Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, Terminkoordination sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Unterstützung sowie eigenverantwortliche Übernahme von Projekten, Beauftragungen (z.B. Compliance) und weiteren Aufgaben (z.B. Veranstaltungsorganisation), Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, Kunden, internen Abteilungen sowie externen Partnern

Unterstützung des Vorstandes bei der internen und externen Gremienarbeit, Schnittstelle zwischen operativen und zentralen Bereichen sowie Tochtergesellschaften und Förderstiftungen, Allgemeine Assistenzaufgaben (Terminkoordination, Reiseplanung, Postbearbeitung, Mailverkehr), Vor- und Nachbereitung und Organisation von Besprechungen, Jour Fixe und Sitzungen für den Vorstand

Die verantwortliche Leitung des Bereiches (in Zusammenarbeit mit der Bereichsleitungskollegin), Pädagogische und wirtschaftliche Steuerung des Bereichs Projekte, Personalführung für die Mitarbeitenden im o.g. Bereich, Mitarbeit in internen und externen Arbeitsgruppen und Gremien

Eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats der Geschäftsführung, Bearbeitung des Posteingangs sowie interner und externer Anfragen, Koordination und Vorbereitung von Sitzungen mit Gremien, Netzwerken und politischen Akteuren, Erstellung von Protokollen, Tagesordnungen und Entscheidungsvorlagen, Bearbeitung abteilungsübergreifender Sachthemen der Allgemeinen Verwaltung, Unterstützung bei der Erstellung von Geschäftsberichten, Jahresabschlüssen und Vertragsangelegenheiten, Schnittstellenfunktion zur Abteilungs- und Bereichsleitung

Verantwortung für alle HR Prozesse mit Mitarbeitenden – von der Einstellung über die Betreuung bis zum Offboarding., Mitgestaltung des HR-Aufbaus und Entwicklung neuer HR-Prozesse., Eigenverantwortliche Schaffung einer strukturierten HR Basis, die mit dem Unternehmen wächst., Übernahme einer zentralen Rolle im Austausch mit Steuerberatern und eigenständige Bearbeitung erster Anfragen sowie kleinerer Themenbereiche., Planung und Koordination interner Team-Events sowie Besuche von externen Gästen., Sicherstellung des reibungslosen Bürobetriebs durch Verwaltung von Arbeitsmaterialien, Koordination externer Dienstleister und Sicherstellung eines angenehmen Arbeitsumfelds.

Operative Geschäfts­führung der Abteilung, Beratung und Unter­stützung des Abteilungs­vorstandes sowie Vorbereitung strategischer Entscheidungen des Vorstands und Abteilungs­rates, Leitung, Koordination und Organisation des Dekanats­teams, Verantwortung für die Haushalts- und Personalfragen der Abteilung, Vorbereitung und Begleitung der Sitzungen der Abteilungs- und Fakultäts­gremien sowie Beratung und Unter­stützung bei Berufungs­verfahren, Erstellung von Berichten, von abteilungs­seitigen Struktur- und Entwicklungs­plänen sowie Begleitung von Akkreditierungs­verfahren

Bearbeitung der dem jeweiligen FB übertragenen Personalangelegenheiten einschl. der verwaltungsrechtlichen Betreuung von Berufungs- und Personalauswahlverfahren, Personalmittelbewirtschaftung und Controlling des Stellenbudgets im jeweiligen Fachbereich, Geschäftsführung für den jeweiligen Fachbereichsrat, Bearbeitung der Lehrangelegenheiten, insbesondere: Lehrverpflichtungsangelegenheiten und Lehrauftragsangelegenheiten

Unterstützung der Bereichsleitung bei strategischen, fachlichen und administrativen Themen, Begleitung von Projekten in Jugendhilfe und Kindertagesbetreuung, Verantwortung für Rechnungslegung und Forderungsmanagement, Gestaltung von Fachcontrolling und Entwicklung von Kennzahlen- sowie Berichtssystemen, Erstellung von Entscheidungsgrundlagen und Präsentationen für die Bereichsleitung, Teilnahme an der Haushaltsplanung und Budgetkontrolle, Erstellung von Vorlagen, Konzepten und Berichten für interne Gremien und externe Partner, Organisation von Leitungssitzungen (Terminplanung, Protokollführung), Schnittstelle zwischen Fachbereichen, Verwaltung, Politik und externen Partnern, Mitwirkung an Trägervertragsverhandlungen (Kostensatzberechnungen, Konzeptüberarbeitungen, Qualitätsberichte)

Personalführung, Angebots- und Projektentwicklung, Mitverantwortlich für Durchführung und fristgerechte Abrechnung der Maßnahmen, Jährliche Haushaltsplanung und regelmäßige Kostenkontrolle, Öffentlichkeitsarbeit, Qualitätssicherung

Unterstützung der Geschäftsleitung bei Einstellungsverfahren und Arbeitsverträgen, Koordination von Bewerbungsprozessen, Vorbereitung und Überarbeitung von Arbeitsvertragsunterlagen, Unterstützung der Geschäftsleitung im Personalmanagement, Umsetzung und Überwachung der Stellenplanung, Erstellung von Personalberichten und -analysen für die Geschäftsleitung, Controlling von Arbeitszeitkonten und Zeit-Erfassung, Überwachung und Verwaltung der Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden, Sicherstellung der korrekten Zeit-Erfassung und -abrechnung

Koordination der Arbeitsabläufe im Sekretariat sowie des Geschäftsverkehrs für Personal und Finanzen, Unterstützung des Krisenstabes, Ansprechpartner:in für interne und externe Anfragen, Korrespondenz in Deutsch und Englisch, einschließlich eigenständiger Übersetzungen sowie Pflege der Internet- und Intranetseiten in beiden Sprachen, eigenverantwortliche Organisation von Meetings, Erstellung von Präsentationen sowie Protokollführung, Erstellung von Reports, Statistiken, Umfragen und Unterstützung im Qualitäts- und Dokumentenmanagement, Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen, inkl. Gästeempfang, Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, IT-Ausstattung, Arbeitsschutz-Ausrüstung und Dienstleistungen, Begleitung des On- und Offboardings im Bereich Personal und Finanzen sowie Koordination des Assistenzkreises im Forschungszentrum, Unterstützung bei Anträgen und Koordination des Eltern-Kind-Büros, Mitwirkung bei Stellenausschreibungen und Praktikumsverträgen für die Bereiche Personal und Finanzen

Management eines fachbereichsübergreifenden Forschungs- und Transferzentrums, Strukturelle Weiterentwicklung in Zusammenarbeit mit dem Dekanat und der Zentrumsleitung, Aufbau und Unterhaltung von Netzwerken mit Drittmittelgeber*innen, Praxispartner*innen, internationalen Partneruniversitäten, Erstellung von Anträgen für die Zentrumsleitung, Unterstützung der Mitglieder des Zentrums bei der Beantragung, Durchführung und Abrechnung von Drittmittelprojekten, Mitwirkung an der Erstellung von Abschlussberichten, Organisation und Durchführung von wissenschaftlichen Veranstaltungen, Kooperation mit den zentralen wissenschaftlichen Einrichtungen und den relevanten Fachabteilungen der Hochschule, Bericht über die Tätigkeit des Zentrums, Evaluation der Aktivitäten und Formulierung von Schlussfolgerungen zur Fortführung des Zentrums

Verantwortung für Büroorganisation und -verwaltung, Gestaltung des Kölner Offices als einladende, sichere und funktionale Arbeitsumgebung, Organisation und Begleitung von Events, Onboarding neuer Mitarbeitender im Bereich Office & Sicherheit, Steuerung der Beschaffung & des Lieferantenmanagements, Unterstützung des Finance-Teams im Travel Management, Interne:r Ansprechpartner:in und Empfang von Gästen sowie externen Partnern, Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben, Einbringen von Ideen zur Weiterentwicklung der Nachhaltigkeit im Büroalltag

Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, Unterstützung bei der laufenden kaufmännischen Steuerung der GmbH, Mitwirkung im Rahmen der Haushaltsplanung inkl. Personalplanung, Erstellung von Finanzplänen, Prognosen sowie Abrechnungen einzelner Kostenstellen, Vorbereitung von Kostensatzverhandlungen, Mitgestaltung organisationsinterner und abteilungsübergreifender Prozesse, Mitwirkung bei Projekten, vor allem im Bereich IT, Vorbereitung von Gremiensitzungen

Übernahme von unterstützenden sowie administrativen Aufgaben im Bereich Organisation und Projektmanagement, Koordination sowie Durchführung von Projekten, Enge Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung zur Umsetzung von Digitalisierungsprojekten und zur Integration neuer Technologien in bestehende Systeme, Koordination der interdisziplinären Projektteams und Sicherstellung der Einhaltung von Zeit-, Kosten- und Qualitätszielen, Förderung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit, insbesondere zwischen Verwaltung, Pflege, ärztlichem Dienst und IT, Durchführung von Statusmeetings und regelmäßige Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern

Etablierung eines strukturierten Change Managements, Identifizierung und Begleitung von Veränderungsvorhaben, Gestaltung von Beteiligungs- und Kommunikationsformaten, Koordination transformationsbezogener Aktivitäten im crossfunktionalen Team, Entwicklung partizipativer Formate zur nachhaltigen Wirkungsanalyse

Unterstützung des Studiengangs Wirtschaftsingenieurwesen und der Studiengangleitung bei sämtlichen organisatorischen Aufgaben des Studienbetriebs, Betreuung und Beratung der Studieninteressierten und Studierenden, Entwicklung und Förderung der Internationalisierung des Studiengangs, Planung und Durchführung der (Online-) Marketingaktivitäten und der Öffentlichkeitsarbeit zur Erhöhung des Bekanntheitsgrad des Studienganges

selbstständige Betreuung von Personalauswahl- und -einstellungsvorgängen, Vorbereitung und Durchführung des Onboardings-Prozesses neueingestellter Mitarbeitender, Erstellung von Berichten, Analysen, Entscheidungsvorschlägen, Bearbeitung von Teilaspekten vielfältiger Projekte, Konzepte und Berichte durch Informationsrecherche, -aufbereitung und -auswertung, Vorbereitung, eigenverantwortliche fakultätsinterne Koordination und Betreuung der Berufungsverfahren zur Besetzung von Hochschullehrerstellen, allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben in deutscher und englischer Sprache

Office- und Terminmanagement für die Bereichsleitung Personal, Organisation von Reisen, Koordination von Terminen und E-Mails, Erstellung von Vorlagen und Präsentationen, Zentrale Ansprechperson für organisatorische Belange im Personalbereich, Unterstützung des Teams bei operativen, administrativen und Ad-hoc-Aufgaben, Mitwirkung bei Sonderaufgaben, Organisation interner Meetings und Team-Events, Unterstützung bei der Weiterentwicklung von Abläufen, Kommunikative Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpersonen

Strategische Leitung und Weiterentwicklung des Finanzteams., Haushaltsplanung, Mittelbewirtschaftung sowie Drittmittelverwaltung, Vergabe., Überwachung der Einhaltung von Haushaltsvorgaben (Bund / Land), steuerrechtlicher Vorgaben und interner Richtlinien., Aufbau & Weiterentwicklung eines regelmäßigen Finanzreportings., Etablierung und kontinuierliche Optimierung digitaler Prozesse im Finanzbereich., Erstellung, Überwachung und Steuerung der Budgets sowie Durchführung von Controlling-Maßnahmen zur finanziellen Steuerung des Instituts., Unterstützung der administrativen Leitung bei finanziellen Fragestellungen, strategischer Planung und Investitionsentscheidungen., Mitwirkung im Tagesgeschäft.