenheit., Treffen von datenbasierten Entscheidungen zur Steigerung von Effizienz, Qualität und Wachstum., Sicherstellung eines reibungslosen Zusammenspiels zwischen Vertrieb, Planung, Partnernetzwerk und Umsetzung.

Inhaltliche Betreuung und Optimierung des Compliance-Management-Systems und Hinweisgebersystems, Erstellung und Weiterentwicklung von Richtlinien, Standards und Prozessen, Vorbereitung und Durchführung von Schulungen, Durchführung und Koordination interner Untersuchungen, Incident Management und Eskalationsprozesse, Unterstützung bei internen und externen Audits, Zusammenarbeit mit allen Zentralfunktionen und weiteren Fachabteilungen (Einkauf, IT, Accounting, Tax, Treasury, HR, Risk Management), Direkte Berichtslinie an den General Counsel; quartalsweise Vorstellung der Compliance-Berichte in der Geschäftsführungssitzung sowie schriftliches Reporting an die Gesellschafter