Arbeiten in verschiedenen Bereichen (Finanz- und Personalwesen, Studierendenservice, Sekretariaten und weitere Bereichen der Hochschulverwaltung)

Erstellen von Angeboten und Rechnungen, Übernahme des Mahnwesens, Vertragsbetreuung und -abwicklung, Korrespondenz mit Finanzierungs- und Versicherungspartnern, Koordination und Organisation aller administrativer Aufgaben im Vertriebsinnendienst, inklusive Unterstützung des Außendienstes, Zusammenarbeit und Abstimmung mit Kollegen*innen der Schwestergesellschaften, Erfassung und Pflege von Kundenstammdaten im ERP- bzw. CRM-System sowie Abbildung kaufmännischer Prozesse

Datenerfassung und Datenpflege, Reklamationsbearbeitung, Telefonzentrale, diverse administrative Tätigkeiten, Auftragsbearbeitung, Kunden- & Lieferantenanfragen bearbeiten bzw. weiterleiten

Unterstützung bei alltäglichen administrativen Aufgaben, Drucken, Sortieren und Scannen von wichtigen Unterlagen sowie Prozessdokumentationen

Unterstützung des Management Teams als vertraulich administrative/r Partner*in, Organisation und Priorisierung komplexer Kalender, inklusive Termin- und Reiseplanung über verschiedene Zeitzonen hinweg, Überblick über die offenen To-dos des Management Teams und Sicherstellung der Einhaltung von Verpflichtungen und Fristen, Verantwortung für ein effizientes Meeting- und Projektmanagement – von Agenda-Setting und Briefings bis zur Vor- und Nachbereitung relevanter Management Meetings, Übernahme der Kommunikation im Namen des Management Teams mit internen und externen Stakeholdern, Sicherstellung einer reibungslosen Office-Organisation, z. B. Koordination von Materialbestellungen, Übernahme der Geschäftskorrespondenz, und Schnittstelle zu Vermietern sowie IT-Dienstleistern, Eigenständige Gestaltung spannender Projekte – etwa die Organisation von Firmenveranstaltungen oder die Unterstützung bei vertraulichen Themen des Management Teams

Unterstützung des Teams im operativen Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und administrativen Tätigkeiten, Bearbeitung von Kundenanfragen per Email oder Telefon, Betreuung und Empfang von Geschäftspartnern und Besuchen, Unterstützung in der Buchhaltung und im Backoffice, Koordination der Zusammenarbeit mit Dienstleistern, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten (Vertragsentwürfe, Schriftsätze etc.)

Ansprechpartner/in für Studierende in organisatorischen Belangen, Koordination des Einschreibeprozesses, Führen der Studierenden-Akten, Erstellen von Ausweisen und Bescheinigungen, Mitwirkung bei (Informations-) Veranstaltungen, Prüfungen und Messen, Auswertung der Qualitätskontrollen, Aufbereitung der Ergebnisse, Übernahme von Verwaltungs- und Organisationsaufgaben für den Studienbetrieb

Unterstützung der Personalbetreuung bei administrativen Aufgaben, Erfassung und Pflege von Personalstammdaten in Personalsystemen, Erstellung von Standard-Schriftstücken (z. B. Bescheinigungen, Schreiben, Zeugnisse), Ablage und Verwaltung von Personalakten (digital und in Papierform), Vor- und Nachbereitung von Vertragsunterlagen, Mitwirkung bei der Terminorganisation und -koordination, Unterstützung bei Auswertungen, Statistiken und Meldungen, Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben im Personalbereich, Unterstützung bei der Digitalisierung und Optimierung von Personalprozessen, Unterstützung bei Projekten aus dem Personalbereich

Während deiner Ausbildung durchläufst du verschiedene Bereiche unserer Verwaltung (wie Allgemeine Verwaltung mit Patientenaufnahme und Poststelle, Medizinisches Controlling, Einkauf, Finanzbuchhaltung, Personalabteilung) und lernst die Kernaufgaben der jeweiligen Abteilungen kennen, Du vereinbarst Termine, übernimmst Anrufe, erstellst Präsentationen, verarbeitest und archivierst Daten, Du erlernst den Umgang mit aktuellen Techniken der modernen Bürokommunikation, Du kannst dich in Projekten einbringen und lernst, vielfältige Büroabläufe zu organisieren

Büroorganisation, Terminverwaltung, Korrespondenz und organisatorische Aufgaben, Allgemeine Sekretariatsarbeiten wie Organisation, Ablage und Archivierung, Erledigung von medizinischem Schriftverkehr (z.B. Arztbriefe, Verläufe, Gutachten, OP-Berichte, etc.) sowohl im Fachbereich als auch darüber hinaus als MA Schreibdienst für andere Bereiche bei Bedarf, Arbeit mit dem innerbetrieblichen Kommunikationssystem (Intranet, Mail, Telefon, Fax), Berufsgruppenübergreifende Kooperation und Kommunikation z.B. mit Sekretären: innen, Krankenpfleger :innen, Stationsassistenten: innen und Ärzten: innen

monatliche Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Verwaltung des Zeit- und Abwesenheitsmanagement, Administrative Personalprozesse effizient steuern und abwickeln, Datenbasierte Auswertungen, Statistiken und Berichte erstellen, Stammdatenpflege und Führung von elektronischen Personalakten, Ansprechpartner für Mitarbeitende und externe Stellen

Koordination und Mitgestaltung der Büro- und Geschäftsprozesse, Besprechungsvorbereitung, Bearbeitung des Schriftverkehrs, Veranstaltungsorganisation, Materialbeschaffung, Kassenführung und Terminkoordination, Dienstreiseorganisation und Reisekostenabrechnung, Informationsmanagement und Präsentationsgestaltung, Unterstützung der Buchhaltung und des Rechnungswesens, aktive Kommunikation mit Kollegen und Kunden, Vertiefung von Fachwissen am Louis-Baare-Berufskolleg in Bochum an zwei Tagen pro Woche

Anlegen von Förderungsakten nach dem BAföG, Einscannen von Unterlagen für e-Akte, Aktenversand sowie Überwachung der Akteneingänge und Akteneingangsbestätigung, Erledigung der anfallenden Korrespondenz, Terminüberwachung, Bearbeitung der Ein-und Ausgangspost, Verwalten des für die Abteilung erforderlichen Materialbedarfs und Überwachen des gesamten Formularbestands einschl. Neubeschaffung, Allgemeine Sekretariatsaufgaben

Manage the team's daily work and ensure a feel-good factor, Maintain the office and make it a place where everyone likes to be, Support the team in organizational and administrative matters, Be the first point of contact for facility management and external service providers, Plan and organize team events and activities, Ensure that everything runs smoothly, Participate in special projects and tasks

Organisation und Durchführung administrativer Backoffice-Aufgaben, Kommunikation mit Interessenten und Betreuung von Bestandskunden, Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen sowie allgemeine Assistenzaufgaben, Begleitung und Unterstützung von Kundinnen und Kunden während der Weiterbildung, Enge Zusammenarbeit mit dem Management zur Weiterentwicklung von Prozessen und Optimierung interner Abläufe

Vorbereiten und Abwickeln der Sitzungen der Selbstverwaltungs- (SV)-Gremien (SV-Organe, SV-Ausschüsse und SV-Arbeitsgruppen), Erledigen von Schreibarbeiten, insbesondere von Tagesordnungen, Sitzungsvorbemerkungen, Niederschriften und Ausführungsanordnungen, Reisekosten abrechnen, Fertigen von Aktenauszügen mit Beglaubigungsvermerken, Durchführen von Sitzungskostenanalysen, Bereitstellen von Publikationen für die Mitglieder der SV-Organe, Elektronische Pflege und Verwaltung der Adressdaten der SV-Mitglieder und der SV-Gremien

selbstständige Bearbeitung aller administrativen Personalangelegenheiten von der Einstellung bis zum Austritt, Beteiligung der internen Mitbestimmungsgremien im Rahmen einer vertrauensvollen Zusammenarbeit, Beratung der Führungskräfte und Beschäftigten in arbeits- und tarifrechtlichen Fragen in deutscher und in englischer Sprache, Betreuung der Beschäftigten in steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Angelegenheiten u.a. zur Gehaltsabrechnung, Mutterschutz, Elternzeiten, Monitoring von An- und Abwesenheiten, Erstellung von Personalkostenhochrechnungen von drittmittel- und haushaltsfinanziertem Personal, Vorbereitung der monatlichen Gehaltsabrechnung insbesondere Anlage der Personalstamm- und Gehaltsdaten bis zur Prüfung der Zahlläufe, Zahlbarmachung von Vergütungen über unser Abrechnungssystem SAP, Führen der digitalen Personalakten sowie Erstellen von Arbeitgeberbescheinigungen, eigenständige Korrespondenz im Aufgabengebiet mit Sozialversicherungs- und Versorgungsträgern sowie Ämtern und Behörden, Mitgestaltung der Prozessoptimierung im Personalbereich sowie der Digitalisierung

Personaldatenpflege, Austausch mit den Führungskräften, Mitgestaltung von Verwaltungsprozessen, Personalverwaltungstätigkeiten, Sekretariatsaufgaben, Bearbeitung der Anliegen der Mitarbeitenden und Klienten in der Telefonzentrale und dem Empfang