Recherchen, Datenbankpflege, z.B. Aktualisierung und Eingabe von Kontaktdaten, Unterstützung bei Erstellung und Versand von Mailings (elektronisch und gedruckt; deutsch- und englischsprachig), Unterstützung bei Erstellung und Überarbeitung von deutsch- und englischsprachigen Powerpoint-Präsentationen, Unterstützung bei Planung und Durchführung von Veranstaltungen, vor allem am Abend, Textarbeit und Lektorat in deutscher und englischer Sprache, Unterstützung bei der Pflege der Website (deutsch und englisch)

Erstellung von Auswertungen, Vorbereitung des Zahlungsverkehrs, Erstellung von Bestätigungen und Serienbriefe, Bearbeitung der digitalen Klienten-Akten, Mitwirkung bei der Ausfertigung der Klienten-Verträge, Unterstützung des Führungsteams im Bereich Wohnen, Mitgestaltung der Prozesse im Qualitätsmanagement, Teilnahme an Teambesprechungen

Terminplanung und -vorbereitung, Korrespondenz, Schreibarbeiten und Dokumentationen, Vorbereitung und Finalisierung von Arztbriefen, Vorbereitung und Nachbereitung von Nebentätigkeiten, Dienstreisen und Fortbildungen, Planung, Organisation und Koordination von Meetings und Veranstaltungen, inkl. Raumbuchungen, Unterstützung des Personalmanagements (Anträge, Arbeitszeiten u. Urlaube dokumentieren etc.), Unterstützung der Privatsprechstunde, Bestellungen und Rechnungsprüfungen

Abwicklung von Betriebs- und Projektzuschüssen in Form von Antragstellung, Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen, Überwachung der Zahlungseingänge, Analyse und Weitergabe von Abweichungen an die Abteilungs- bzw. Bereichsleitenden, Unterstützung bei der Wirtschaftsplanung und Controlling der Kostenstellen und Stellenpläne, Jahresabgrenzung der Zuschüsse für die einzelnen Projekte

Führung der Personalakten und Pflege der Mitarbeiterdaten, Erstellung von Dokumenten wie z.B. Arbeitsverträge und Bescheinigungen, Verwaltung der Urlaubskartei und Urlaubsplanung, Korrespondenz mit Ämtern, Krankenkassen und anderen externen Stellen, Kontrolle der Arbeitsstunden, Fehlzeiten und Überstunden, Übermittlung aller lohnrelevanten Daten an Fremdfirmen für Lohn- und Gehaltsabrechnung, Führen von Personalstatistiken und Auswertungen, Kautionsverwaltung und Schlüsselverwaltung, Unterstützung bei der Personalplanung und -entwicklung, Mitarbeit bei der Einführung und Optimierung von HR-Prozessen, Betreuung der Mitarbeitenden bei personalbezogenen Fragen

Reinigung der Büroräume, Reinigung der Flure, Reinigung der Treppenhäuser, Reinigung der Sanitärbereiche, Reinigung der Besprechungsräume, Unterstützung der Teamkollegen

Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen, Eigenverantwortliches Bewerbermanagement: Screening von Bewerbungen und Führen von Vorstellungsgesprächen, Vorbereitung und Überarbeitung von Arbeitsvertragsunterlagen, Unterstützung der Geschäftsleitung im Personalmanagement, bei der Stellenplanung und in arbeitsrechtlichen Themen, Pflege von Personalakten und Mitarbeiterstammdaten, Sicherstellung der korrekten Zeiterfassung und -abrechnung durch Controlling der Arbeitszeitkonten, Vorbereitende Lohnbuchhaltung

Selbstständige und eigenverantwortliche Bearbeitung von Anträgen und Vorgängen rund um Fortbildungen, Nebentätigkeiten und Dienstreisen, Erstellung und Abstimmung von Zeugnissen und Zwischenzeugnissen gemeinsam mit den Fachbereichen und Kliniken, Anfertigung von Praktikums- und FSJ-Verträgen, Bearbeitung von Rückzahlungsvereinbarungen, Kompetente/r Ansprechpartner/in für Mitarbeitende bei allen Fragen zu Fortbildungen und Dienstreisen, Mitwirkung bei der Einführung eines elektronischen Systems für Fortbildungsanträge

Selbstständiges Erledigen von Verwaltungs- und Assistenz­tätig­keiten, Eigenverantwortliche und proaktive Unterstützung des Direktoriums in allen operativen und organisatorischen Aufgaben, Eigenverantwortliche Durchführung der internen und externen Institutskorrespondenz, Organisation und Abwicklung von Dienstreisen, Unterstützung bei Reisekostenabrechnungen sowie Reisekostenübernahmen Dritter, Planung und Organisation von Veranstaltungen des Direktoriums, Unterstützung bei der Durchführung weiterer Veranstaltungen, Unterstützung im Site Management

Kontierung und Buchung von Eingangsrechnungen, Kontenabstimmungen, Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Beitragsverwaltung, Schriftwechsel mit Studierenden und Hochschulen, Vorbereitende Tätigkeiten für den Monats- und Jahresabschluss

Erstellung von handelsrechtlichen Jahresabschlüssen, Mitwirkung bei der Prüfung von Jahres- und Konzernabschlüssen, Erstellung von Steuererklärungen, Prüfung von Steuerbescheiden, Begleitung von Steuerberatern in Gestaltungsprojekten, Aktive Mitwirkung an Gestaltungsprojekten, Mitwirkung bei steuerlicher und betriebswirtschaftlicher Beratung, Direkter Kontakt mit Mandaten

Kümmern um Office-Bestellungen (Obst, Milch, Kaffee, Papier, etc.), Organisieren der Verteilung von Post & Päckchen, Office-Booking-System im Blick behalten, Steuern externe Partner wie Hausmeister, Gebäudereinigung, Untermieter, Verantwortlich für die Organisation der Kaffeemaschinen-Reinigung, Planen und Organisieren gemeinsame Lunches, Office-Events und Team-Momente, Koordinieren Umzüge und die Einrichtung eines neuen Büros, Kümmern um Verträge wie z. B. Stromversorgung, Sorgen für Struktur, gute Stimmung und ein Office, in dem man gerne arbeitet

Professionelle und verantwortungsvolle Erledigung von Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, Führung der internen und externen Korrespondenz, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Sachbearbeitung in der Kassenverwaltung, Beratung und Betreuung von Schüler*innen sowie deren Eltern, Bearbeitung von Vergabe- und Vertragsangelegenheiten

Administrative Tätigkeiten im Sekretariat des Fachbereichs, u.a. Postverteilung, Verwaltung von Büromaterial, Literaturbestellung sowie Raumplanung, die Unterstützung bei der Einstellung studentischer Hilfskräfte und Lehrbeauftragter sowie bei Berufungsverfahren, die Veröffentlichung von Informationn auf der Homepage der Fachhochschule Kiel, die Mitwirkung bei Haushaltsangelegenheiten

Unterstützung des Studiengangs Wirtschaftsingenieurwesen und der Studiengangleitung bei sämtlichen organisatorischen Aufgaben des Studienbetriebs, Betreuung und Beratung der Studieninteressierten und Studierenden, Entwicklung und Förderung der Internationalisierung des Studiengangs, Planung und Durchführung der (Online-) Marketingaktivitäten und der Öffentlichkeitsarbeit zur Erhöhung des Bekanntheitsgrad des Studienganges

Gewährleistung einer erstklassigen Betreuung der Mitarbeiter und Führungskräfte während des gesamten Employee Lifecycles – vom Onboarding bis zum Offboarding., Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Kündigungsschreiben und anderen personalrelevanten Dokumenten unter Sicherstellung der rechtlichen Konformität., Beratung als kompetente_r Ansprechpartner_in zu HR-Themen sowie HR-Operations-Prozessen., Administration des Benefits-Portfolios, Sicherstellung der korrekten Umsetzung und Compliance mit relevanten Bestimmungen., Erstellung von HR-Kennzahlen sowie Reports in Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern., Aktive Unterstützung der Performance- und Compensation-Review-Zyklen., Sicherstellung der Erstellung und Unterzeichnung relevanter Dokumente., Präzise Pflege der HRIS-Daten sowie Zuarbeit für Payroll-Prozesse., Mitwirkung bei HR-Projekten und -Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung der People-Prozesse und Optimierung der Employee-Experience.

Verantwortung für Büroorganisation und -verwaltung, Gestaltung des Kölner Offices als einladende, sichere und funktionale Arbeitsumgebung, Organisation und Begleitung von Events, Onboarding neuer Mitarbeitender im Bereich Office & Sicherheit, Steuerung der Beschaffung & des Lieferantenmanagements, Unterstützung des Finance-Teams im Travel Management, Interne:r Ansprechpartner:in und Empfang von Gästen sowie externen Partnern, Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben, Einbringen von Ideen zur Weiterentwicklung der Nachhaltigkeit im Büroalltag

Aufgaben im Personalwesen übernehmen, Pflege und Verwaltung der Personalsoftware, Erstellung von Arbeitsverträgen und Zusatzvereinbarungen, Vorbereitung der Entgeltabrechnungen in Zusammenarbeit mit einem Lohnsteuerbüro, Unterstützung bei allgemeinen Büro- und Verwaltungsarbeiten sowie verbandlichen Tätigkeiten

Prüfung der Rechnungen der Honorarkräfte an den Bildungszentren des Bundes und Anweisung der Zahlungen, Unterstützung der Honorar- und Verwaltungskräfte an den Bildungszentren des Bundes bei der Rechnungserstellung, Unterstützung der Verwaltungskräfte an den Bildungszentren des Bundes bei der Vertragsgestaltung und Vergabe, Führung der Abrechnungsakten, Verwaltungsmäßige Abwicklung des Einsatzes von Bundesfreiwilligendienstleistenden an den Bildungszentren des Bundes (Zahlungen anweisen, Personalakten führen), Erstellung von Datenbankabfragen und Aufbereitung von Daten sowie Statistiken für Berichte

Übernahme allgemeiner Sekretariatstätigkeiten und die Büroorganisation inkl. Telefonzentrale und Post, Erstellung von Finanzbuchhaltung, Unterstützung von Kollegen (insbesondere Buchhaltung)