Ansprechperson für unser Team und Besucher in allen Angelegenheiten rund um unser/e Büro/verwaltung, Übernahme verschiedenster Aufgaben im Office Management (z.B. Rechnungsmanagement, Inventarverwaltung und Bestellwesen), Erkennen von Verbesserungsmöglichkeiten im Büro, Sicherstellung, dass unser Büro ordentlich und gepflegt ist und kümmerst dich auch um kleine Aufräumarbeiten, Planung und Organisation von Terminen und Geschäftsreisen zu Konferenzen und Kongressen, Unterstützung von HR-Aktivitäten, z.B. die Organisation des Onboardings

Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben (Telefonannahme, E-Mails überwachen/weiterleiten/bearbeiten, Postbearbeitung, Terminvereinbarungen, Büroorganisation, Empfang und Betreuung von Besuchern), Erstberatung für Ausbildungsrichtungen und Entgegennahme der Bewerbungen, sowie Weiterleitung von Infomaterialien, Stammdatenpflege im internen Verwaltungssystem, Organisatorische Beratung und Betreuung der Lehrkräfte, Mitarbeit in der Öffentlichkeitsarbeit

Du organisierst und koordinierst das Sekretariat der Stabsstelle Arbeitsschutz., Du führst den Schrift- und Telefonverkehr mit den städtischen Ämtern, Dienststellen und Kund*innen., Du bearbeitest die Post und E-Mails und übernimmst die Terminkoordination., Du kümmerst Dich um die vorbereitende Buchhaltung und Rechnungsstellung., Du pflegst die Seite des Arbeitsschutzes im internen Beschäftigtenportal., Du erfasst Arbeits- und Wegeunfälle und klärst wichtige fehlende Informationen mit den betroffenen Ämtern und Dienststellen., Du erfasst neue Sicherheitsbeauftragte der Stadt Freiburg und meldest sie an., Du führst Protokoll im Arbeitsschutzausschuss., In Vertretung unterstützt Du deine Kollegin bei der Beschaffung persönlicher Schutzausrüstung und Arbeitskleidung.

Eingangs- und Ausgangspost organisieren, sortieren und verteilen, Materialien bestellen, verteilen und verwalten, Mit Dienstleistern (z.B. Handwerker, Postlieferung, Büromaterialversand) kommunizieren und die Einhaltung von Verträgen sicherstellen, Besucher und Veranstaltungen koordinieren, Einfache handwerkliche Arbeiten durchführen, Das Archiv verwalten

Anweisung und Kontierung von Rechnungen gegenüber Kommunen sowie Dritten, inkl. Abrechnungen und Zuordnung von Freelancerleistungen, Kontrolle der Projektleiter:innen im Projektcontrolling bei Eingabe und Pflege der Daten in Prevero, Wahrnehmung von Assistenzaufgaben, z. B. Terminkoordination für die Führungskraft und das übergeordnete Projektmanagement, Vorbereitung und Nachbereitung von Teamsitzungen inkl. Protokollführung Begleitung von projektbezogenen Veranstaltungen, Erstellen von Präsentationen sowie Recherchen nach Vorgaben

Unterstützung des Teams im operativen Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und administrativen Tätigkeiten, Bearbeitung von Kundenanfragen per Email oder Telefon, Betreuung und Empfang von Geschäftspartnern und Besuchen, Unterstützung in der Buchhaltung und im Backoffice, Koordination der Zusammenarbeit mit Dienstleistern, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten (Vertragsentwürfe, Schriftsätze etc.)

Organisation und Erledigung aller im Anwaltssekretariat typischerweise anfallenden Aufgaben, Vorausschauende Unterstützung unserer Rechtsanwälte und -anwältinnen bei der Mandatsarbeit und sonstigen Tätigkeiten (Konferenzen, Business Development, Wiedervorlagen und Fristen, Konfliktprüfungen etc.), Betreuung von Mandanten und Gästen am Telefon, Empfang und per E-Mail, Allgemeine Korrespondenz sowie Bearbeitung von Schriftsätzen und Präsentationen, Sorgfältige Aktenanlage, Aktenführung und digitale Ablage, Termin- und Reiseplanung im In- und Ausland, Mitgestaltung von internen und externen Veranstaltungen, Unterstützung bei der allgemeinen Bürorganisation (u.a. Abstimmung mit Dienstleistern, Bestellungen von Büromaterial und Vorräten u.v.m), Mitarbeit im administrativen Bereich (beispielsweise Marketing)

Liegenschaftsverwaltung diverser Eigentums- und Mietobjekte, Beschaffung von Kfz, Energie, Geschäftsausstattung und Werbematerial, Administrative und organisatorische Aufgaben (z.B. Betreuung der zentralen Vertragsdatenbank oder des Versicherungswesens), Entwicklung weiterer Dienstleistungen für Bezirksverbände, Einrichtungen und GmbHs

Sekretariatsaufgaben mit Fokus auf Schreibarbeiten für Arbeitsschutz und die Sicherheitsfachkraft, Termine vorbereiten und koordinieren, sowie Verwaltung und Korrespondenz von E-Mails und Post, Teilnahme an Sitzungen des Arbeitsschutzausschusses und Protokollführung, Weiterleitung von Protokollen zu Begehungen, Unterweisungen und mehr, Ablage, Akten- und Datenbankpflege

Assistenz und Sekretariat des Lehrstuhlinhabers, Bearbeitung von juristischen Texten (Koordination von Audiodateien mit externer Agentur, Einarbeitung von handschriftlichen Kommentaren, Korrekturlesen und formatieren) sowie Erstellen von Texten nach Vorgabe, Schnittstelle zwischen Lehrstuhlinhaber und wissenschaftlichem Lehrstuhlpersonal, eigenständige Organisation und Abwicklung der Lehrstuhlverwaltung inkl. Controlling des Lehrstuhlbudgets, Abrechnung von Haushalts- und Projektmitteln, Reisekosten etc., Organisation von Tagungen, Reisen, Exkursionen und Gastaufenthalten, Vorbereitung von Vorlesungsskripten, Erstellen und Bearbeiten von PowerPoint-Präsentationen nach Vorgaben, deren Verwaltung und Digitalisierung, strukturierte Bearbeitung und Priorisierung eingehender E-Mails, Korrespondenz in Deutsch und Englisch

Terminplanung und Koordination von Informationen, Bearbeitung von Post, E-Mails, Korrespondenz, Telefon, Kontaktaufnahme zu externen Stellen, Erstellung von Auswertungen, Protokollen und Serienbriefen, Organisation und Verwaltung von Bestellungen, Empfang und Betreuung von Besucher*innen, Elektronische Kassenbuchführung und Kassenverwaltung, Barbetragsverwaltung, Buchung und Kontierung von Rechnungen, Allgemeine Verwaltungsarbeiten und Entlastung der Vorgesetzten hinsichtlich Routineaufgaben, Begleitung von Projekten

Unterstützung der Rechtsanwälte im Tagesgeschäft, Selbstständiges Erfassen und Überwachen von Fristen, Rechnungsvorbereitung, -erstellung und Weiterleitung (externer) Rechnungen, Erstellung und Überarbeitung von Berichten, Schriftsätzen und Präsentationen, Terminkoordination und -planung, Vorbereitung von Besprechungen, Eigenständiges Bearbeiten des Post- und Emaileingangs (Verschlagwortung, Weiterleitung, etc.), Telefonate mit Gläubigern, Gerichten, Behörden, Versicherungen, etc., Sonstige allgemeine Sekretariatsaufgaben (Aktenanlage/-pflege, etc.)

Lieferanten betreuen: Sie bearbeiten Bestellungen, holen Rückmeldungen ein, erinnern bei Verspätungen und kümmern sich um Reklamationen., Dokumente & Nachweise verwalten: Sie fordern technische und rechtliche Bescheinigungen an (z. B. zu Umwelt- und Materialvorgaben) und bereiten Unterlagen für unsere Kunden und die Produktion vor., Produktions- und Kundenaufträge unterstützen: Sie geben Betriebsaufträge frei, bereiten Unterlagen für die Fertigung vor und helfen im Verkauf bei der Auftragserfassung – besonders wenn viel los ist.

Übernahme von Sekretariatsaufgaben wie Protokollführung, Telefondienst, allgemeiner E-Mail-Versand, Terminmanagement, regelmäßige Pflege der Datenbank, bearbeiten der Abrechnungen sowie der dazugehörigen Ablage, Unterstützung bei der Organisation von Angeboten, Festen und sonstigen Veranstaltungen

Allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung des Teams, Empfang und Betreuung von Besuchern sowie Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Telefon- und E-Mail-Korrespondenz mit Geschäftspartnern, Behörden und Kunden, Terminkoordination und Reiseplanung, Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten und Rechnungen, Pflege und Ablage von Projekt- und Verwaltungsunterlagen, Unterstützung bei der internen Kommunikation und Dokumentation

Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben (Telefonannahme, E-Mails überwachen/weiterleiten/bearbeiten, Postbearbeitung, Terminvereinbarungen, Büroorganisation, Empfang und Betreuung von Besuchern), Stammdatenpflege im internen Verwaltungssystem, Organisatorische Beratung und Betreuung der Lehrkräfte, Unterstützung von administrativen Aufgaben im Rahmen der Wohnungsverwaltung (Ansprechpartner für externe Dienstleister und Mieter, Koordination von Schlüsselübergaben etc.), Enge Zusammenarbeit mit der Marketingabteilung in Vorbereitung auf Messen, sowie Unterstützung bei der Content-Erstellung, Koordination und Überwachung des Marketinglagers am Standort

Eigenständige Verwaltung von Beratungs- und Prozessakten, Erstellung von Schriftsätzen, Verträgen und Korrespondenz nach Diktat, Erstellung von Gebührenrechnungen, Berechnung und Kontrolle von Fristen, Telefonische und persönliche Mandantenbetreuung, Koordination von Terminen und Reisen, Allgemeine Sekretariatsaufgaben

Formale /organisatorische Qualitätskontrolle von Dokumenten, Unterstützung bei der Erstellung von deutschen und fremdsprachlichen Verträgen mit externen Fachleuten, Unterstützung der Kolleg*innen bei Digitalisierungsprozessen, in IT-Fragen und bei Recherchen, Pflege von Datenbanken, insbesondere der Gutachterdatenbank, Ablagemanagement, Vorbereitung und Protokollierung von Besprechungen, Workshops, Tagungen, Unterstützung der Kolleg*innen im organisatorischen und administrativen Bereich (Informations- und Terminmanagement, Reisevor- und Nachbereitung, Besucherbetreuung)

Betreuung des Empfangs und der Telefonzentrale, Organisation der Tagespost, Betreuung von Besuchern, Fuhrparkmanagement, Unterstützung der Fachabteilungen in verschiedenen Aufgaben, Archivierungsarbeiten

Bearbeitung und Organisation bürowirtschaftlicher Tätigkeiten, Bewältigung kaufmännischer Tätigkeiten in der Beschaffung/Einkauf, Bewältigung kaufmännischer Tätigkeiten im Immobilienmanagement, Bewältigung kaufmännischer Tätigkeiten im Rechnungswesen, Bewältigung kaufmännischer Tätigkeiten im Marketing, Bewältigung kaufmännischer Tätigkeiten in der Personalabteilung