aktive, eigenverantwortliche Mitarbeit in dem vom BMFTR-geförderten Projekt open-access.network, Betreuung von Arbeitsgruppen und Taskgruppen der Helmholtz-Gemeinschaft zu Open-Science-Themen, Kommunikation des Themas in die Helmholtz-Gemeinschaft hinein, Kommunikation abgestimmter Positionen nach außen, Aufbereitung von Projektergebnissen in Berichten, Handreichungen und Publikationen, Öffentlichkeitsarbeit und Förderung der Beziehungen des Open Science Office nach außen, Organisation, Durchführung und Dokumentation von Veranstaltungen, Mitarbeit bei Drittmittelanträgen

Administrative und organisatorische Unterstützung des Geschäftszimmers, Allgemeine Büroorganisation, insbesondere digitale Aktenorganisation und Postverteilung, Terminverwaltung und Telefonmanagement, Mail- und Geschäftskorrespondenz in Absprache mit der Referatsleitung sowie Erstellung von Serienbriefen, Vor-und Nachbereitung von Besprechungen mit internen und externen Teilnehmenden, Protokollführung und Anfertigung von Schriftstücken nach Vorgabe (z.B. Formulieren von Einladungen), Mitarbeit bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (z.B. Teilnehmendenregistrierung und -betreuung, Bereitstellung von Unterlagen), Pflege bestehender Multiplikator*innenkontakte und Kontaktdaten in Excel

Bearbeitung und Abrechnung von Reisekosten nach dem Landes- und Bundesreisekostengesetz (u.a. Dienst- und Fortbildungsreisen,Exkursionen, Fahrtkostenerstattungen), Auskunft und Beratung der Kolleg*innen der TH Köln bei Reisevorhaben, Bearbeitung von Rückforderungen inklusive Anfertigung von Schreiben, Freigabe von Rechnungen und Bedienung des Ticketsystems, Bearbeitung von Widersprüchen zu Reisekostenabrechnungen, Betreuung des SAP Reisekostensystems FI-TV sowie Vertretung als Key-User*in, Selbstständige Durchführung von Testungen

Didaktische und organisatorische Leitung eines MINT-Projekts für Studierende zur Förderung naturwissenschaftlich-technischer Interessen bei Schüler*innen der Mittelstufe, Erarbeitung und Gestaltung von kreativen Lernangeboten (MINT-LABs) für Schulen wie z.B. Experimentierwerkstätten, Anleitung, Koordination und Begleitung studentischer Hilfskräfte der TH Köln bei der Durchführung von MINT-LABs, Konzeption und Durchführung eines Programms für Studierende aus dem MINT-Bereich zur Vernetzung und Förderung wissenschaftlicher Karrieren, Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen zur Förderung weiblicher Vorbilder in MINT-Berufen durch Role Model-Projekte, Mitwirkung bei der Evaluation und Berichterstattung der Ergebnisse gegenüber den Mittelgeber*innen

Beratung der Geschäftsführung und der Einrichtungsleitungen in allen Fragen der externen und internen Kommunikation, Weiterentwicklung und Pflege der Website in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, Erstellen von Beiträgen für social media-Kanäle und Weiterentwicklung des social media- Konzepts, Entwicklung, Erarbeitung und Erstellung von gedruckten Publikationen (Broschüren,Faltblätter, Anzeigen, einrichtungsbezogene Informationen) sowie weiteren Medien unter Inanspruchnahme externer Dienstleister, Kommunikation von (Bau-) Projekten gegenüber Mieter*innen und Klient*innen, Vorbereitung und Durchführung von Stiftungs- und Einrichtungsveranstaltungen, Pressearbeit zu allen aktuellen Anlässen und Pflege der Kontakte zu den Medien, Verfassen von Mitarbeitendeninformationen, Reden für den Vorstand sowie Briefen der Geschäftsführung an die Mitarbeitenden, Konzeption und Durchführung von Veranstaltungen zur Mitarbeitendenbindung, Weiterentwicklung und Pflege des Intranets, Einwerben von Zuwendungen und Spenden

Weiterentwicklung der Anlagestrategie für alternative Finanzanlagen des KENFO für die Assetklassen Infrastruktur, Weiterentwicklung des Investment- und Monitoring-Prozesses für Co-/Direktinvestments innerhalb des KENFO und mit verschiedenen externen Partnern, Aufbau und kontinuierliche Weiterentwicklung der Investitionsbereitschaft (z.B. Beteiligungsplattformen, Due Diligence Netzwerk etc.), Aufbau und Steuerung eines externen Partner-Netzwerks, Eigenständiger Aufbau, Identifikation und Analyse von weitreichenden Investitionsmöglichkeiten im Bereich Private Markets Infrastruktur, Selektion der für den KENFO relevanten Investitionsmöglichkeiten auf Basis des Risiko-Rendite- Profils und Zielparametern für das KENFO-Portfolio, Koordination, Durchführung, Würdigung und Dokumentation der internen und externen Due Diligence (u.a. Financial Model), Ableitung der Investitionsempfehlung, des Business Plans und ggf. Verhandlungsbedarf auf Basis der Due Diligence Ergebnisse, Verhandlungsführung für den KENFO in Abstimmung mit internen Bereichen, Erstellung von Investment Proposals und Vorstellung der Investmentmöglichkeiten im Investment- und Risiko-Committee, Koordination und Umsetzung der Direktinvestments bzw. Co-Investments., Aktives Monitoring des Anlageportfolios (u.a. Maßnahmen zur Performanceverbesserung, Vertretung in Gremien der Anlageobjekte, Bewertungsfragen), Identifikation und Umsetzung von Exit Möglichkeiten, Unterstützung bei Sonderthemen und in abteilungsübergreifenden Prozessen und Projekten

Assistenz- und allgemeine Bürotätigkeiten erledigen, Dienstreisen organisieren, Präsentationen vorbereiten

Unterstützung bei der technischen Betriebsführung und Überwachung der Instandhaltung technischer Anlagen, Verantwortung für infrastrukturelles Gebäudemanagement (z. B. Gebäudereinigung, Fuhrpark, Spielgeräte, Grün- und Graupflege) in Zusammenarbeit mit externem FM-Dienstleister, Veranlassung, Durchführung und Kontrolle von UVV-Prüfungen und Wartungen an museumseigenen Maschinen und Betriebsmitteln, Organisation des operativen Gebäudebetriebs, Selbstständige Bearbeitung von Störungs- und Schadensmeldungen sowie Einstellung des Reparaturbedarfs in das FM-Portal der BIM GmbH, Betreuung und Unterweisung zugeordneter Fremdfirmen der BIM GmbH, des FM-Dienstleisters und der SDTB, einschließlich Qualitätskontrolle der Leistungen, Mitwirkung bei Baumaßnahmen der SDTB im Bereich Haustechnik, Erstellung von Leistungsverzeichnissen und Vorbereitung der Vergabe nach VOB/UVgO zur Durchführung von Instandsetzungsmaßnahmen der SDTB, Prüfung von Angeboten und Kontrolle der Leistung, Interdisziplinäre Zusammenarbeit mit allen Bereichen des Museums bei koordinierenden Aufgaben, Bedienung der CAFM-Software zur Kontrolle der Wartungsplanung und zur Sicherstellung der Betreiberverantwortung, einschließlich Betreuung und Datenpflege, Zusammenarbeit mit dem Eigentümervertreter und externen Planern in der Planungs- und Bauphase und Bereitstellung von Dokumentations-, Prüfungs- und Genehmigungsunterlagen aus dem hauseigenen Technikarchiv, Überwachung und Steuerung der versorgungstechnischen Anlagen über das Gebäudeleitsystem und Bearbeitung der innerhalb des Systems eingehenden Störmeldungen

Ansprechperson für Besucher*innen im Museum sein, Zahlungsverkehr an der Kasse übernehmen

Unterstützung der Präsidentin und der Vizepräsident*innen im Tagesgeschäft sowie bei Sonderthemen, in Zusammenarbeit mit der persönlicher Referentin, Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen, Sitzungen und Berufungsverfahren sowie Protokollbegleitung von Gremiensitzungen, Koordination und Organisation von internen und externen Terminen, Bearbeitung und Aufbereitung telefonischer und schriftlicher Anfragen sowie Empfang und Betreuung von Gästen der Präsidentin, Vor- und Nachbereitung sowie Archivierung von Dokumenten

Koordination, Organisation und ggf. Dokumentation von internen und externen Terminen des Kanzlers und der Hochschulleitung, Bearbeitung und Aufbereitung telefonischer und schriftlicher Anfragen sowie Empfang und Betreuung von Gästen, Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen (bspw. Sommerfest, Weihnachtsfeier, Betriebsausflug), Unterstützung der Hochschulleitung im Tagesgeschäft, Koordination von allgemeinen Abfragen von ministerieller Ebene

Implementierung und Betreuung eines digitalen Reisekostenmanagementsystems (BayRMS), Betreuung und Umsetzung der (zukünftig digitalen) Zeiterfassung insb. für den Bereich Verwaltung, Administrative Betreuung von Ausschreibungsverfahren für Lehrbeauftragte, künstlerische/wissenschaftliche Mitarbeiter*innen sowie Lehrkräfte für besondere Aufgaben, Mitarbeit an der Organisation und Durchführung von Hochschulwahlen, Erstellen von Dienstausweisen und Kopierkarten, Unterstützung bei weiteren Aufgaben im Tagesgeschäft der Abteilung Personal

Fachgruppenübergreifendes (5 Fachgruppen) Sicherstellen des zuverlässigen und sicheren Betriebs komplexer gebäudetechnischer Anlagen, Zentrale Unterstützung der Operateure und Werkstattleitungen bei technischen Fragestellungen und Betriebsentscheidungen, Planung und Koordination von Wartungen sowie Reparatur- und Instandhaltungsmaßnahmen, Gewerkeübergreifende Ausschreibungen, z. B. Wartungsverträge und größere Instandsetzungsarbeiten, Vertretung von DESY im Innen- und Außenverhältnis, Einweisung von Fremdfirmen und Überwachung und Abnahme der Arbeiten sowie Mängelverfolgung und Durchsetzung von Gewährleistungsansprüchen, Bauherrenvertretung der Gebäudetechnik in Projekten, Mitwirkung bei der CAFM‑ und BIM‑Einführung

Fachplanungen für Wasserkühlanlagen und Rohrleitungssysteme, Projekte selbstständig vom Konzept bis zur Inbetriebnahme umsetzen, organisieren und im Betrieb weiter begleiten, Erstellung von Planungsunterlagen aller Leistungsphasen, Erstellung von Leistungsverzeichnissen und Ausschreibungsunterlagen unter Beachtung der VOB und VHB sowie Mitwirkung bei der Vergabe, Betreuen und Steuern von Planungsbüros unter Beachtung der HOAI und VDI 6026, Überwachung und Koordination von Auftragnehmern und Abnahme der Leistungen

Sicherstellung des Betriebes der Schaltanlagen an den Beschleunigern, Behebung von Störungen an Schaltanlagen für Klima, Kühlung und Druckluft, Schaltanlagen bauen, montieren, in Betrieb nehmen, bedienen und warten

Selbstständige und verantwortliche Planung, Organisation und Koordination von Wartungen sowie von komplizierten Instandhaltungsmaßnahmen, Rechtssicherer Betrieb, Instandhaltung und Erweiterung der Wärmeversorgungs- und Raumlufttechnischen Anlagen unter Berücksichtigung der speziellen Anforderungen an Forschungsanlagen, Durchführung von Inspektionen nach GEG oder VDI 6022 zur Erfüllung der Betreiberpflichten, Unterstützung der Servicemitarbeitenden in technischen Fragestellungen, Planung und Umsetzung von Umbauten und Erweiterungen nach Erfordernissen des wissenschaftlichen Betriebes einschl. Erstellung der notwendigen Berechnungen, Ausführungs- und Ausschreibungsunterlagen, Einweisung und Überwachung von Firmen und Abnahme der Leistungen, Mängelverfolgung und Durchsetzung von Gewährleistungsansprüchen, Mitwirken bei betriebsnahen Projekten, z. B. Einführung BIM und CAFM sowie Mitwirken bei Inbetriebnahmen und Erstellung von Betriebskonzepten

Planung, Projektierung und Beschaffung von komplexen Lüftungs-, Klima-, Kälte- und Wärmeversorgungsanlagen mit speziellen Anforderungen an Labore, Beschleunigertunnel und den Beschleunigerbetrieb, Ausschreibungsunterlagen unter Beachtung der VOB/VHB erstellen und Beschaffungen einleiten/​durchführen, Personensicherheit und Betriebssicherheit der Anlagen bei der Planung berücksichtigen und Budget-Vorgaben eigenverantwortlich einhalten, Komplexe Geräte in Betrieb nehmen und Abnahmen durchführen, Gewerkeübergreifende Koordinationsaufgaben auf Baustellen wahrnehmen, Anlagen und Gesamtsysteme nach Errichtung dokumentieren, Mitarbeiter von Firmen auf der Baustelle einweisen und Arbeiten überwachen, Mitwirken bei betriebsnahen Projekten, z. B. Einführung BIM und CAFM

Bedienen von HKL-Anlagen für Beschleuniger, Experimente und Gebäude und Beheben von Störungen, Prüfen, inspizieren, bedienen, optimieren und umbauen von Lüftungs- und Klimaanlagen sowie Heizungsanlagen, Eigenständige Störungssuche und -behebung an den vorgenannten Anlagen, Warten und Instandsetzen von Anlagen, Erstellen von Wartungs- und Instandsetzungsberichten, Durchführen und protokollieren von Kontrollmessungen an den vorgenannten Anlagen, Einweisen und überwachen von Fremdfirmen bei Wartungs- und Instandsetzungsarbeiten

Gestaltung eines patient:innenorientierten und reibungslosen Sprechstundenablaufes, Betreuung von national agierenden Kund:innen aus unterschiedlichen Industriezweigen, Durchführung und Unterstützung bei arbeitsmedizinischer Vorsorge und Eignungs­unter­suchungen (Seh- und Hörtestungen, Lungenfunktionstest, Blutentnahme, Ruhe- und Belastungs-EKG, Impfungen), Unterstützung bei der Einsatzkoordination/-planung und Terminkoordination in unterschiedlichen Betrieben, Interdisziplinäre Zusammenarbeit mit den Bereichen „Arbeitssicherheit“ und „Betriebliches Gesundheitsmanagement“, Möglichkeit beim weiteren Aufbau des Fachbereichs gestalterisch mitzuwirken, Sicherstellung einer zeitnahen Abrechnung unserer Leistungen und Vertragserstellung, Abwicklung allgemeiner, administrativer Aufgaben und Betreuung des Bestellwesens

Verantwortliche und federführende Leitung verschiedener Projekte im Rahmen von wissenschaftlichen Bauvorhaben, Die beteiligten Institute/Gruppen bei der Definition der Anforderungen an das zu erstellende Bauobjekt (Bedarfsermittlung) von Seiten der Wissenschaft und Infrastruktur beraten, Projektmanagement für Teilprojekte wahrnehmen und Teilkonzepte unter Berücksichtigung der einzelnen Forderungen der beteiligten Institute erarbeiten, Laufende Koordinierung und Zusammenführung aller am Bau Planungsbeteiligten (intern und extern) wahrnehmen und sicherstellen, Erstellung & Nachverfolgung von Kostenschätzungen sowie Terminplänen, Alle Planungsbeteiligten und Bauausführenden anleiten und überwachen, die Bauleitung für das Teilprojekt wahrnehmen, In der Planungsphase alle erforderlichen VGV‑Verfahren für alle Planer koordinieren und in Zusammenarbeit mit dem DESY-Einkauf durchführen