Änderung sowie Deaktivierung/Löschung Benutzerkonten, Sortierung/Ablage zurückgekommene Mahnungen, Antwortschreiben für Anfragende erstellen und versenden, Dokumente scannen und ablegen, Aktenablage (elektronisch und in Papierform), Beantwortung allgemeiner Mails, Bearbeitung UAS-Betreiberregistrierung, Versenden von Kostenbescheiden per Post und E-Mail, Unterstützung bei der Bearbeitung von Mahnungen, Gebührenbefreiungsmeldungen und -anträge bearbeiten sowie Stornierung zugehöriger Kostenbescheide

Büro- und Informationsmanagement, Verwaltung von Terminen und Fristen, Erstellung sämtlicher Korrespondenz nach Diktat, auch über Soziale Medien, Mitarbeit bei der Veröffentlichung von Informationsmaterial, Verantwortung für das Bestellwesen für das Büro

Sicherstellung der Büroorganisation sowie Durchführung des allgemeinen Schriftverkehrs, Aufzeichnung der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden für die Lohnerfassung, Planung und Koordination der Mitarbeitereinsätze sowie des Bettenteams, Durchführung von Reinigungskontrollen nach Leistungsverzeichnis und vereinbarten Standards, Enge Zusammenarbeit mit und Vertretung der Objektleitung Reinigung Suhl, Erstellung und Bearbeitung von Rapporten

Vorbereitung und Nachbereitung der Besprechungsräume, inklusive Versorgung mit Kalt- und Heißgetränken, Überwachung und Organisation des wöchentlichen Einkaufs für Getränke und Küchenbedarf, Bearbeitung des E-Mail-Postfachs, der Ein- und Ausgangspost sowie Vorbereitung nationaler und internationaler Paketsendungen, Organisation und Aufbau von Kaffeestationen, Obstkörben usw. bei größeren Veranstaltungen, Koordination und Überwachung von Buchungen für Konferenz- und Meetingräume sowie Poolfahrzeuge

Allgemeine Assistenztätigkeiten für den Sachbereich 1, Vorbereitung von Stellungnahmen des EBA als Träger öffentlicher Belange, Pflege des Aktenarchivs, Datenerfassung in verschiedenen IT-Systemen (DOWEBA, SAP, Fachdatenbank), Vorbereitung und Mitarbeit bei der Durchführung des Anhörungsverfahrens und des Erörterungstermins

laufende Buchhaltung, Monats- und Jahresabschlüsse vorbereiten, Personalakten pflegen, Ein- und Austritte bearbeiten, Verträge bearbeiten, Bescheinigungen bearbeiten, monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung vorbereiten und durchführen, allgemeine Verwaltungs- und Backoffice-Aufgaben erledigen, Ansprechpartner*in für Mitarbeitende in Personalthemen sein, Ideen einbringen, wenn Abläufe verbessert werden sollen

Sichtung von Bewerbungsunterlagen und Vorbereitung von Veranstaltungen im Bereich Talent Acquisition, Vorbereitung von Arbeitsverträgen und Erstellung von Dokumenten wie Arbeitszeugnisse und Bescheinigungen im Bereich Mitarbeiterbetreuung, Bearbeitung abrechnungsrelevanter Personalstammdaten in SAP, Allgemeine Bürotätigkeiten, Projektarbeiten zu personalrelevanten Themen

Erstellung von Auswertungen, Vorbereitung des Zahlungsverkehrs, Erstellung von Bestätigungen und Serienbriefe, Bearbeitung der digitalen Klienten-Akten, Mitwirkung bei der Ausfertigung der Klienten-Verträge, Unterstützung des Führungsteams im Bereich Wohnen, Mitgestaltung der Prozesse im Qualitätsmanagement, Teilnahme an Teambesprechungen

Kompetente und sprachlich gewandte Betreuung von Anrufern, Annahme und Weiterleitung von Gesprächen, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Empfang von Besuchern, sowie Bewirtung und Betreuung, Bearbeitung der Post und Weiterleitung von Kuriersendungen

serviceorientierte Kommunikation einschließlich Terminabsprachen (Telefon, E-Mail, Fax), vorbereitende Arbeiten im Rechnungswesen, eigenständige Umsetzung des Mahnwesens, Datenerfassung und -pflege, eigenständiges Bearbeiten und Erstellen von Korrespondenz und Protokollen, allgemeine Verwaltungsaufgaben: Telefonannahme, Postbearbeitung, Bestellwesen, Archivierung

Überwachung und Anmeldung zu Weiterbildungen, Vorsorgeuntersuchungen sowie Geräteschulungen, Abwicklung von anfallendem Projektschriftverkehr nach Vorgaben der Oberbauleitung oder Bauleitung, Erstellung von Auswertungen und Präsentationen über SGU-Themen, Bestellungen des Büromaterials, IT-Bedarfs und der persönlichen Schutzausrüstung (PSA), Organisation von Geschäftsreisen sowie die Buchung von Unterkünften, Flug- und Bahnreisen über unsere Reisestelle

Entgegennahme, Sortierung und Verteilung der Eingangspost, Protokollierung der Eingangspost (bei Bedarf), Einsammlung, Sortierung und ggf. Frankierung der Ausgangspost, Paketabwicklung, Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien bei Lieferanten, Warenannahme und Lieferscheinkontrolle, Bearbeitung/Prüfung der entsprechenden Eingangsrechnungen, Materialausgabe und Bestandsverwaltung, Bestückung der Küchen mit Verbrauchsmaterialien, Bestückung der Post-Points, Abwesenheitsvertretung am Front Desk, Reisemanagement für Mitarbeitende der SoCura-Gesellschaften, Buchung von Tickets und Hotelzimmer, Raumverwaltung, Raumbeschriftungen, Unterstützung im Fuhrparkmanagement sowie Verwaltung der Pool-KFZ

Arbeiten in verschiedenen Bereichen (Finanz- und Personalwesen, Studierendenservice, Sekretariaten und weitere Bereichen der Hochschulverwaltung)

Profi für bürowirtschaftliche Aufgaben, Kenntnisse in vielfältigen kaufmännischen Tätigkeitsbereichen wie Auftragsbearbeitung, Einkauf, Rechnungswesen, Marketing und Personalverwaltung, Verwalten von Rechnungen, Überwachen von Zahlungen, Bearbeiten von Reisekostenabrechnungen, Bearbeiten von Geschäftskorrespondenz, Einblick in personaladministrative Prozesse, Koordinieren von Terminen, Beantworten von Anfragen und Sorgen für Nachschub an Büromaterial

Organisatorische und administrative Unterstützung der Institutsleitung, Selbstständige Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz, Koordination von Terminen, Meetings und Dienstreisen, Bearbeitung von Personalangelegenheiten in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung, Abrechnung und Verwaltung von Drittmitteln und Budgets in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung, Allgemeine Aufgaben im Sekretariatsbereich, Einpflegen von Publikationen, Zusammenarbeit mit der Universität Münster

Sekretariatsarbeiten z.B. Terminorganisation u. Terminkoordination, Verwaltung, Korrespondenz von E-Mail und Post, Bearbeitung von Statistiken, Organisation von hausinternen Veranstaltungen, Zuarbeit für Schulleitung, Digitale Datenablage und systematische Pflege/ Weiterentwicklung der Ablagestrukturen, Abrechnungen mit Kostenträgern und Schulträger, Führen von standardisierten Statistiken

Unterstützung bei personalrechtlichen Fragestellungen und bei der Erstellung von Auswertungen, Erstellung von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen und Schriftverkehr, selbstständige Bearbeitung personalwirtschaftlicher Vorgänge vom Eintritt bis zum Austritt (z. B. Einstellungen, Vertragsänderungen, Beendigungen), Erstellung und Prüfung von Eingruppierungen nach TV-L, Pflege der Personaldaten/-akten, selbstständige Bearbeitung von Urlaubs-, Krankheits- und Mutterschutzangelegenheiten, Bearbeitung von Maßnahmen zur Personalgewinnung und Begleitung der Verfahren, Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen, dem Personalrat und externen Stellen

Allgemeine Assistenztätigkeiten für den Sachbereich 1, Vorbereitung von Stellungnahmen des EBA als Träger öffentlicher Belange, Pflege des Aktenarchivs, Datenerfassung in verschiedenen IT-Systemen (DOWEBA, SAP, Fachdatenbank), Vorbereitung und Mitarbeit bei der Durchführung des Anhörungsverfahrens und des Erörterungstermins

Klientenverwaltung inkl. Abrechnung mit den Kostenträgern, Personalverwaltung

Unterstützung der Schulleitung, Bearbeitung aller persönlichen und telefonischen Anfragen, sowie der Ein- und Ausgangspost, Korrespondenz der Schule pflegen (mit Eltern, Schulpsychologische Beratungsstelle,…), Führen der internen Dokumentation, Aktenpflege und Pflege des Schularchivs, Erstellung von Statistiken, Auswertungen, Sitzungsprotokollen, Schülerausweisen, Sicherstellung des mündlichen und schriftlichen Informationsflusses innerhalb der Schule, zum Träger, zu Eltern und externen Partnern der Schule (z.B. Jugendamt, schulpsychologische Beratungsstelle), Vorbereitung von Sitzungen und Erstellung von Sitzungsunterlagen, Verwaltung der Schüleranmeldungen, Versand der Dokumente für die Schüleraufnahmen (Verträge) und Verwaltung der Verträge, Verantwortung für die Bestellung und Verwaltung der Büro- und Schulmittel