Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Koordination von Terminen und Besprechungen sowie deren Vor- und Nachbereitung, Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz, Pflege und Verwaltung von Datenbanken und Dokumenten, Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, Ausbildung der Teilnehmenden im Beruf Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Anleitung der Teilnehmenden in berufsorientierenden und berufsvorbereitenden Maßnahmen

Mitwirkung bei der Entwicklung von Marketingmaßnahmen, Umsetzung von Vertriebs- und Kundenbindungsaktivitäten, Textgestaltung, Schriftverkehr und kundenorientierte Kommunikation, Mitwirkung beim Personalbeschaffungsprozess, Koordinations- und Organisationsaufgaben, Erstellung und Auswerten von Statistiken

Unterstützung beim Einpflegen der abrechnungsrelevanten Daten (z.B. An-/Abmeldung der Bewohner:innen), Unterstützung bei Verwaltungsabläufen innerhalb unserer sozialen Einrichtung in Kooperation mit unterschiedlichen Abteilungen der Zentrale, Sie kümmern sich um die Angelegenheiten unserer Bewohner:innen gegenüber den Krankenkassen, Post Ein- und Ausgang, allgemeine Organisation und Bürotätigkeiten sowie der Empfang von Besucher:innen, Bereitschaft der Vertretung des Kassenbereiches, Führen und Abrechnen der Kasse, Unterstützung der Bereichsleitung in Verwaltungsabläufen

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, Eigenständiges Terminmanagement sowie Korrespondenz, Planung und Organisation von Meetings, Events & Besuchen, Erstellung von Präsentationen & Protokollen, Fristen, Abläufe und Unterlagen souverän im Blick behalten

Unterstützung bei Verwaltungsaufgaben: Aktualisieren von Angeboten und Verteilern, Verwalten von Teilnehmendenlisten, Einpflegen und Aktualisieren von Daten der Einsatzstellen und Freiwilligen etc., Unterstützung vor den Seminaren: Recherchen, Seminarmaterial bestellen und sortieren, Listen, Kopien und Methoden vorbereiten, drucken und gestalten etc., Unterstützung nach den Seminaren: Ablage von Dokumenten und Fotos, Auswertung Fragebögen, Seminartechnik und – Material verwalten, Unterstützung in der Öffentlichkeitsarbeit (Instagram, Webseite)

Vorort-Präsenz sowie Besetzung der Telefonzentrale in der Geschäftsstelle zu den Kernarbeitszeiten, Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Sicherstellen des Bürobedarfs sowie des Verbrauchsmaterials für die Geschäftsstelle, Vertretung Sekretariat im Rahmen des Tagesgeschäfts

Leitung des Sekretariats und Koordination des Büros in Absprache mit der Leitung Geschäftsbereich Gebäude und Versorgung, Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle administrativer Vorgänge, Gestaltung und Überprüfung der Abläufe; ggf. Optimierung der Abläufe in der Administration, Terminplanung und -vorbereitung und zur Verfügungstellung von Unterlagen, Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses und Weiterleitung von Entscheidungen der Geschäftsbereichsleitung an die entsprechenden Stellen des Unternehmens, Vor- und Nachbereitung von Konferenzen und Besprechungen (Tagungsunterlagen, Raumreservierung, Bewirtung, Protokollführung/Dokumentation, Themenrecherche) für den Geschäftsbereich, Qualifizierte (termingerechte, korrekte) und vertrauliche Erledigung des Schriftverkehrs (Korrespondenz) selbständig bzw. nach Vorlage oder Diktat, Vorbereiten von Präsentationsunterlagen, Steuerung der Akten-, Daten- und Dokumentenverwaltung, Ansprechpartner/-in für interne und externe Kunden/-innen, Kooperationspartner/-innen und Mitarbeitende

Unterstützung der Geschäftsleitung bei Einstellungsverfahren und Arbeitsverträgen, Koordination von Bewerbungsprozessen, Vorbereitung und Überarbeitung von Arbeitsvertragsunterlagen, Unterstützung der Geschäftsleitung im Personalmanagement, Umsetzung und Überwachung der Stellenplanung, Erstellung von Personalberichten und -analysen für die Geschäftsleitung, Controlling von Arbeitszeitkonten und Zeit-Erfassung, Überwachung und Verwaltung der Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden, Sicherstellung der korrekten Zeit-Erfassung und -abrechnung

Sicherstellen des reibungslosen Ablaufs im Büro, Planung der technischen Gebäudeausrüstung, Arbeiten mit ERP, MS Office und Datenbanken, Prüfen und Kalkulieren von Angeboten, Finden von Lösungen für spezielle Kundenwünsche, Meistern kaufmännischer Abläufe

Prüfung und Sicherstellung des Vertrags-/Reinigungsmanagements gegenüber den Tochtergesellschaften, Feststellung der Richtigkeit und Beauftragung zusätzlicher Leistungen, Beauftragung von Reinigungsleistungen, tägl. Überprüfung von Raumänderungen und Reinigungsmerkmalen in SAP, Koordination einer strukturierten Abrechnungserstellung und daraus resultierenden Berichten und Anträgen, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Aufbereitung, Aktualisierung und Veröffentlichung der Organisationsstruktur, Umsetzung grafischer Entwürfe, Layout- und Kreativkonzepte entsprechend der Corporate Identity und den Webstandards für die unternehmensweite Korrespondenz sowie für Orbis-/SAP-Formulare, Übernahme des Spindmanagements von der Antragsprüfung, über die Anwenderadministration bis zur Weiterentwicklung der Umstellung auf ein elektronisches Spindsystem, Gewährleistung eines erfolgreichen Qualitäts- und Schnittstellenmanagements, Unterstützung der Teamleitung in der Projektarbeit und im Tagesgeschäft

Organisation von betrieblichen Abläufen, Erstellen von Statistiken, Überwachung des Zahlungsverkehrs, Management von Bewerbungen, Durchlaufen verschiedener Abteilungen (Personal, Finanzbuchhaltung, Einkauf, Logistik, Auftragserfassung), Projektarbeiten und innerbetriebliche Schulungen

Prüfung und Sicherstellung des Vertrags-/Reinigungsmanagements gegenüber den Tochtergesellschaften, Feststellung der Richtigkeit und Beauftragung zusätzlicher Leistungen, Beauftragung von Reinigungsleistungen, tägl. Überprüfung von Raumänderung und Reinigungsmerkmalen in SAP, Koordination einer strukturierten Abrechnungserstellung und daraus resultierenden Berichten und Anträgen, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Aufbereitung, Aktualisierung und Veröffentlichung der Organisationsstruktur, Umsetzung grafischer Entwürfe, Layout- und Kreativkonzepte entsprechend der Corporate Identity und der Webstandards für die unternehmensweite Korrespondenz, Orbis-,/SAP-Formulare, Bearbeitung des Spindmanagements von der Antragsprüfung, über die Anwenderadministration bis zur Weiterentwicklung der Umstellung auf ein elektronisches Spindsystem, Gewährleistung eines erfolgreichen Qualitäts- und Schnittstellenmanagements, Unterstützung der Teamleitung in der Projektarbeit und im Tagesgeschäft

Selbstständige Erledigung der allgemeinen Korrespondenz, Verantwortung und Steuern des Gruppen-E-Mail-Postfachs, Administrative Unterstützung des Buchhaltungs-Teams, Rechnungsvorprüfung, Zahllaufkontrolle u.ä. vorbereitende Buchhaltung, Führung und Pflege von kundenspezifischen Aufstellungen und Listen, Terminplanung und –überwachung

allgemeine Bürotätigkeiten, Organisation des Praxisalltages, Zuarbeit in Lohn- und Finanzbuchhaltung, Upload von Belegen in DUO Datev Unternehmen Online, Annahme und Bearbeitung verschiedener Aufträge (Rechnungen, Posteingang, Druck-/Scan-/Kopieraufträge, Ablage uvm.), Informationsbeschaffung und Recherchen, Erstellen von Reports, Auswertungen in Excel und Überwachung von Fristen, Interne und externe Korrespondenz, Erstellen,Bearbeiten und Verwalten von Anträgen und anderen Dokumenten

Termine planen, Besprechungen organisieren und den Büroalltag managen, Telefonate führen, E-Mails bearbeiten und mit Kunden oder Partnern kommunizieren, Dokumente erstellen, sortieren und verwalten – analog & digital, Rechnungen prüfen, Angebote einholen und Bestellungen abwickeln, Unterstützung bei Projekten, Marketing oder Personalaufgaben – je nach Einsatzbereich

Organisation und Durchführung von Fakultätsveranstaltungen, Organisation und Durchführung der in der Fakultätsverwaltung anfallenden Aufgaben, Mitarbeit bei Projekten der Fakultät, Mitarbeit im Bereich Öffentlichkeitsarbeit

Allgemeine Bürotätigkeiten/Tagesgeschäft/Empfang, Unterstützung beim Auswahlverfahren zum Deutschen Filmpreis, Mithilfe bei verschiedenen Projekten und der Veranstaltungsorganisation, Recherchen für laufende und anstehende Projekte z.B. Filmbildung, Podcast u.v.m., Bewirtung von Gästen

Durchführung allgemeiner administrativer Tätigkeiten, Führung und Pflege des Terminkalenders des Chief Executive Officer, Terminkoordination mit internen und externen Ansprechpartnern, inkl. Reisebuchungen, Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Zusammenstellung relevanter Unterlagen, Raumbuchungen und Organisation von Bewirtungen, Erstellung von Präsentationen nach Vorgabe des Vorgesetzten, Mitwirkung und Unterstützung bei Projekten, Bearbeitung und Kontrolle des Forecasts für den Bereich

Fehlzeitenmanagement, Mitwirkung bei der Erstellung von Arbeitsverträgen, sowie End- und Zwischenzeugnissen, Pflege und Prüfung der Personalstammdaten, Unterstützung bei der Entgeltabrechnung, Unterstützen des Personalteams in allen anfallenden administrativen Aufgaben

Allgemeine Assistenzaufgaben (Reiseplanung, Informationsmanagement, Büroorganisation), Eigenverantwortliche Koordination und Überwachung von Terminen der Geschäftsführung, Erstellung von Präsentationen, Recherchen und Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Selbstständige Organisation und Betreuung von Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen, Verantwortung und Mitarbeit bei kaufmännischen Projekten