Operative Umsetzung der Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes, Durchführung der operativen Lieferantenbewertung nach definierten Kriterien, Verantwortung für privat- und öffentlich-rechtliche Ausschreibungen sowie Verhandlung und Abschluss von Verträgen mit externen Lieferanten, Eigenverantwortliche Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, Anforderungen von Lieferantenangeboten sowie Prüfung von Rechnungen, Ansprechpartner für Lieferanten, Dienstleistern und den internen Partnern aus den Fachbereichen

Immobilien im sozialen Kontext, Mitgestaltung von Lebensräumen für Menschen mit Unterstützungsbedarf, kaufmännische Betreuung unserer angemieteten und eigenen Immobilien, Kommunikation mit unseren Kund*innen, Mieter*innen und Vermieter*innen, Erstellung und Verwaltung von Mietverträgen, Bearbeitung mietrechtlicher Vorgänge (z.B. Kündigungen, Vertragsänderungen), Steuerung von externen Dienstleistern, Durchführung von Zahlläufen sowie der Prüfung und Freigabe von Rechnungen

Überwachung der genehmigten Bauvorhaben und der Baustellen auf Einhaltung der erteilten Genehmigung und den geltenden Sicherheitsvorschriften, Durchführung von regelmäßigen Brandsicherheitsschauen für Sonderbauten wie Kitas, Schulen, Verkaufsstätten und Hotels, Kontrolle der Arbeitsschutz- und Unfallverhütungsvorschriften auf den Baustellen und bei festgestellten schwerwiegenden Mängeln Benachrichtigung der Bauberufsgenossenschaft, Feststellung von nicht genehmigten Bauvorhaben und von Gefahrenstellen und von ersten Maßnahmen der Gefahrenabwehr, Verfolgung von festgestellten Mängeln, auch mittels Einleitung von Ordnungswidrigkeiten- und Ordnungsverfahren

Bearbeitung einer eigenen Fallrate nach dem VII. Kapitel Sozialgesetzbuch (SGB) XII, sowie die in Verbindung stehenden Leistungen nach den weiteren Kapiteln des SGB XII und nach dem Asylbewerberleistungsgesetz und dem Landespflegegeldgesetz, Beratungen von Hilfesuchenden, Leistungsgewährung nach dem SGB XII und nach dem VII. Kapitel - Hilfe zur Pflege - SGB XII, Verfolgung von Ansprüchen gegenüber Dritten und gegen Hilfeempfänger*innen

allgemeine Sekretariatsaufgaben, Pass- und Einwohnerwesen, Geschäftsstelle Ortschaftsrat, Öffentlichkeitsarbeit, Verwaltung der öffentlichen Einrichtungen und Flächen

Als erste Kontaktperson empfangen und aufnehmen von Patientinnen und Patienten, Koordinieren von radiologischen Untersuchungsabläufen, Terminmanagement und Telefonservice, Unterstützung im Abrechnungs- und Qualitätsmanagement, Campusübergreifender Einsatz

Übernimmt das Sekretariatsmanagement in diversen Schulsekretariaten zur Unterstützung bei personellen Engpässen oder für kurzfristige Sonderaufgaben., Ist die erste Ansprechperson für Schüler*innen, Eltern, Schulleitung und Lehrerkollegium., Kümmert sich eigenverantwortlich um die elektronische Schüler*innenverwaltung und sämtliche Belange der Schüler*innen verschiedener Schularten., Erledigt organisatorische und verwaltungsmäßige Arbeiten während des Schuljahres, wie das Anmeldeverfahren., Bearbeitet die Post, erledigt Schreib- und Verwaltungsarbeiten, übernimmt den Telefondienst, betreut Besuchende, koordiniert Termine, nimmt Bestellungen vor, bearbeitet Rechnungen und führt die Registratur.

Bewohnerstammdatenpflege, Erstellung von Heimverträgen, Allgemeiner Schriftverkehr und Kommunikation mit Behörden, Betreuern und Krankenkassen, Kassenführung, Auszahlung der Verpflegungsgelder, Vorbereitung der monatlichen Heimkostenabrechnung, Fristenüberwachung der Kostenzusagen, Allgemeine Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten

Unterstützung im Bereich des Studierendenservice im Rahmen der Bewerbungskampagne für das Wintersemester, Telefonische Erteilung von Auskünften, E-Mail-Beantwortung von Anliegen Studierender und Studieninteressierter zu einfachen Fragen des Bewerbungs- und Zulassungsverfahrens und während des Studiums

Bearbeitung kreditorischer und debitorischer Geschäftsvorfälle, Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Mitwirkung bei der Erstellung des Jahresabschlusses und der steuerlichen Gewinnermittlung, Unterstützung bei der Wirtschaftsplanung und beim Quartalsreporting, Mitarbeit im Mahnwesen und Überwachung offener Posten, Abwicklung und Verbuchung von Innenumsätzen, Vertretung der Kasse sowie der Anlagenbuchhaltung, Ansprechpartner für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Finanzamt, Banken und sonstige Außenprüfer, Mitgestaltung der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung und Unterstützung bei der Weiterentwicklung bestehender Prozesse

Ordnungsgemäße Durchführung der Buchhaltung der verschiedenen Stiftungen, Verbuchung des laufenden Zahlungsverkehrs, Sorgfältige Pflege und Aktualisierung der Buchhaltungs- und Stiftungsdaten sowie Kontaktdatenpflege der Spender:innendaten, Anlage und Verarbeitung von (Dauer-)Spenden und Lastschrifteinzügen, Erstellung von Zuwendungsbescheinigungen und Danksagungen, Zuarbeit zum Jahresabschluss der Stiftungen, insbesondere durch Sicherstellung der Richtigkeit von Konten, Erstellung aussagekräftiger Auswertungen

Bearbeitung von Krankmeldungen und Kommunikation mit der Personalabteilung, Pflege und Auswertung dienstplanrelevanter Daten, Erstellung von Fehlzeitenstatistiken sowie Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Dienstbefreiungen, Dienstplangenehmigung und -abrechnung für den Pflegedienst, Ansprechpartner:in für Planungsverantwortliche bei Fragen zu CGM, monatliche Bearbeitung der PpUGV für ausgewählte Stationen, Pflege von Zeugnis- und Fluktuationslisten, Mitwirkung bei Vorbereitungen zur jährlichen Strukturprüfung, Koordination von Krankenwagenanforderungen, allgemeine administrative Unterstützung der Pflegedirektion und enge Abstimmung mit der Personalabteilung

Warenein- und Ausgangsbuchungen angeforderter Materialien, Materialdisposition und Plausibilitätsprüfungen, Bearbeitung und Buchung von Retourenlieferungen, Reklamationsbearbeitung, Abwicklung von Fremdhausgeschäften / Personalkauf, Bearbeitung von Invoice Anfragen (Preis -und Mengendifferenzen), Prüfung von Ist- und Sollbeständen, Inventur, Unterstützung des Teamleiters in der Lagerbuchhaltung

Ganzheitssachbearbeitung im Bereich Personalverwaltung und Gehaltsbuchhaltung für alle Beschäftigtengruppen, telefonische Beratung von Mitarbeiter:innen und Vorgesetzten in allgemeinen und persönlichen Personalangelegenheiten, Bearbeiten von verschiedenen persönlichen Anträgen und Anfragen mit lohnsteuer-, sozialversicherungs- und zusatzversorgungsrechtlicher Relevanz, Zahlbarmachen von Bezügen, Bearbeiten von Einstellungsformalitäten und Beendigung von Beschäftigungs- und Beamtenverhältnissen sowie Versetzungen, Bearbeiten von Anträgen auf Arbeitszeitreduzierung, Mutterschutz, Elternzeit sowie Sonderurlaub, Bearbeitung von Krankmeldungen, Dienstjubiläen und Dienstabschieden sowie von Urlaubsangelegenheiten, Pflege der Automatisierten Arbeitszeiterfassung, Bearbeiten von Anträgen auf Dienstbefreiung, sonstige Personalangelegenheiten

Prüfung und Bestätigung von Sanierungsnachweisen, selbstständige Auswertung der Inspektionsergebnisse der weitergehenden Untersuchungen sowie Erarbeitung von Sanierungsempfehlungen, Beratung von Grundstückseigentümern, städtischen Dienststellen, Behörden in Fragen der Inspektion und der Sanierung von Zuleitungskanälen, auch vor Ort und weitere überwiegend selbstständige Bautechniker:innen-Tätigkeiten, Mitarbeit bei der Bearbeitung von Widersprüchen und Verfügungen, Prüfung des Erfordernisses von verkehrsrechtlichen Anordnungen, Erstellen von Bestellscheinanforderungen und Gebührenbescheiden (SAP), Mitarbeit an der Dokumentation aller Objekt- und Untersuchungsdaten in den graphischen Datenbanken KIS und GEMAS

Mitarbeit bei der Entwicklung eines Gesamtkonzepts der Förderung in der Kindertagespflege zur leistungs- und qualitätsbezogenen finanziellen Förderung von Tagespflegepersonen, Konzeptionierung eines Verfahrens zur Erhebung und zum Einzug von Teilnahmebeiträgen von Eltern, Konzeptionierung und Aufbau eines Controllings für die Geldleistungen, Entwicklung und ständige Anpassung von Richtlinien, Verwaltungsvorschriften und (Rahmen-) Vereinbarungen im Kontext der Verwaltungs- und Finanzierungsverfahren, Mitwirkung und Prozessoptimierung an den laufenden Aufgaben der Kindertagespflege / Grundsatzsachbearbeitung

Übernahme vielfältiger Aufgaben zur Unterstützung der kaufmännischen Geschäftsführung, Kommunikationsschnittstelle zwischen der Kaufmännischen Geschäftsführerin und allen Abteilungen / Sparten der Stiftung, Organisation und Administration des Sekretariatsbereiches (Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Protokollierung, Korrespondenzbearbeitung, Dokumentenmanagement), Mitarbeit bei Sonderprojekten in Zusammenarbeit mit den Büros der Vorstandsmitglieder, Mitwirkung bei der Planung und Umsetzung interner Veranstaltungen und Vorstandssitzungen, Planung, Organisation und Abwicklung sämtlicher Dienstreisen

Organisation und Koordination von Terminen für Auditierungen sowie die Begleitung und Unterstützung in der Vor- und Nachbearbeitung., Dokumentation von Datenschutzkonzepten, Richtlinien und Prozessen gemäß KDG und DSGVO., Betreuung von Genehmigungsanträgen zur Videoüberwachung für Klienten und Erstellung von Schulungs- und Unterweisungsunterlagen., Unterstützende und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen.

Unterstützung der Einrichtungsleitung und Mitarbeitenden in organisatorischen und administrativen Angelegenheiten., Sicherstellung, dass alle organisatorischen Abläufe zuverlässig und reibungslos funktionieren., Bearbeitung der Korrespondenz., Koordination von Terminen., Kommunikation mit Mitarbeitenden, Angehörigen und externen Ansprechpartnern., Organisation und Verwaltung von Unterlagen, Akten und Dokumentationen., Übernahme allgemeiner Sekretariats- und Assistenzaufgaben, z.B. Postbearbeitung, Ablage, Vorbereitung von Unterlagen und organisatorische Unterstützung bei Besprechungen.

Operational handling and coordination of purchasing and sales processes, Ensuring smooth administrative and commercial processes in day-to-day business, Support in accounting-related areas (invoice verification, document management, preparation for tax advisors), Central interface function, Maintenance, structuring and further development of processes, workflows and templates, Support for project and sales processes (quotation documents, orders, documentation), General office management, including organisation, coordination and internal coordination, Bringing structure and reliability to growing processes and securing daily operations as a key operational function.