Fehlzeitenmanagement, Mitwirkung bei der Erstellung von Arbeitsverträgen, sowie End- und Zwischenzeugnissen, Pflege und Prüfung der Personalstammdaten, Unterstützung bei der Entgeltabrechnung, Unterstützen des Personalteams in allen anfallenden administrativen Aufgaben

Allgemeine Assistenzaufgaben (Reiseplanung, Informationsmanagement, Büroorganisation), Eigenverantwortliche Koordination und Überwachung von Terminen der Geschäftsführung, Erstellung von Präsentationen, Recherchen und Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Selbstständige Organisation und Betreuung von Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen, Verantwortung und Mitarbeit bei kaufmännischen Projekten

Termine koordinieren, Schriftverkehr bearbeiten, Abläufe organisieren, Überblick über wichtige Zahlen und Daten behalten, Austausch mit externen & internen Partnern, Arbeit mit moderner Software (SAP)

Assistenz der Geschäftsleitenden Beamtin und deren Stellvertretung, Vertretung Assistenz Bürgermeister, Organisation von Meetings, Terminen und Koordination von Projekten und Zeitplänen, Anordnung von Rechnungen

Organisation des Büroalltags und Planung von Terminen, Mithilfe beim Aufbau und der Pflege des neuen CAFM-Systems, Einkauf von Werkzeugen und Materialien, Verwaltung und Koordination der Wartung von Hausmeister-Fahrzeugen, Aktualisierung von Wartungsprotokollen und Prüfberichten, Entgegennahme und Beurteilung von Schadensmeldungen, Beauftragung und Koordination von Fremdfirmen (Wartungen, Reparaturen), Planung und Verwaltung von Wartungsterminen und Dokumentation von Zählerständen, Prüfung von Rechnungen und Kostenkontrolle, Kommunikation mit Handwerkern und Dienstleistern, Erstellung und Pflege von Inventarlisten

Loyale, professionelle und motivierte Unterstützung des Vorgesetzten und des Teams im Tagesgeschäft, Klassisches Office-Management: Korrespondenz, Terminkoordination, Büroorganisation und Einkauf, Eigenständige Organisation von Dienstreisen und Erledigung der Reisekostenabrechnung, Empfang und Bewirtung von Gästen sowie selbstständige Planung von internen und externen Meetings, Protokollführung bei Besprechungen und Nachhalten der Umsetzung der Beschlüsse, Professionelle Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen, Zusammenstellung von Kosten-, Akquisitionsunterlagen und Angeboten, Kaufmännische Projektverwaltung und Mitwirkung beim Projektcontrolling, Unterstützung in der administrativen Projektbearbeitung sowie bei Prozessoptimierungen

Selbständige Bearbeitung von Korrespondenzen, schriftlich als auch telefonisch sowie Erstellung von Präsentationen und Berichten, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Protokollführung bei Besprechungen und Nachverfolgung von Aufgaben, Verantwortung für Terminplanung und -überwachung, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung, Eventkoordination, Unterstützung bei Verwaltungstätigkeiten, Dokumenten-Management

Office- und Terminmanagement für die Bereichsleitung Personal, Organisation von Reisen, Koordination von Terminen und E-Mails, Erstellung von Vorlagen und Präsentationen, Zentrale Ansprechperson für organisatorische Belange im Personalbereich, Unterstützung des Teams bei operativen, administrativen und Ad-hoc-Aufgaben, Mitwirkung bei Sonderaufgaben, Organisation interner Meetings und Team-Events, Unterstützung bei der Weiterentwicklung von Abläufen, Kommunikative Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpersonen

Abgleich der Verordnungen mit der Datenhinterlegung in unserem Abrechnungsprogramm, Rechnungsstellung an Krankenkassen und Privatpersonen, Prüfung der Postrückläufer und Recherche der zuständigen Kostenträger, zusätzliche Übernahme von anfallenden Aufgaben innerhalb der Büroorganisation in der Landesgeschäftsstelle (z.B. Schreibarbeiten, Veranstaltungsmanagement, Postversand und –verteilung)

Planen und Überwachen von Terminen, Schriftliche und telefonische Kommunikation mit unterschiedlichen Zielgruppen, Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Qualifizierter Umgang mit den MS-Office-Produkten und internen Datenbanken

Kursmanagement für das Weiterbildungsprogramm, Unterstützung im Veranstaltungsmanagement, Organisatorische Betreuung von Dozierenden und Teilnehmenden, Betreuung der Funktionsmailadresse der Personalentwicklung, Administrative Bearbeitung von Rechnungen und Verträgen, Verwaltung von Anträgen auf externe Weiterbildung

Ansprechperson im Bereich Empfang für interne und externe Kontakte, Empfang und Betreuung von Gästen, Unterstützung des Dienstleistungszentrums in allen administrativen und organisatorischen Belangen (z. B. Hotelreservierungen, Bestellungen für Verbrauchsmaterial, Datenerfassung und -recherche), Betreuung der Telefonzentrale und administrativer Support für Mitarbeiter (z. B. Schreibarbeiten und Lektorate), Verwaltung des Postein- und -ausgangs, des digitalen Postfachs sowie des Fahrzeugpools, Unterstützung des externen Datenschutzbeauftragten und Koordination von Datenschutzmaßnahmen als erste Kontaktperson für Datenschutzthemen

Administrative Tätigkeiten im Sekretariat des Fachbereichs, u.a. Postverteilung, Verwaltung von Büromaterial, Literaturbestellung sowie Raumplanung, die Unterstützung bei der Einstellung studentischer Hilfskräfte und Lehrbeauftragter sowie bei Berufungsverfahren, die Veröffentlichung von Informationn auf der Homepage der Fachhochschule Kiel, die Mitwirkung bei Haushaltsangelegenheiten

Als vollwertiges Teammitglied in bis zu 12 Fachabteilungen eingesetzt werden, Einarbeitung und Betreuung durch Ausbildungsbeauftragte, Selbstständige Mitarbeit an Aufgaben der Abteilung (z. B. Schriftwechsel, Telefonie, Stammdatenpflege), Beteiligung an übergreifenden Projekten

Verwaltungsaufgaben in Zentralsekretariaten übernehmen, Ansprechpartner:in für telefonischen Erstkontakt und Terminvereinbarungen, Datenpflege, Abrechnung von Beratungsleistungen, Korrespondenz mit Kostenträgern und Kooperationspartnern, Organisation interner und externer Veranstaltungen, Führen einer Barkasse

Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Bedienung von Postbearbeitungsmaschinen, Verantwortung für die Führung der Hauptkasse, Organisation und Verwaltung von Büromaterialbestellungen, Buchung von Bahn- und Flugtickets sowie Hotelübernachtungen für Dienstreisen, Verwaltung und Koordination der Konferenzräume, Betreuung und Versendung von Formularen und Dokumenten, Pflege und Verwaltung des Inventars, Übernahme allgemeiner Büro- und Verwaltungsaufgaben

Organisation und Vorbereitung von Sitzungen und Betriebsversammlungen, Protokollführung während der Sitzungen, Erstellung und Versand von Serienbriefen, Allgemeine Korrespondenz und Büroorganisation, Pflege und Verwaltung von Dokumenten und Vorlagen

Unterstützung unseres Teams in allgemeinen Bürotätigkeiten, Assistenzaufgaben, Annehmen von Telefonaten, Datenpflege, Unterstützung in der Buchhaltung, Weitere Aufgaben nach persönlichem Interesse und Kompetenzen

Unterstützung der Geschäftsführung bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben, Umsetzung von Beschlüssen und Projekten der Geschäftsführung, Protokollierung diverser Sitzungen, Mitarbeit bei Monatsabschlüssen, Schnittstelle für Abteilungsleiter/Mitarbeiter, Koordination der Termine der Geschäftsführung, Sichtung, Sortierung und Bearbeitung der Korrespondenz per E-Mail und Post, Allgemeine Sekretariatsaufgaben sowie Resourcenplanung

Organisation-/Koordinationsaufgaben für Aus-, Fort- und Weiterbildungskurse, Bearbeitung aller administrativen Prozesse der Kursorganisation (Anmeldungs- und Verwaltungsprozess, Kursvorbereitung, u.a.), Veranstaltungsmanagement (Terminorganisation, Raumvorbereitung, Service, u.a.), Kundenkommunikation, Akquise, Betreuung und Beratung der Interessent*innen, Teilnehmer*innen und Kooperationspartner*innen, Ansprechperson und Assistenz für das Team, Führungskräfte und Dozent*innen, Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz im Aufgabenbereich, Arbeit mit der internen Verwaltungssoftware der Bildungseinrichtung, Erstellung und Auswertung von Evaluationen und Statistiken, Umsetzung von Abrechnungsprozessen, Aufgaben im Bereich Qualitätsmanagement, Mitarbeit im Bereich Öffentlichkeitsarbeit, Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen/Standorten zu übergreifenden Themen, Mitarbeit an der Weiterentwicklung unserer Verwaltungsprozesse