Vernetzung, Aufbau und Unterstützung der Ehrenamtsstruktur vor Ort, Kommunikation mit Beiräten und Ehrenamtlichen, Inhaltliche und organisatorische Ausgestaltung von Meetings und Veranstaltungen, Mitwirkung bei der Erstellung von Grußworten, Berichten und Präsentationen, Übernahme von Datenrecherchen und deren Aufbereitung, Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit und Social Media, Erste Anlaufstelle für externe Anfragen per E-Mail und Telefon, Mitarbeit bei der Erstellung von Anträgen, Abschlüssen und Verwendungsnachweisen, Überprüfung von Mittelverwendungen für unsere Mitgliedsorganisationen, Büromanagement sowie Schnittstellenarbeit zur Abteilung Finanzen & Controlling

Unterstützung der Teams des Robert Bosch Centrum für Innovationen im Gesundheitswesen (RBIG) bei operativen und administrativen Tätigkeiten, Koordination, Vorbereitung und organisatorische Begleitung von Veranstaltungen, Workshops und Fachformaten, Zusammenarbeit mit fachlichen Verantwortlichen sowie verschiedenen internen und externen Partnern, Organisation und administrative Steuerung von kleineren Teilprojekten, inklusive Zeitplänen und Abläufen, Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen und Meetings, Koordination organisatorischer Abläufe rund um Veranstaltungen und Programme, Administrative Begleitung kleiner Teilprojekte, inklusive Terminmanagement und Dokumentation, Unterstützung bei der Budgetplanung und administrativen Abwicklung, Datenpflege und Vertragsmanagement, Enge Zusammenarbeit mit der Unternehmenskommunikation des Bosch Health Campus und der Robert Bosch Stiftung, Nutzung und Weiterentwicklung digitaler Arbeitsprozesse mit Microsoft Office (MS Teams, OneNote, PowerPoint, Excel, Word) sowie weiteren Anwendungen, Gelegentliche Dienstreisen im Rahmen von Veranstaltungen oder Projektterminen

Planung und Organisation von Terminen, Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Pflegedirektion, Direktorium, pflegerischen Abteilungen, Referat Pflege und Hygiene sowie Zentralen Diensten, Eigenständiges Verfassen und Erledigen des Schriftverkehrs, Vorbereitung von Anträgen und Formularen zur Unterschriftsreife, Organisation interner Fortbildungen, Sitzungen und Veranstaltungen, Organisation telefonischer Kontakte und Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Vor- und Nachbearbeitung von Mitarbeitergesprächen

Aufbereitung und Auswertung statistischer Daten für Online-Präsenzen und Vermerke, Auswertung, Aufbereitung und Bereitstellung von Geobasis- und -fachdaten zur Beantwortung raumbezogener Fragestellungen, Veranstaltungsmanagement, Prüfung von Rechnungen, deren Zahlung sowie Mittelzuweisungen

allgemeine Sekretariatsaufgaben, Pass- und Einwohnerwesen, Geschäftsstelle Ortschaftsrat, Öffentlichkeitsarbeit, Verwaltung der öffentlichen Einrichtungen und Flächen

Übernimmt das Sekretariatsmanagement in diversen Schulsekretariaten zur Unterstützung bei personellen Engpässen oder für kurzfristige Sonderaufgaben., Ist die erste Ansprechperson für Schüler*innen, Eltern, Schulleitung und Lehrerkollegium., Kümmert sich eigenverantwortlich um die elektronische Schüler*innenverwaltung und sämtliche Belange der Schüler*innen verschiedener Schularten., Erledigt organisatorische und verwaltungsmäßige Arbeiten während des Schuljahres, wie das Anmeldeverfahren., Bearbeitet die Post, erledigt Schreib- und Verwaltungsarbeiten, übernimmt den Telefondienst, betreut Besuchende, koordiniert Termine, nimmt Bestellungen vor, bearbeitet Rechnungen und führt die Registratur.

Bewohnerstammdatenpflege, Erstellung von Heimverträgen, Allgemeiner Schriftverkehr und Kommunikation mit Behörden, Betreuern und Krankenkassen, Kassenführung, Auszahlung der Verpflegungsgelder, Vorbereitung der monatlichen Heimkostenabrechnung, Fristenüberwachung der Kostenzusagen, Allgemeine Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten

Selbstständige Bearbeitung von Anträgen der Kindertagespflegepersonen sowie der Erziehungsberechtigten der betreuten Kinder, Gewährung von Leistungen im Rahmen der wirtschaftlichen Förderung der Kindertagespflege, Berechnung der Kostenbeiträge der Erziehungsberechtigten, Kooperative Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen – insbesondere mit staatlichen und kommunalen Einrichtungen – im Rahmen der Förderung nach dem Bayerischen Kinderbildungs- und -betreuungsgesetz (BayKiBiG)

Ein- und Ausgangsbearbeitung (Vorbereitung des eingehenden Schriftgutes für die Bearbeitung durch die Dienststellenleitung), Erledigung von Korrespondenz sowie von allgemeinen Schreibarbeiten (z. B. Entwurfserstellung von Schriftstücken für die Dienststellenleitung, Terminvereinbarung und Fristenüberwachung mit Hilfe von Microsoft Word, Excel, Outlook, PowerPoint), Bearbeitung von Personalangelegenheiten und dienststellenübergreifend im Auftrag der Personalreferate, Unterstützung bei Projekten, Schlüsselverwaltung und Warenausgabe, Überwachung von Terminen und Fristen der Hausverwaltung Jena, Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen auch unter Verwendung von Microsoft Outlook (einschließlich Raumbuchung), Durchführung von Anlagenbuchhaltung

die organisatorische, logistische und zum Teil auch inhaltliche Vorbereitung, Koordinierung und Umsetzung des Termin- und Reisegeschäftes der Ministerin in Zusammenarbeit mit den Referentinnen und Referenten, der Referatsleitung und in enger Abstimmung mit der Leitung und den Fachabteilungen des Hauses, die Terminkoordinierung und Kontaktpflege mit Vertreterinnen und Vertretern aus Wirtschaft, Politik und Verbänden sowie anderen Institutionen im In- und Ausland (gelegentlich auch in englischer Sprache), die Zusammenstellung und Bearbeitung der Terminanfragen und das Verfassen von Vermerken für die Ministerin, die gelegentliche Mitreise und organisatorische Betreuung auf mehrtägigen Inlands- bzw. Auslandsdienstreisen der Ministerin (z.T. mit Wirtschaftsdelegation)

Unterstützung der täglichen Arbeitsprozesse im Team Bau, Steuerung und Koordination von Informationsflüssen intern – sowie zu Gemeinden, Ehrenamtlichen, Stadtverwaltungen und externen Planungsbüros, Interne und externe Korrespondenz, Vorbereitung und Bearbeitung entscheidungsrelevanter Unterlagen, Terminorganisation sowie Vor‑ und Nachbereitung von Besprechungen inklusive Dokumentation, Postbearbeitung, Mitarbeit im CAFM-System, insbesondere Projektverwaltung, Vertragserstellung und Datenpflege

Koordination aller organisatorischen Belange, die im Stationsalltag anfallen (z.B. Telefondienst, Administrative Patientenaufnahme, -entlassung, Ablage, Post, Bestellwesen), Empfang von Angehörigen und Besuchern, Im Bedarfsfall Unterstützung der Pflegenden bei der Durchführung von Pflegemaßnahmen wie z.B. Anreichen, Halten, Aufräumen, Vorbereitung und Durchführung von Blutabnahmen, Erstellung und Pflege von Statistiken, Protokollen,/Datenerhebung, Kontrolle/ Wartung medizinischer Geräte, Blutpräparaten, etc., Assistenz bei kleineren Eingriffen, bzw. Diagnostischen Maßnahmen

Professionelle Durchführung allgemeiner Sekretariatsaufgaben, insbesondere Kommunikation mit unseren Ausbildungsbetrieben, Schüler:innen und Lehrkräften, Unterstützung bei der Organisation von Schulveranstaltungen und Konferenzen, Tatkräftige Unterstützung der Schulleitung, Aktive Mitgestaltung und Weiterentwicklung digitaler Arbeitsprozesse im Schulsekretariat – von der Einführung neuer Tools bis zur Optimierung bestehender Abläufe, Pflege der Schülerdatenbanken

Mitarbeit in der Büroleitung der Abteilung I und II der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung, Bauen und Wohnen und der Obersten Denkmalschutzbehörde bei der Personalbeschaffung, Mitarbeit bei sich durch herausgehobenen Schwierigkeitsgrad auszeichnender Personaleinzelangelegenheiten, Mitarbeit bei Angelegenheiten der Zeitwirtschaft

Eigenverantwortliche Führung und Organisation des Sekretariats, Bewerbermanagement, Bearbeitung von Anträgen, Telefonservice und Terminkoordination, Unterstützung im Projektmanagement (Aufbereitung von Kennzahlen,Mitwirkung an Projekten, Erstellung von Präsentationen etc.), Ansprechpartner für personalbezogene Angelegenheiten, Kommunikation mit verschiedenen Schnittstellen und Hierarchieebenen

Assistenz der Schulleitung, Mitwirkung bei Budgetplanung, Beschaffungen im Rahmen des Schulbudgets, Rechnungswesen, Inventarisierung und Controlling, Teilnahme an der Öffentlichkeitsarbeit und Management von Beschwerden, Information von Schülerinnen und Schülern sowie Eltern über Bildungsgänge, Bildungsmöglichkeiten, Anmeldeverfahren, Fördermöglichkeiten, Schülerfahrkosten u.ä., Übernahme von Sonderaufgaben bei Bedarf und Mitwirkung an Projekten

First point of contact for students, parents, and visitors, Processing school registrations and issuing school contracts, Managing student data and maintaining the database, Filing documents in digital and paper form, Handling telephone inquiries and mail (incoming and outgoing), Reporting absences within the school, Issuing school certificates, student IDs, and accident reports, Requesting and forwarding student forms, Preparing and tidying up meeting rooms, Ensuring the secretarial office is functional (needs assessment and ordering)

alle anfallenden Verwaltungs- und Organisationsaufgaben, Terminplanung, Korrespondenz, Rezepterfassung und Abrechnung

Organisation, Vor- und Nachbereitung sowie Kontrolle von Sitzungen und Terminen, Termin- und Kommunikationsmanagement (intern/extern), Erstellung von Listen, Berichten und Präsentationen, Kommunikation mit unseren Gliederungen und Partnern, Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Projekten und Veranstaltungen, Koordination administrativer Abläufe, Eigenständige Bearbeitung klar definierter Aufgabenbereiche, Unterstützung bei der Mitgliederverwaltung, Fördermittelbearbeitung und Projektarbeit, Mitwirkung bei kleineren buchhalterischen Vorgängen, Bestellwesen für Landesverband und Gästehaus, Betreuung der Telefonzentrale sowie Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Organisation des Ehrungswesens, Pflege und Aktualisierung von Datenbanken

Organisation und Führung des Vorzimmers, allgemeine Verwaltungstätigkeiten und Unterstützung der Fachbereichsleitung, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Verwaltung der zentral eingehenden Mails, Digitalisierung und Archivierung des Schriftgutes, Terminplanung und Telefondienst, Materialbeschaffung und -verwaltung, Verwaltung der Zeiterfassung und Krankmeldungen, Prüfungs- und Abrechnungstätigkeiten, Assistenz-/ Fachaufgaben für den Fachdienst 56 im Bereich Matching beim Sprachmittlerpools sowie Abrechnungen und Datenpflege beim Kommunalen Integrationsmanagement