Einarbeitung in alle kaufmännischen Bereiche des Unternehmens, Mitarbeit an eigenen Projekten mit anderen Auszubildenden, Abteilungsübergreifender Ausbildungsplan zur Vermittlung von kaufmännischen Zusammenhängen, Kennenlernen der Büroorganisation von A bis Z, Theoretische Ausbildung in der Berufsschule

Selbstständige Durchführung administrativer und organisatorischer Aufgaben im Kliniksekretariat, Eigenverantwortliche Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz, Koordination und Betreuung des Patientenmanagements in enger Zusammenarbeit mit dem ärztlichen Team, Erstellung, Bearbeitung und Versand medizinischer Dokumente (Arztbriefe, OP-Berichte, Ambulanzschreiben, Gutachten), Administrative Organisation von Konferenzen und Veranstaltungen, Zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Patienten und Zuweiser, Vorbereitung, Weiterleitung und Nachbereitung von Patientenakten zur Abrechnung

Empfang und Betreuung von Besuchern und Gästen, Organisation von Arbeits- und Verbrauchsmaterial, Organisation von Caterern für verschiedene Anlässe, Bestellung und Prüfung von Obst, Getränken und Blumen, Terminorganisation, Herrichtung von Besprechungsräumen, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost

Kontrolle und Erfassung von Stundennachweisen sowie Spesen, Pflege von Urlaubs- und Krankmeldungen im Zeiterfassungssystem, Rechnungsprüfung und Bearbeitung externer Belege, Kassentätigkeiten inkl. Monatsabschluss und Bankeinzahlungen, Bearbeitung von Bestellungen, Wareneingängen und Angebotsvergleichen, Erstellung von Angeboten für den Vertrieb, Telefonzentrale und Kundenkommunikation, Erstellung von Reisekostenabrechnungen, Allgemeine Büroorganisation inkl. Post, Ablage und Kalenderpflege

erste Anlaufstelle für Kunden und Gäste (persönlich und telefonisch), Telefonische Anfragen an die zuständigen Fachabteilungen weiterleiten, Gäste und Kunden willkommen heißen, vertretungsweise Annahme, Sortierung und Verteilung der eingehenden Post, In Vertretung digitale Erfassung eingehender Rechnungen sowie deren Weiterleitung an die entsprechenden Abteilungen, Unterstützung bei administrativen, kaufmännischen und organisatorischen Aufgaben

Planung und Koordination von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen der Geschäftsführung, einschließlich Buchungen und Abrechnungen, Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags durch die Verwaltung von Büromaterialien, die Koordination externer Dienstleister sowie den Empfang von Gästen, Planung, Vorbereitung und Durchführung interner und externer Veranstaltungen, Konferenzen sowie Besuche von Geschäftspartnern und Delegationen, Professionelle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Bearbeitung von E-Mails und Telefonanfragen im Namen der Geschäftsführung, Erstellung von Tagesordnungen, Organisation relevanter Unterlagen, Protokollführung und Nachverfolgung von Aufgaben und Entscheidungen, Verantwortung für die Integrität und Sicherheit sensibler Daten, Dokumente und Gesprächsinhalte, Koordination zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden und externen Partnern zur Förderung einer effizienten Zusammenarbeit und reibungsloser Informationsflüsse

Vollständige Bearbeitung des Posteingangs: Prüfung, Digitalisierung, Kategorisierung und fristgerechte Weiterleitung von Schriftstücken und Antragsunterlagen, Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, Erfassung und Zuordnung der Dokumente im Dokumentenmanagementsystem (DMS), Prüfung der Metadaten, Vergabe von Aktenzeichen und Zuweisung an die zuständigen Fachabteilungen, Digitalisierung und Zuweisung von Schriftstücken an die Fachabteilungen, Bearbeitung des Postausgangs und Versands: Koordination interner und externer Mitteilungen (digital und analog), Versandvorbereitung, Dokumentation, Auswahl der Versandart, Massenmailings, Bearbeitung von Warenannahme und -ausgabe: Entgegennahme, Prüfung und Weiterleitung von Warensendungen, Reklamationsbearbeitung, Archivierung: Erfassung, Einsortierung, Kontrolle der Aufbewahrungsfristen, Vernichtung nicht archivwürdiger Unterlagen, Digitalisierung von Sammelerklärungen, Unterstützung bei allgemeinen Transporttätigkeiten, Konferenzvorbereitung, Erstellung von Statistiken, Organisation von Kurierdiensten, Datenpflege, Vertretung im Bereich Poststelle/Empfang/Veranstaltungsplanung - Service nach Bedarf

Organisation und Erledigung aller im Anwaltssekretariat typischerweise anfallenden Aufgaben, Vorausschauende Unterstützung unserer Rechtsanwälte und -anwältinnen bei der Mandatsarbeit und sonstigen Tätigkeiten (Konferenzen, Business Development, Wiedervorlagen und Fristen, Konfliktprüfungen etc.), Betreuung von Mandanten und Gästen am Telefon, Empfang und per E-Mail, Allgemeine Korrespondenz sowie Bearbeitung von Schriftsätzen und Präsentationen, Sorgfältige Aktenanlage, Aktenführung und digitale Ablage, Termin- und Reiseplanung im In- und Ausland, Mitgestaltung von internen und externen Veranstaltungen, Unterstützung bei der allgemeinen Bürorganisation (u.a. Abstimmung mit Dienstleistern, Bestellungen von Büromaterial und Vorräten u.v.m), Mitarbeit im administrativen Bereich (beispielsweise Marketing)

Klientenverwaltung inkl. Abrechnung mit den Kostenträgern, Personalverwaltung

Selbständige und termingerechte Bearbeitung laufender Geschäftsvorfälle in der Buchhaltung inkl. Kontenabstimmung (u.a. Banken, Debitoren, Kreditoren, Sachkonten), Rechnungskontrolle, Kassenführung, Zahlungsverkehr, Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlussarbeiten nach HGB, Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfer und Fachabteilungen, Kontinuierliche Optimierung und Weiterentwicklung der bestehenden Buchhaltungsprozesse, Erstellen von Statistiken, Abwicklung und Überwachung des Beschaffungsprozesses, Unterstützung des Datenschutzbeauftragten im Tagesgeschäft, Bearbeitung von allg. Verwaltungsaufgaben

Die Produktion von Büchern, Schriften und Kongressmaterialien sowie den Versand von Publikationen und Studienunterlagen koordinieren und überwachen, Veranstaltungen in Präsenz und virtuell organisieren, Vergabeverfahren durchführen, Aufgaben der Büroorganisation wahrnehmen, Elektronische Rechnungen bearbeiten und Haushaltsansätze überwachen, Prozesse nach Vorgaben in der Prozessvisualisierungssoftware modellieren, Aufgaben der Anwendungsadministration für die OE wahrnehmen, Beitrag zum jährlichen Geschäftsbericht der Abteilung für die Geschäftsführung erstellen, Ablagestruktur der Abteilung Arbeitsmedizin, Gefahrstoffe und Gesundheitswissenschaften überwachen, pflegen und weiterentwickeln

Effizientes Sekretariats- und Aufgabenmanagement, Terminkoordination, Planung und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen des Rektorats, Erledigung der Korrespondenz in deutscher und ggf. englischer Sprache, Bearbeitung des Posteingangs/-ausgangs in Vertretung sowie Telefon- und E-Mail-Kommunikation, Organisation von Dienstreisen (inkl. Buchungen, Reisekostenabrechnungen, Abwicklung nach den Reisekostenrichtlinien des Landes), Betreuung und Empfang von nationalen und internationalen Gästen des Rektorats, Mitwirkung bei der Pflege und Aktualisierung von Dokumenten, Übersichten und internen Informationssystemen, Unterstützung bei Projekten, Sonderaufgaben und Gremienarbeiten des Rektorats

Entgegennahme, Sortierung und Verteilung der Eingangspost, Protokollierung der Eingangspost (bei Bedarf), Einsammlung, Sortierung und ggf. Frankierung der Ausgangspost, Paketabwicklung, Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien bei Lieferanten, Warenannahme und Lieferscheinkontrolle, Bearbeitung/Prüfung der entsprechenden Eingangsrechnungen, Materialausgabe und Bestandsverwaltung, Bestückung der Küchen mit Verbrauchsmaterialien, Bestückung der Post-Points, Abwesenheitsvertretung am Front Desk, Reisemanagement für Mitarbeitende der SoCura-Gesellschaften, Buchung von Tickets und Hotelzimmer, Raumverwaltung, Raumbeschriftungen, Unterstützung im Fuhrparkmanagement sowie Verwaltung der Pool-KFZ

Arbeiten in verschiedenen Bereichen (Finanz- und Personalwesen, Studierendenservice, Sekretariaten und weitere Bereichen der Hochschulverwaltung)

Vorbereitung der Bonitätsanalyse, Nachbereitung der Bonitätsanalyse, Anforderung von Jahresabschlüssen, Eingangsbearbeitung, Pflege der Termindaten, Pflege der Stammdaten von Unternehmen, Pflege der Konzernstrukturen, Termin- und Aufgabenkoordination, Koordinierung des Dokumentenmanagementsystems, Bearbeitung von Insolvenzmeldungen, Führen von Statistiken, Erstellung von Auswertungen

Unterstützung des Management Teams als vertraulich administrative/r Partner*in, Organisation und Priorisierung komplexer Kalender, inklusive Termin- und Reiseplanung über verschiedene Zeitzonen hinweg, Überblick über die offenen To-dos des Management Teams und Sicherstellung der Einhaltung von Verpflichtungen und Fristen, Verantwortung für ein effizientes Meeting- und Projektmanagement – von Agenda-Setting und Briefings bis zur Vor- und Nachbereitung relevanter Management Meetings, Übernahme der Kommunikation im Namen des Management Teams mit internen und externen Stakeholdern, Sicherstellung einer reibungslosen Office-Organisation, z. B. Koordination von Materialbestellungen, Übernahme der Geschäftskorrespondenz, und Schnittstelle zu Vermietern sowie IT-Dienstleistern, Eigenständige Gestaltung spannender Projekte – etwa die Organisation von Firmenveranstaltungen oder die Unterstützung bei vertraulichen Themen des Management Teams

Erstellen von Angeboten und Rechnungen, Übernahme des Mahnwesens, Vertragsbetreuung und -abwicklung, Korrespondenz mit Finanzierungs- und Versicherungspartnern, Koordination und Organisation aller administrativer Aufgaben im Vertriebsinnendienst, inklusive Unterstützung des Außendienstes, Zusammenarbeit und Abstimmung mit Kollegen*innen der Schwestergesellschaften, Erfassung und Pflege von Kundenstammdaten im ERP- bzw. CRM-System sowie Abbildung kaufmännischer Prozesse

Allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung des Teams, Empfang und Betreuung von Besuchern sowie Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Telefon- und E-Mail-Korrespondenz mit Geschäftspartnern, Behörden und Kunden, Terminkoordination und Reiseplanung, Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten und Rechnungen, Pflege und Ablage von Projekt- und Verwaltungsunterlagen, Unterstützung bei der internen Kommunikation und Dokumentation

Datenerfassung und Datenpflege, Reklamationsbearbeitung, Telefonzentrale, diverse administrative Tätigkeiten, Auftragsbearbeitung, Kunden- & Lieferantenanfragen bearbeiten bzw. weiterleiten

Unterstützung bei alltäglichen administrativen Aufgaben, Drucken, Sortieren und Scannen von wichtigen Unterlagen sowie Prozessdokumentationen