Unterstützung im Einkauf: Du unterstützt bei administrativen Aufgaben im Einkauf, wickelst Bestellvorgänge ab und verfolgst Lieferungen nach., Gerätebestandsinventur: Du führst eine umfassende Gerätebestandsinventur durch und erfasst die entsprechenden Inventurdaten., Datenpflege in SAP: Du pflegst die erfassten Daten in SAP ein und gewährleistest die Datenintegrität., Unterstützung in der Buchhaltung: Du buchst Wareneingänge ein und validierst Rechnung auf Vollständigkeit, damit diese korrekt zur Zahlung angewiesen werden können., Übernahme von allgemeinen Verwaltungs- und Organisationsaufgaben

Koordinationder hauswirtschaftlichen Versorgung und Verpflegung am Standort Rösrath, Aufbau und Koordination eines zentralen Einkaufs inkl. Implementierung eines Warenwirtschaftssystems, Durchführung von Bestellungen und Betreuung der Lieferantenbeziehungen, Mitwirkung bei der Verwaltung und Steuerung von Rahmenverträgen – insbesondere in der Unterhaltsreinigung, Betreuung der Schnittstellen zur Verwaltung und zu allen Betreuungseinrichtungen, Perspektivisch: Übernahme der Personalverantwortungim Bereich Hauswirtschaft, Organisation der Veranstaltungsbetreuung(z. B. Raumversorgung, Bestellungen)

Leitungstätigkeiten für das Sachgebiet Vergabestelle der zentralen Stabsstelle der Hauptgeschäftsführung, Prüfung und Beratung im Vergabe- und Vertragsecht bei der Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren sowie bei Auftragsänderungen, Vertragsgestalltung und -verhandlung mit den Bewerbenden / Bietenden / externen Vertragsparteien, Vergaberechtliche Prüfung von Beschaffungsvorhaben und Genehmigungserteilungen im elektronischen Vergabemanagementsystem, Wissenstransfer und Informationsmanagement im Sachgebiet, inkl. Vorbereitung und Durchführung von Inhouse-Schulungen im Vergaberecht, Mitarbeit in Projekten, u. a. mit anderen Trägern der gesetzlichen Unfallversicherung, Prozessvertretung vor Vergabekammern

Steuerung und Kontrolle der Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen, insbesondere in den Bereichen Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung, Liquiditätsplanung, Trennungsrechnung und Reiseabrechnung, Planung und Erstellung der Jahresabschlüsse nach handels-, steuer- und haushaltsrechtlichen Bestimmungen, Sicherstellung und kontinuierliche Weiterentwicklung der Funktionsfähigkeit aller kaufmännisch-organisatorischen Geschäftsprozesse, insbesondere in Hinblick auf zukunftsorientierte elektronische Prozesse, Weiterentwicklung der gängigen SAP-Module sowie Gestaltung und Optimierung aller damit zusammenhängenden Prozesse und Arbeitsabläufe, Koordination der Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfern und Behörden

Selbständige Bearbeitung der Beschaffung des laufenden Bedarfs im Rahmen der Prozessvorgaben, Anlage von Bestellungen in SAP und Ariba, Abstimmung von Liefermodalitäten sowie Bearbeitung von Änderungen in Zusammenarbeit mit Lieferanten, Überwachung der zeitgerechten Lieferungen, Obligos und des Mahnwesens, Bewertung der Lieferungen und Leistungen auf vertragsgemäße Erfüllung sowie Abklärung von Abweichungen, Annahme von Reklamationen und Änderungswünschen sowie vertragsgemäße Rückabwicklung der Lieferungen, Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen und Lieferscheinen, Vertretung und Unterstützung im Bereich Wareneingang

Entwicklung einer ganzheitlichen Corporate Communication Strategie in Abstimmung mit der Geschäftsführung, Analyse von Markt- und Branchentrends sowie des Wettbewerbs, Ableitung von Empfehlungen und Optimierungsmöglichkeiten, Definition von Kennzahlen und Zielen zur Erfolgskontrolle (z. B. Reichweite, Conversion Rate, Markenbekanntheit), Disziplinarische Führung des Teams und Förderung der fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung der Teammitglieder, Zielgruppengerechte Vermittlung wichtiger interner Informationen in enger Abstimmung mit HR und der Geschäftsleitung

Personalführung, Angebots- und Projektentwicklung, Mitverantwortlich für Durchführung und fristgerechte Abrechnung der Maßnahmen, Jährliche Haushaltsplanung und regelmäßige Kostenkontrolle, Öffentlichkeitsarbeit, Qualitätssicherung

Standortübergreifende strategische und operative Führung eines mehrköpfigen Teams mit derzeit 20 Mitarbeitenden, Fachliche, strategische und methodische Entwicklung deines Teams und des zugehörigen Services Auftragssteuerung, Strategische Weiterentwicklung des IMAC-Prozessmanagements, Sicherstellung wirksamer und ergebnisorientierter Prozesse im laufenden Betrieb und in der Projektunterstützung, Koordination und Steuerung der Fachaufgaben innerhalb des Teams und der fachlichen Leads, Verantwortung für Ressourcensteuerung, Wirtschaftlichkeit, Stakeholdermanagement, Personal- und Methodeneinsatz in den verschiedenen Betriebsthemen sowie Sicherstellung reibungsloser Abläufe, Motivieren des Teams zu Höchstleistungen und Übernahme der Verantwortung für den Service Auftragssteuerung und dessen Lösungskonzepte und ihre Umsetzbarkeit

Sicherstellung eines einwandfreien sauberen und hygienischen Zustands, Personalmanagement für das Team Reinigung (ca. 60 Mitarbeitende), Verantwortlich für das betriebswirtschaftliche Ergebnis im Bereich Reinigung, Übertragung des Arbeitsschutzes im Bereich Reinigung, Organisation der jährlichen Unterweisungen, Optimierung und Dokumentation der Prozesse in der Reinigung/Hygiene in eine entsprechende Software, Angebotserstellung für neue Objekte, Materialbeschaffung, Rechnungsstellung, Enge Zusammenarbeit und Kommunikation mit anderen Abteilungen

Leitung des Teams „International Office“ auf strategischer und operativer Ebene, Entwicklung neuer Prozesse und Strukturen, Verantwortung für die Steuerung und Umsetzung von Digitalisierungsprozessen, Ausgestaltung und Umsetzung der Internationalisierungsstrategie der Hochschule mit dem Rektorat und den Fakultäten, Steuerung der Einwerbung, Durchführung und Abwicklung von einschlägigen drittmittelfinanzierten Programmen, Beratung und Unterstützung der Hochschulangehörigen zu Fragen der internationalen Zusammenarbeit und einschlägigen Förder- und Kooperationsprogrammen, Beteiligung an der Ausarbeitung von (Kooperations-) Verträgen, Aktive Zusammenarbeit mit regionalen und internationalen Stakeholdern zur Gestaltung und Implementierung internationaler Programme

Einkauf und Steuerung von IT-Warengruppen: Hardware, Client/Server, Netzwerk, Security, Telekom, Software/Lizenzen (On-Prem & SaaS) sowie Cloud-/Hosting-Leistungen, Durchführung von Ausschreibungen (RFPs), Angebots- und Preisverhandlungen sowie Gestaltung von Rahmenverträgen inkl. Preisgleit- und Leistungsklauseln sowie SLA-Regelungen, Lieferanten- und Lizenzmanagement, Savings-Tracking, KPI-Reporting sowie Erstellung von TCO-/ROI-Analysen, Vertragsgestaltung (z. B. EVB-IT, NDA, Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO) in enger Zusammenarbeit mit Legal und IT, Unterstützung bei unseren Programmen (Dynamics 365 F&O, eProcurement-Frontend WebMUSE/CGM Muse) sowie Begleitung von Roll-outs in den Einrichtungen, Enge Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern wie IT, Klinikbetrieben, Controlling/ANBU, Recht und Fachbereichen