Korrespondenz mit Kunden, Dienstleistern und Lieferanten, Unterstützung in Einkaufsthemen wie Preisvergleiche, Anbieterrecherche, Vorbereitung von und Unterstützung bei Ausschreibungen, Unterstützung in der Administration und Stammdatenpflege des Onlineshops, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Büroorganisation, Organisation von Meetings (überwiegend digital)

Sie übernehmen organisatorische und administrative Tätigkeiten im Vorzimmer der Dienststellenleitung insbesondere die Terminplanung und -koordination, Sie betreuen die Telefonzentrale und sorgen für eine freundliche und serviceorientierte Kommunikation, Sie wirken bei Aufgaben der Personalsachbearbeitung mit, Sie betreuen die elektronische Zeiterfassung und stehen den Mitarbeitenden als Ansprechperson zur Verfügung, Sie sind zentrale Ansprechperson für interne und externe Anliegen rund um den Arbeitsschutz und nehmen die Funktion des Sicherheitsbeauftragten wahr. In dieser Rolle unterstützen Sie die Dienststellenleitung bei der Planung und Umsetzung von Maßnahmen zum Arbeitsschutz, Sie bearbeiten Rechnungen und unterstützen im Vertragsmanagement

Allgemeine Auftragsabwicklung, Schriftverkehr (u. a. mit den Krankenkassen), Abrechnung erbrachter Leistungen, Interne und externe Kommunikation, Überwachung der Aufträge, Wareneingangskontrollen

Übernahme von Sekretariats- und Assistenzaufgaben bzw. Büroorganisation, Telefonische und schriftliche Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, Unterstützung der Geschäftsführung und Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs, Erstellung, Verwaltung und Bearbeitung von Geschäftsdokumenten, einschließlich dem Vertrags- und Versicherungswesen, Koordination und Organisation von Terminen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und größeren Veranstaltungen

Unterstützung der Teamleitung im Tagesgeschäft, Koordinierung von Terminen, Sicherstellung reibungsloser Kommunikation mit internen und externen Partnern, Aktive Mitwirkung bei der Organisation von Projekten und Vergabeverfahren, Mitwirkung bei Controlling- und Berichtsthemen, Übernahme administrativer, operativer und kaufmännischer Aufgaben, Protokollführung, Ablage, Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, Erstellung von Unterlagen und Präsentationen, Eigenständige Dokumentation, Beteiligung an der Weiterentwicklung interner Abläufe, Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit

Organisation und Überwachung bürowirtschaftlicher sowie projektbezogener Prozesse, Sekretariats- und Assistenzaufgaben, Koordinierung von Terminen, Vorbereitung von Besprechungen und Bearbeitung des Schriftverkehrs, Bereiche Personal-, Finanz- und Rechnungswesen sowie in der Informationstechnologie, Kennenlernen neuer Abteilungen alle zwei Monate, um einen Überblick über die Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen zu erhalten

Verwaltung von Personalfällen und Durchführung von Entgeltabrechnungen im Personalbereich, Recherche nach den besten Angeboten, Tätigung von Bestellungen und Kontrolle von Lieferungen im Einkauf, Erfassung und Kontrolle von Lagerbeständen in der Logistik, Planung und Realisierung von Events im Bereich Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement, Buchung von Geschäftsvorfällen und Bearbeitung von Zahlungsein- sowie -ausgängen im Bereich Finanzen, Koordinierung von Terminen, Führung der Geschäftskorrespondenz und Zusammenstellung von Informationen sowie Unterlagen im Sekretariat

Allgemeine Sekretariatsaufgaben (wie z.B. Schreibarbeiten, Postbearbeitung, Büro- und Telefonpräsenz, Terminkoordination, Pflege und Archivierung der Dokumentenablage, Erstellen und Pflege von Übersichten, Organisation von Dienstreisen), Vorbereitung von Arbeitsverträgen für studentisches und wissenschaftliches Personal, Bestandsmanagement von Büromaterialien, Materialbestellung, Lieferungskontrolle, Administrative Unterstützung bei der finanzwirtschaftlichen Verwaltung des Lehrstuhls (z.B. Reisekostenabrechnung, Finanzkontrolle, Personalangelegenheiten), Organisation von Seminaren, Tagungen und Sonderveranstaltungen (Planungen von Räumlichkeiten und der Verpflegung), Betreuung von (internationalen) Gastwissenschaftlerinnen/Gastwissenschaftlern, Unterstützung bei der Organisation von Lehrveranstaltungen, Mithilfe bei der Erstellung von Lehrmaterialien

erste Kontaktperson am Empfang für diverse Anliegen, Verwaltungsaufgaben (Krankmeldungen, etc.), Betreuung und Anleitung der Teilnehmenden, Postbearbeitung, vorbereitende Buchhaltung, Telefondienst, Bestellungen

Durchführung von administrativen Aufgaben (Terminplanung, Überwachung der Wiedervorlage, Reiseplanung, Beschaffungsprozess), Koordination und Begleitung von Projekten, Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Kontakte, Inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Aktive Teilnahme an Besprechungen, Erstellung von Protokollen und Präsentationen, Organisation und Gestaltung von Veranstaltungen, Allgemeines Office Management

Ablage und Überwachung der Kostenübernahmen und vertraglichen Angelegenheiten, fristgerechte Erstellung, Prüfung und Versand der Rechnungen und Abrechnungen, Buchen und Pflege der Barkassen im Bereich Kostensatz, Datenerfassung und -pflege sowie die Führung von Statistiken, Erstellen der Abrechnung für Projektteilnehmer*innen, Erledigung allgemeiner Verwaltungsaufgaben und des Schriftverkehrs, Nachhalten von Abgabefristen (z.B. Entwicklungsberichte, Verträge, Zuarbeit aus den Einrichtungen), Koordinierung der Raumnutzung; Vorbereitung entsprechender Nutzungsvereinbarungen, Facilitymanagement, Umsetzung und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems

Bearbeitung von Lieferantenrechnungen und Zahlungsverkehr, Überwachung von Zahlungseingängen und Kontoständen, Erstellung von monatlichen Honorarrechnungen mit den Projektleitern, Ansprechpartner für Kollegen/innen in Bezug auf Arbeitszeit, Urlaub, Krankheit, Jobtickets, Jobrad & Co., Monatliche Übermittlung von finanziellen und personellen Daten an das Steuerbüro mit Datev Unternehmen online

Unterstützung der Leitung bei der administrativen und wirtschaftlichen Steuerung der Einrichtung, Selbstständige Antragstellung inkl. LGV, JAZ-Tabelle, Honorarübersicht, Stellenplan, Finanzierungsplan, sowie Begründung, Zuordnung und Kalkulierung der einzelnen Positionen, Verwaltungstätigkeiten im Zusammenhang mit der Mittelbeantragung und Mittelverwaltung, Änderungsanträge inkl. Finanzplan, Stellenplan usw. erstellen, Selbstständige Aktualisierung des Stellenplans bei Personaländerungen, Fortlaufende Kommunikation über zuwendungsrelevante Fragen, Selbstständige Erstellung des zahlenmäßigen Verwendungsnachweises sowie die inhaltliche Bearbeitung, Allgemeine Bürotätigkeiten und Verwaltungstätigkeiten wie auslösen der Bestellungen, Führen von Statistiken, Mitwirkung bei der Vorbereitung von Veranstaltungen

Effiziente Bearbeitung von Kunden- und Mitarbeiteranfragen, Präzise Pflege von Kundendaten, Erstellung und Aktualisierung von Excel-Listen, Kommunikation mit Kranken-, Pflegekassen und anderen Finanzierungsträgern, Gewissenhafte Postbearbeitung, Sachbearbeitung mit Fokus auf Detailgenauigkeit

Kaufmännische Aufgaben in der Finanzbuchhaltung kennenlernen, Kaufmännische Aufgaben im Einkauf kennenlernen, Kaufmännische Aufgaben im Vertriebsinnendienst kennenlernen, Kaufmännische Aufgaben in der Personalabteilung kennenlernen, Umgang mit Telefon, E-Mail, Terminkalender, Word, Excel, PowerPoint und Softwareprogrammen lernen, Begleitung von spannenden Projekten

Allgemeine Sekretariats-/ und Geschäftszimmeraufgaben, Zeiterfassung, Beschaffung Büromaterial, Sachbearbeitung Flutlichtabrechnung, Sonderaufgaben der Amtsleitung, Haushalts- und Rechnungssachbearbeitung, Beratung und Auskünfte über Angelegenheiten des Amtes, Wegstrecken- und Reiskostenabrechnung, Schriftverkehr und Dokumentenmanagementsystem, Erstellen von Grußworten und Glückwünschen, Vorbereitung der Sportler*innen -Ehrung

Allgemeine Verwaltungsaufgaben, Unterstützung des Leitungsteams, Mitarbeit bei der Förderabwicklung von Projekten, Unterstützung des Gesamtteams bei Querschnittaufgaben, Veranstaltungsmanagement, Homepagepflege

Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Koordination von Terminen und Besprechungen sowie deren Vor- und Nachbereitung, Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz, Pflege und Verwaltung von Datenbanken und Dokumenten, Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, Ausbildung der Teilnehmenden im Beruf Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Anleitung der Teilnehmenden in berufsorientierenden und berufsvorbereitenden Maßnahmen

Unterstützung beim Einpflegen der abrechnungsrelevanten Daten (z.B. An-/Abmeldung der Bewohner:innen), Unterstützung bei Verwaltungsabläufen innerhalb unserer sozialen Einrichtung in Kooperation mit unterschiedlichen Abteilungen der Zentrale, Sie kümmern sich um die Angelegenheiten unserer Bewohner:innen gegenüber den Krankenkassen, Post Ein- und Ausgang, allgemeine Organisation und Bürotätigkeiten sowie der Empfang von Besucher:innen, Bereitschaft der Vertretung des Kassenbereiches, Führen und Abrechnen der Kasse, Unterstützung der Bereichsleitung in Verwaltungsabläufen

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, Eigenständiges Terminmanagement sowie Korrespondenz, Planung und Organisation von Meetings, Events & Besuchen, Erstellung von Präsentationen & Protokollen, Fristen, Abläufe und Unterlagen souverän im Blick behalten